Enterprise Content Management (ECM) – Definice, výhody a výstavba s PaperOffice

Co je cílem správy podnikového obsahu?

Cílem ECM je poskytovat funkce, které zlepšují efektivitu ve firmě, snižují náklady a vytvářejí rozhraní mezi různými systémovými řešeními. Kromě toho ECM zahrnuje následující dílčí cíle:

• Zamezení redundanci dokumentů
• Jednotný přístup k dokumentům
• Poskytování informací (bez ohledu na zdroj a použití)
• Eliminace rizik spojených s dodržováním předpisů při nakládání s informacemi

Ohlasy zákazníků: Ve společnosti PaperOffice jsme hrdí na to, že máme mnoho spokojených zákazníků z různých odvětví. Všechny naše zákaznické reference a případové studie si můžete prohlédnout na našich webových stránkách.

Integrace a kompatibilita: PaperOffice dokonale spolupracuje s databázemi NAS, což z něj činí exkluzivního DMS partnera společnosti QNAP NAS. Tato bezproblémová integrace umožňuje plynulou správu a ukládání dat ve spojení se systémy QNAP.

Bezpečnostní funkce: Bezpečnost vašich dat je pro nás nejvyšší prioritou. PaperOffice nabízí špičkové bezpečnostní funkce, včetně prvotřídního šifrování, opatření na ochranu soukromí a dalších. Naše bezpečnostní standardy jsou bezkonkurenční a zajišťují nejlepší možnou ochranu vašich firemních informací.

Jaké jsou výhody správy podnikového obsahu?

Teorie je jasná, ale jak konkrétně ovlivňuje systém ECM firmu? Poskytovatelé ECM umožňují s konceptem ECM následující výhody pro firmy:

Digitalizace se stává motorem růstu: Analogová a nestrukturovaná digitální řešení mají jedno společné: potřebují čas. Nakonec je jedno, zda je dokument špatně zařazen nebo jestli je Word soubor umístěn ve špatné složce zákazníka.

Naopak systém správy podnikového obsahu nabízí výrazné zkrácení doby zpracování. Informace lze rychleji najít, otravné pracovní kroky snadno automatizovat a čekací doby využívat k plnění úkolů. Výsledkem je, že získáváte čas, který můžete využít jako produktivní čas – a vaše růstová fáze začíná.

Žádná informace se neztratí v chaosu papírů: Mnoho průběžných dob vzniká kvůli datovým silo. Oddělení mají svá vlastní úložná řešení a pracují se svými vlastními ostrovními řešeními. Je pak těžké si udržet přehled, mít aktuální stav dokumentu nebo vůbec najít požadovanou informaci.

Přesně zde zasahuje software ECM a propojuje tato ostrovní řešení prostřednictvím centrálního přístupového bodu s jednotným a automatizovaným úložným systémem. Díky inteligentnímu vyhledávání najdete každý dokument během několika sekund.

Spolupráce je novým týmováním: Téměř všechny dokumenty jsou zpracovány, prověřeny nebo upraveny alespoň dvěma osobami, a proto je týmová práce potřebná v každé firmě. To zahrnuje již poskytování a srozumitelné zpracování relevantních informací pro další zaměstnance.

Opravdu nepřehledné to však bude, když se přidají externí pracovníci jako partneři, účetní, právníci nebo dokonce zákazníci. Díky systému ECM se opět dostane do spolupráce pořádek – i mimo organizaci.

Zůstáváte konkurenceschopnými: Rok 2020 byl rokem, který nevyhnutelně vyzval německé firmy k akci. Ukázalo se, jaké slabosti mají kvůli nedostatečné nebo chybějící digitalizaci, a byly odhaleny nové příležitosti. To mnoho z nich povzbudilo, aby investovali do digitálních technologií a dále se rozvíjeli. Práce z domova a vzdálená práce již patří k běžnému standardu mnoha firem. Požadavky však přesahují jednoduchou práci z domova.

V roce 2024 se díky integraci AI stane správa podnikového obsahu (ECM) hnací silou efektivních procesů a plynulé spolupráce a PaperOffice je v čele této digitální transformace.

Zjistěte, jak může ECM posunout vaši firmu dopředu a jak vám PaperOffice pomůže plně využít výhody.

Co všechno patří k ECM systému s PaperOffice?

ECM zahrnuje pět hlavních komponent, které jsou s PaperOffice dokonale realizovány:

Správa dokumentů s PaperOffice: PaperOffice umožňuje snadné a efektivní zachycení, správu, ukládání, archivaci a likvidaci dokumentů. Digitální systém správy dokumentů od PaperOffice je předpokladem pro bezpapírovou kancelář.

Řízení obchodních procesů (BPM) s PaperOffice: PaperOffice podporuje BPM tím, že umožňuje navrhování, řízení a optimalizaci obchodních procesů. S PaperOffice můžete své pracovní postupy vytvářet bezešvě a flexibilně.

Records Management s PaperOffice: PaperOffice nabízí revizně bezpečnou správu obchodních dokumentů, která splňuje zákonné požadavky. Vaše dokumenty jsou s PaperOffice kdykoliv bezpečně a přehledně archivovány.

Spolupráce s PaperOffice: PaperOffice podporuje digitální spolupráci ve vaší společnosti. Týmy mohou současně pracovat na dokumentech a transparentně spravovat své projekty. Integrovaná chatovací funkce PaperOffice umožňuje snadnou komunikaci mezi členy týmu.

Automatizace KI s PaperOffice

Budoucnost Enterprise Content Management je charakterizována automatizací pomocí KI a PaperOffice je v čele tohoto vývoje. S PaperOffice můžete díky pokročilým KI technologiím automatizovat opakující se úkoly, rychleji nacházet informace a přijímat inteligentnější rozhodnutí.

KI od PaperOffice umožňuje automatické třídění a označování dokumentů, rozpoznávání textových obsahů v různých jazycích a mnoho dalšího. Díky této automatizaci KI optimalizujete své pracovní postupy a výrazně zvýšíte efektivitu ve vaší společnosti.

Je Enterprise Content Management s PaperOffice stále aktuální?

Ano, rozhodně! V neustále se měnícím obchodním světě je Enterprise Content Management s PaperOffice důležitější než kdy dříve.

S PaperOffice můžete optimalizovat své procesy, zvýšit efektivitu a vyhovět požadavkům digitální transformace. S PaperOffice jste dobře připraveni na budoucnost a můžete plně využít příležitostí digitalizace.