Nejvyšší možné nabídky slev
Exkluzivní interní zprávy
Bezplatné bonusové aktualizace
Nejvyšší možné nabídky slev
Exkluzivní interní zprávy
Bezplatné bonusové aktualizace
Přátelství Důvěra Ehonorní slovo
Nikdy nebudeme poskytovat vaši e-mailovou adresu nikomu jinému a každý e-mail obsahuje odkaz na jedno kliknutí k zrušení odběru.
Průmysl
Církev
Oblast
Bielefeld, Německo
Oddělení
Finance, účetnictví
Průmysl
Církev
Oblast
Bielefeld, Německo
Oddělení
Finance, účetnictví
Alexander Staruk, finanční ředitel Mennonitského bratrstva Bielefeld e. V.
Profesionální tip
Průmysl
Církev
Oblast
Bielefeld, Německo
Oddělení
Finance, účetnictví
Mennonitské bratrstvo Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) je protestantská svobodná církev, jejíž kořeny sahají daleko do minulosti. Toto Bielefeldské mennonitské bratrstvo bylo založeno v Curychu během reformačního hnutí v 16. století. Dnešní Mennonitské bratrstvo Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), které zahrnuje více než 1000 členů komunity.
PaperOffice DMS využívá obec k podpoře dobrovolných členů, zejména při archivaci dokumentů, přiřazování pracovních postupů a účetnictví v home office.
Ve sdružení, které zahrnuje mennonitské bratrstvo Bielefeld e. V., existují poměrně rozsáhlé administrativní úkoly, které jsou všechny prováděny členy na dobrovolném základě.
To ovlivňuje jak správu účtů více než 1000 členů, tak audit účetnictví různých stavebních projektů obce nebo zpracování příchozích darů.
Až do používání PaperOffice DMS byli vybraní členové pověřeni různými administrativními úkoly, přičemž bylo z velké části ponecháno na samotných příslušných členech, jak a v jakém časovém rámci je práce provedena.
Digitální síť a zastřešující software nebyly použity. Místo toho byly faktury obchodníků, které bylo třeba zkontrolovat, odvezeny domů, aby byly zkontrolovány ručně. Také se stalo, že nikdo neměl čas a pak byl účet zpočátku ponechán na stole.
V průběhu digitalizace jsou nyní komunity konfrontovány s nesčetnými dokumenty, e-maily a dalšími obavami prostřednictvím e-mailu. Tuto záplavu e-mailů však lze jen stěží spravovat ručně.
Důsledkem byly zdlouhavé časy zpracování a neefektivita při zpracování, získávání a předávání potřebné dokumentace. Obec se proto pustila do hledání digitální správy dokumentů.
V důsledku toho docházelo k opakovaným zpožděním při převádění nesplacených částek pověřeným společnostem. Upomínky byly vystaveny s dodatečnými náklady a poskytnuté slevy nemohly být využity. Je pochopitelné, že v důsledku toho utrpěla pověst komunity.
Alexander Staruk, finanční ředitel Mennonitského bratrstva Bielefeld e. V., hledal řešení problému, přičemž se uvažovalo i o digitalizaci všech administrativních úkolů obce, která byla dříve do značné míry obdobná.
Pan Staruk nejprve zkoumal různé softwarové nabídky ve vztahu ke správě dokumentů a nakonec se rozhodl testovat PaperOffice DMS po dobu šesti měsíců.
PaperOffice DMS nabízí přesně ty požadavky , které pan Staruk hledal. To zahrnuje:
Interní centrální úložiště, ke kterému mají všichni členové s administrativními úkoly přístup také z domova. Data by neměla být uložena v cloudu třetí strany nebo v počítači s jedním uživatelem.
Pan Alexander Staruk si brzy uvědomil, že neexistuje žádný způsob, jak digitalizovat jeho komunitu:
Včetně digitální autorizace uživatele a potvrzení hesla.
Současně jsou všichni dotčení členové informováni o stavu zpracování. Ukládání verzí umožňuje sledovat, které kroky zpracování byly provedeny kdy a kým.
Index klíčových slov nastavený umělou inteligencí PIA zajišťuje, že každý dokument lze nalézt prostřednictvím interního vyhledávače, i když uživatel o dokumentu téměř nic neví.
Žádní externí a drazí "konzultanti" na místě a nikdo nemusí nikam cestovat za školením. Každý si může definovat časový rámec pro učení navigace v menu sám podle potřeby a z hlediska budoucnosti je PaperOffice DMS díky své modulární struktuře dobře umístěn.
PaperOffice DMS splnil všechna požadovaná kritéria.
Pan Staruk nejprve zkoumal různé softwarové nabídky ve vztahu ke správě dokumentů a nakonec se rozhodl testovat PaperOffice DMS po dobu šesti měsíců.
PaperOffice DMS nabízí přesně ty požadavky , které pan Staruk hledal. To zahrnuje:
Interní centrální úložiště, ke kterému mají všichni členové s administrativními úkoly přístup také z domova. Data by neměla být uložena v cloudu třetí strany nebo v počítači s jedním uživatelem.
Pan Alexander Staruk si brzy uvědomil, že neexistuje žádný způsob, jak digitalizovat jeho komunitu:
Včetně digitální autorizace uživatele a potvrzení hesla.
Současně jsou všichni dotčení členové informováni o stavu zpracování. Ukládání verzí umožňuje sledovat, které kroky zpracování byly provedeny kdy a kým.
Index klíčových slov nastavený umělou inteligencí PIA zajišťuje, že každý dokument lze nalézt prostřednictvím interního vyhledávače, i když uživatel o dokumentu téměř nic neví.
Žádní externí a drazí "konzultanti" na místě a nikdo nemusí nikam cestovat za školením. Každý si může definovat časový rámec pro učení navigace v menu sám podle potřeby a z hlediska budoucnosti je PaperOffice DMS díky své modulární struktuře dobře umístěn.
PaperOffice DMS splnil všechna požadovaná kritéria.
Po šestiměsíční testovací fázi, Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V. naše PaperOffice DMS a je tak spokojená, že doporučuje software ostatním sborům ve své církvi.
Nakonec odpovídáme na několik dalších často kladených otázek na toto téma. "Mennonité
Bielefeldský bratrský kostel":
Jaké tipy byste dali budoucím uživatelům PaperOffice?
Nikdy není příliš brzy ani příliš pozdě na to, abychom se zabývali tématem digitalizace.
Nejdůležitější je získat představu o softwaru, ale také o samotné společnosti. Bylo důležité, abychom se necítili nuceni kupovat software nebo se zaregistrovat k žádným balíčkům služeb a podpory.
Ještě předtím, než jsme získali PaperOffice DMS, jsme mluvili se všemi odděleními společnosti a nikdy jsme se necítili špatně zacházeno. Naopak: PaperOffice má milý, zdvořilý a kompetentní tým.
Pro nás jako církev bylo velmi důležité, aby byl software snadno srozumitelný, ale komplexní.
Komu byste PaperOffice doporučili?
PaperOffice doporučíme našim bratrům v církvi. Ale také všem ostatním komunitám a firmám, které by chtěly digitalizovat a automatizovat.
Co se vám na PaperOffice obzvlášť líbí?
Se vším jsme velmi spokojeni.
PaperOffice je lehký, ale výkonný systém pro správu dokumentů.
Funkce, které se na první pohled zdají bezvýznamné, jako je automatické čtení obsahu dokumentu, se ukáží jako nejdůležitější funkce, které už nechcete nechat ujít po delší dobu.
