Mennonité
Bielefeldský bratrský kostel
Alexander Staruk, finanční ředitel Mennonitského bratrstva Bielefeld e. V.
Výzva
Mennonitské bratrstvo Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) je protestantská svobodná církev, jejíž kořeny sahají daleko do minulosti. Toto Bielefeldské mennonitské bratrstvo bylo založeno v Curychu během reformačního hnutí v 16. století. Dnešní Mennonitské bratrstvo Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), které zahrnuje více než 1000 členů komunity.
PaperOffice DMS využívá obec k podpoře dobrovolných členů, zejména při archivaci dokumentů, přiřazování pracovních postupů a účetnictví v home office.
Výchozí pozice
Ve sdružení, které zahrnuje mennonitské bratrstvo Bielefeld e. V., existují poměrně rozsáhlé administrativní úkoly, které jsou všechny prováděny členy na dobrovolném základě.
To ovlivňuje jak správu účtů více než 1000 členů, tak audit účetnictví různých stavebních projektů obce nebo zpracování příchozích darů.
Existující problém
Až do používání PaperOffice DMS byli vybraní členové pověřeni různými administrativními úkoly, přičemž bylo z velké části ponecháno na samotných příslušných členech, jak a v jakém časovém rámci je práce provedena.
Digitální síť a zastřešující software nebyly použity. Místo toho byly faktury obchodníků, které bylo třeba zkontrolovat, odvezeny domů, aby byly zkontrolovány ručně. Také se stalo, že nikdo neměl čas a pak byl účet zpočátku ponechán na stole.
V průběhu digitalizace jsou nyní komunity konfrontovány s nesčetnými dokumenty, e-maily a dalšími obavami prostřednictvím e-mailu. Tuto záplavu e-mailů však lze jen stěží spravovat ručně.
Důsledkem byly zdlouhavé časy zpracování a neefektivita při zpracování, získávání a předávání potřebné dokumentace. Obec se proto pustila do hledání digitální správy dokumentů.
V důsledku toho docházelo k opakovaným zpožděním při převádění nesplacených částek pověřeným společnostem. Upomínky byly vystaveny s dodatečnými náklady a poskytnuté slevy nemohly být využity. Je pochopitelné, že v důsledku toho utrpěla pověst komunity.
Alexander Staruk, finanční ředitel Mennonitského bratrstva Bielefeld e. V., hledal řešení problému, přičemž se uvažovalo i o digitalizaci všech administrativních úkolů obce, která byla dříve do značné míry obdobná.
Proč si Mennonitské bratrstvo vybralo PaperOffice DMS
Pan Staruk nejprve zkoumal různé softwarové nabídky ve vztahu ke správě dokumentů a nakonec se rozhodl testovat PaperOffice DMS po dobu šesti měsíců.
PaperOffice DMS nabízí přesně ty požadavky , které pan Staruk hledal. To zahrnuje:
- Dostupnost: Centrální a snadný přístup ke všem těmto relevantním dokumentům a možnost spolupráce více stran na stejném dokumentu.
Interní centrální úložiště, ke kterému mají všichni členové s administrativními úkoly přístup také z domova. Data by neměla být uložena v cloudu třetí strany nebo v počítači s jedním uživatelem.
- Agilita a automatizace administrativních úkolů: Software musí umožňovat distribuci úkolů po síti a také jejich zpracování příslušným členem klubu.
- Dohledatelnost a úspora času: Hledal se jednodušší způsob digitalizace analogových dokumentů a jejich snadné vyhledávání v případě potřeby.
- Praktické a srozumitelné: Software by měl vyžadovat co nejméně školení a zároveň by měl být připraven na budoucnost.
Řešení: Společnost Synology zřídila v komunitním centru na zařízení NAS, síťové úložiště, na kterém jsou uložena všechna data týkající se sdružení a jeho členů pomocí paperOffice DMS.
Pan Alexander Staruk si brzy uvědomil, že neexistuje žádný způsob, jak digitalizovat jeho komunitu:
"Jen jsme posunuli práci dopředu a teď máme náskok."
Řešení: PaperOffice DMS má komplexní funkci workflow, která umožňuje efektivní přiřazování a zpracování složitých procesů a kontrolu informací o dokumentech a úkolech ze strany společnosti.
Včetně digitální autorizace uživatele a potvrzení hesla.
Současně jsou všichni dotčení členové informováni o stavu zpracování. Ukládání verzí umožňuje sledovat, které kroky zpracování byly provedeny kdy a kým.
Řešení: Jedná se o základní segment PaperOffice DMS, digitalizaci analogových dokumentů. Vše, co potřebujete, je skener s rozhraním k počítači a PaperOffice DMS. Dokumenty nejsou pouze skenovány. V případě potřeby jsou převedeny na upravitelný text integrovaným softwarem OCR a automaticky správně uloženy.
Index klíčových slov nastavený umělou inteligencí PIA zajišťuje, že každý dokument lze nalézt prostřednictvím interního vyhledávače, i když uživatel o dokumentu téměř nic neví.
Řešení: Použití PaperOffice DMS se lze naučit pomocí bezplatných školicích videí a výukových programů.
Žádní externí a drazí "konzultanti" na místě a nikdo nemusí nikam cestovat za školením. Každý si může definovat časový rámec pro učení navigace v menu sám podle potřeby a z hlediska budoucnosti je PaperOffice DMS díky své modulární struktuře dobře umístěn.
PaperOffice DMS splnil všechna požadovaná kritéria.
Proč si Mennonitské bratrstvo vybralo PaperOffice DMS
Pan Staruk nejprve zkoumal různé softwarové nabídky ve vztahu ke správě dokumentů a nakonec se rozhodl testovat PaperOffice DMS po dobu šesti měsíců.
PaperOffice DMS nabízí přesně ty požadavky , které pan Staruk hledal. To zahrnuje:
- Dostupnost: Centrální a snadný přístup ke všem těmto relevantním dokumentům a možnost spolupráce více stran na stejném dokumentu.
Interní centrální úložiště, ke kterému mají všichni členové s administrativními úkoly přístup také z domova. Data by neměla být uložena v cloudu třetí strany nebo v počítači s jedním uživatelem.
- Agilita a automatizace administrativních úkolů: Software musí umožňovat distribuci úkolů po síti a také jejich zpracování příslušným členem klubu.
- Dohledatelnost a úspora času: Hledal se jednodušší způsob digitalizace analogových dokumentů a jejich snadné vyhledávání v případě potřeby.
- Praktické a srozumitelné: Software by měl vyžadovat co nejméně školení a zároveň by měl být připraven na budoucnost.
Řešení: Společnost Synology zřídila v komunitním centru na zařízení NAS, síťové úložiště, na kterém jsou uložena všechna data týkající se sdružení a jeho členů pomocí paperOffice DMS.
Pan Alexander Staruk si brzy uvědomil, že neexistuje žádný způsob, jak digitalizovat jeho komunitu:
"Jen jsme posunuli práci dopředu a teď máme náskok."
Řešení: PaperOffice DMS má komplexní funkci workflow, která umožňuje efektivní přiřazování a zpracování složitých procesů a kontrolu informací o dokumentech a úkolech ze strany společnosti.
Včetně digitální autorizace uživatele a potvrzení hesla.
Současně jsou všichni dotčení členové informováni o stavu zpracování. Ukládání verzí umožňuje sledovat, které kroky zpracování byly provedeny kdy a kým.
Řešení: Jedná se o základní segment PaperOffice DMS, digitalizaci analogových dokumentů. Vše, co potřebujete, je skener s rozhraním k počítači a PaperOffice DMS. Dokumenty nejsou pouze skenovány. V případě potřeby jsou převedeny na upravitelný text integrovaným softwarem OCR a automaticky správně uloženy.
Index klíčových slov nastavený umělou inteligencí PIA zajišťuje, že každý dokument lze nalézt prostřednictvím interního vyhledávače, i když uživatel o dokumentu téměř nic neví.
Řešení: Použití PaperOffice DMS se lze naučit pomocí bezplatných školicích videí a výukových programů.
Žádní externí a drazí "konzultanti" na místě a nikdo nemusí nikam cestovat za školením. Každý si může definovat časový rámec pro učení navigace v menu sám podle potřeby a z hlediska budoucnosti je PaperOffice DMS díky své modulární struktuře dobře umístěn.
PaperOffice DMS splnil všechna požadovaná kritéria.
Po šestiměsíční testovací fázi, Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V. naše PaperOffice DMS a je tak spokojená, že doporučuje software ostatním sborům ve své církvi.
