Меноніти
Церква братів Білефельда
Олександр Старук, фінансовий директор менонітського братства Білефельд е. V.
Виклик
Менонітське братство Білефельд е. В. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) - протестантська вільна церква, коріння якої сягають далеко в минуле. Це Білефельдське менонітське братство було засноване в Цюріху під час Реформаційного руху в 16 столітті. Сьогоднішнє менонітське братство Білефельд е. В. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), яке включає понад 1000 членів громади.
PaperOffice DMS використовується муніципалітетом для підтримки членів-волонтерів, особливо в архівуванні документів, призначенні робочих процесів та обліку в домашньому офісі.
вихідне положення
В асоціації, що включає менонітське братство Білефельд е. В., існують досить великі адміністративні завдання, які всі виконуються членами на добровільних засадах.
Це впливає як на управління рахунками понад 1000 членів, так і на аудит рахунків для різних будівельних проектів муніципалітету або на обробку вхідних пожертвувань.
існуюча проблема
До використання PaperOffice DMS на обраних членів покладалися різні адміністративні завдання, завдяки яким було в значній мірі залишено самим відповідним членам, як і в які терміни виконується робота.
Цифрова мережа та всеохоплююче програмне забезпечення не використовувалися. Натомість рахунки-фактури торговця, які потрібно було перевірити, забирали додому, щоб їх перевіряли вручну. Також траплялося, що ніхто не встигав, а потім купюру спочатку залишили на столі.
Під час оцифрування спільноти тепер стикаються з незліченною кількістю документів, електронних листів та інших проблем електронною поштою. Однак цим потоком електронних листів навряд чи можна керувати вручну.
Наслідками стали давно накручені терміни обробки та неефективність в обробці, отриманні та пересиланні необхідної документації. Відповідно, муніципалітет відправився на пошуки цифрового документообігу.
Як наслідок, неодноразово виникали затримки з перерахуванням непогашених сум компаніям, що вводяться в експлуатацію. Нагадування видавалися з додатковими витратами, а надані знижки використовувати не могли. Зрозуміло, що в результаті постраждала репутація громади.
Олександр Старук, фінансовий директор менонітського братства Білефельд е. В., шукав рішення проблеми, в результаті чого також розглядався питання оцифрування всіх адміністративних завдань муніципалітету, які раніше були значною мірою аналогічними.
Чому менонітське братство обрало PaperOffice DMS
Пан Старук вперше розглянув різні пропозиції програмного забезпечення щодо документообігу і в кінцевому підсумку вирішив протестувати PaperOffice DMS протягом шести місяців.
PaperOffice DMS пропонує саме ті вимоги , які шукав пан Старук. Сюди входять:
- Доступність: Центральний та легкий доступ до всієї цієї відповідної документації та можливість для кількох сторін співпрацювати над одним документом.
Внутрішнє, центральне сховище, до якого всі члени, які мають адміністративні завдання, також можуть отримати доступ з дому. Дані не повинні зберігатися в сторонній хмарі або на однокористувацькому комп'ютері.
- Оперативність та автоматизація адміністративних завдань: Програмне забезпечення повинно дати можливість розподіляти завдання по мережі, а також обробляти їх відповідним членом клубу.
- Можливість отримання та економія часу: Було запропоновано простіший спосіб оцифрувати аналогові документи та зробити їх легко доступними для отримання, якщо це необхідно.
- Практичний і зрозумілий: Програмне забезпечення повинно вимагати якомога менше тренувань і при цьому бути готовим до майбутнього.
Рішення: Synology створила NAS, мережеве сховище, в центрі спільноти, на якому всі дані, що стосуються асоціації та її членів, зберігаються за допомогою PaperOffice DMS.
Пан Олександр Старук на початку усвідомив, що немає можливості обійти оцифрування його громади:
" Ми просто перенесли роботу вперед, і тепер у нас є фора".
Рішення: PaperOffice DMS має комплексну функцію документообігу, яка дозволяє ефективно призначати та обробляти складні процеси та ефективно контролювати інформацію про документи та завдання з боку компанії.
Включено цифрову авторизацію користувача та підтвердження пароля.
У той же час всі зацікавлені члени інформуються про статус обробки. Зберігання версій дає можливість простежити, які етапи обробки проводилися, коли і ким.
Рішення: Це основний сегмент PaperOffice DMS, оцифрування аналогових документів. Все, що вам потрібно, це сканер з інтерфейсом до комп'ютера і PaperOffice DMS. Документи не просто скануються. При необхідності вони перетворюються в редагований текст вбудованим програмним забезпеченням OCR і автоматично зберігаються правильно.
Індекс ключових слів, встановлений PIA зі штучним інтелектом, гарантує, що кожен документ можна знайти через внутрішню пошукову систему, навіть якщо користувач майже нічого не знає про документ.
Рішення: Використання PaperOffice DMS можна навчитися за допомогою безкоштовних навчальних відео та навчальних посібників.
Ніяких зовнішніх і дорогих «консультантів» на місці і нікому нікуди не доведеться їхати на навчання. Кожен може самостійно визначити часові рамки для вивчення навігації по меню, як потрібно, і з точки зору майбутнього, PaperOffice DMS добре позиціонується завдяки своїй модульній структурі.
PaperOffice DMS відповідала всім необхідним критеріям.
Чому менонітське братство обрало PaperOffice DMS
Пан Старук вперше розглянув різні пропозиції програмного забезпечення щодо документообігу і в кінцевому підсумку вирішив протестувати PaperOffice DMS протягом шести місяців.
PaperOffice DMS пропонує саме ті вимоги , які шукав пан Старук. Сюди входять:
- Доступність: Центральний та легкий доступ до всієї цієї відповідної документації та можливість для кількох сторін співпрацювати над одним документом.
Внутрішнє, центральне сховище, до якого всі члени, які мають адміністративні завдання, також можуть отримати доступ з дому. Дані не повинні зберігатися в сторонній хмарі або на однокористувацькому комп'ютері.
- Оперативність та автоматизація адміністративних завдань: Програмне забезпечення повинно дати можливість розподіляти завдання по мережі, а також обробляти їх відповідним членом клубу.
- Можливість отримання та економія часу: Було запропоновано простіший спосіб оцифрувати аналогові документи та зробити їх легко доступними для отримання, якщо це необхідно.
- Практичний і зрозумілий: Програмне забезпечення повинно вимагати якомога менше тренувань і при цьому бути готовим до майбутнього.
Рішення: Synology створила NAS, мережеве сховище, в центрі спільноти, на якому всі дані, що стосуються асоціації та її членів, зберігаються за допомогою PaperOffice DMS.
Пан Олександр Старук на початку усвідомив, що немає можливості обійти оцифрування його громади:
" Ми просто перенесли роботу вперед, і тепер у нас є фора".
Рішення: PaperOffice DMS має комплексну функцію документообігу, яка дозволяє ефективно призначати та обробляти складні процеси та ефективно контролювати інформацію про документи та завдання з боку компанії.
Включено цифрову авторизацію користувача та підтвердження пароля.
У той же час всі зацікавлені члени інформуються про статус обробки. Зберігання версій дає можливість простежити, які етапи обробки проводилися, коли і ким.
Рішення: Це основний сегмент PaperOffice DMS, оцифрування аналогових документів. Все, що вам потрібно, це сканер з інтерфейсом до комп'ютера і PaperOffice DMS. Документи не просто скануються. При необхідності вони перетворюються в редагований текст вбудованим програмним забезпеченням OCR і автоматично зберігаються правильно.
Індекс ключових слів, встановлений PIA зі штучним інтелектом, гарантує, що кожен документ можна знайти через внутрішню пошукову систему, навіть якщо користувач майже нічого не знає про документ.
Рішення: Використання PaperOffice DMS можна навчитися за допомогою безкоштовних навчальних відео та навчальних посібників.
Ніяких зовнішніх і дорогих «консультантів» на місці і нікому нікуди не доведеться їхати на навчання. Кожен може самостійно визначити часові рамки для вивчення навігації по меню, як потрібно, і з точки зору майбутнього, PaperOffice DMS добре позиціонується завдяки своїй модульній структурі.
PaperOffice DMS відповідала всім необхідним критеріям.
Після шестимісячної фази випробувань менонітське братство Білефельд е. V. наш PaperOffice DMS і настільки задоволена, що рекомендує програмне забезпечення іншим зборам у своїй церкві.
