Управління контентом підприємства (ECM) – визначення, переваги та побудова за допомогою PaperOffice

Яка мета управління корпоративним контентом?

Метою ECM є надання функціональних можливостей для підвищення ефективності в компанії, зменшення витрат та створення інтерфейсів між різними системними рішеннями. Крім того, ECM включає такі підцілі:

• Запобігання редундантності документів
• Єдиний доступ до документів
• Надання інформації (незалежно від джерела та використання)
• Усунення ризиків невідповідності у поводженні з інформацією

Відгуки клієнтів: У PaperOffice ми пишаємося тим, що маємо багатьох задоволених клієнтів з різних галузей. Ви можете переглянути всі наші клієнтські відгуки та кейс-стаді на нашому веб-сайті.

Інтеграція та сумісність: PaperOffice ідеально працює з NAS-базами даних, що робить його ексклюзивним DMS-партнером QNAP NAS. Ця безшовна інтеграція дозволяє забезпечити плавне управління та зберігання даних у поєднанні з системами QNAP.

Функції безпеки: Безпека ваших даних для нас найвищий пріоритет. PaperOffice пропонує передові функції безпеки, включаючи першокласне шифрування, заходи захисту даних та інше. Наші стандарти безпеки неперевершені та забезпечують найкращий можливий захист інформації вашого підприємства.

Які переваги має управління корпоративним контентом?

Теорія зрозуміла, але як конкретно ECM-система впливає на компанію? Постачальники ECM забезпечують такі переваги для компаній завдяки концепції ECM:

Цифровізація стає рушійною силою зростання: Аналогові та неструктуровані цифрові рішення мають одну спільну рису: вони потребують часу. Врешті-решт, не має значення, чи документ був неправильно відкладений або файл Word розміщено у невірній папці клієнта.

На противагу цьому, система управління корпоративним контентом значно зменшує часові витрати. Інформацію можна знайти швидше, нудні кроки роботи легко автоматизуються, а час очікування використовується для виконання завдань. Як результат, ви отримуєте час, який можна використати продуктивно – і ваш період зростання починається.

Жодна інформація не буде втрачена у хаосі паперів: Багато часових витрат виникають через інформаційні сховища. Кожен відділ має свої системи зберігання даних і працює із власними рішеннями. Це ускладнює зберігати загальний огляд, поточний стан документа або знайти потрібну інформацію.

Саме тут ECM-програма з'єднує ці рішення через центральну точку доступу з єдиною та автоматизованою системою зберігання. Завдяки інтелектуальному пошуку ви знайдете кожен документ за лічені секунди.

Співпраця – це нова командна робота: Майже всі документи обробляються, перевіряються або редагуються щонайменше двома людьми, тому командна робота заповідана у кожній компанії. Це входить вже забезпечення та зрозуміла підготовка необхідної інформації для інших співробітників.

Але все стає дійсно заплутаним, коли залучаються зовнішні співробітники, такі як партнери, бухгалтери, юристи або навіть клієнти. Завдяки ECM-системі співпраця відновлюється – навіть за межами організації.

Ви залишаєтесь конкурентоспроможними: 2020 рік був роком, що змусив німецькі компанії діяти. Недоліки через відсутність або недостатню цифровізацію стали явно очевидні, і були виявлені нові можливості. Це надихнуло багатьох на інвестування у цифрові технології та розвиток. Дистанційна робота та робота вдома вже зараз є стандартним репертуаром багатьох компаній. Але вимоги перевищують просту роботу з дому.

У 2024 році управління корпоративним контентом (ECM) завдяки інтеграції з KI стане рушійною силою для ефективної роботи та безшовної співпраці, і PaperOffice очолює цю цифрову трансформацію.

Дізнайтесь, як ECM може просунути вашу компанію вперед і як PaperOffice допоможе вам максимально використати його переваги.

Що включає в себе ECM-система з PaperOffice?

ECM включає п'ять основних компонентів, які з PaperOffice ідеально реалізовані:

Управління документами з PaperOffice: PaperOffice дає змогу легко та ефективно здійснювати захоплення, управління, зберігання, архівування та знищення документів. Цифрова система управління документами від PaperOffice є передумовою для безпаперового офісу.

Управління бізнес-процесами (BPM) з PaperOffice: PaperOffice підтримує BPM, дозволяючи створювати, керувати та оптимізувати бізнес-процеси. З PaperOffice ви можете безперервно та гнучко проєктувати ваші робочі процеси.

Управління записами з PaperOffice: PaperOffice пропонує реєстраційно надійне управління бізнес-документами, що відповідає законодавчим вимогам. Ваші документи завжди безпечно та зрозуміло архівовані з PaperOffice.

Співпраця з PaperOffice: PaperOffice сприяє цифровій співпраці у вашій компанії. Команди можуть одночасно працювати над документами та прозоро керувати своїми проєктами. Інтегрована функція чату в PaperOffice дозволяє легке спілкування між членами команди.

AI-автоматизація з PaperOffice

Майбутнє управління корпоративним контентом визначається AI-автоматизацією, і PaperOffice лідирує в цьому розвитку. З PaperOffice завдяки передовим AI-технологіям ви можете автоматизувати повторювані завдання, швидше знаходити інформацію і приймати більш розумні рішення.

AI PaperOffice дозволяє автоматично класифікувати і маркувати документи, розпізнавати текстові змісти на різних мовах і багато іншого. Завдяки цій AI-автоматизації ви оптимізуєте свої робочі процеси та значно підвищуєте ефективність у вашій компанії.

Чи зберігає управління корпоративним контентом з PaperOffice актуальність?

Так, безумовно! У постійно змінюваному діловому світі управління корпоративним контентом з PaperOffice є більш актуальним ніж будь-коли.

З PaperOffice ви можете оптимізувати свої процеси, підвищувати ефективність та відповідати вимогам цифрової трансформації. З PaperOffice ви будете на крок попереду у майбутньому і зможете повною мірою скористатися можливостями цифровізації.