Як забезпечити юридичну виправданість версіонування документів?

Яку роль відіграє версіонування в системі управління документами DMS?

Функції, пов'язані з версіонуванням, відіграють важливу роль для багатьох користувачів програмного забезпечення DMS. Ось більше про переваги.

Термін "версіонування" не є чужим у межах системи управління документами (DMS). Потреба в застосуванні системи управління документами з урахуванням вимог GoBD і з можливістю створення ревізійно-стійкої версійні контролю стає дедалі очевиднішою.

Бо хто не знайомий з цим випадком? Договір був змінений кілька разів - зміна тут, коментар там, погодження позицій, зміна суми і, нарешті, згода. Як результат, кожна зміна зберігається локально на комп’ютері та відправляється для подальшої перевірки.

Тепер, якщо колега відсутній або клієнт дзвонить і запитує про версію, змінену "XYZ", все зупиняється.

Настає хаос з версіонуванням та дублюванням.

Не пізніше цього часу варто подумати про переваги версіонування або управління версіями документів.

Що таке версіонування?

Коротко кажучи: версіонування робить всі зміни в документах зрозумілими.

Термін "версіонування" легко пояснити: В цілому, це спосіб відстеження змін в документах або файлах.

Таким чином, кожна зміна в документі визначається і зберігається як нова версія документа-тінь.

Кожен раз, коли відбувається зміна в документі, відповідна "новіша" версія документа зберігається в відповідний архів. Запис діє таким чином, що зміни стають прозорими і можна в будь-який час до них повернутися.

В цей момент наступний переглядач знає, коли змінили документ та хто його змінив. Це дає змогу отримати огляд всього життєвого циклу документа.

При цьому версіонування може відбуватися автоматично або вручну.

Але в чому різниця? Це і всі методи версіонування, які підтримує PaperOffice DMS, розглядаються детально в нашому відеоуроці.

Які види версіонування існують?

Автоматичне версіонування

З автоматичним версіонуванням PaperOffice самостійно виявляє, що документ був змінений. Це може стосуватися як документу Word, так і завдяки вбудованому модулю WorkBench — документу PDF.
Після внесення змін PaperOffice автоматично створює актуальну копію зміненого документа і зберігає її в папці "Документи в роботі". Версія оновлюється лише після натискання кнопки "Завершити редагування".
Тим самим забезпечується захист від перезапису документів в мережі. Оскільки доки ви працюєте з документом, він знаходиться у вищезазначеній папці.

Після того як "новіша версія" документа була збережена, PaperOffice оновлює зображення мініатюри і ще раз розпізнає текст документа. Попередня версія таким чином все ще доступна і її можна відновити.

Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich mit

Вручне версіонування

Ручне версіонування ідеально підходить, коли документи друкуються, наприклад, для підписання вручну і потім скануються як нова версія.

Під час ручного версіонування процес версіонування ініціюється вручну користувачем.

У цей час PaperOffice розпізнає, що документ уже існує, завдяки вбудованому штучному інтелекту, і пропонує зберегти новосканований документ як версію існуючого. Або, якщо це різні документи за зовнішнім виглядом і штучний інтелект їх не впізнає, можна зберегти його вручну як нову версію існуючого документа.

Переваги використання DMS для управління версіями

Однорідне архівування

Як тільки документи архівуються в PaperOffice, вбудоване версіонування гарантує, що окремі копії не використовуються як окремі файли. Замість цього, різні версії документу знаходяться в одному файлі.

Дотримання норм ревізійної безпеки та відповідність вимогам GoBD

Версіювання документів забезпечує дотримання норм ревізійної безпеки та вимог GoBD.

Для забезпечення ревізійної безпеки всі деталі змін документів та файлів повинні бути чітко відстежувані. Важливо, щоб тільки уповноважені співробітники могли внести такі зміни. Але так само важливо мати можливість знати, які співробітники, що і коли змінили, впродовж кількох років.

Структурування спільного доступу

PaperOffice не просто система управління документами, але й широко розвинений інструмент співробітництва. Крім розширених інструментів для роботи з завданнями, штампами та потоками роботи, наявні засоби для співробітництва над документами в рамках цих потоків.

Завдяки контролю версій кожен користувач знає, коли і яким чином документ змінився ким. Якщо користувач бере документ до редагування, він блокує його для інших користувачів, і одночасне редагування стає неможливим.

Стандарт роботи "Виключення та включення" (Check-Out та Check-In) регулює простоту співпраці над документом і координує права доступу. За допомогою функції "Виключення" редактор тимчасово блокує документ.

Після подальшого "Включення" перший редактор створює змінений документ як нову версію. Попередні обмеження на редагування відміняються.

Безпека та дотримання багатьох норм та вимог в рамках відповідності

Найважливіше у версіюванні, звичайно, полягає в тому, що всі законні вимоги та усі все важливіші аспекти відповідності доказово виконуються. Кожна зміна документу має стежливе перевіряти - аж до користувача, який її зробив.

Вибір правильного ПО для системи управління документами з версіюванням

Підсумовуючи, можна зрозуміти, що версія підтримки заснованого DMS дозволяє отримати багато переваг.

Найкраще з версіонування полягає в тому, що підприємствам надається можливість автоматично керувати створенням, переглядом та розповсюдженням важливих корпоративних документів.

Система управління документами PaperOffice дозволяє багатьом підприємствам досягати ревізійної безпеки. Важливо забезпечити можливість швидко відстежувати всі зміни, здійснені кількома співробітниками, в будь-який час.

Розпочніть і зрозумійте, що це легше, ніж ви думаєте.

Чи все ще маєте сумніви щодо свого успіху? Прочитайте кейси наших клієнтів про інтеграцію PaperOffice у ваше підприємницьке життя та переконайтеся в його простоті, або просто заповніть форму тестової установки.