Найвищі можливі знижки
Ексклюзивні новини внутрішнього кола
Безкоштовні додаткові оновлення
Найвищі можливі знижки
Ексклюзивні новини внутрішнього кола
Безкоштовні додаткові оновлення
Дружба, довіра, слово честі
Ми ніколи не передамо вашу електронну адресу комусь іншому, і кожна електронна пошта містить посилання для відписки з одним кліком.
Цифрова обробка рахунків-фактур у поєднанні з системою документообігу (DMS) значною мірою сприяє ефективності та успіху вашої компанії та в напрямку безпаперового офісу. Потреба в цифровій обробці рахунків-фактур зараз є важливим аспектом для всіх.
Професійна порада
У поточній статті ми покажемо вам, як правильно реалізувати цифрову обробку рахунків-фактур, перерахуємо переваги впровадження та опишемо наслідки успішної реалізації.Необхідність діджиталізації зараз є важливим аспектом для всіх.
У нашому посібнику ви знайдете кілька звітів про те, як повинна відбуватися цифровізація навколо компаній і скільки переваг це приносить для вас.
Але майже кожне 3 питання, яке надходить від наших клієнтів, стосується цифрової реалізації обробки рахунків-фактур. Тому ми вирішили більш детально розглянути цю тему.
У поточній статті ми трохи глибше заглянемо в інформацію про цифрову обробку рахунків-фактур. Переваги оцифрування рахунків-фактур. Ми покажемо, як можна все реалізувати і опишемо вплив успішної реалізації.
Перш ніж перейти до власне реалізації, давайте відповімо на питання:
Це питання, яке задають все більше компаній: «Чи дійсно я повинен оцифровувати свій облік»? Відповідь - так, ви повинні. Серед іншого, тому що законодавчий орган вимагає, щоб так було. Все більше компаній стикаються з необхідністю дотримуватися документації процесу.
Правові норми вимагають дотримання вимог щодо отримання, обробки та архівування всіх тест-відповідних документів, що надходять.
У нашій поточній статті ми покажемо пару практичних прикладів. Як ви можете легко вирішити оцифрування завдяки PaperOffice DMS. Але спочатку ми підходимо до загальних переваг цифрової обробки рахунків-фактур.
У сучасному світі домашнього офісу та цифрових медіа все ще часто можна побачити паперові купюри, складені на полицях та столах.
Основні причини використання паперу полягають в тому, що співробітникам важко прийняти оцифрування або почати з неї. Вона полягає в викликах боротьби зі змінами та цифровізацією.
Багато хто любить зберігати фізичну копію документів, з якими вони працюють. Але тут грає роль і процес поводження з папером, який репетирували роками.
На тему безпаперового перетворення ми вже написали докладну статтю. Тут ми прямо розглядаємо тему цифрового обліку.
Ручне введення рахунку не тільки означає багато часу, але і приховані високі витрати. Правильне його оформлення може заощадити багато часу та грошей.
Тому що завдяки оцифровці ваших документів ви можете знайти всі рахунки-фактури, що зберігаються в PaperOffice, за лічені секунди. Вам більше не доведеться трудомістко гортати товсті папки. Оцифровуючи всі рахунки-фактури у вашій компанії, вам потрібно лише кілька кліків, щоб знайти їх у системі.
Це також підводить нас до другого пункту:
Вам більше не потрібно місце для фізичних папок. Відтепер ви можете архівувати свої рахунки-фактури в PaperOffice. Зниження споживання паперу призводить до чистоти і охайності офісів.
Керуючи рахунками-фактурами в цифровому вигляді, ви економите час і зусилля. А також витрати на створення, доставку і обробку. Не створюйте копії для розширених завдань, робочих процесів і пересилання. Все працює в цифровому форматі і є прозорим і зрозумілим.
Завдяки оцифруванню ваших рахунків-фактур ви більше не пропустите терміни отримання цінних знижок.
Індивідуальні права доступу до окремих документів і папок забезпечують чітку безпеку. Ви можете надати доступ окремим особам або цілим відділам. Наприклад, бухгалтерський облік.
PaperOffice інтелектуально розпізнає адресні дані у вмісті документа. Потім логічно зв'язати документ з наявними контактами. Це дозволяє, крім усього іншого, відображати всі документи для конкретного контакту всього за кілька кліків.
PaperOffice підтримує вас за допомогою інтелектуального розпізнавання штучного інтелекту та ключових слів. Таким чином, в накладній здійснюється пошук найважливіших даних документа.
КІ ПІА розумно зчитує дані з документа. Потім подайте документ з повними ключовими словами. При необхідності з вашим тестом або автоматично у фоновому режимі.
Ви можете легко здати свої рахунки-фактури. З присвоєнням облікового запису та ключовими словами. Завдяки розширеному пошуку у вас є все необхідне для експорту. Як і всі рахунки минулого місяця, наприклад.
Включаючи структуру теки, PDF-файл, файл Excel з усією інформацією. В результаті ваш бухгалтер або бухгалтер може легко імпортувати документацію.
Бухгалтерський облік в майбутньому може бути реалізований швидко. Ви не тільки можете знайти всі документи відразу, ви також можете редагувати/ класифікувати їх безпосередньо, наприклад. Всі законодавчі вимоги задовольняються завдяки перевіреному архівуванню. Перевірка і затвердження є, таким чином, дитячою грою.
Оцифрування рахунків-фактур неминуче з кількох причин. Багато компаній також вже переконані, що за оцифруванням рахунків-фактур майбутнє. Це також має бути прийнято сьогодні і зараз.
Проте багато хто до цих пір побоюються, що цей крок буде пов'язаний з тривалим проектом. Що буде складно, дорого, ризиковано і дестабілізує. Хороша новина полягає в тому, що в кінцевому підсумку, завдяки PaperOffice, це вже не так!
Перш за все, важливо не переплутати і не звести оцифрування до сканування вхідних накладних. Щоб потім вони могли легше та швидше потрапити в процес робочого процесу перевірки, оплати та архівування. Оцифрування - це набагато більше.
Переваги розпізнавання тексту OCR: Завдяки розпізнавання тексту OCR багато речей можна автоматизувати. Наприклад, зі штучним інтелектом (ШІ). Таким чином, функції навчання стають все більш потужними і надійними алгоритмами виявлення.
Предмети, що з'являються в рахунку-фактурі, можуть бути відразу ідентифіковані і витягнуті з документа. Документ подається і може бути доступний для облікової або ERP-системи.
Наприклад, при оцифруванні постачальник фінансових послуг отримує вигоду від достовірної інформації в режимі реального часу при отриманні рахунку-фактури.
Ми переходимо до реального питання цієї статті:
Якщо ви керуєте своїми рахунками-фактурами за допомогою PaperOffice, обробка вхідного рахунку повністю електронна. Ви вже отримаєте вхідний рахунок-фактуру в цифровому вигляді, тобто електронною поштою або відсканувавши його. Це не має жодної різниці.
Якщо ви вже отримуєте вхідні рахунки-фактури в цифровому форматі, ми рекомендуємо модуль DropMail, інтегрований в PaperOffice. Це дозволяє створити особисту адресу електронної пошти DropMail у PaperOffice. Ви надсилаєте їм тільки рахунки-фактури.
Усі рахунки-фактури, які надсилаються на вашу адресу DropMail як вкладення електронної пошти, автоматично архівуються в PaperOffice. З визначеними правилами подачі документів і без роботи.
Кінчик
На тему "DropMail - Автоматично архівувати документи по електронній пошті, коли ви в дорозі" також є відео на YouTube, яке пояснює цей процес простим і зрозумілим способом:
PaperOffice розпізнає рахунок-фактуру і зачитує відповідні дані. Потім програмне забезпечення подає рахунок-фактуру у відповідну папку. Завдяки інтелектуальному ШІ за бажанням запускаються подальші процеси затвердження, завдання та робочі процеси.
Всі співробітники, які повинні бути залучені в процес, інформуються. Робочий цикл рахунка-фактури виконується автоматично.
Покрокова цифрова обробка рахунків-фактур:
Просто створіть потрібну адресу в форматі «meine_rechnungen@paperoffice.com», вкажіть маску для зберігання або активуйте PIA і все!
PaperOffice автоматично фіксує рахунок-фактуру і починає обробку
Виконуються визначені правила подачі документів. Аудиторсько-доказова архівація відбувається автоматично у фоновому режимі відповідно до плану.
Ви можете перевірити рахунок-фактуру, затвердити його та запустити робочі цикли.
Експортуйте рахунки-фактури податковому консультанту або стороннім системам з відповідною інформацією.
Перш за все, оцифрування рахунків-фактур приносить значне і негайне підвищення продуктивності. Діджиталізація не тільки звільняє співробітників від трудомісткого, щільного оперативного завдання. Крім того, будуть вирішені проблеми затримки і суперечки через ручну помилку.
Невід'ємні витрати на зберігання, пошук і втрату важливих паперових документів різко скорочуються. Крім того, налагоджена раціоналізація і автоматизація процесів валідації і контролю у всьому процесі кредиторської заборгованості.
Від запиту на покупку до оплати помножте ці переваги ще більше.
В цілому час циклу обробки документів може бути скорочено на 5. Адміністративні витрати на 80%.
З цими цифрами ви відразу розумієте терміновість оцифрування рахунків-фактур. Зрештою, ці цифри не єдині, які слід враховувати.
Перш за все, дуже важливо відзначити, що необхідно дотримуватися факторів цифрового архівування документів. За даними ГоБД, паперові документи можуть бути знищені. Якщо тільки вони не повинні зберігатися в оригіналі відповідно до іноземних податкових або податкових норм.
Сюди входить, наприклад, відкриття балансів і будівельно-правових документів. У ГоБД також кажуть, що паперові документи мають бути вилучені з подальшої обробки. Крім того, файл може бути не змінений після процесу сканування.
Який дається в будь-який час завдяки версіям в PaperOffice. Документ повинен бути доступним і підлягає оцінці протягом усього терміну зберігання.
Таким чином, PaperOffice відповідає всім необхідним стандартам шляхом сертифікації та тестування всіх вимог до програмного забезпечення відповідно до GOBD.
Питання про термін зберігання знову і знову виникає у наших клієнтів. Тому що немає чітких інструкцій про те, як і чи слід зберігати первинний рахунок-фактуру. В першу чергу слід звернутися до відповідального податкового органу, тобто до відповідального аудитора.
Документи, що мають юридичну актуальність, наприклад договори, все одно зобов'язані зберігатися в оригіналі.
Кінчик
Ми створили остаточний 5-кроковий посібник із безпаперового та оцифрування вашого бізнесу як документа, який можна завантажити, детально описавши кожен 5 кроків і скільки часу це займає:
Податкова приймає електронні квитанції. Суд у разі виникнення спору лише оригінали.
Це пов'язано з тим, що підпис можна перевірити тільки на справжність на оригіналах документів. Ми рекомендуємо ніколи не викидати Оригінал.
Виявляється, потрібно враховувати кілька аспектів для успішної обробки вхідних накладних.
Для того щоб повністю вигнати папір з процесу, доводиться здійснювати безперервну оцифрування всіх вхідних накладних. Покращення відбуваються завдяки максимальної автоматизації процесу.
Такий цифровий документ має пучок переваг для компанії. Індивідуальне програмне забезпечення забезпечує значно більшу продуктивність у компанії.
Отже, оцифрування рахунків-фактур є важливим кроком у перетворенні вашого бізнесу в безпаперовий офіс. Це економить час і працю. Підвищує якість результатів вашої роботи.
Використовуйте всі переваги офісу без паперу.
У той час як великі компанії вже давно призначають співробітників з оцифрування, які займаються темою конвертації аналогових документів повний робочий день, малим і середнім компаніям зазвичай не вистачає людських ресурсів, тим більше, що потрібна відповідна професійна кваліфікація.
Однак це поширена помилка і призводить до поганих вкладень, адже багато виробників користуються цим невіглаством.
Вам не потрібен айтішник чи підготовлений бібліотекар!
Все, що вам дійсно потрібно, це
Іноді апаратне забезпечення часто вже є, має більший потенціал, ніж раніше, і може бути негайно використане.
Кінчик
До речі, є спеціальна стаття на тему «цифрової обробки рахунків-фактур», в якій повідомлялося про переваги оцифрування або цифрової обробки рахунків-фактур:
На завершення, ми відповідаємо на ще кілька найпоширеніших запитань щодо цієї теми. "Правильно впроваджуйте цифрову обробку рахунків-фактур за 10 кроків":
Перш за все, дуже важливо відзначити, що необхідно дотримуватися факторів цифрового архівування документів. За даними ГоБД, паперові документи можуть бути знищені. Якщо тільки вони не повинні зберігатися в оригіналі відповідно до іноземних податкових або податкових норм.
Сюди входить, наприклад, відкриття балансів і будівельно-правових документів.
Варто використовувати DMS для будь-якого розміру компанії для оцифрування ваших рахунків-фактур. Ви не тільки можете архівувати документи відповідно до законодавчих норм, але ви також можете спростити великі процеси в бухгалтерському обліку, наприклад, за допомогою робочих процесів.
Перш за все, оцифрування рахунків-фактур приносить значне і негайне підвищення продуктивності. Діджиталізація не тільки звільняє співробітників від трудомісткого, щільного оперативного завдання. Крім того, будуть вирішені проблеми затримки і суперечки через ручну помилку.
Невід'ємні витрати на зберігання, пошук і втрату важливих паперових документів різко скорочуються. Крім того, налагоджена раціоналізація і автоматизація процесів валідації і контролю у всьому процесі кредиторської заборгованості.
Від запиту на покупку до оплати помножте ці переваги ще більше.
Робота в цифровому форматі та приведення старих документів у нову епоху стане найкращою ключовою інвестицією, щоб заощадити неймовірну кількість часу, грошей та нервів у майбутньому.
Вам не потрібен власний ІТ-фахівець, щоб скористатися всіма перевагами діджиталізації.
Вам потрібен правильний партнер на вашому боці, який завдяки своєму досвіду може реалізувати саме те, що вам потрібно. Уникайте налякування та вибирайте тестові позиції замість химерних презентацій PowerPoint, не перевіряючи їх насправді.
Досвід показав, що практично кожна операція, компанія і компанія мають великий копіювальний апарат, який не використовує свій потенціал. Ці пристрої люблять масове сканування, терпимі до скріпок і можуть стати основою для цифрового старту без вкладень в сканер.
Уникайте пасток витрат за допомогою систем DMS / ECM, де ви нещадно перебуваєте на милість виробників. Не йдіть на компроміси, коли справа доходить до власних варіантів адміністрування, таких як навчальні документи та самостійне налаштування. Якщо вам потрібна допомога, виробник буде радий вам допомогти, але залишиться незалежним.
Процедури в майбутньому будуть повністю ідентичні, але повністю автоматизовані.
Рахунок-фактура, що надходить? Робочий процес спрацьовує, і все йде своїм визначеним шляхом.
Пошук у всіх 1000 папках? Не біда, адже у вас є свій Google!
