Правильно впроваджуйте цифрову обробку рахунків-фактур за 10 кроків

Необхідність діджиталізації зараз є важливим аспектом для всіх.

У нашому посібнику ви знайдете кілька звітів про те, як повинна відбуватися цифровізація навколо компаній і скільки переваг це приносить для вас.

Але майже кожне 3 питання, яке надходить від наших клієнтів, стосується цифрової реалізації обробки рахунків-фактур. Тому ми вирішили більш детально розглянути цю тему.

У поточній статті ми трохи глибше заглянемо в інформацію про цифрову обробку рахунків-фактур. Переваги оцифрування рахунків-фактур. Ми покажемо, як можна все реалізувати і опишемо вплив успішної реалізації.

Перш ніж перейти до власне реалізації, давайте відповімо на питання:

Навіщо потрібно оцифровувати рахунки-фактури і документи в компаніях?

Це питання, яке задають все більше компаній: «Чи дійсно я повинен оцифровувати свій облік»? Відповідь - так, ви повинні. Серед іншого, тому що законодавчий орган вимагає, щоб так було. Все більше компаній стикаються з необхідністю дотримуватися документації процесу.

Чого вимагають правові норми?

Правові норми вимагають дотримання вимог щодо отримання, обробки та архівування всіх тест-відповідних документів, що надходять.

У нашій поточній статті ми покажемо пару практичних прикладів. Як ви можете легко вирішити оцифрування завдяки PaperOffice DMS. Але спочатку ми підходимо до загальних переваг цифрової обробки рахунків-фактур.

У чому переваги діджиталізації?

У сучасному світі домашнього офісу та цифрових медіа все ще часто можна побачити паперові купюри, складені на полицях та столах.

Основні причини використання паперу полягають в тому, що співробітникам важко прийняти оцифрування або почати з неї. Вона полягає в викликах боротьби зі змінами та цифровізацією.

Фізична копія документа, незважаючи на оцифрування

Багато хто любить зберігати фізичну копію документів, з якими вони працюють. Але тут грає роль і процес поводження з папером, який репетирували роками.

На тему безпаперового перетворення ми вже написали докладну статтю. Тут ми прямо розглядаємо тему цифрового обліку.

Ручне введення рахунку не тільки означає багато часу, але і приховані високі витрати. Правильне його оформлення може заощадити багато часу та грошей.

До ключових переваг можна віднести:

• Ви можете знайти будь-який рахунок за лічені секунди / заощадити час

  Тому що завдяки оцифровці ваших документів ви можете знайти всі рахунки-фактури, що зберігаються в PaperOffice, за лічені секунди. Вам більше не доведеться трудомістко гортати товсті папки. Оцифровуючи всі рахунки-фактури у вашій компанії, вам потрібно лише кілька кліків, щоб знайти їх у системі.

  Це також підводить нас до другого пункту:

• Ви отримуєте вигоду від оптимізованої економії роботи / паперу

  Вам більше не потрібно місце для фізичних папок. Відтепер ви можете архівувати свої рахунки-фактури в PaperOffice. Зниження споживання паперу призводить до чистоти і охайності офісів.

• Спростіть процеси бухгалтерського обліку / Наприклад, за допомогою робочих процесів

  Керуючи рахунками-фактурами в цифровому вигляді, ви економите час і зусилля. А також витрати на створення, доставку і обробку. Не створюйте копії для розширених завдань, робочих процесів і пересилання. Все працює в цифровому форматі і є прозорим і зрозумілим.

  Завдяки оцифруванню ваших рахунків-фактур ви більше не пропустите терміни отримання цінних знижок.

• Установлення дозволу на кнопковий доступ

  Індивідуальні права доступу до окремих документів і папок забезпечують чітку безпеку. Ви можете надати доступ окремим особам або цілим відділам. Наприклад, бухгалтерський облік.

• Автоматичне виявлення контактів

  PaperOffice інтелектуально розпізнає адресні дані у вмісті документа. Потім логічно зв'язати документ з наявними контактами. Це дозволяє, крім усього іншого, відображати всі документи для конкретного контакту всього за кілька кліків.

• Автоматизоване створення ключових слів

  PaperOffice підтримує вас за допомогою інтелектуального розпізнавання штучного інтелекту та ключових слів. Таким чином, в накладній здійснюється пошук найважливіших даних документа.

  КІ ПІА розумно зчитує дані з документа. Потім подайте документ з повними ключовими словами. При необхідності з вашим тестом або автоматично у фоновому режимі.

• Функція вбудовування / експорту для податкових консультантів

  Ви можете легко здати свої рахунки-фактури. З присвоєнням облікового запису та ключовими словами. Завдяки розширеному пошуку у вас є все необхідне для експорту. Як і всі рахунки минулого місяця, наприклад.

  Включаючи структуру теки, PDF-файл, файл Excel з усією інформацією. В результаті ваш бухгалтер або бухгалтер може легко імпортувати документацію.

• Параметри швидкого редагування

  Бухгалтерський облік в майбутньому може бути реалізований швидко. Ви не тільки можете знайти всі документи відразу, ви також можете редагувати/ класифікувати їх безпосередньо, наприклад. Всі законодавчі вимоги задовольняються завдяки перевіреному архівуванню. Перевірка і затвердження є, таким чином, дитячою грою.

  Оцифрування рахунків-фактур неминуче з кількох причин. Багато компаній також вже переконані, що за оцифруванням рахунків-фактур майбутнє. Це також має бути прийнято сьогодні і зараз.

  Проте багато хто до цих пір побоюються, що цей крок буде пов'язаний з тривалим проектом. Що буде складно, дорого, ризиковано і дестабілізує. Хороша новина полягає в тому, що в кінцевому підсумку, завдяки PaperOffice, це вже не так!

Що потрібно врахувати перед оцифруванням рахунків-фактур?

Перш за все, важливо не переплутати і не звести оцифрування до сканування вхідних накладних. Щоб потім вони могли легше та швидше потрапити в процес робочого процесу перевірки, оплати та архівування. Оцифрування - це набагато більше.

Переваги розпізнавання тексту OCR: Завдяки розпізнавання тексту OCR багато речей можна автоматизувати. Наприклад, зі штучним інтелектом (ШІ). Таким чином, функції навчання стають все більш потужними і надійними алгоритмами виявлення.

Предмети, що з'являються в рахунку-фактурі, можуть бути відразу ідентифіковані і витягнуті з документа. Документ подається і може бути доступний для облікової або ERP-системи.

Наприклад, при оцифруванні постачальник фінансових послуг отримує вигоду від достовірної інформації в режимі реального часу при отриманні рахунку-фактури.

Ми переходимо до реального питання цієї статті:

Як здійснити обробку рахунків-фактур?

Якщо ви керуєте своїми рахунками-фактурами за допомогою PaperOffice, обробка вхідного рахунку повністю електронна. Ви вже отримаєте вхідний рахунок-фактуру в цифровому вигляді, тобто електронною поштою або відсканувавши його. Це не має жодної різниці.

Оцифрувати вхідні рахунки-фактури за допомогою DropMail, як?

Якщо ви вже отримуєте вхідні рахунки-фактури в цифровому форматі, ми рекомендуємо модуль DropMail, інтегрований в PaperOffice. Це дозволяє створити особисту адресу електронної пошти DropMail у PaperOffice. Ви надсилаєте їм тільки рахунки-фактури.

Усі рахунки-фактури, які надсилаються на вашу адресу DropMail як вкладення електронної пошти, автоматично архівуються в PaperOffice. З визначеними правилами подачі документів і без роботи.

PaperOffice розпізнає рахунок-фактуру і зачитує відповідні дані. Потім програмне забезпечення подає рахунок-фактуру у відповідну папку. Завдяки інтелектуальному ШІ за бажанням запускаються подальші процеси затвердження, завдання та робочі процеси.

Всі співробітники, які повинні бути залучені в процес, інформуються. Робочий цикл рахунка-фактури виконується автоматично.

Покрокова цифрова обробка рахунків-фактур:

Квитанція про рахунок-фактуру

Просто створіть потрібну адресу в форматі «meine_rechnungen@paperoffice.com», вкажіть маску для зберігання або активуйте PIA і все!

Цифрова обробка рахунків-фактур

PaperOffice автоматично фіксує рахунок-фактуру і починає обробку

Виконуються визначені правила подачі документів. Аудиторсько-доказова архівація відбувається автоматично у фоновому режимі відповідно до плану.

Ви можете перевірити рахунок-фактуру, затвердити його та запустити робочі цикли.

Вперед

Експортуйте рахунки-фактури податковому консультанту або стороннім системам з відповідною інформацією.

Як виглядає майбутнє оцифрування рахунків-фактур. Куди йде подорож?

Перш за все, оцифрування рахунків-фактур приносить значне і негайне підвищення продуктивності. Діджиталізація не тільки звільняє співробітників від трудомісткого, щільного оперативного завдання. Крім того, будуть вирішені проблеми затримки і суперечки через ручну помилку.

Невід'ємні витрати на зберігання, пошук і втрату важливих паперових документів різко скорочуються. Крім того, налагоджена раціоналізація і автоматизація процесів валідації і контролю у всьому процесі кредиторської заборгованості.

Від запиту на покупку до оплати помножте ці переваги ще більше.

Чого досягає компанія завдяки діджиталізації?

Завдяки діджиталізації компанії вдається вивільнити важливі людські та фінансові ресурси. Будь то для того, щоб поглинути зростання активності постійними ресурсами. Або мобілізувати свої команди в трансформаційних проектах. Для співробітників оцифрування рахунків-фактур не є ворогом. Навпаки – союзник. Вони роблять їх роботу більш цікавою і створюють додану вартість для фінансового менеджменту компанії.

Чи можна знищити папір після оцифрування?

Перш за все, дуже важливо відзначити, що необхідно дотримуватися факторів цифрового архівування документів. За даними ГоБД, паперові документи можуть бути знищені. Якщо тільки вони не повинні зберігатися в оригіналі відповідно до іноземних податкових або податкових норм.

Сюди входить, наприклад, відкриття балансів і будівельно-правових документів. У ГоБД також кажуть, що паперові документи мають бути вилучені з подальшої обробки. Крім того, файл може бути не змінений після процесу сканування.

Доказ до редакції відповідно до версій, сумісних з GoBD

Який дається в будь-який час завдяки версіям в PaperOffice. Документ повинен бути доступним і підлягає оцінці протягом усього терміну зберігання.

Таким чином, PaperOffice відповідає всім необхідним стандартам шляхом сертифікації та тестування всіх вимог до програмного забезпечення відповідно до GOBD.

Термін зберігання

Питання про термін зберігання знову і знову виникає у наших клієнтів. Тому що немає чітких інструкцій про те, як і чи слід зберігати первинний рахунок-фактуру. В першу чергу слід звернутися до відповідального податкового органу, тобто до відповідального аудитора.

Які документи приймаються?

Документи, що мають юридичну актуальність, наприклад договори, все одно зобов'язані зберігатися в оригіналі.

Щоб дійти до справи:

Податкова приймає електронні квитанції. Суд у разі виникнення спору лише оригінали.

Це пов'язано з тим, що підпис можна перевірити тільки на справжність на оригіналах документів. Ми рекомендуємо ніколи не викидати Оригінал.

Виявляється, потрібно враховувати кілька аспектів для успішної обробки вхідних накладних.

Підіб'ємо підсумки:

Для того щоб повністю вигнати папір з процесу, доводиться здійснювати безперервну оцифрування всіх вхідних накладних. Покращення відбуваються завдяки максимальної автоматизації процесу.

Такий цифровий документ має пучок переваг для компанії. Індивідуальне програмне забезпечення забезпечує значно більшу продуктивність у компанії.

Отже, оцифрування рахунків-фактур є важливим кроком у перетворенні вашого бізнесу в безпаперовий офіс. Це економить час і працю. Підвищує якість результатів вашої роботи.

Використовуйте всі переваги офісу без паперу.

Обов'язково уникайте цієї помилки

У той час як великі компанії вже давно призначають співробітників з оцифрування, які займаються темою конвертації аналогових документів повний робочий день, малим і середнім компаніям зазвичай не вистачає людських ресурсів, тим більше, що потрібна відповідна професійна кваліфікація.
Однак це поширена помилка і призводить до поганих вкладень, адже багато виробників користуються цим невіглаством.