Найвищі можливі знижки
Ексклюзивні новини внутрішнього кола
Безкоштовні додаткові оновлення
Найвищі можливі знижки
Ексклюзивні новини внутрішнього кола
Безкоштовні додаткові оновлення
Дружба, довіра, слово честі
Ми ніколи не передамо вашу електронну адресу комусь іншому, і кожна електронна пошта містить посилання для відписки з одним кліком.
Оцифрування або цифрова трансформація ваших паперових документів – обов'язкова умова ефективності та успіху вашої компанії. Необхідність діджиталізації зараз є важливим аспектом для всіх.
Професійна порада
У поточній статті ми пояснюємо найважливіші переваги оцифрування, перераховуємо функції і описуємо вплив успішної реалізації.У міру того, як весь світ стає все більш «цифровим», все більше компаній, особливо МСП, потребують «поштовху», щоб почати роботу. Тому що багато хто вже в жаху від однієї лише думки про те, щоб присвятити себе темі або розібратися з нею.
У поточній статті ми покажемо вам, що перехід від паперових документів до цифрових документів набагато простіше, ніж здається у ваших кошмарах. Дотримуйтесь наших порад, це окупиться для вашого бізнесу.
Певною мірою аналоговий архів досі є необхідністю і сьогодні. Однак в 99% випадків з ним немає необхідності працювати.
Навпаки, друкований папір - це анахронізм, який підтримується або за звичкою, або чисто технічно тому, що певні документи повинні зберігатися в тому вигляді, в якому вони були оформлені, наприклад, вчинки або контракти. Але вони також можуть бути відскановані для того, щоб працювати з відповідним вмістом на комп'ютері.
Фактичний похід в архів, пошук по полицях або картотеках, вилучення документа, робота з ним і приведення його назад і чергове упорядкування в архіві. Просто опис і прочитання цього процесу займає багато часу. Виклик цифрового архіву, з іншого боку, займає кілька кліків і не більше того.
Перш ніж ми перейдемо до переваг, давайте відповімо на наступне питання:
Гнучка робота, де б ви не знаходилися
Оптимізація всіх робочих процесів
Цифрове отримання та відправка
Зниження витрат у всіх сферах
Спрощене виконання термінів
Більш швидкий внутрішній і зовнішній зв'язок
Інтеграція в офісне програмне забезпечення
Пошук вмісту за ключовими словами
Економія робочого часу
Довгострокова архівація у форматі PDF/A
У той час як великі компанії вже давно призначають співробітників з оцифрування, які займаються темою конвертації аналогових документів повний робочий день, малим і середнім компаніям зазвичай не вистачає людських ресурсів, тим більше, що потрібна відповідна професійна кваліфікація.
Однак це поширена помилка і призводить до поганих вкладень, адже багато виробників користуються цим невіглаством.
Вам не потрібен айтішник чи підготовлений бібліотекар!
Все, що вам дійсно потрібно, це
Іноді апаратне забезпечення часто вже є, має більший потенціал, ніж раніше, і може бути негайно використане.
Кінчик
До речі, є спеціальна стаття на тему «цифрової обробки рахунків-фактур», в якій повідомлялося про переваги оцифрування або цифрової обробки рахунків-фактур:
Простіше кажучи, це процес заміни фізичного документа, в сенсі паперу, на цифровий формат.
Більшість людей повинні бути знайомі з процесом, хоча б рудиментарно. Сканується або фотографується документ, для чого зазвичай використовуються сканери. Однак це залежить від відповідного інтерфейсу. Документ також можна оцифрувати за допомогою камери стільникового телефону.
Для багатьох компаній перехід від паперу і папок до електронних форматів є одним з найважливіших, а також значущих заходів в процесі оцифрування.
За допомогою PaperOffice все, що вам потрібно зробити, це відсканувати документ за допомогою сканера (PaperOffice працює з усіма), а PaperOffice створює цифрову версію.
Кінчик
На тему «Автоматизоване архівування паперових документів» на YouTube є відео, яке пояснює цей процес зрозумілим чином:
Сканувати документи додаються через інтегрований модуль сканера ScanConnect, який, крім усього іншого, дозволяє знімати документи з усіх сканерів, багатофункціональних пристроїв, мобільних додатків, а також великих копіювальних пристроїв, таких як компанія Konica Minolta, Develop, Canon, Xerox та інші.
Враховується автоматичне керування версіями існуючих документів, а також підтримується метод сканування завдяки роздільнику сторінок для масового сканування стеків документів, а потім поділу на окремі документи.
Якщо ви скануєте багато документів, PaperOffice особливо корисний, оскільки розпізнає листи-роздільники та розділяє документи для архівування. Чудовою функцією, яка особливо корисна, якщо ваша компанія регулярно працює з документами складного формату, є те, що PaperOffice використовує штучний інтелект для розпізнавання вмісту ваших документів, таких як: підсумки, типи документів, дати, контактні дані тощо.
Тепер текст на документі повинен бути не тільки читабельним, але і бути доступним таким чином, щоб можна було легко шукати фрагмент тексту.
Як тільки документи вставляються в PaperOffice, PIA піклується про все, що в іншому випадку вас стримує.
Незважаючи ні на що і неважливо, з якого джерела сканера!
Це означає, що PIA надає вам власну потужну пошукову систему для всієї вашої інформації, яка може шукати та знаходити текст на основі, як класичні пошукові системи, такі як Google, але також може зробити все візуально, тобто порівняти та розпізнати документ візуально.
PaperOffice автоматично розпізнає всі документи, які були викладені PIA з цього моменту часу, що, в свою чергу, може спровокувати автоматичні правила і маски для подачі.
Для того щоб автоматично зберігати ваші документи і квитанції, документ спочатку викладають в PaperOffice. Маски для подачі в PaperOffice подбають про місце індексації та подачі.
Як тільки шаблон навчального документа буде розпізнано, автоматично спрацьовує маска для зберігання, яка відповідає за автоматизоване ключове слово та місце зберігання.
Маски для зберігання можуть не тільки автоматично запускатися шаблонами навчальних документів - їх також можна вибрати вручну в діалоговому вікні PIA.
PIA стає повністю автономною, без будь-якої взаємодії з користувачем і для необмеженої кількості документів відповідно до визначених масок зберігання:
Одним з найважливіших аспектів при зберіганні документів через систему документообігу є дотримання правових норм або вимог ГоБД.
Абревіатура GoBD розшифровується як «Принципи правильного управління і зберігання книг, записів і документів в електронному вигляді і для доступу до даних».
Зокрема, завдяки перевіреному, високо зашифрованому сховищу документів безпосередньо в центральній базі даних SQL PaperOffice відповідає всім вимогам до стандартів документів і правових настанов або найвищого в світі німецького стандарту GOBD.
Термін керування версіями не є іноземним словом у системі документообігу (DMS). Необхідність використання системи управління документами, яка має контроль версій, сумісну з GoBD, і керування версіями, захищеними від аудиту, зрозуміліше, ніж будь-коли раніше.
Термін керування версіями можна пояснити дуже легко: Загалом, мова йде про функціональність, яка використовується для запису змін у документах або файлах. Зміну документа можна виявити та зберегти як тіньову копію як нову версію документа.
Кожна зміна документа поміщає «новішу» версію документа у відповідний архів. Журналювання робить зміни прозорими та простежуваними в будь-який час. У цей момент наступний глядач знає, коли і яким редактором була внесена зміна в документ. Це дає вам огляд усього життєвого циклу документа. Керування версіями можна зробити автоматично або вручну.
Для того, щоб забезпечити безпеку редакції, всі деталі зміни документів і файлів повинні бути чітко простежені. Необхідно забезпечити, щоб вносити такі зміни могли тільки уповноважені працівники. Але так само важливо знати через роки, які співробітники змінили що і коли.
Наочно продемонстровано той факт, що оцифрування аналогових документів має переваги.
Більш дорогий варіант оцифрування - ввести в експлуатацію компанію, яка спеціалізується на цьому. Залежно від обставин, файли і папки з архіву відправляються в компанію в якості вантажу, де оцифровуються і відправляються назад. Формат даних, що підлягають оцифруванню, був раніше визначений. Але видати важливі дані компанії? Хоча всі компанії, які займаються цифровим архівуванням, забезпечують найвищий рівень конфіденційності, гарантій немає.
За запитом компанії також можуть привезти вантажівку зі сканерами барабанів і оцифрувати безпосередньо на місці, на стоянці власного службового приміщення. Однак це надзвичайно посилює законопроект. Дороге обслуговування поза домом, яке може зайняти кілька днів в залежності від розміру архіву, доводиться оплачувати окремо.
На щастя для всіх компаній, хоча архіви повинні бути архівами, інформація, яку вони містять, будь то аналогова або цифрова, не вся повинна бути доступна одночасно. Це дає можливість компаніям оцифровувати архіви крок за кроком, відповідно до логістичного принципу останнього в <> першу чергу. Оцифруйте спочатку отримані останнім часом аналогові документи.
Сучасні документи, як правило, потрібні набагато більше, ніж віддалені від часу документи в щоденному робочому процесі. Тому вам слід спочатку оцифрувати ці своєчасні документи, що прискорює процес роботи завдяки вашій кращій доступності. У кращому випадку існує баланс між зусиллями, пов'язаними з оцифруванням (видалення архіву, сканування, збереження в цифровому вигляді, повернення аналогового документа) і прискоренням процесу, яке зараз доступно, так як немає необхідності заходити в архів і можна робити всі процеси на комп'ютері.
Ще одним позитивним ефектом такого підходу є те, що терміни зберігання можуть бути оптимально використані для того, щоб зменшити запас аналогового архіву і не оцифровувати файли, терміни зберігання яких закінчуються через півроку.
Кількість адміністративних працівників в компанії або кількість робочих місць ВДУ, які потрапляють під сумнів, іноді сильно різняться, тому сказати, скільки з працівників слід доручити з оцифруванням по відношенню до розміру компанії, не можна.
Принаймні, кожен співробітник повинен мати доступ до пристрою з функцією сканера, бажано сканера документів, який дозволяє сканувати кілька каналів, а також різних форматів.
Масштаби кожної оцифрування так само хитрі, як і кількість людей, які беруть участь у оцифруванні, адже з цією системою оцифрування майже випадкове. Це може бути реалізовано, наприклад, в тому вигляді, в якому співробітник Z обробляє процес в зв'язку з компанією XYZ. У той же час це може стати спусковим гачком для оцифрування всього аналогового архівного файлу на XYZ компанії XYZ.
Однак довгострокові ділові відносини, наприклад, можуть проявлятися в досить великій кількості файлів. Іншим варіантом буде оцифрування тільки певних сегментів ділових відносин, саме тих, які підлягають найбільш частої обробці. Наприклад, виставлення рахунків або накладних. За допомогою правильного програмного забезпечення оцифрування, що супроводжує процес, може бути реалізована без особливих проблем.
Кінчик
Ми створили остаточний 5-кроковий посібник із безпаперового та оцифрування вашого бізнесу, детально описавши кожен 5 кроків і скільки часу це займає:
Той, хто, як підприємець або відповідальна людина, хоче дійсно ускладнити життя собі і своїм співробітникам в плані діджиталізації, об'єднує програмне забезпечення:
Програма для збору даних з процесу сканування.
OCR-програма для розпізнавання тексту.
Програма для роботи з базами даних.
Пошукове програмне забезпечення і так далі.
Зрештою, все потрапляє в якусь хмару.
Коротше кажучи: Молоді люди досліджують без рими чи розуму.
Програмний склад багатьох компаній нагадує історію їх компанії, структуру, яка зростала повільно. Він настільки складний, що його розуміють лише кілька багаторічних співробітників.
Кращим рішенням є програмне забезпечення, яке здійснює всі процеси від сканування до надання до архівації і в той же час пропонує інтерфейси для підключення іншого програмного забезпечення. Програмне забезпечення з самозрозумілою навігацією по меню, яке в кінцевому підсумку надає цифровим документам компанії будинок, який також відповідає всім вимогам з точки зору обробки та обробки даних, а також безпеки.
Правильно, але щось просте і функціонуюче пафос краще, ніж потік ІТ-технічного жаргону, який змушує співробітників вириватися в поті чола.
PaperOffice відмінно підійде для оцифрування документів.
DMS розшифровується як програмне забезпечення для управління документами і призначений для управління документами, особливо цифровими документами, що включає в себе перетворення з аналогових в цифрові. PaperOffice DMS - це таке програмне забезпечення. Його спектр функцій так само чудовий, як і інтуїтивно розроблена навігація по меню, що вимагає лише незначної підготовки. Вам не потрібні дорогі консультанти на місці. Добре пояснені відеоуроки з PaperOffice DMS можуть зробити це так само добре і набагато дешевше, безкоштовно.
Сканування, розпізнавання, архівація з автоматичним ключовими словами, злиття документів, керованих штучним інтелектом, інтегрована пошукова система, функція робочого процесу, шифрування з 1024Mbit, пряма інтеграція в MS Office, захист від програм-вимагачів, автоматизоване створення шаблонів, функція штампа, управління завданнями і примітками.
Це пара найважливіших функцій PaperOffice DMS, і, як я вже сказав, ні ви, ні ваші співробітники не повинні закінчувати ступінь ІТ.
Ми рекомендуємо нашим клієнтам архівувати оцифровані дані або в базі даних, розташованої на пристрої NAS, такому як Synology або QNAP, або на виділеному сервері. З власним зовнішнім (виділеним) сервером PaperOffice ви отримуєте всі переваги хмари з ідеальним захистом даних і заощадите гроші і багато роботи щомісяця.
З сервером PaperOffice у вас є всі переваги хмарного рішення лише з однією величезною різницею: Це ваш власний виділений сервер бази даних, і ніхто не отримує до нього доступ, крім вас.
Не хочете використовувати сервер? Без проблем.
NAS, мережеве сховище, німецькою мовою є сховищем пам'яті з мережевим підключенням, а також сумісне програмне забезпечення для PaperOffice DMS і внутрішньої хмари готове. Абсолютно безпечний від державної і недержавної цікавості і, завдяки функції резервного копіювання, також убезпечений від збою жорсткого диска.
2. Немає жодного відповідного програмного забезпечення DMS. Кожен DMS має своє обґрунтування, і в кінцевому підсумку продукт повинен відповідати меті.
3. Будь то ваш власний сервер, виділений сервер PaperOffice в центрі обробки даних Strato AG в Берліні (Німеччина) або NAS - збережіть свій документ NEVER на сторонньому хмарному сховищі, яке а) не використовується на виділеній основі і б) не знаходиться в безпечній країні в) ви не можете експортувати одним клацанням мишіКінчик
Якщо ви будете дотримуватися порад і будете використовувати NAS для власного безпечного зберігання документів - PaperOffice не тільки ідеально підходить для цього, але навіть є єдиним офіційним DMS для найбільшого виробника NAS в світі - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:
На завершення, ми відповідаємо на ще кілька найпоширеніших запитань щодо цієї теми. "10 найважливіших переваг оцифрування паперових документів":
Для сканування зв'язаних документів рекомендується сканер sheetfed зі швидкістю не менше 300dpi. Сканер хотів мати функцію сканування до фодлера та додаткові драйвери WIA/TWAIN. У нас був хороший досвід роботи з Fujitsu Scansnap, які працюють дуже надійно.
Паперові документи, як правило, повинні бути відскановані у форматі PDF/A, а потім збережені в програмному забезпеченні для управління документами DMS - або безпосередньо, якщо програмне забезпечення підтримує це або автоматизує його, наприклад, за допомогою моніторингу.
Якщо ви використовуєте гідне програмне забезпечення, яке регулярно оновлюється та має стратегію резервного копіювання даних, відповідь - ТАК для некритичних документів. Все, що могло б законно вимагати оригіналу, також повинно зберігатися в оригіналі. Наприклад, PaperOffice DMS має можливість зберігання вихідного місця зберігання у властивостях документа.
Робота в цифровому форматі та приведення старих документів у нову епоху стане найкращою ключовою інвестицією, щоб заощадити неймовірну кількість часу, грошей та нервів у майбутньому.
Вам не потрібен власний ІТ-фахівець, щоб скористатися всіма перевагами діджиталізації.
Вам потрібен правильний партнер на вашому боці, який завдяки своєму досвіду може реалізувати саме те, що вам потрібно. Уникайте налякування та вибирайте тестові позиції замість химерних презентацій PowerPoint, не перевіряючи їх насправді.
Досвід показав, що практично кожна операція, компанія і компанія мають великий копіювальний апарат, який не використовує свій потенціал. Ці пристрої люблять масове сканування, терпимі до скріпок і можуть стати основою для цифрового старту без вкладень в сканер.
Уникайте пасток витрат за допомогою систем DMS / ECM, де ви нещадно перебуваєте на милість виробників. Не йдіть на компроміси, коли справа доходить до власних варіантів адміністрування, таких як навчальні документи та самостійне налаштування. Якщо вам потрібна допомога, виробник буде радий вам допомогти, але залишиться незалежним.
Процедури в майбутньому будуть повністю ідентичні, але повністю автоматизовані.
Рахунок-фактура, що надходить? Робочий процес спрацьовує, і все йде своїм визначеним шляхом.
Пошук у всіх 1000 папках? Не біда, адже у вас є свій Google!
При правильній стратегії перетворення з аналогових в цифрові архіви не буде дорогим процесом. Кожен підприємець повинен усвідомити, що цей крок потрібно зробити в якийсь момент, краще сьогодні, ніж завтра.
Як показано тут, при наявності правильних інструментів зміни можуть призвести до швидкої амортизації інвестицій і значно скоротити витрати і час, необхідні для майбутніх процесів.
Зміни просто мають відбутися.
Команда PaperOffice із задоволенням ділиться 20-річним досвідом і захистить вас від помилок!
