Как осуществить юридически обоснованную версионность документов?

Что такое версионирование?

Вкратце: версионирование делает все изменения в документах отслеживаемыми.

Термин "версионирование" легко объяснить: в общем и целом это способ записи изменений в документах или файлах.

Таким образом, каждое изменение документа распознается и сохраняется в виде новой версии документа.

При каждом изменении документа в соответствующем архиве сохраняется более "новая" версия документа. Ведение журнала делает изменения прозрачными и всегда доступными для отслеживания.

На этом этапе последующий пользователь узнает, когда и кем был изменен документ. Таким образом, вы получаете представление обо всем жизненном цикле документа.

Версионирование может быть автоматическим или ручным.

Но в чем разница? Это и все методы версионирования, поддерживаемые PaperOffice DMS, точно описаны в нашем Руководстве по обучению.

Какие виды версионирования существуют?

Автоматическое версионирование

При автоматическом версионировании PaperOffice самостоятельно распознает, что документ был изменен. Это может происходить как с документом Word, так и благодаря интегрированному модулю WorkBench с документом PDF.
Актуальная копия измененного документа автоматически создается PaperOffice после внесения изменений и сохраняется в пуле документов "Документы в процессе работы". Версия обновляется только при нажатии кнопки "Завершить редактирование".
Таким образом, гарантируется, что в сети документы не могут быть перезаписаны. Потому что пока вы работаете с документом, он находится в уже упомянутом пуле документов.

После того, как "новая версия" документа была отмечена, PaperOffice обновляет изображение предпросмотра и снова производит оптическое распознавание текста документа. Предыдущая версия остается доступной и может быть получена.

Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich mit

Ручное версионирование

Ручное версионирование идеально подходит, когда документы печатаются и, например, подписываются от руки, после чего сканируются как новая версия.

При ручном версионировании процесс версионирования запускается пользователем вручную.

PaperOffice определяет, что этот документ является уже существующим, и предлагает архивировать новый отсканированный документ в качестве версии существующего. Или, если это отличается по внешнему виду документа и не распознается искусственным интеллектом, его можно ручным образом архивировать в качестве новой версии существующего.

Преимущества использования системы управления версиями DMS

Единое архивирование

Когда документы архивируются в PaperOffice, встроенное версионирование гарантирует, что они не сохраняются в виде отдельных файлов. Вместо этого различные версии документа хранятся в одном файле.

Соблюдение требований к безопасности и соответствие нормам GoBD

Версионирование документов обеспечивает соблюдение требований к безопасности и соответствие нормам GoBD.

Чтобы обеспечить требования к безопасности, все детали изменений в документах и файлах должны быть однозначно идентифицируемыми. При этом должно быть гарантировано, что только уполномоченные сотрудники могут вносить такие изменения. Однако не менее важно знать, что и когда сделали сотрудники через много лет.

Структурированный совместный доступ

PaperOffice не только система управления документами, но и обширное средство совместной работы. Здесь предоставляются не только расширенные функции управления документами, штампов и задач, но и осуществляется интеграция совместной работы с документами в рамках рабочих процессов.

Благодаря контролю версий каждый пользователь знает, когда и какой документ и кем был изменен. Если пользователь начинает редактирование документа, он блокируется для других пользователей, и одновременное редактирование невозможно.

При более детальном рассмотрении задачи совместного доступа становится понятно, что так называемая функция «Check-Out and Check-In» облегчает совместную работу над документом и регулирует права доступа. С помощью функции «Check-Out» редактор временно блокирует документ. После этого, с помощью функции «Check-In», редактор формирует измененный документ в качестве новой версии. Ранее наложенный блокировочный механизм редактирования снимается.

Безопасность и соблюдение множества норм и стандартов

Самое главное в версионировании, конечно же, является то, что все законные требования и становящиеся все важнее аспекты соответствия могут быть документально подтверждены. Ведь каждое изменение документа может быть прослежено до пользователя, который его сделал.

Выбор правильного DMS-программного обеспечения для версионирования

В заключение становится понятно, что управление версиями на основе DMS обладает многими преимуществами.

Лучшее в версионировании заключается в том, что компании могут автоматизировать создание, переработку и распространение важных деловых документов.

Документооборот средства PaperOffice помогает множеству компаний обеспечить безопасность хранения деловых документов, а также упрощает проверку изменений в этих документах в любое время и с использованием минимума усилий.

Начать проще, чем Вы думаете.

У Вас все еще есть сомнения в том, что Вы можете справиться? Прочитайте кейс-стади наших клиентов об интеграции PaperOffice в их бизнес-процессы и убедитесь сами в простоте использования или просто запросите установку для тестирования.