Правильно реализуйте цифровую обработку счетов-фактур за 10 шагов

Необходимость оцифровки сейчас является важным аспектом для всех.

В нашем руководстве вы найдете несколько отчетов о том, как должна происходить оцифровка вокруг компаний и сколько преимуществ это дает вам.

Но почти каждый 3 вопроса, который приходит от наших клиентов, относится к цифровой реализации обработки счетов-фактур. Поэтому мы решили присмотреться к этой теме.

В текущей статье мы рассмотрим немного глубже информацию о цифровой обработке счетов-фактур. Преимущества оцифровки счетов-фактур. Мы покажем вам, как вы можете реализовать все и опишем влияние успешной реализации.

Прежде чем мы перейдем к фактической реализации, давайте ответим на вопрос:

Зачем нужно оцифровывать счета-фактуры и документы в компаниях?

Это вопрос, который задают все больше и больше компаний: «Действительно ли мне нужно оцифровывать свою бухгалтерию»? Ответ – да, вы должны. В том числе и потому, что законодательная власть требует, чтобы это было так. Все больше и больше компаний сталкиваются с необходимостью соблюдать технологическую документацию.

Что требуется в соответствии с законодательством?

Правовые нормы требуют соблюдения требований, касающихся получения, обработки и архивирования всех поступающих документов, имеющих отношение к тестированию.

В нашей текущей статье мы покажем пару практических примеров. Как вы можете легко решить проблему оцифровки благодаря PaperOffice DMS. Но сначала мы подходим к общим преимуществам цифровой обработки счетов-фактур.

В чем преимущества цифровизации?

В современном мире домашнего офиса и цифровых медиа по-прежнему часто можно увидеть бумажные купюры, нагроможденные на полках и столах.

Основные причины использования бумаги заключаются в том, что сотрудникам трудно принять оцифровку или начать с нее. Она заключается в проблемах, связанных с изменениями и цифровизацией.

Физическая копия документа, несмотря на оцифровку

Многие люди любят хранить физическую копию документов, с которыми они работают. Но процесс обработки бумаги, который репетировался в течение многих лет, также играет здесь свою роль.

На тему безбумажного преобразования мы уже написали подробную статью. Здесь мы прямо обращаемся к теме цифрового учета.

Ручной ввод счета-фактуры означает не только много времени, но и скрытые высокие затраты. Правильное решение может сэкономить много времени и денег.

Основные преимущества:

• Вы можете найти любой счет за считанные секунды / сэкономить время

  Потому что благодаря оцифровке ваших документов вы можете найти все счета-фактуры, хранящиеся в PaperOffice, за считанные секунды. Вам больше не придется кропотливо листать толстые папки. Оцифровывая все счета-фактуры в вашей компании, вам нужно всего несколько кликов, чтобы найти их в системе.

  Это также подводит нас ко второму пункту:

• Вы получаете выгоду от оптимизированной экономии работы / бумаги

  Вам больше не нужно место для физических папок. Теперь вы можете архивировать свои счета в PaperOffice. Снижение потребления бумаги приводит к чистым и аккуратным офисам.

• Упрощение бухгалтерских процессов / Например, с помощью рабочих процессов

  Управляя счетами в цифровом виде, вы экономите время и усилия. А также затраты на создание, доставку и обработку. Не делайте копий для расширенных задач, рабочих процессов и пересылки. Все работает в цифровом формате и прозрачно и понятно.

  Благодаря оцифровке ваших счетов-фактур вы больше не пропустите ценные сроки скидок.

• Установка разрешения на доступ нажатием кнопки

  Индивидуальные права доступа к отдельным документам и папкам обеспечивают четкую безопасность. Вы можете предоставить доступ отдельным лицам или целым отделам. Например, бухгалтерский учет.

• Автоматическое обнаружение контактов

  PaperOffice интеллектуально распознает адресные данные в содержимом документа. Затем логически связывает документ с существующими контактами. Это позволяет, среди прочего, отображать все документы для конкретного контакта всего несколькими щелчками мыши.

• Автоматизированное использование ключевых слов

  PaperOffice поддерживает вас с интеллектуальным распознаванием ИИ и ключевыми словами. Таким образом, в счете-фактуре осуществляется поиск наиболее важных данных документа.

  KI PIA интеллектуально считывает данные из документа. Затем добавьте документ с полными ключевыми словами. При необходимости с вашим тестом или автоматически в фоновом режиме.

• Функция встраивания/экспорта для налоговых консультантов

  Вы можете легко передать свои счета. С назначением учетной записи и ключевыми словами. Благодаря расширенному поиску у вас есть все необходимое для экспорта. Как и все счета за прошлый месяц, например.

  Включая структуру папок, PDF-файл, файл Excel со всей информацией. В результате ваш бухгалтер или бухгалтер может легко импортировать документацию.

• Параметры быстрого редактирования

  Бухгалтерский учет может быть быстро реализован в будущем. Вы можете не только сразу найти все документы, но и редактировать/классифицировать их напрямую, например. Все юридические требования выполняются благодаря надежному архивированию. Таким образом, проверка и утверждение – это детская игра.

  Оцифровка счетов-фактур неизбежна по нескольким причинам. Многие компании также уже убеждены, что за оцифровкой счетов-фактур будущее. Это также должно быть принято сегодня и сейчас.

  Тем не менее, многие до сих пор опасаются, что этот шаг будет связан с длительным проектом. Что будет сложно, дорого, рискованно и дестабилизирующее. Хорошей новостью является то, что в конечном итоге, благодаря PaperOffice, это уже не так!

Что необходимо учитывать перед оцифровкой счетов-фактур?

Прежде всего, важно не путать и не сводить цифровизацию к сканированию входящих счетов-фактур. Чтобы они могли затем войти в рабочий процесс для проверки, оплаты и архивирования более легко и быстро. Оцифровка – это гораздо больше.

Преимущества распознавания текста OCR: Благодаря распознаванию текста OCR многие вещи могут быть автоматизированы. Например, с искусственным интеллектом (ИИ). Таким образом, функции обучения становятся все более мощными и надежными алгоритмами обнаружения.

Позиции, указанные в счете-фактуре, могут быть немедленно идентифицированы и извлечены из документа. Документ подается и может быть предоставлен в бухгалтерскую или ERP-систему.

Например, при оцифровке поставщик финансовых услуг получает выгоду от достоверной информации в режиме реального времени, когда счет получен.

Мы переходим к реальному вопросу этой статьи:

Как реализовать обработку счетов-фактур?

Если вы управляете своими счетами с помощью PaperOffice, обработка входящих счетов полностью электронная. Вы уже получите входящий счет в цифровом виде, т.е. по электронной почте или путем его сканирования. Это не имеет значения.

Оцифровывать входящие счета с помощью DropMail, как?

Если вы уже получаете входящие счета в цифровом формате, мы рекомендуем использовать модуль DropMail, интегрированный в PaperOffice. Это позволяет создать личный адрес электронной почты DropMail в PaperOffice. Вы отправляете им только счета-фактуры.

Все счета, отправленные на ваш адрес DropMail в виде вложения электронной почты, автоматически архивируются в PaperOffice. С определяемыми правилами подачи и без работы.

PaperOffice распознает счет-фактуру и считывает соответствующие данные. Затем программное обеспечение сохраняет счет-фактуру в соответствующую папку. Благодаря интеллектуальному ИИ при необходимости запускаются дальнейшие процессы утверждения, задачи и рабочие процессы.

Все сотрудники, которые должны быть вовлечены в процесс, информируются. Рабочий процесс выставления счетов выполняется автоматически.

Пошаговая цифровая обработка счетов-фактур:

Получение счета-фактуры

Просто создайте нужный адрес в формате «meine_rechnungen@paperoffice.com», укажите маску хранилища или активируйте PIA и все!

Цифровая обработка счетов-фактур

PaperOffice автоматически захватывает счет-фактуру и начинает обработку

Выполняются определенные правила подачи заявок. Защищенное от аудита архивирование происходит автоматически в фоновом режиме в соответствии с планом.

Вы можете проверить счет-фактуру, утвердить его и запустить рабочие процессы.

Вперёд

Экспортируйте счета-фактуры в налоговый консультант или сторонние системы с соответствующей информацией.

Как выглядит будущее оцифровки счетов-фактур. Куда направляется путешествие?

Прежде всего, оцифровка счетов-фактур приносит значительный и немедленный рост производительности. Цифровизация не только освобождает сотрудников от трудоемкой, плотной операционной задачи. Кроме того, будут решены проблемы задержки и спора из-за ручной ошибки.

Внутренние затраты на хранение, поиск и потерю важных бумажных документов резко сокращаются. Кроме того, рационализация и автоматизация процессов валидации и контроля во всем процессе кредиторской задолженности.

От запроса на покупку до оплаты, умножьте эти преимущества еще больше.

Чего добивается компания благодаря цифровизации?

Благодаря цифровизации компании удается высвободить важные человеческие и финансовые ресурсы. Будь то поглощение роста активности постоянными ресурсами. Или мобилизовать свои команды в проектах трансформации. Для сотрудников оцифровка счетов-фактур не является врагом. Наоборот – союзник. Это делает их работу более интересной и создает добавленную стоимость для финансового управления компании.

Можно ли уничтожить бумагу после оцифровки?

Прежде всего, очень важно отметить, что необходимо соблюдать факторы цифрового архивирования документов. По данным ГБД, бумажные документы могут быть уничтожены. За исключением случаев, когда они должны храниться в оригинале в соответствии с иностранными налоговыми или налоговыми правилами.

Это включает, например, открытые балансы и документы строительного права. В ГБД также говорится, что бумажные документы должны быть изъяты из дальнейшей обработки. Кроме того, файл не может быть изменен после процесса сканирования.

Защита от ревизий в соответствии с GoBD-совместимым управлением версиями

Который предоставляется в любое время благодаря версионированию в PaperOffice. Документ должен быть доступным и бесценным в течение всего срока хранения.

Таким образом, PaperOffice соответствует всем необходимым стандартам путем сертификации и тестирования всех требований к программному обеспечению в соответствии с GOBD.

Срок хранения

Вопрос о сроке хранения снова и снова встает перед нашими клиентами. Потому что нет четких инструкций о том, как и должен ли храниться оригинал счета-фактуры. Прежде всего, вам следует обратиться в свой ответственный налоговый орган, т.е. к ответственному аудитору.

Какие документы принимаются?

Документы, имеющие юридическое значение, такие как контракты, по-прежнему должны храниться в оригинале.

Чтобы добраться до сути:

Налоговая инспекция принимает электронные квитанции. Суд в случае спора только оригиналы.

Это связано с тем, что подпись может быть проверена на подлинность только на оригиналах документов. Мы рекомендуем никогда не выбрасывать Original.

Получается, что для успешной обработки входящих счетов нужно учитывать несколько аспектов.

Подведем итоги:

Для того, чтобы полностью исключить бумагу из процесса, вы должны реализовать непрерывную оцифровку всех входящих счетов-фактур. Улучшения достигаются за счет максимальной автоматизации процесса.

Такой цифровой документ имеет кучу преимуществ для компании. Индивидуальное программное обеспечение обеспечивает значительно большую производительность в компании.

Таким образом, оцифровка счетов-фактур является важным шагом в преобразовании вашего бизнеса в безбумажный офис. Это экономит время и труд. Повышает качество результатов вашей работы.

Используйте все преимущества безбумажного офиса.

Обязательно избегайте этой ошибки

В то время как крупные компании уже давно назначают сотрудников по оцифровке, которые занимаются темой преобразования аналоговых документов на полный рабочий день, малым и средним компаниям обычно не хватает человеческих ресурсов, тем более что требуется соответствующая профессиональная квалификация.
Однако это распространенная ошибка и приводит к плохим инвестициям, потому что многие производители пользуются этим невежеством.