Информационный бюллетень PaperOffice Insider
Информационный бюллетень PaperOffice Insider
Мы хотим быть друзьями

Самые высокие предложения скидок

Эксклюзивные инсайдерские новости

Бесплатные модернизации

Самые высокие предложения скидок

Эксклюзивные инсайдерские новости

Бесплатные модернизации

Дружба доверие по чести
Мы никогда не дадим ваш адрес электронной почты кому-либо еще, и каждое электронное письмо включает в себя ссылку на отписка на одном клике.

Оптимизация рабочих процессов благодаря PaperOffice DMS


Александр Старук, финансовый директор Меннонитского братства Билефельд e. V.

Профессиональный совет

Промышленность
Церковь

Область
Билефельд, Германия

Отделов
Финансы, Бухгалтерский учет

Вызов

Меннонитское братство Билефельд э. В. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) — протестантская свободная церковь, корни которой уходят далеко в прошлое. Это Билефельдское меннонитское братство было основано в Цюрихе во время реформационного движения в 16 веке. Сегодняшнее меннонитское братство Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), которое включает в себя более 1000 членов общины.

PaperOffice DMS используется муниципалитетом для поддержки добровольных членов, особенно в архивировании документов, назначении рабочих процессов и учете в домашнем офисе.

Исходное положение

В ассоциации, в которую входит меннонитское братство Билефельд э. В., существуют довольно обширные административные задачи, которые все выполняются членами на добровольной основе.

Это влияет как на ведение счетов более 1000 членов, так и на аудит счетов по различным строительным проектам муниципалитета или обработку поступающих пожертвований.

Brethren Church in Brake Bielefeld
Digitizing documents saves time and money

Существующая проблема

До использования PaperOffice DMS на отдельных членов возлагались различные административные задачи, в результате чего на усмотрение самих соответствующих членов в основном возлагалось на то, как и в какие сроки выполняется работа.

Цифровая сеть и всеобъемлющее программное обеспечение не использовались. Вместо этого счета-фактуры торговцев, которые необходимо было проверить, были доставлены домой для проверки вручную. Также случалось, что никто не успевал и тогда счет изначально оставляли на столе.

В ходе оцифровки сообщества теперь сталкиваются с бесчисленными документами, электронными письмами и другими проблемами по электронной почте. Однако этим потоком электронных писем вряд ли можно управлять вручную.

Следствием этого стали длительные сроки обработки и неэффективность обработки, поиска и пересылки необходимой документации. Соответственно, муниципалитет отправился на поиски цифрового документооборота.

В результате имели место неоднократные задержки с перечислением непогашенных сумм введенным в эксплуатацию компаниям. Напоминания выдавались с дополнительными расходами, и предоставленные скидки не могли быть использованы. Понятно, что в результате пострадала репутация сообщества.

Александр Старук, финансовый директор Меннонитского братства Билефельд e. В. искал решение проблемы, в результате чего рассматривался также вопрос об оцифровке всех административных задач муниципалитета, которые ранее были во многом аналогичными.

Содержание

Почему меннонитское братство выбрало PaperOffice DMS

Г-н Старук сначала изучил различные предложения программного обеспечения в отношении управления документами и в конечном итоге решил протестировать PaperOffice DMS в течение шести месяцев.

PaperOffice DMS предлагает именно те требования , которые искал г-н Старук. Это включает в себя:

  • Доступность: Центральный и легкий доступ ко всей этой соответствующей документации и возможность для нескольких сторон совместной работы над одним и тем же документом.

    Внутреннее центральное хранилище, к которому все участники с административными задачами также могут получить доступ из дома. Данные не должны храниться в стороннем облаке или на однопользовательском компьютере.

  • Решение: Synology настроила NAS, сетевое хранилище, в центре сообщества, на котором хранятся все данные, относящиеся к ассоциации и ее членам, с помощью PaperOffice DMS.

    Г-н Александр Старук рано понял, что нет никакого способа оцифровать его сообщество:

    «Мы просто продвинули работу вперед, и теперь у нас есть фора».

  • Гибкость и автоматизация административных задач: Программное обеспечение должно позволять распределять задачи по сети, а также обрабатывать их соответствующим членом клуба.
  • Решение: PaperOffice DMS имеет комплексную функцию рабочего процесса, которая позволяет назначать и обрабатывать сложные процессы и эффективно контролировать информацию о документах и задачи компанией.

    Цифровая авторизация пользователя и подтверждение пароля включены.

    В то же время все заинтересованные члены информируются о статусе обработки. Хранение версий позволяет проследить, какие этапы обработки были выполнены, когда и кем.

  • Возможность извлечения и экономия времени: Был найден более простой способ оцифровки аналоговых документов и облегчения их извлечения в случае необходимости.
  • Решение: Это основной сегмент PaperOffice DMS, оцифровка аналоговых документов. Все, что вам нужно, это сканер с интерфейсом к компьютеру и PaperOffice DMS. Документы не просто сканируются. При необходимости они преобразуются в редактируемый текст с помощью встроенного программного обеспечения OCR и автоматически сохраняются правильно.

    Индекс ключевых слов, настроенный искусственным интеллектом PIA, гарантирует, что каждый документ может быть найден через внутреннюю поисковую систему, даже если пользователь почти ничего не знает о документе.

  • Практично и понятно: Программное обеспечение должно требовать как можно меньшего обучения и в то же время быть готовым к будущему.
  • Решение: Использованию PaperOffice DMS можно научиться с помощью бесплатных обучающих видео и учебных пособий.

    Никаких внешних и дорогих «консультантов» на месте и никому не нужно куда-либо ездить для обучения. Каждый может определить временные рамки для изучения навигации по меню самостоятельно по мере необходимости, и с точки зрения будущего PaperOffice DMS хорошо позиционируется благодаря своей модульной структуре.

PaperOffice DMS соответствовал всем необходимым критериям.

Почему меннонитское братство выбрало PaperOffice DMS

Г-н Старук сначала изучил различные предложения программного обеспечения в отношении управления документами и в конечном итоге решил протестировать PaperOffice DMS в течение шести месяцев.

PaperOffice DMS предлагает именно те требования , которые искал г-н Старук. Это включает в себя:

  • Доступность: Центральный и легкий доступ ко всей этой соответствующей документации и возможность для нескольких сторон совместной работы над одним и тем же документом.

    Внутреннее центральное хранилище, к которому все участники с административными задачами также могут получить доступ из дома. Данные не должны храниться в стороннем облаке или на однопользовательском компьютере.

  • Решение: Synology настроила NAS, сетевое хранилище, в центре сообщества, на котором хранятся все данные, относящиеся к ассоциации и ее членам, с помощью PaperOffice DMS.

    Г-н Александр Старук рано понял, что нет никакого способа оцифровать его сообщество:

    «Мы просто продвинули работу вперед, и теперь у нас есть фора».

  • Гибкость и автоматизация административных задач: Программное обеспечение должно позволять распределять задачи по сети, а также обрабатывать их соответствующим членом клуба.
  • Решение: PaperOffice DMS имеет комплексную функцию рабочего процесса, которая позволяет назначать и обрабатывать сложные процессы и эффективно контролировать информацию о документах и задачи компанией.

    Цифровая авторизация пользователя и подтверждение пароля включены.

    В то же время все заинтересованные члены информируются о статусе обработки. Хранение версий позволяет проследить, какие этапы обработки были выполнены, когда и кем.

  • Возможность извлечения и экономия времени: Был найден более простой способ оцифровки аналоговых документов и облегчения их извлечения в случае необходимости.
  • Решение: Это основной сегмент PaperOffice DMS, оцифровка аналоговых документов. Все, что вам нужно, это сканер с интерфейсом к компьютеру и PaperOffice DMS. Документы не просто сканируются. При необходимости они преобразуются в редактируемый текст с помощью встроенного программного обеспечения OCR и автоматически сохраняются правильно.

    Индекс ключевых слов, настроенный искусственным интеллектом PIA, гарантирует, что каждый документ может быть найден через внутреннюю поисковую систему, даже если пользователь почти ничего не знает о документе.

  • Практично и понятно: Программное обеспечение должно требовать как можно меньшего обучения и в то же время быть готовым к будущему.
  • Решение: Использованию PaperOffice DMS можно научиться с помощью бесплатных обучающих видео и учебных пособий.

    Никаких внешних и дорогих «консультантов» на месте и никому не нужно куда-либо ездить для обучения. Каждый может определить временные рамки для изучения навигации по меню самостоятельно по мере необходимости, и с точки зрения будущего PaperOffice DMS хорошо позиционируется благодаря своей модульной структуре.

PaperOffice DMS соответствовал всем необходимым критериям.

После шестимесячной тестовой фазы Меннонитское братство Билефельд e. V. наш PaperOffice DMS и настолько доволен, что она рекомендует программное обеспечение другим конгрегациям в своей церкви.

FAQs

Наконец, мы отвечаем на несколько чаще задаваемых вопросов по этому вопросу "Меннониты
Билефельдская братская церковь":

Какие советы вы бы дали будущим пользователям PaperOffice?

Никогда не рано и не поздно заняться темой оцифровки.

Самое главное - получить представление о программном обеспечении, а также о самой компании. Важно, чтобы мы не чувствовали себя обязанными покупать программное обеспечение или подписываться на какие-либо пакеты услуг и поддержки.

Еще до того, как мы приобрели PaperOffice DMS, мы общались со всеми отделами компании и никогда не чувствовали себя плохо. Наоборот: PaperOffice имеет приятную, вежливую и компетентную команду.

Для нас, как для церкви, было очень важно, чтобы программное обеспечение было простым для понимания, но всеобъемлющим.

Кому бы вы порекомендовали PaperOffice?

Мы будем рекомендовать PaperOffice нашим братьям в церкви. Но также и всем другим сообществам и компаниям, которые хотели бы оцифровать и автоматизировать.

Что вам особенно нравится в PaperOffice?

Мы очень довольны всем.

Вывод

PaperOffice - это легкая, но мощная система управления документами.

Функции, которые поначалу кажутся бессмысленными, такие как автоматическое чтение содержимого документа, оказываются наиболее важными функциями, которые вы больше не хотите пропускать в течение более длительного периода времени.

«Я рад, что выбрал PaperOffice, потому что в итоге я получил оптимальную систему, которой мы можем управлять не только сами, но и за небольшую часть того, что взимают другие производители».

Это то, что говорят наши клиенты

Тематическое исследование

Путь к цифровой ратуше - цифровизация администрации

«Простая интеграция и эксплуатация PaperOffice DMS обеспечили общее решение, необходимое этой отрасли: минимизация потребления бумаги, ускорение процессов поиска, автоматизация назначения клеркам и возможность хранения данных, связанных с процессами».

Г-н Карлос А. Гарсия Менеджер по маркетингу и коммуникациям