QNAP Документоуправление DMS для сетевого хранилища NAS

Системы управления документами и документооборотом, также известные как DMS (Document Management System), помогают вашей организации электронно и структурированно управлять деловыми документами. Таким образом, DMS является важным шагом на пути к бумажному офису.

Совместно с вашим NAS QNAP они образуют идеальную пару для цифровизации аналоговых архивов и повышения эффективности процессов поиска и архивирования.

Система документооборота PaperOffice является единственной официально одобренной QNAP в мире системой DMS для устройств QNAP.

Что такое NAS?

Под названием "QNAP NAS" тайванская компания QNAP выпускает различные устройства сетевого хранения (NAS-устройства). Эти устройства позволяют предприятиям и частным пользователям эффективно защищать, организовывать и использовать свои данные.

NAS - это файловый сервер с собственной операционной системой, предоставляющий свое пространство хранения по сети.

QNAP NAS предлагает идеальные условия для всех предприятий, а особенно МСП, для быстрого и простого сохранения корпоративных данных.

В следующей статье мы покажем вам, как извлечь из своего NAS QNAP максимум для вашего предприятия, а также как работает удобное управление документами без использования Docker.

Einsatz von QNAP NAS Geräten ist sehr ratsam für alle Unternehmen jeder Grösse und jeglicher Branche für die Dokumentenverwaltung

Почему лучше использовать NAS вместо облачного хранилища?

Есть несколько причин, почему стоит использовать решение сетевого хранения (NAS) вместо решения на основе облачных технологий. Вот несколько примеров:

• 1. Управление и безопасность: NAS находится под физическим контролем компании, что означает, что у вас, как у предприятия, есть полный контроль над собственными данными и вы можете гарантировать их безопасность.
  Однако в облачной среде ваши данные передаются внешнему провайдеру и не подвергаются таким же стандартам безопасности, как у самой компании.


• 2. Защита данных: Предприятиям необходимо соблюдать законодательство Европейского союза, касающееся хранения персональных данных, в частности Общий регламент по защите данных (GDPR). Поэтому при выборе технологий и сервисов хранения предприятия должны обеспечить соответствие положениям о защите данных.
  Вопрос безопасности персональных данных предприятиями удовлетворяется лучше с помощью сетевого хранилища (NAS) вместо облачного решения.
  Поскольку оно остается собственностью компании, данные могут быть непосредственно управляемы предприятием и защищены от незаконного доступа. NAS также предлагает высокую гибкость, поскольку данные не должны храниться во внешнем серверном центре. Кроме того, предприятия могут зашифровать данные на NAS, чтобы предотвратить несанкционированный доступ.
Dokumentenverwaltung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen - QNAP NAS ist die ideale Lösung dafür
• 3. Подключение к Интернету: NAS можно использовать независимо от подключения к Интернету, что делает его идеальным решением для предприятий, работающих в сельских районах или районах с нестабильным соединением.


• 4. Простота использования и низкая стоимость: Одним из важных преимуществ NAS по сравнению с облачным хранилищем является его более низкая стоимость. Покупка NAS является более дешевым вариантом, так как вам нужно заплатить только один раз, и он становится вашим собственностью.
  Кроме того, ежемесячные расходы на NAS значительно ниже, чем на облачное хранилище. В случае с NAS нет необходимости платить ежемесячную абонентскую плату. Кроме того, в отличие от облачного хранилища, взимание дополнительной платы за ширину пропускания при использовании NAS не требуется.


• 5. Гибкость: NAS предлагает предприятиям большую гибкость в выборе оборудования и объема хранения. Он также позволяет увеличивать пространство хранения, чтобы удовлетворять растущим требованиям предприятия.

Совместное использование QNAP NAS с PaperOffice DMS предоставляет вашему предприятию простое и надежное решение для управления документами.

PaperOffice DMS - это простое в использовании программное обеспечение, позволяющее предприятиям организовывать, хранить, категоризировать и управлять своими документами, чтобы они могли быть легко доступны всегда и везде.

Сочетание NAS и эффективного управления документами PaperOffice DMS позволяет повысить производительность предприятия, обеспечивая быстрый и надежный доступ к документам. Кроме того, оно обеспечивает дополнительную защиту данных, поскольку они хранятся на NAS, а не на локальных компьютерах или внешнем облачном хранилище.

Установка и настройка базы данных - насколько это сложно?

Установка и на

Как перенести ваши данные на QNAP NAS?

Есть несколько способов передачи данных в систему управления документами PaperOffice (DMS), работающую на QNAP NAS (сетевом накопителе). Вот некоторые примеры:

Сканирование документов

Процедура проста: если данные еще не в цифровой форме, бумажные документы должны быть просканированы или сфотографированы.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

С помощью вашего сканера или другого устройства для цифровой обработки документов, документ не только преобразуется в изображение, но его содержимое также может быть электронно «считано». Интегрированная в PaperOffice DMS функция сканирования соединяется с вашим сканером и передает цифровое средство в программное обеспечение для управления документами.

Мы уже написали статью о том, как лучше интегрировать ваш сканер для цифрового сканирования документов.

Цифровое хранение документов

Данные в цифровой форме, такие как электронные письма или цифровые файлы, могут быть легко перетащены в интерфейс PaperOffice с помощью функции «перетаскивания». Если вы хотите архивировать несколько документов без ручной работы, для этого можно использовать интегрированное в PaperOffice функцию мониторинга папок. Это позволяет безупречно архивировать файлы в фоновом режиме.

Существующие данные

Система управления документами PaperOffice также легко позволяет пользователям переносить на общий сетевой накопитель QNAP NAS уже существующие цифровые данные, которые ранее находились на жестких дисках ноутбуков или настольных компьютеров.

Таким образом, все существующие данные могут быть импортированы в систему управления документами всего одним щелчком мыши.

Добавленная стоимость и преимущества совместного использования QNAP NAS вместе с PaperOffice DMS

Использование QNAP NAS (Сетевого накопителя) в сочетании с системой управления документами (DMS) PaperOffice предлагает ряд преимуществ, включая:

• 1. Централизованное управление данными: DMS позволяет хранить и организовывать все документы и файлы в одном месте, что упрощает совместную работу и доступ к данным, поскольку каждый сотрудник может получить доступ к необходимым файлам без необходимости копирования их на флеш-накопитель.
  Это экономит время и предотвращает ошибки, которые могут возникнуть при ручной передаче.


• 2. Повышенная безопасность: NAS предлагает дополнительные функции безопасности, такие как шифрование и резервирование, чтобы защитить данные от потери или несанкционированного доступа. А также высокий уровень защиты данных с помощью различных опций резервного копирования.
  Можно создавать автоматические резервные копии, чтобы в случае сбоя или случайного удаления важных файлов их можно было восстановить. Есть также возможность шифрования данных, чтобы гарантировать защиту конфиденциальных данных от несанкционированного доступа.


• 3. Повышенная скорость доступа: NAS позволяет быстрее получать доступ к данным и редактировать их, что повышает продуктивность.


• 4. Простота обслуживания и обновления: DMS и NAS независимы друг от друга и могут обслуживаться и обновляться независимо друг от друга, что упрощает обслуживание.


• 5. Повышенная гибкость: Сочетание QNAP NAS и PaperOffice DMS предлагает множество настроек и возможностей настройки, чтобы соответствовать требованиям компании.


• 6. Еще одним из преимуществ является легкое расширение места хранения. Поскольку компании часто растут и нуждаются в большем пространстве хранения, QNAP NAS может быть легко расширен для удовлетворения растущих потребностей. Это экономичнее и проще в реализации по сравнению с другими решениями хранения, такими как внешние жесткие диски или облачные решения.


• 7. Поддержка доступа через мобильные устройства и удаленную работу: Используя QNAP NAS и PaperOffice DMS, можно получать доступ к данным и редактировать их из любого места, что расширяет возможности удаленной работы и мобильного сотрудничества.


• 8. Повышенная эффективность: Использование PaperOffice DMS и QNAP NAS позволяет быстрее находить, организовывать данные и автоматизировать процессы, что повышает эффективность.


• 9. Еще одним преимуществом QNAP NAS в сочетании с системой управления документами является расширенное управление пользователями, включая возможность создания и управления несколькими аккаунтами пользователей.
  Это позволяет компаниям назначать различные права доступа для разных сотрудников или отделов. Например, сотрудник отдела финансов может иметь доступ к финансовым документам, в то время как сотрудник отдела маркетинга имеет доступ только к маркетинговым документам.

DMS позволяет компаниям хранить и управлять своими документами и файлами в централизованном месте. Он упрощает поиск и совместную работу, поскольку сотрудники могут получать доступ к необходимым файлам из любого места. Он также предлагает возможность автоматизировать рабочие процессы для экономии времени и ресурсов.

Управление документами (DMS), совместно с QNAP NAS (Сетевым накопителем), обеспечивает компаниям мощное и надежное решение для управления документами и хранения в компаниях, а также доступ к вашим документам и файлам.