QNAP Документоуправление DMS для сетевого хранилища NAS

Как перенести ваши данные на QNAP NAS?

Есть несколько способов передачи данных в систему управления документами PaperOffice (DMS), работающую на QNAP NAS (сетевом накопителе). Вот некоторые примеры:

Сканирование документов

Процедура проста: если данные еще не в цифровой форме, бумажные документы должны быть просканированы или сфотографированы.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

С помощью вашего сканера или другого устройства для цифровой обработки документов, документ не только преобразуется в изображение, но его содержимое также может быть электронно «считано». Интегрированная в PaperOffice DMS функция сканирования соединяется с вашим сканером и передает цифровое средство в программное обеспечение для управления документами.

Мы уже написали статью о том, как лучше интегрировать ваш сканер для цифрового сканирования документов.

Цифровое хранение документов

Данные в цифровой форме, такие как электронные письма или цифровые файлы, могут быть легко перетащены в интерфейс PaperOffice с помощью функции «перетаскивания». Если вы хотите архивировать несколько документов без ручной работы, для этого можно использовать интегрированное в PaperOffice функцию мониторинга папок. Это позволяет безупречно архивировать файлы в фоновом режиме.

Существующие данные

Система управления документами PaperOffice также легко позволяет пользователям переносить на общий сетевой накопитель QNAP NAS уже существующие цифровые данные, которые ранее находились на жестких дисках ноутбуков или настольных компьютеров.

Таким образом, все существующие данные могут быть импортированы в систему управления документами всего одним щелчком мыши.

Добавленная стоимость и преимущества совместного использования QNAP NAS вместе с PaperOffice DMS

Использование QNAP NAS (Сетевого накопителя) в сочетании с системой управления документами (DMS) PaperOffice предлагает ряд преимуществ, включая:

• 1. Централизованное управление данными: DMS позволяет хранить и организовывать все документы и файлы в одном месте, что упрощает совместную работу и доступ к данным, поскольку каждый сотрудник может получить доступ к необходимым файлам без необходимости копирования их на флеш-накопитель.
  Это экономит время и предотвращает ошибки, которые могут возникнуть при ручной передаче.


• 2. Повышенная безопасность: NAS предлагает дополнительные функции безопасности, такие как шифрование и резервирование, чтобы защитить данные от потери или несанкционированного доступа. А также высокий уровень защиты данных с помощью различных опций резервного копирования.
  Можно создавать автоматические резервные копии, чтобы в случае сбоя или случайного удаления важных файлов их можно было восстановить. Есть также возможность шифрования данных, чтобы гарантировать защиту конфиденциальных данных от несанкционированного доступа.


• 3. Повышенная скорость доступа: NAS позволяет быстрее получать доступ к данным и редактировать их, что повышает продуктивность.


• 4. Простота обслуживания и обновления: DMS и NAS независимы друг от друга и могут обслуживаться и обновляться независимо друг от друга, что упрощает обслуживание.


• 5. Повышенная гибкость: Сочетание QNAP NAS и PaperOffice DMS предлагает множество настроек и возможностей настройки, чтобы соответствовать требованиям компании.


• 6. Еще одним из преимуществ является легкое расширение места хранения. Поскольку компании часто растут и нуждаются в большем пространстве хранения, QNAP NAS может быть легко расширен для удовлетворения растущих потребностей. Это экономичнее и проще в реализации по сравнению с другими решениями хранения, такими как внешние жесткие диски или облачные решения.


• 7. Поддержка доступа через мобильные устройства и удаленную работу: Используя QNAP NAS и PaperOffice DMS, можно получать доступ к данным и редактировать их из любого места, что расширяет возможности удаленной работы и мобильного сотрудничества.


• 8. Повышенная эффективность: Использование PaperOffice DMS и QNAP NAS позволяет быстрее находить, организовывать данные и автоматизировать процессы, что повышает эффективность.


• 9. Еще одним преимуществом QNAP NAS в сочетании с системой управления документами является расширенное управление пользователями, включая возможность создания и управления несколькими аккаунтами пользователей.
  Это позволяет компаниям назначать различные права доступа для разных сотрудников или отделов. Например, сотрудник отдела финансов может иметь доступ к финансовым документам, в то время как сотрудник отдела маркетинга имеет доступ только к маркетинговым документам.

DMS позволяет компаниям хранить и управлять своими документами и файлами в централизованном месте. Он упрощает поиск и совместную работу, поскольку сотрудники могут получать доступ к необходимым файлам из любого места. Он также предлагает возможность автоматизировать рабочие процессы для экономии времени и ресурсов.

Управление документами (DMS), совместно с QNAP NAS (Сетевым накопителем), обеспечивает компаниям мощное и надежное решение для управления документами и хранения в компаниях, а также доступ к вашим документам и файлам.