Информационный бюллетень PaperOffice Insider
Информационный бюллетень PaperOffice Insider
Мы хотим быть друзьями

Самые высокие предложения скидок

Эксклюзивные инсайдерские новости

Бесплатные модернизации

Самые высокие предложения скидок

Эксклюзивные инсайдерские новости

Бесплатные модернизации

Дружба доверие по чести
Мы никогда не дадим ваш адрес электронной почты кому-либо еще, и каждое электронное письмо включает в себя ссылку на отписка на одном клике.

Оцифровка = эффективность и успех


Оцифровка или цифровая трансформация ваших бумажных документов является необходимым условием эффективности и успеха вашей компании. Необходимость оцифровки сейчас является важным аспектом для всех.

Профессиональный совет

В данной статье мы объясним наиболее важные преимущества цифровизации, перечислим функции и опишем влияние успешной реализации.

По мере того, как весь мир становится все более «цифровым», все больше и больше компаний, особенно МСП, нуждаются в «толчке», чтобы начать. Потому что многие уже в ужасе от одной мысли о том, чтобы посвятить себя этой теме или заняться ею.

PaperOffice employee sits in front of a notebook
Digitization brings many advantages

В текущей статье мы покажем вам, что переход от бумажных документов к цифровым документам намного проще, чем кажется в ваших кошмарах. Следуйте нашим советам, это окупится для вашего бизнеса.

В определенной степени аналоговый архив по-прежнему является необходимостью даже сегодня. Однако в 99% случаев нет необходимости работать с ним.

Напротив, печатная бумага является анахронизмом, который поддерживается либо по привычке, либо чисто технически, потому что определенные документы должны быть сохранены в том виде, в котором они были оформлены, например, акты или контракты. Но они также могут быть отсканированы для работы с соответствующим контентом на компьютере.

Фактическая поездка в архив, обыск на полках или картотеках, изъятие документа, работа с ним и возвращение его обратно и организация его снова в архиве. Просто описание и чтение этого процесса занимает много времени. Вызов цифрового архива, с другой стороны, занимает несколько кликов и ничего более.

Прежде чем мы перейдем к преимуществам, давайте ответим на следующий вопрос:

Почему важно не отставать, когда речь идет о цифровизации?

Как ответственное лицо, вы, безусловно, знаете, что аналоговые документы просто перестали быть актуальными. Тем не менее, вы также видите сложности, связанные с преобразованием существующего аналогового архива в цифровые данные. Потому что оцифровка документов – это больше, чем просто тренд. Фактически, теперь это необходимое условие для того, чтобы оставаться конкурентоспособным и актуальным со всеми другими компаниями в том же секторе.
Оцифровка приносит много преимуществ, НО сканирование всех файлов прошлых лет, лист за листом, является процессом, который особенно трудоемкий и кадровый и не поощряет.

10 преимуществ оцифровки бумажных документов:

  • Гибкость

    Гибкая работа, независимо от того, где вы находитесь

  • Эффективность

    Оптимизация всех рабочих процессов

  • Быстрее

    Цифровой прием и отправка

  • Экономия средств

    Снижение затрат во всех областях

  • Надёжность

    Упрощенная обработка сроков

  • Вместе

    Более быстрая внутренняя и внешняя связь

  • Бесшовный

    Интеграция в офисное программное обеспечение

  • Поиск "Google-like"

    Поиск контента по ключевым словам

  • Экономия времени

    Экономия рабочего времени

  • На вечность

    Долгосрочное архивирование в формате PDF/A

Считайте это инвестицией в новую машину!

Приведенный выше список из 10 перечисленных пунктов ни в коем случае не является полным, а лишь ограничивает ваш собственный творческий потенциал и профессионализм, в зависимости от области применения! Если оцифровать аналоговый архив с этих точек зрения и произвести контррасчет, то становится понятно, что усилия стоят того и как, например, должны рассматриваться инвестиции в новую, более современную и быструю машину.

Обязательно избегайте этой ошибки

В то время как крупные компании уже давно назначают сотрудников по оцифровке, которые занимаются темой преобразования аналоговых документов на полный рабочий день, малым и средним компаниям обычно не хватает человеческих ресурсов, тем более что требуется соответствующая профессиональная квалификация.
Однако это распространенная ошибка и приводит к плохим инвестициям, потому что многие производители пользуются этим невежеством.

Промежуточное заключение 1 / 3

Вам не нужен IT-специалист или квалифицированный библиотекарь!

Все, что вам действительно нужно, это

  • правильное программное обеспечение
  • надежный ИТ-партнер
  • соответствующее оборудование
Иногда аппаратное обеспечение часто уже есть, имеет больший потенциал, чем раньше, и может быть использовано немедленно.

Кончик

Кстати, есть специальная статья на тему «цифровой обработки счетов-фактур», в которой сообщается о преимуществах оцифровки или цифровой обработки счетов-фактур:

Notebook with PaperOffice interface for digital invoice processing
Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

Содержание

Что означает оцифровка документов в деталях?

Проще говоря, это процесс замены физического документа, в смысле бумаги, цифровым форматом.

Большинство людей должны быть знакомы с процессом, по крайней мере, в элементарном виде. Документ сканируется или фотографируется, для чего обычно используются сканеры. Однако это зависит от соответствующего интерфейса. Документ также можно оцифровать с помощью камеры мобильного телефона.

Для многих компаний переход от бумаги и папок к электронным форматам является одной из наиболее важных и значимых мер в процессе оцифровки.

Видео "Автоматическое архивирование бумажных документов со сканера"

В PaperOffice у вас есть все инструменты, необходимые для оцифровки документов.

С PaperOffice все, что вам нужно сделать, это отсканировать документ с помощью сканера (PaperOffice работает со всеми), а PaperOffice создает цифровую версию.

Кончик

На тему «Автоматизированное архивирование бумажных документов» на YouTube есть видео, которое объясняет этот процесс в понятной форме:

Как сканировать бумажные документы

Сканирование документов добавляется через встроенный модуль сканера ScanConnect, который, помимо прочего, позволяет захватывать документы со всех сканеров, многофункциональных устройств, мобильных приложений, а также больших копировальных аппаратов, таких как компании Konica Minolta, Develop, Canon, Xerox и других.

Учитывается автоматическое управление версиями для существующих документов, а также поддерживается способ сканирования благодаря страницам-разделителям для массового сканирования стопок документов и последующего деления на отдельные документы.

Если вы сканируете много документов, PaperOffice особенно полезен, потому что он распознает листы-разделители и разделяет документы для архивации. Отличная функция, которая особенно полезна, если ваша компания регулярно работает с документами сложного формата, заключается в том, что PaperOffice использует ИИ для распознавания содержимого ваших документов, таких как: итоги, типы документов, даты, контактные данные и т. Д.

OCR или как бумажные документы становятся доступными для поиска?

Теперь текст на документе должен быть не только читабельным, но и доступным таким образом, чтобы можно было легко искать фрагмент текста.

Подача заявки полностью автоматически и без ручных усилий.

Как только документы вставляются в PaperOffice, PIA позаботится обо всем, что в противном случае удерживает вас.

PIA - это AI (PaperOffice Intelligent Filing), интегрированный в PaperOffice , и каждый добавленный документ:
  • Анализируйте и разбивайте на так называемые блокчейны с помощью интегрированного «компьютерного зрения»
  • Распознавание текста с помощью распознавания текста OCR и сравнение его со словарями с помощью PaperOffice SmartSpell
  • Индекс и каталог визуально и по ключевому слову для интегрированной поисковой системы PaperOffice
  • Неважно, от какого источника сканера!

Это означает, что PIA предоставляет вам собственную мощную поисковую систему для всей вашей информации, которая может искать и находить текст, как классические поисковые системы, такие как Google, но также может делать все это визуально, то есть сравнивать и распознавать документ визуально.

PaperOffice автоматически распознает все документы, которые были изучены PIA с этого момента времени, что, в свою очередь, может вызвать автоматические правила и подачу масок.

Можно ли автоматизировать хранение и распознавание документов?

Чтобы автоматически хранить ваши документы и квитанции, документ сначала преподается в PaperOffice. Маски для подачи в PaperOffice заботятся о местоположении индексации и подачи.

Как только шаблон обучающего документа распознается, автоматически срабатывает маска хранилища, которая отвечает за автоматическое использование ключевых слов и место хранения.

Document with offer data is visible
Data from the document is recognized and read out

Маски хранилища могут не только автоматически запускаться обучающими шаблонами документов, но и вручную в диалоговом окне основной сборки взаимодействия.

PIA становится полностью автономной, без какого-либо взаимодействия с пользователем и для неограниченного количества документов в соответствии с заданными масками хранения:

  • Автоматическое считывание
  • Тег полностью
  • Сделать доступным для поиска
  • Добавление и мониторинг задач и рабочих процессов, которые необходимо выполнить
  • Индекс
  • Создание новых структур целевых папок
  • Сохранить в целевую папку
  • Создание миниатюр
  • Заполните обязательные поля самостоятельно
  • Ссылка на контакты и оптимизация поиска контактов

Соответствие требованиям GoBD по оцифровке и правовым нормам

Одним из важнейших аспектов при хранении документов через систему документооборота является соблюдение правовых норм или требований ГБД.

Аббревиатура GoBD расшифровывается как «Принципы надлежащего управления и хранения книг, записей и документов в электронном виде и доступа к данным».

В частности, благодаря защищенному от аудита, высоко зашифрованному хранилищу документов непосредственно в центральной базе данных SQL PaperOffice отвечает всем требованиям к стандартам документов и юридическим рекомендациям или самому высокому в мире немецкому стандарту GOBD.

Термин «управление версиями» не является иностранным словом в системе управления документами (DMS). Необходимость использования системы управления документами, которая имеет GoBD-совместимый контроль версий и аудит управления версиями, является более очевидной, чем когда-либо прежде.

Three documents with different versions
Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

Управление версиями делает все изменения отслеживаемыми

Термин «управление версиями» можно объяснить очень легко: в целом, речь идет о функциональности, используемой для записи изменений в документах или файлах. Изменение документа может быть обнаружено и сохранено в виде теневой копии в виде новой версии документа.

Обеспечьте неизменность

Каждое изменение документа помещает «более новую» версию документа в соответствующий архив. Ведение журнала делает изменения прозрачными и отслеживаемыми в любое время. На этом этапе последующий зритель знает, когда и каким редактором было внесено изменение в документ. Это дает вам обзор всего жизненного цикла документа. Управление версиями может выполняться автоматически или вручную.

Чтобы обеспечить безопасность ревизии, все детали изменения документов и файлов должны быть четко прослежены. Необходимо обеспечить, чтобы только уполномоченные сотрудники могли вносить такие изменения. Но не менее важно знать спустя годы, какие сотрудники изменили, что и когда.

PaperOffice превосходит все требования законодательства

Разработка PaperOffice DMS совместима с GoBD, поэтому вы можете использовать программное обеспечение без каких-либо забот о том, чтобы нарушить правило. Например, каждый раз, когда кто-то изменяет документ, создается новая версия этого документа. Таким образом, вы можете отслеживать, какое содержимое было в документе в какое время.

Правильная стратегия оцифровки:
«Шаг за шагом» и «Последний в<>первом выходе»

Наглядно демонстрируется тот факт, что оцифровка аналоговых документов имеет преимущества.

Но как уменьшить краткосрочные недостатки?

Более дорогим вариантом оцифровки является заказ компании, которая специализируется на этом. В зависимости от обстоятельств файлы и папки из архива отправляются в компанию в качестве груза, где оцифровываются и отправляются обратно. Формат данных, подлежащих оцифровке, был определен ранее. Но выдавать важные данные компании? Хотя все компании, которые занимаются цифровым архивированием, обеспечивают высочайший уровень конфиденциальности, гарантий нет.

По запросу компании также могут привезти грузовик с барабанными сканерами и оцифровать прямо на месте, на парковке собственных помещений компании. Тем не менее, это значительно повышает счет. Дорогостоящее обслуживание вне дома, которое может занять несколько дней в зависимости от размера архива, оплачивается отдельно.

К счастью для всех компаний, хотя архивы должны быть архивами, информация, которую они содержат, будь то аналоговая или цифровая, не обязательно должна быть доступна одновременно. Это позволяет компаниям оцифровывать архивы шаг за шагом, в соответствии с логистическим принципом last in <> first out. Сначала оцифруйте последние полученные аналоговые документы.

Причина проста

Современные документы обычно нужны гораздо больше, чем отдаленные по времени документы в ежедневном рабочем процессе. Таким образом, вы должны сначала оцифровать эти своевременные документы, что ускоряет рабочий процесс благодаря вашей лучшей доступности. В лучшем случае существует баланс между усилиями, связанными с оцифровкой (удаление архива, сканирование, сохранение в цифровом виде, возврат аналогового документа) и ускорением процесса, которое теперь доступно, так как нет необходимости идти в архив и вы можете выполнять все процессы на компьютере.

Еще одним положительным эффектом такого подхода является то, что периоды хранения могут быть оптимально использованы для того, чтобы уменьшить аналоговый архивный запас и не оцифровывать файлы, сроки хранения которых истекают через шесть месяцев.

Важно обеспечить аппаратное обеспечение или простое подключение и определить объем оцифровки собственными силами!

Количество административных сотрудников в компании или количество рабочих мест VDU, которые ставятся под сомнение, иногда сильно различаются, поэтому невозможно сказать, сколько сотрудников вы должны заказать с цифровизацией по отношению к размеру компании.

По крайней мере, каждый сотрудник должен иметь доступ к устройству с функцией сканера, предпочтительно к сканеру документов, который позволяет сканировать несколько каналов, а также различные форматы.

Масштабы каждой оцифровки так же сложны, как и количество людей, участвующих в оцифровке, потому что с этой системой оцифровка почти случайна. Это может быть реализовано, например, в том виде, в котором сотрудник Z обрабатывает процесс в связи с компанией XYZ. В то же время это может стать триггером для оцифровки всего аналогового архивного файла на компании XYZ.

Однако долгосрочные деловые отношения, например, могут проявляться в достаточно большом количестве файлов. Другим вариантом будет оцифровка только определенных сегментов деловых отношений, именно тех, которые подлежат наиболее частой обработке. Например, выставление счетов или накладные. С правильным программным обеспечением оцифровка, сопровождающая процесс, может быть реализована без каких-либо проблем.

Окончательное 5-шаговое руководство

Кончик

Мы создали окончательное 5-шаговое руководство по переходу на безбумажный документооборот и оцифровке вашего бизнеса, подробно описывая каждые 5 шагов и сколько времени это займет:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

Создавать программное обеспечение DMS самостоятельно или с открытым исходным кодом?

Любой, кто, как предприниматель или ответственное лицо, хочет сделать жизнь действительно сложной для себя и своих сотрудников с точки зрения цифровизации, собирает программное обеспечение:

Программа для сбора данных из процесса сканирования.

Программное обеспечение OCR для распознавания текста.

Программа базы данных.

Программное обеспечение для поиска и так далее.

В конце концов все оказывается в каком-то облаке.

Короче говоря: молодые люди исследуют без рифмы или причины.

Какое программное обеспечение мне подходит?

Состав программного обеспечения многих компаний напоминает историю их компаний, структура, которая медленно росла. Он настолько сложен, что его понимают лишь немногие давние сотрудники.

Лучшим решением является программное обеспечение, которое выполняет все процессы от сканирования до предоставления и архивирования и в то же время предлагает интерфейсы для подключения другого программного обеспечения. Программное обеспечение с понятной навигацией по меню, которое в конечном итоге дает цифровым документам компании дом, который также отвечает всем требованиям с точки зрения обработки и обработки данных, а также безопасности.

Это звучит немного пафосно?

Правильно, но что-то простое и функционирующее пафос лучше, чем поток ИТ-технического жаргона, который заставляет сотрудников вспыхивать в поту.

PaperOffice идеально подходит для оцифровки документов.

Правильное программное обеспечение для управлениядокументамирешает аналого-цифровую задачу

DMS расшифровывается как программное обеспечение для управления документами и предназначен для управления документами, особенно цифровыми документами, что включает в себя преобразование из аналогового в цифровое. PaperOffice DMS является таким программным обеспечением. Его спектр функций так же примечателен, как и интуитивно понятная навигация по меню, которая требует лишь незначительной подготовки. Вам не нужны дорогие консультанты на месте. Хорошо объясненные видеоуроки по PaperOffice DMS могут сделать это так же хорошо и намного дешевле, бесплатно.

Сканирование, OCR, архивирование с автоматическим подбором ключевых слов, слияние документов под управлением AI, интегрированная поисковая система, функция рабочего процесса, шифрование с 1024Mbit, прямая интеграция в MS Office, защита от программ-вымогателей, автоматическое создание шаблонов, функция штампов, управление задачами и заметками.

Это пара наиболее важных функций PaperOffice DMS, и, как я уже сказал, ни вы, ни ваши сотрудники не должны заканчивать ИТ-степень.

Где лучше всего сохранять сканированные документы?

Мы рекомендуем нашим клиентам архивировать оцифрованные данные либо в базе данных, расположенной на NAS-устройстве, таком как Synology или QNAP, либо на выделенном сервере. С собственным внешним (выделенным) сервером PaperOffice вы получаете все преимущества облака с идеальной защитой данных и экономите деньги и много работы каждый месяц.

Server rooms at STRATO in Berlin
A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

С сервером PaperOffice у вас есть все преимущества облачного решения с одним огромным отличием: Это ваш собственный выделенный сервер баз данных, и никто не обращается к нему, кроме вас.

Не хотите использовать сервер? Ничего.

Почему NAS идеально подходит для архивации документов

NAS, сетевое хранилище, на немецком языке запоминающее устройство с сетевым подключением, а также совместимое программное обеспечение для PaperOffice DMS и внутреннего облака готовы. Абсолютно безопасен от состояния и негосударственного любопытства и, благодаря функции резервного копирования, также безопасен от сбоя жесткого диска.

Промежуточное заключение 3/ 3

1. Свяжитесь с производителем ноу-хау и программным обеспечением, которое соответствует GOBD (а также GDPR)!

2. Нет ни одного подходящего программного обеспечения DMS. Каждая DMS имеет свое обоснование, и в конечном итоге продукт должен соответствовать цели.

3. Будь то ваш собственный сервер, выделенный сервер PaperOffice в дата-центре Strato AG в Берлине (Германия) или NAS - сохраните свой документ NEVER на стороннем облачном хранилище, которое а) не используется на выделенной основе и б) не находится в безопасной стране в) вы не можете экспортировать одним щелчком мыши

Кончик

Если вы последуете советам и будете использовать NAS для внутреннего безопасного хранения документов - PaperOffice не только идеально подходит для этого, но даже является единственной официальной DMS для крупнейшего производителя NAS в мире - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice on a laptop and a QNAP NAS next to it
PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.

FAQs

Наконец, мы отвечаем на несколько чаще задаваемых вопросов по этому вопросу "10 важнейших преимуществ оцифровки бумажных документов":

Какой сканер использовать для DMS?

Для сканирования связанных документов рекомендуется использовать листовой сканер с разрешением не менее 300 точек на дюйм. Сканер хотел иметь функцию сканирования на fodler и дополнительные драйверы WIA/TWAIN. У нас был хороший опыт работы с Fujitsu Scansnap, которые работают очень надежно.

Как лучше всего архивировать документы?

Бумажные документы, как правило, должны быть отсканированы в формате PDF/A, а затем сохранены в программном обеспечении для управления документами DMS - или непосредственно, если программное обеспечение поддерживает это или автоматизирует его, например, посредством мониторинга.

Могу ли я выбросить оригиналы документов?

Если вы используете приличное программное обеспечение, которое получает регулярные обновления и имеет стратегию резервного копирования данных, ответ ДА для некритических документов. Все, что может юридически требовать оригинала, также должно храниться в оригинале. Например, PaperOffice DMS имеет возможность хранить исходное место хранения в свойствах документа.

Вывод

  • Преимущества оправдывают усилия и затраты

    Работа в цифровом формате и перенос старых документов в новую эпоху будут лучшей ключевой инвестицией для экономии невероятного количества времени, денег и нервов в будущем.

  • Вам нужен кто-то, кто знает

    Вам не нужен собственный ИТ-специалист, чтобы воспользоваться всеми преимуществами оцифровки.
    Что вам нужно, так это правильный партнер на вашей стороне, который, благодаря своему опыту, может реализовать именно то, что вам нужно. Избегайте запугивания и выбирайте тестовые позиции вместо причудливых презентаций PowerPoint, не проверив их по-настоящему.

  • Оборудование обычно уже доступно

    Опыт показал, что практически каждая операция, компания и компания имеют большой копировальный аппарат, который не использует свой потенциал. Эти устройства любят массовое сканирование, терпимы к скрепкам и могут стать основой для цифрового старта без инвестиций в сканер.

  • Дешевле, чем ожидалось, с правильным DMS

    Избегайте ловушек затрат с системами DMS / ECM, где вы беспощадно находитесь во власти производителей. Не идите на какие-либо компромиссы, когда дело доходит до ваших собственных вариантов администрирования, таких как учебные документы и создание настроек самостоятельно. Если вам нужна помощь, производитель будет рад вам помочь, но останется независимым.

  • Цифровая автоматизация – это будущее

    Процедуры будут полностью идентичны в будущем, но полностью автоматизированы.
    Приходит счет-фактура? Рабочий процесс запускается, и все идет своим определенным путем.
    Поиск по всем 1000 папкам? Нет проблем, потому что у вас есть свой собственный Google!

При правильной стратегии преобразование из аналоговых архивов в цифровые не будет дорогостоящим процессом. Каждый предприниматель должен осознать, что этот шаг должен быть сделан в какой-то момент, лучше сегодня, чем завтра.

Как показано здесь, при наличии правильных инструментов изменения могут привести к быстрой амортизации инвестиций и значительно сократить затраты и время, необходимые для будущих процессов.

Изменения просто должны произойти.
Команда PaperOffice рада поделиться 20-летним опытом и защитить вас от ошибок!

Это то, что говорят наши клиенты

Тематическое исследование

Оцифровка документов экономит время и деньги

15 причин, почему вы должны использовать управление документами со сканером

Системы документооборота
сокращенно DMS
поддерживают вашу компанию в электронном и систематическом управлении деловыми документами. Таким образом
СМТН во многих отношениях является первым шагом на пути к безбумажному офису. Вместе со сканером вы создаете идеальную команду для оцифровки аналоговых файлов и ускорения процессов поиска и архивирования.