ASUSTOR kontrola dokumentów DMS dla NAS

Systemy do zarządzania dokumentami, zarządzania dokumentami, znane również jako DMS, wspierają Twoją organizację w elektronicznej i zorganizowanej organizacji dokumentów biznesowych. DMS jest więc ważnym krokiem w kierunku biura bez papieru.

W połączeniu z Twoim ASUSTOR NAS tworzy idealny duet, aby digitalizować analogowe dokumenty i zwiększyć efektywność procesów wyszukiwania i archiwizacji.

System zarządzania dokumentami PaperOffice jest jedynym na świecie oficjalnie zatwierdzonym przez ASUSTOR systemem DMS dla Twoich urządzeń ASUSTOR.

Co to jest NAS?

Pod nazwą „ASUSTOR NAS” tajwańska firma ASUSTOR sprzedaje różne urządzenia Network-Attached-Storage (urządzenia NAS). Te urządzenia pozwalają zarówno firmom, jak i użytkownikom prywatnym na efektywne zabezpieczenie, zorganizowanie i korzystanie z danych.

NAS to serwer plików z własnym systemem operacyjnym, który udostępnia przestrzeń dyskową przez sieć.

ASUSTOR NAS oferuje idealne rozwiązanie dla wszystkich firm, a zwłaszcza MŚP, do szybkiego i łatwego przechowywania danych firmowych.

W poniższym artykule pokażemy Ci, jak wydobyć maksimum z Twojego ASUSTOR NAS dla Twojej firmy oraz jak zarządzanie dokumentami może działać łatwo i bez Docker.

Dlaczego używać NAS zamiast chmury?

Istnieje kilka powodów, dla których warto używać rozwiązania NAS (Network Attached Storage) zamiast rozwiązania chmurowego, oto kilka przykładów:

• 1. Kontrola i bezpieczeństwo: NAS znajduje się pod fizyczną kontrolą firmy, co oznacza, że jako firma masz pełną kontrolę nad własnymi danymi i możesz zapewnić, że są bezpieczne i chronione.
  W środowisku chmurowym Twoje dane są jednak przesyłane do zewnętrznego dostawcy i nie spełniają tych samych standardów bezpieczeństwa co firma.


• 2. Ochrona danych: Firmy muszą przestrzegać przepisów prawnych dotyczącą przechowywania danych osobowych zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO) Unii Europejskiej. Dlatego firmy muszą upewnić się, że wybierane technologie przechowywania i usługi spełniają przepisy dotyczące ochrony danych.
  NAS (Network Attached Storage) jest bardziej odpowiednim wyborem niż rozwiązanie chmurowe, jeśli chodzi o przestrzeganie przepisów RODO.
  Ponieważ pozostaje własnością firmy, dane mogą być bezpośrednio kontrolowane, dalej przetwarzane i chronione przez firmę. NAS oferuje również wysoki poziom elastyczności, ponieważ dane nie muszą być przechowywane w zewnętrznym centrum danych. Ponadto firmy mogą szyfrować dane na NAS, aby chronić je przed nieautoryzowanym dostępem.
• 3. Połączenie internetowe: NAS można używać niezależnie od połączenia internetowego, co czyni go idealnym dla firm działających na obszarach wiejskich lub w miejscach o niestabilnych łączach internetowych.


• 4. Koszty: Koszty są ważną zaletą, jaką NAS ma nad przechowywaniem w chmurze. NAS jest tańszy do zakupu niż usługa w chmurze, ponieważ płacisz za niego tylko raz i należy do Ciebie.
  Dodatkowo miesięczne koszty użytkowania NAS są znacznie niższe niż usługi w chmurze. W przypadku NAS nie płaci się miesięcznych abonamentów. Ponadto w przypadku NAS nie ma opłat za dodatkową przepustowość, które mogą wystąpić w przypadku usługi w chmurze.


• 5. Elastyczność: NAS daje firmom większą elastyczność w wyborze sprzętu i pojemności. Umożliwia również rozbudowę przestrzeni dyskowej, aby sprostać rosnącym wymaganiom firmy.

ASUSTOR NAS w połączeniu z PaperOffice DMS oferuje Twojej firmie proste i niezawodne rozwiązanie do zarządzania dokumentami.

PaperOffice DMS to przyjazne dla użytkownika oprogramowanie, które umożliwia firmom organizowanie, przechowywanie, kategoryzowanie i zarządzanie dokumentami, aby można było je łatwo i bezproblemowo przywoływać w dowolnym momencie i z dowolnego miejsca.

Dzięki połączeniu NAS i efektywnego zarządzania PaperOffice DMS możesz zwiększyć produktywność swojej firmy, zapewniając, że dokumenty można szybko i niezawodnie przywoływać. Oferuje również dodatkową ochronę danych, ponieważ są przechowywane na NAS, a nie na lokalnych komputerach lub zewnętrznej chmurze.

Jak skomplikowana jest instalacja i konfiguracja bazy danych?

Instalacja bazy danych oraz konfiguracja na Twoim ASUSTOR NAS nie są skomplikowane i nie wymagają specjalisty IT.

Konfigurację za pomocą filmów YouTube PaperOffice można wykonać w kilka minut, nawet dla laika.

Jak przenieść swoje dane na NAS firmy ASUSTOR?

Istnieje kilka sposobów na przeniesienie danych do systemu zarządzania dokumentami PaperOffice (DMS) działającego na NAS firmy ASUSTOR (Network Attached Storage). Oto kilka przykładów:

Skanowanie dokumentów

Proces jest prosty: jeśli dane nie są jeszcze dostępne w formie cyfrowej, dokumenty papierowe muszą najpierw zostać zeskanowane lub sfotografowane.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Za pomocą skanera lub innego urządzenia do digitalizacji dokument nie tylko jest przekształcany w obraz, ale jego zawartość może być również elektronicznie „przeczytana”. W tym celu zintegrowana funkcja skanera w PaperOffice DMS łączy się z Twoim skanerem i przenosi tak cyfrowe medium do oprogramowania do zarządzania dokumentami.

O tym, jak najlepiej zintegrować skaner w celu digitalizacji dokumentów, napisaliśmy już w innym artykule.

Cyfrowe archiwizacja dokumentów

Dane dostępne w formie cyfrowej, takie jak e-maile lub pliki cyfrowe, można łatwo przeciągnąć i upuścić w interfejsie PaperOffice. Jeśli chcesz zaarchiwizować wiele dokumentów bez wysiłku manualnego, odpowiednia jest do tego zintegrowana funkcja monitorowania folderów w PaperOffice. Umożliwia ona płynne archiwizowanie w tle.

Istniejące dane

System zarządzania dokumentami PaperOffice umożliwia również użytkownikom łatwe przeniesienie już istniejących danych, które są przechowywane na dyskach twardych laptopów lub komputerów stacjonarnych, na wspólnie używany pamięć masową, jaką jest NAS firmy ASUSTOR.

W ten sposób wszystkie istniejące dane można zaimportować do systemu zarządzania dokumentami jednym kliknięciem myszki.

Wartość dodana i korzyści z używania ASUSTOR NAS wraz z PaperOffice DMS

Użycie ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) w połączeniu z systemem zarządzania dokumentami (DMS) PaperOffice oferuje szereg korzyści, niektóre z nich to:

• 1. Centralne zarządzanie danymi: DMS umożliwia przechowywanie i organizowanie wszystkich dokumentów i plików w jednym, centralnym miejscu, co ułatwia współpracę i dostęp do danych, ponieważ każdy pracownik może uzyskać dostęp do potrzebnych plików bez konieczności ich kopiowania na pendrive.
  To oszczędza czas i zapobiega błędom, które mogą powstać podczas ręcznego przenoszenia.


• 2. Zwiększone bezpieczeństwo: NAS oferuje dodatkowe funkcje bezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie i redundancja, aby chronić dane przed utratą lub nieautoryzowanym dostępem. Oraz wysoki poziom bezpieczeństwa danych dzięki różnym opcjom tworzenia kopii zapasowych.
  Można tworzyć automatyczne kopie zapasowe, aby w przypadku awarii lub przypadkowego usunięcia ważnych plików, można było je przywrócić. Istnieje również możliwość szyfrowania danych, aby zapewnić, że wrażliwe dane są chronione przed nieautoryzowanym dostępem.


• 3. Zwiększona szybkość dostępu: NAS umożliwia szybszy dostęp do danych i ich edycję, co zwiększa produktywność.


• 4. Prosta konserwacja i aktualizacja: DMS i NAS są niezależne od siebie i mogą być niezależnie serwisowane i aktualizowane, co ułatwia konserwację.


• 5. Zwiększona elastyczność: Połączenie ASUSTOR NAS i PaperOffice DMS oferuje wiele możliwości konfiguracyjnych i dostosowawczych, aby spełnić wymagania firmy.


• 6. Łatwa rozbudowa przestrzeni dyskowej: Ponieważ firmy często rosną i potrzebują więcej przestrzeni dyskowej, ASUSTOR NAS można łatwo rozbudować, aby sprostać rosnącym wymaganiom. Jest to bardziej opłacalne i łatwiejsze do zrealizowania w porównaniu do innych rozwiązań pamięci masowej, takich jak zewnętrzne dyski twarde czy rozwiązania chmurowe.


• 7. Obsługa dostępu mobilnego i pracy zdalnej: Dzięki użyciu ASUSTOR NAS i PaperOffice DMS można uzyskać dostęp do danych i je edytować z dowolnego miejsca, co rozszerza możliwości pracy zdalnej i mobilnej współpracy.


• 8. Zwiększona efektywność: Użycie PaperOffice DMS i ASUSTOR NAS umożliwia szybsze znajdowanie, organizowanie i automatyzowanie procesów, co zwiększa efektywność.


• 9. Rozbudowane zarządzanie użytkownikami: Między innymi możliwość tworzenia i zarządzania wieloma kontami użytkowników.
  To pozwala firmom na ustalanie różnych uprawnień dostępu dla różnych pracowników lub działów. Na przykład, pracownik w księgowości może mieć dostęp do dokumentów finansowych, podczas gdy pracownik w dziale marketingu ma dostęp jedynie do dokumentów marketingowych.

DMS umożliwia firmom centralne przechowywanie i zarządzanie dokumentami oraz plikami. Ułatwia wyszukiwanie i współpracę, ponieważ pracownicy mogą uzyskać dostęp do potrzebnych plików z dowolnego miejsca. Oferuje również możliwość automatyzacji przepływów pracy z dokumentami, co pozwala zaoszczędzić czas i zasoby.

Zarządzanie dokumentami (DMS) w połączeniu z ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) oferuje firmom potężne i niezawodne rozwiązanie do zarządzania i przechowywania dokumentów oraz dostępu do swoich dokumentów i plików.