Firma budowlana
IDC Construccion Sp. z o.o. Las Palmas

Tło

IDC Construccion to firma budowlana z siedzibą w Las Palmas, specjalizująca się w budowie nawierzchni sportowych dla szkół, hal sportowych i parków rekreacyjnych. Przedsiębiorstwo jest znane z wysokiej jakości i trwałych podłóg dla szkół, hal sportowych, placów zabaw, które spełniają potrzeby użytkowników.

Tak jak wszystkie duże firmy budowlane, IDC Construccion S.L. miało wiele problemów z zarządzaniem i organizowaniem ważnych dokumentów w codziennym funkcjonowaniu firmy.
W celu rozwiązania tych problemów, przedsiębiorstwo poszukiwało systemu zarządzania dokumentami, który mógłby zoptymalizować zarządzanie dokumentami.

Było ważne, aby nowy system zarządzania dokumentami (DMS) był w stanie zgromadzić wszystkie te dokumenty w jednym miejscu i umożliwiał łatwy dostęp z dowolnej lokalizacji.
IDC Construccion poszukiwało takiego DMS, który mógłby dostosować się do istniejących procesów pracy i spełnić ich wymagania.

Wybrane wyzwania to:

• Rejestracja, organizacja, klasyfikacja i archiwizacja wszystkich dokumentów firmowych
• Szybki i niezawodny dostęp do dokumentów z dowolnej lokalizacji
• Jednolity system zarządzania dokumentami papierowymi i plikami elektronicznymi
• Prosta integracja z istniejącymi procesami pracy firmy
• Kontrola i zabezpieczenie poufnych informacji

Jakie inne firmy były brane pod uwagę?

IDC Construccion testowało różne opcje DMS. Żadne z innych systemów nie były w stanie dostosować się do istniejącego sposobu pracy. Ostatecznie odkryli PaperOffice DMS i stwierdzili, że doskonale pasuje do ich wymagań. Byli pod wrażeniem tego, że można go łatwo zintegrować z istniejącymi systemami bez konieczności zmiany sposobu pracy.

Dlaczego IDC Construccion S.L. wybrało PaperOffice DMS

Pan Agustín García Afonso z IDC Construccion S.L. początkowo zbadali różne oferty oprogramowania do zarządzania dokumentami i ostatecznie postanowili przetestować PaperOffice DMS.

Wyzwaniem dla firmy budowlanej IDC Construccion było znalezienie odpowiedniego systemu zarządzania dokumentami, który wspierałby ich sposób pracy i optymalizował zarządzanie dokumentami.

Po przetestowaniu kilku systemów zarządzania dokumentami stwierdzono, że te systemy zmusiłyby ich do dostosowania swojego sposobu pracy do systemu, a nie odwrotnie.

Było to wadą dla firmy, ponieważ już mieli dostosowany system zarządzania dokumentami, który nie był jednak aktualny. Z powodu tych wyzwań firma postanowiła poszukać systemu, który spełniałby ich wymagania, jednocześnie wspierając istniejący system.

Po starannym przeanalizowaniu różnych systemów zarządzania dokumentami IDC Construccion wybrało PaperOffice DMS.

System został wybrany, ponieważ pozwolił firmie minimalnie zmienić istniejący sposób pracy, jednocześnie spełniając ich wymagania. Był to istotny czynnik przy wyborze PaperOffice DMS, ponieważ firma mogła w ten sposób zachować pełną kontrolę nad swoimi dokumentami bez naruszania swojego sposobu pracy.

Dzięki kontrolowanemu dostępowi, szczegółowym listom zadań, udzielaniu zezwoleń za pomocą przepływów pracy i niezawodnym powiadamianiu przez e-mail, pracownicy mogą skutecznie wykonywać przydzielone zadania, a uprawnione osoby mogą łatwo udzielać lub odmawiać zezwoleń.

"Dla firm, które jeszcze nie mają systemu zarządzania dokumentami, PaperOffice DMS to idealne rozwiązanie, ponieważ oferuje wszystko, czego można oczekiwać. Nawet dla firm, które już mają system zarządzania dokumentami, ale z jakiegoś powodu muszą się przełączyć, PaperOffice DMS jest doskonałą opcją ze względu na swoje przyjazne dla użytkownika interfejsu i funkcje."

Teraz łatwiejszy i szybszy dostęp do danych i dokumentów zasadniczo i długoterminowo zmienia procesy firmy. Wiedza zarządzania jest teraz przejrzysto zorganizowana i dostępna w odpowiednim czasie.

PaperOffice DMS poprawia te elementy w porównaniu do innych

• Dopasowanie interfejsu użytkownika: IDC Construccion była zadowolona z łatwości obsługi PaperOffice DMS. System zarządzania dokumentami był w stanie dostosować się do istniejących procesów pracy IDC Construccion, umożliwiając im szybkie i łatwe organizowanie i przeszukiwanie dokumentów.
• Udoskonalone wyszukiwanie dokumentów: Dzięki PaperOffice DMS pracownicy IDC Construccion mogą szybko i łatwo odnaleźć dokumenty, co oszczędza czas i zasoby.
• Kontrola wersji dokumentów: PaperOffice DMS pozwala IDC Construccion kontrolować wersje dokumentów i zapewniać, że zawsze są one aktualne.

"Po wdrożeniu PaperOffice zmieniliśmy nasze hasło "Powiedz nam, jak chcesz wejść, a my to dla ciebie zrobimy" na hasło zarządzania dokumentami, które brzmi "Powiedz mi, jak chcesz zarządzać swoją dokumentacją, a PaperOffice to dla ciebie zrobi". "

Wyniki

WDzięki wdrożeniu PaperOffice DMS IDC Construccion poprawiło zarządzanie dokumentami. Firma była pod wrażeniem elastyczności interfejsu użytkownika, usprawnionego wyszukiwania dokumentów i kontroli wersji dokumentów. Wprowadzenie nowego systemu przebiegło bezproblemowo, a firma poleca PaperOffice DMS każdemu, kto szuka rozwiązania do zarządzania dokumentami. Ogólnie IDC Construccion była bardzo zadowolona z doświadczenia związanego z PaperOffice DMS i przewyższyło to ich oczekiwania.