Producent krat
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
Stephan Reichel, Dyrektor Zarządzający K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
Pozycja wyjściowa
Jako producent krat, systemy krat K60 posiadają do zarządzania wiele ważnych dokumentów:
Dowody dostawy, faktury, umowy, szkice lub plany i wiele więcej.
Wiele zapytań przychodzi pocztą elektroniczną i jest drukowanych, co stanowi ogromną ilość papieru w ciągu roku. Zamówienia są zawsze drukowane z danymi dostawcy, a następnie przechowywane na półce wraz z fakturą po dostawie.
Ten kompletny proces oznacza niezwykłą ilość papieru i oczywiście brak miejsca.
Aby wyszukiwanie było łatwiejsze i sprawniejsze oraz zminimalizować zalew papieru, K60 Gitterrostsysteme planował zdigitalizować dokumentację i włączyć zawartość do wewnętrznej bazy danych archiwów - firma poszukiwała odpowiedniego systemu zarządzania dokumentami.
Ręczne przetwarzanie stało się z czasem zbyt czasochłonne, dlatego poszukiwano automatycznej archiwizacji i ekstrakcji informacji.
Największym wyzwaniem dla firmy było uczynienie informacji łatwo dostępnymi, a przede wszystkim użytecznymi dla większej liczby pracowników i grup pracowników oraz grup osób (pracowników, partnerów biznesowych, klientów, obywateli).
Celem firmy była digitalizacja istniejących dokumentów papierowych, wprowadzenie optymalizacji procesów i kontroli przepływu pracy nad wszystkimi dokumentami przychodzącymi i wychodzącymi, automatyzacja dużej części procesów w tle, a tym samym optymalizacja procesu.
Istniejące problemy i zadania
W przeszłości informacje były przechowywane tylko w formie papierowej, ale dziś istnieje wiele źródeł informacji i dokumentów w wielu organizacjach: e-maile, formularze, szkice są tak samo częścią tego, jak faktury elektroniczne i papierowe paragony, listy, dowody dostawy, umowy itp.
Cały zalew informacji stał się bardziej niespójny. Dlatego najważniejszym zadaniem jest połączenie jednostek analogowych i cyfrowych. Dokumenty, które istnieją w formie papierowej, muszą zostać zdigitalizowane i połączone z innymi informacjami, takimi jak powiązane wiadomości e-mail.
Studium przypadku, które zostało przeprowadzone wraz z systemem zarządzania dokumentami PaperOffice, miało na celu zminimalizowanie zużycia papieru w celu zaoszczędzenia kosztów i przestrzeni dyskowej.
Ponadto bardzo ważne było znalezienie rozwiązania do archiwizacji wszystkich dokumentów procesu produkcyjnego razem, aby można było natychmiast uzyskać informacje o dokumentach / zamówieniach związanych z projektem.
Podobnie jak przeprowadzanie automatycznej archiwizacji dokumentów i przychodzących wiadomości e-mail, które powinny archiwizować dokumenty w odpowiednich folderach zgodnie z określonymi kryteriami i uruchamiać dodatkowe przepływy pracy, takie jak przypisanie do odpowiedniego urzędnika.
Kolejnym celem była możliwość szybkiego wyszukiwania dokumentów od kolegów w sieci.
"Mieliśmy możliwe do uniknięcia koszty przechowywania, przechowując dokumenty w folderach. Ponadto wyszukiwanie dokumentów było czasochłonne",
przypomina Stephan Reichel, dyrektor zarządzający K60 Gitterrostsysteme.
"Właśnie przesunęliśmy prace do przodu i teraz mamy przewagę".
Dlaczego K60 Gitterrostsysteme wybrał PaperOffice DMS
Pan Reichel, dyrektor zarządzający K60 Gitterrostsysteme, najpierw przeanalizował różne oferty oprogramowania w odniesieniu do zarządzania dokumentami i ostatecznie zdecydował się najpierw przetestować PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS oferuje dokładnie takie warunki, jakich szukał pan Reichel. Należą do nich:
1. Rozwiązanie dla wewnętrznej centralnej bazy danych, na której oparty jest system zarządzania dokumentami. Dane nie powinny być zapisywane na komputerze z jednym użytkownikiem.Rozwiązanie: Skonfigurowano serwer dedykowany MAX o maksymalnej wydajności dla systemów kraty K60, na którym zbudowano bazę danych. Umożliwiło to centralny i łatwy dostęp do całej tej istotnej dokumentacji oraz możliwość współpracy wielu stron nad tym samym dokumentem.
Centralne repozytorium dostępne dla wszystkich pracowników administracyjnych.
Dla pana Stephana Reichela na początku było jasne, że nie ma sposobu na cyfryzację jego firmy:
"Przez długi czas zdawałem sobie sprawę, że nie ma możliwości obejścia cyfryzacji, ale długo się temu opieraliśmy. Zmiany w procesach firmowych są zwykle przesuwane coraz dalej, jak pójście do dentysty. Po zakończeniu integracji systemu zarządzania dokumentami mogę zdecydowanie powiedzieć, że powinienem był to zrobić znacznie wcześniej."
2. Obsługa i automatyzacja zadań administracyjnych. Oprogramowanie musi umożliwiać rozłożenie zadań w sieci i ich przetwarzanie przez odpowiedniego urzędnika.
Rozwiązanie: PaperOffice DMS ma kompleksową funkcję przepływu pracy, która umożliwia wysyłanie przypomnień, wiadomości i informacji do i z dowolnego podłączonego komputera do wcześniej określonej grupy pracowników .
Cyfrowa autoryzacja użytkownika i potwierdzenie hasła w zestawie.
Jednocześnie wszyscy zainteresowani pracownicy są informowani o statusie przetwarzania. Przechowywanie wersji umożliwia śledzenie, które etapy przetwarzania zostały przeprowadzone kiedy i przez kogo.
"Już na pierwszym spotkaniu z PaperOffice zauważasz 20-letnie doświadczenie PaperOffice w dziedzinie zarządzania dokumentami."
3. Możliwość odzyskania i oszczędność czasu. Poszukiwano prostszego sposobu digitalizacji dokumentów analogowych i ułatwienia ich znalezienia w razie potrzeby.
Rozwiązanie: Jest to podstawowy segment PaperOffice DMS, digitalizacja dokumentów analogowych. Wystarczy skaner z interfejsem do komputera i PaperOffice DMS. Dokumenty nie są tylko skanowane. W razie potrzeby są one konwertowane na edytowalny tekst przez zintegrowane oprogramowanie OCR i automatycznie zapisywane poprawnie.
4. Łączenie dokumentów/zamówień związanych z projektem. Oprogramowanie powinno być w stanie zapisywać dokumenty związane z procesem razem lub włączać linki do siebie nawzajem.
Wszystkie dokumenty dotyczące transakcji biznesowej, takie jak proces zakupu lub instalacja z odpowiednim dowodem dostawy, fakturą, szkicami, planami i wszelkimi reklamacjami dotyczącymi wad, powinny być zarządzane centralnie.
Rozwiązanie: PaperOffice ma foldery cyfrowe, w których wszystkie dokumenty procesu produkcyjnego mogą być przechowywane w folderze cyfrowym. Struktura folderów, składająca się z folderu głównego i podfolderów, zapewnia optymalny przegląd.
W ten sposób dowody dostawy, faktury i wszystko, co należy do procesu biznesowego, jest zapisywane w folderze lub podfolderze. Uprawnienia dostępu można przypisać do każdego folderu, zarówno dla grup pracowników, jak i dla poszczególnych pracowników.
Ponadto hiperłącza do folderu mogą być tworzone i wysyłane do pracowników.
W ten sposób upoważnieni pracownicy i partnerzy kooperacyjni mogą uzyskać do niego dostęp z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie. Dzięki kontroli wersji pomysłodawca i czas każdej zmiany dokumentu można prześledzić w sposób przejrzysty: zapytania są szybko wyjaśniane i unika się niepotrzebnych błędów.
"Temat cyfryzacji staje się coraz bardziej zauważalny w branży krat. Dotyczy to na przykład naszych list części lub naszych planów, rysunków i konfiguratorów. Po wprowadzeniu PaperOffice DMS można było zmniejszyć wysiłek ręczny. Jesteśmy teraz pionierami jako producent krat cyfrowych".
PaperOffice ma również wirtualną reprezentację dokumentów w innych folderach. W ten sposób dokumenty mogą być wyświetlane praktycznie w różnych folderach bez konieczności duplikowania oryginalnego dokumentu. Ta funkcja jest bardzo przydatna, jeśli na przykład dokument powinien pojawić się w różnych projektach, ale nie chcesz duplikować dokumentu.
Możliwość dostępu do informacji z różnych perspektyw zapewnia wyższy poziom jasności dla wszystkich uczestników projektu i poprawia zdolność pracowników do dostarczania informacji.
PaperOffice DMS spełniał wszystkie wymagane kryteria.
Korzyści z cyfryzacji dzięki PaperOffice
Dzięki digitalizacji PaperOffice, k60 Grating Systems był już w stanie:
- Oszczędzaj czas i zasoby
- Łatwy dostęp do dokumentów
- Dostępność dokumentów dla każdego upoważnionego pracownika
- Zapewnij przejrzyste archiwizacje
Łatwiejsza i szybsza dostępność danych i dokumentów zmienia procesy firmy zasadniczo i na stałe. Wiedza administracyjna jest teraz zorganizowana w sposób przejrzysty i dostępna we właściwym czasie.
W tym sensie podstawą digitalizacji wszystkich procesów opartych na dokumentach jest PaperOffice DMS.
Oprócz ogólnego procesu archiwizacji:
- Archiwizacja odporna na zmiany
- Optymalizacja procesów organizacyjnych
- Lepsza organizacja dokumentacji
- Szybsze wyszukiwanie dokumentów
- Uproszczona komunikacja i rozwiązywanie zadań
Gwarantowana.
Efekt końcowy
PaperOffice DMS mapuje dziś cały przepływ pracy cyfrowo.
Na razie wszystkie dokumenty dostawy i faktury są rejestrowane za pomocą potężnych skanerów, PaperOffice automatycznie rozpoznaje dane kontaktowe i odpowiednio przechowuje dokumenty w archiwum elektronicznym.
Pracownicy mogą następnie uzyskać dostęp do dokumentów za pośrednictwem prostego interfejsu użytkownika i wprowadzać różne wyszukiwane hasła - dostępne jest również wyszukiwanie pełnotekstowe.
Dzięki konsekwentnemu stosowaniu DMS producent krat był w stanie znacznie skrócić czas przetwarzania wymagany do wystawienia faktury, a jednocześnie znacząco zmniejszyła się liczba zaległych należności.
