Najwyższe możliwe oferty rabatowe
Wy
Darmowe bonusowe uaktualnienia
Najwyższe możliwe oferty rabatowe
Wy
Darmowe bonusowe uaktualnienia
Przyjaźń Zaufanie Słowo Honoru
Nigdy nie podamy twojego adresu e-mail nikomu innemu, a każdy e-mail zawiera link do wypisania z listy subskrybentów jednym kliknięciem.
Sektor
Przemysł i handel
Region
Langenberg, Nadrenia Północna-Westfalia, Niemcy
Działów
Sprzedaż
Rachunkowość
Sektor
Przemysł i handel
Region
Langenberg, Nadrenia Północna-Westfalia, Niemcy
Działów
Sprzedaż
Rachunkowość
Stephan Reichel, Dyrektor Zarządzający K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
Wskazówka dla profesjonalistów
Sektor
Przemysł i handel
Region
Langenberg, Nadrenia Północna-Westfalia, Niemcy
Działów
Sprzedaż
Rachunkowość
Jako producent krat, systemy krat K60 posiadają do zarządzania wiele ważnych dokumentów:
Dowody dostawy, faktury, umowy, szkice lub plany i wiele więcej.
Wiele zapytań przychodzi pocztą elektroniczną i jest drukowanych, co stanowi ogromną ilość papieru w ciągu roku. Zamówienia są zawsze drukowane z danymi dostawcy, a następnie przechowywane na półce wraz z fakturą po dostawie.
Ten kompletny proces oznacza niezwykłą ilość papieru i oczywiście brak miejsca.
Aby wyszukiwanie było łatwiejsze i sprawniejsze oraz zminimalizować zalew papieru, K60 Gitterrostsysteme planował zdigitalizować dokumentację i włączyć zawartość do wewnętrznej bazy danych archiwów - firma poszukiwała odpowiedniego systemu zarządzania dokumentami.
Ręczne przetwarzanie stało się z czasem zbyt czasochłonne, dlatego poszukiwano automatycznej archiwizacji i ekstrakcji informacji.
Największym wyzwaniem dla firmy było uczynienie informacji łatwo dostępnymi, a przede wszystkim użytecznymi dla większej liczby pracowników i grup pracowników oraz grup osób (pracowników, partnerów biznesowych, klientów, obywateli).
Celem firmy była digitalizacja istniejących dokumentów papierowych, wprowadzenie optymalizacji procesów i kontroli przepływu pracy nad wszystkimi dokumentami przychodzącymi i wychodzącymi, automatyzacja dużej części procesów w tle, a tym samym optymalizacja procesu.
W przeszłości informacje były przechowywane tylko w formie papierowej, ale dziś istnieje wiele źródeł informacji i dokumentów w wielu organizacjach: e-maile, formularze, szkice są tak samo częścią tego, jak faktury elektroniczne i papierowe paragony, listy, dowody dostawy, umowy itp.
Cały zalew informacji stał się bardziej niespójny. Dlatego najważniejszym zadaniem jest połączenie jednostek analogowych i cyfrowych. Dokumenty, które istnieją w formie papierowej, muszą zostać zdigitalizowane i połączone z innymi informacjami, takimi jak powiązane wiadomości e-mail.
Studium przypadku, które zostało przeprowadzone wraz z systemem zarządzania dokumentami PaperOffice, miało na celu zminimalizowanie zużycia papieru w celu zaoszczędzenia kosztów i przestrzeni dyskowej.
Ponadto bardzo ważne było znalezienie rozwiązania do archiwizacji wszystkich dokumentów procesu produkcyjnego razem, aby można było natychmiast uzyskać informacje o dokumentach / zamówieniach związanych z projektem.
Podobnie jak przeprowadzanie automatycznej archiwizacji dokumentów i przychodzących wiadomości e-mail, które powinny archiwizować dokumenty w odpowiednich folderach zgodnie z określonymi kryteriami i uruchamiać dodatkowe przepływy pracy, takie jak przypisanie do odpowiedniego urzędnika.
Kolejnym celem była możliwość szybkiego wyszukiwania dokumentów od kolegów w sieci.
przypomina Stephan Reichel, dyrektor zarządzający K60 Gitterrostsysteme.
Pan Reichel, dyrektor zarządzający K60 Gitterrostsysteme, najpierw przeanalizował różne oferty oprogramowania w odniesieniu do zarządzania dokumentami i ostatecznie zdecydował się najpierw przetestować PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS oferuje dokładnie takie warunki, jakich szukał pan Reichel. Należą do nich:
1. Rozwiązanie dla wewnętrznej centralnej bazy danych, na której oparty jest system zarządzania dokumentami. Dane nie powinny być zapisywane na komputerze z jednym użytkownikiem.Centralne repozytorium dostępne dla wszystkich pracowników administracyjnych.
Dla pana Stephana Reichela na początku było jasne, że nie ma sposobu na cyfryzację jego firmy:
2. Obsługa i automatyzacja zadań administracyjnych. Oprogramowanie musi umożliwiać rozłożenie zadań w sieci i ich przetwarzanie przez odpowiedniego urzędnika.
Cyfrowa autoryzacja użytkownika i potwierdzenie hasła w zestawie.
Jednocześnie wszyscy zainteresowani pracownicy są informowani o statusie przetwarzania. Przechowywanie wersji umożliwia śledzenie, które etapy przetwarzania zostały przeprowadzone kiedy i przez kogo.
3. Możliwość odzyskania i oszczędność czasu. Poszukiwano prostszego sposobu digitalizacji dokumentów analogowych i ułatwienia ich znalezienia w razie potrzeby.
4. Łączenie dokumentów/zamówień związanych z projektem. Oprogramowanie powinno być w stanie zapisywać dokumenty związane z procesem razem lub włączać linki do siebie nawzajem.
Wszystkie dokumenty dotyczące transakcji biznesowej, takie jak proces zakupu lub instalacja z odpowiednim dowodem dostawy, fakturą, szkicami, planami i wszelkimi reklamacjami dotyczącymi wad, powinny być zarządzane centralnie.
W ten sposób dowody dostawy, faktury i wszystko, co należy do procesu biznesowego, jest zapisywane w folderze lub podfolderze. Uprawnienia dostępu można przypisać do każdego folderu, zarówno dla grup pracowników, jak i dla poszczególnych pracowników.
Ponadto hiperłącza do folderu mogą być tworzone i wysyłane do pracowników.
W ten sposób upoważnieni pracownicy i partnerzy kooperacyjni mogą uzyskać do niego dostęp z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie. Dzięki kontroli wersji pomysłodawca i czas każdej zmiany dokumentu można prześledzić w sposób przejrzysty: zapytania są szybko wyjaśniane i unika się niepotrzebnych błędów.
PaperOffice ma również wirtualną reprezentację dokumentów w innych folderach. W ten sposób dokumenty mogą być wyświetlane praktycznie w różnych folderach bez konieczności duplikowania oryginalnego dokumentu. Ta funkcja jest bardzo przydatna, jeśli na przykład dokument powinien pojawić się w różnych projektach, ale nie chcesz duplikować dokumentu.
Możliwość dostępu do informacji z różnych perspektyw zapewnia wyższy poziom jasności dla wszystkich uczestników projektu i poprawia zdolność pracowników do dostarczania informacji.
PaperOffice DMS spełniał wszystkie wymagane kryteria.
Dzięki digitalizacji PaperOffice, k60 Grating Systems był już w stanie:
Łatwiejsza i szybsza dostępność danych i dokumentów zmienia procesy firmy zasadniczo i na stałe. Wiedza administracyjna jest teraz zorganizowana w sposób przejrzysty i dostępna we właściwym czasie.
W tym sensie podstawą digitalizacji wszystkich procesów opartych na dokumentach jest PaperOffice DMS.
Oprócz ogólnego procesu archiwizacji:
Gwarantowana.
PaperOffice DMS mapuje dziś cały przepływ pracy cyfrowo.
Na razie wszystkie dokumenty dostawy i faktury są rejestrowane za pomocą potężnych skanerów, PaperOffice automatycznie rozpoznaje dane kontaktowe i odpowiednio przechowuje dokumenty w archiwum elektronicznym.
Pracownicy mogą następnie uzyskać dostęp do dokumentów za pośrednictwem prostego interfejsu użytkownika i wprowadzać różne wyszukiwane hasła - dostępne jest również wyszukiwanie pełnotekstowe.
Dzięki konsekwentnemu stosowaniu DMS producent krat był w stanie znacznie skrócić czas przetwarzania wymagany do wystawienia faktury, a jednocześnie znacząco zmniejszyła się liczba zaległych należności.
W końcu odpowiemy na kilka innych najczęściej zadawanych pytań na ten temat. "Producent krat
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG":
Jakich wskazówek udzieliłbyś przyszłym użytkownikom PaperOffice?
Nigdy nie jest za wcześnie ani za późno na zajęcie się tematem cyfryzacji.
Najważniejszą rzeczą jest zorientowanie się w oprogramowaniu, ale także w samej firmie. Ważne było to, że nie czuliśmy się zmuszeni do zakupu oprogramowania ani zapisania się na żadne pakiety usług i wsparcia.
Jeszcze przed przejęciem PaperOffice DMS rozmawialiśmy ze wszystkimi działami firmy i nigdy nie czuliśmy się źle traktowani. Wręcz przeciwnie: PaperOffice ma miły, uprzejmy i kompetentny zespół.
Dla nas, jako instytucji publicznej, proces ten staje się coraz bardziej skomplikowany i wiąże się z dużą biurokracją. Dlatego zaufanie do systemu i oprogramowania było bardzo ważne. Oczywiście bardzo ważne było również to, że oprogramowanie było łatwe do zrozumienia.
Komu poleciłbyś PaperOffice?
PaperOffice polecimy wszystkim innym firmom, które chciałyby zdigitalizować i zautomatyzować.
Co szczególnie lubisz w PaperOffice?
Jesteśmy bardzo zadowoleni ze wszystkiego.
PaperOffice to lekki, ale wydajny system zarządzania dokumentami.
Funkcje, które na pierwszy rzut oka wydają się bez znaczenia, takie jak automatyczne odczytywanie zawartości dokumentu, okazują się najważniejszymi funkcjami, których nie chcesz już przegapić w dłuższym okresie czasu.
"Ręczne przetwarzanie dokumentów w tak dużej społeczności kosztowałoby nas dużo czasu.
Dzięki zautomatyzowanemu rozwiązaniu PaperOffice DMS można znacznie zmniejszyć wysiłek ręczny, jednocześnie inwestując w technologię zorientowaną na przyszłość. Jesteśmy pionierami w cyfrowym zarządzaniu nieruchomościami".
Pan Alejandro Campos
specjalista IT i kierownik projektu w dziale zarządzania nieruchomościami El Guijo
