Automatyzacja procesów biznesowych w branży gastronomicznej i hotelarskiej
PaperOffice DMS dla gastronomii umożliwia płynny przepływ informacji między działami dzięki digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych.
Wskazówka dla profesjonalistów
Dokumenty pisemne, umowy, projekty, paragony, dowody dostawy i wiele innych są zastępowane dokumentami elektronicznymi dzięki digitalizacji, optymalizując w ten sposób wszystkie procesy pracy do maksimum.Zintegrowana sztuczna inteligencja umożliwia dużą automatyzację procesów biznesowych, przyspieszając procesy i zwiększając sukces i satysfakcję.
Cyfryzacja w gastronomii i hotelarstwie
Jako branża gastronomiczna i hotelarska masz do zarządzania wiele ważnych dokumentów:
Paragony rozrywkowe, faktury, dowody dostawy, umowy i wiele innych. Dlatego firmy gastronomiczne i hotelarskie są tymi, które czerpią znaczne korzyści z korzystania z odpowiedniego oprogramowania do zarządzania dokumentami.
Bez odpowiedniego systemu zarządzania dokumentami istnieje duży wysiłek ręczny.
Wszystkie te dokumenty muszą zostać zdigitalizowane, jeśli dotrą w formie papierowej, wymagają uporządkowanego składania, przydzielania zadań i przepływu pracy oraz muszą być natychmiast dostępne na żądanie.
PaperOffice eliminuje wszystkie czasochłonne wąskie gardła, prowadzi do oszczędności kosztów, takich jak eliminacja dokumentów papierowych, i tworzy przejrzysty przegląd ważnych dokumentów, takich jak paragony, umowy, dowody dostawy lub inne listy, zarządzając nimi cyfrowo w PaperOffice w przyszłości .
Najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z przemyślanego oprogramowania do zarządzania dokumentami, takiego jak PaperOffice DMS.
Możesz również skorzystać z cyfrowych zadań administracyjnych i mieć oko na wszystkie umowy najmu i usługi, oficjalną korespondencję, która jest ponownie składana lub przypisywana pracownikom przez przydział zadań.
Cyfrowa i odporna na audyt archiwizacja dokumentów i paragonów ostatecznie prowadzi do pewności prawa zgodnie z przepisami dyrektywy w sprawie ręcznego przetwarzania dokumentów.
Jak bez papieru w branży gastronomicznej i hotelarskiej?
PaperOffice eliminuje wszystkie czasochłonne wąskie gardła, prowadzi do oszczędności kosztów, takich jak eliminacja dokumentów papierowych, i tworzy przejrzysty przegląd ważnych dokumentów, takich jak paragony, umowy, dowody dostawy lub inne listy, zarządzając nimi cyfrowo w PaperOffice w przyszłości .
Przechwytywanie, przetwarzanie, udostępnianie, wyszukiwanie i śledzenie dokumentów staje się bardzo łatwe dzięki PaperOffice.
Dzięki kontrolowanemu dostępowi, szczegółowym listom zadań, a także zatwierdzeniom za pomocą przepływów pracy i niezawodnych powiadomień e-mail, pracownicy mogą sprawnie wykonywać przydzielone zadania, a upoważnione osoby mogą łatwo zatwierdzić lub odmówić zatwierdzenia.
Dzięki oprogramowaniu PaperOffice DMS nie dochodzi do utraty kolejnych dokumentów. Bez względu na to, gdzie jesteś, możesz uzyskać dostęp do ważnych dokumentów w ciągu kilku sekund.
Oczywiście zawsze pracujesz z naszymi systemami zgodnie z prawem i całkowicie odpornymi na audyt.
Zarządzanie dokumentami zorientowane na proces
Zorientowane na proces zarządzanie dokumentami zapewnia, że dokumenty te pozostają aktualne przy niewielkim wysiłku. PaperOffice wspiera Cię tutaj rozbudowanym modułem zadań i przepływu pracy.
W ten sposób można tworzyć pewne łańcuchy procesów, a istniejące procesy operacyjne można definiować na dokumentach elektronicznych i częściowo wykonywać automatycznie.
Stanowi to bezbłędną optymalizację procesu, ponieważ zadanie może być nie tylko przypisane pracownikom z określonymi prawami użytkownika i okresami realizacji, wymagać cyfrowego zatwierdzenia, ale także automatycznie wyzwalać dalsze działania, takie jak powiadomienia e-mail lub zmiany statusu dokumentu.
W ten sposób można mapować wszystkie procesy dokumentów.
Oprócz całej gamy innych zalet, PaperOffice DMS jest idealnym narzędziem do kontrolowania różnych dokumentów.
Każdy dokument, od faktury za paczkę napojów z supermarketu po różne rezerwacje, realizacje usług i anulacje - wszystko można zapisać we właściwej kolejności chronologicznej i wywołać w razie potrzeby.
Oprogramowanie do zarządzania dokumentami, takie jak PaperOffice DMS, najlepiej nadaje się do tych zadań. Ponieważ jest to oprogramowanie do zarządzania dokumentami, które może zrobić znacznie więcej niż tylko zarządzać dokumentami.
PaperOffice nie rozróżnia rodzajów dokumentów, niezależnie od tego, czy potrzebujesz pomocy w zarządzaniu umowami, pismami procesowymi i korespondencją e-mail: dzięki systemowi zarządzania dokumentami PaperOffice Twoje dotychczasowe procesy w firmie są zdigitalizowane, dzięki czemu są bardziej wydajne, przejrzyste i znacznie bardziej elastyczne.
Ponieważ bez względu na to, w jakiej formie dokumenty docierają do firmy, czy to jako dokumenty papierowe, pliki PDF, e-maile czy zdjęcia, są one automatycznie archiwizowane i przechowywane w bezpiecznej bazie danych.
Ważne umowy mogą zatem zostać uznane i rozwiązane w odpowiednim czasie lub renegocjowane. Zwolnienie dokumentu z podpisem cyfrowym i powiadomieniem e-mail zamiast powolnej poczty papierowej, niezabezpieczona poczta e-mail przyczynia się do lojalności klientów.
Rozwiązanie: sprawdzone know-how
Czy nie ma sensu od razu korzystać z oprogramowania do zarządzania w praktyce? który nie tylko spełnia wszystkie wymagania, ale jest również łatwy do nauczenia się i niedrogi?
PaperOffice DMS to wypróbowane i przetestowane kompletne rozwiązanie do pracy cyfrowej, a dzięki ponad 20-letniemu doświadczeniu na rynku jest jednym z pierwszych pionierów DMS.
Świętowanie imprez, dobre jedzenie bez konieczności samodzielnego gotowania, doświadczanie czegoś niezwykłego, spotykanie się z przyjaciółmi, to jest we krwi ludzi.
Nie bez powodu stowarzyszenie restauracyjne DEHOGA odnotowało łącznie prawie 158 000 firm z branży restauracyjnej na rok 2020, nie licząc noclegów, takich jak hotele czy pensjonaty. Na przykład w Niemczech na 518 mieszkańców przypada jedna firma z sektora Gastro & Event.
Żaden inny handel w Niemczech nie może pochwalić się tak dużą gęstością.
Nawet jeśli branża gastronomiczna jest bardzo popularna jako biznes, to wcale nie jest to łatwe, zwłaszcza, że ramy prawne wiążą się z coraz większą liczbą regulacji, takich jak obowiązek dostarczenia paragonu czy obowiązek korzystania z kasy fiskalnej. Z reguły "dorosłe" firmy rodzinne mają trochę łatwiej, a Niemcy mają w tym zakresie długą tradycję.
Jeśli chodzi o treść, wiele się wydarzyło w zakresie gastronomii i wydarzeń w dzisiejszym zglobalizowanym świecie, od tamtych czasów do 21 wieku. Podobnie jak istnieje wiele różnych ofert gastronomicznych, odbywają się wszelkiego rodzaju imprezy. W związku z tym wysiłek organizacyjny jest ogromny i wymaga odpowiedniej administracji w celu zachowania przeglądu.
Istnieje szeroka gama oprogramowania gastronomicznego, które służy głównie do rezerwacji zamówień, tworzenia paragonów i prawidłowego obliczania podatków. Ale co z wszystkim innym? Nierzadko zdarza się, że organizatorzy wydarzeń lub restauratorzy znajdują zarządzanie szufladą o dość chaotycznym wyglądzie.
Jednym z powodów jest to, że papier nadal odgrywa ważną rolę w gastronomii i zarządzaniu wydarzeniami. Dowody dostawy, faktury, umowy, oferty i inne rzeczy dosłownie trzepoczą w domu, po prostu dlatego, że w branży gastronomicznej osobisty kontakt z restauratorem jest ważniejszy dla dostawców i przedstawicieli niż w jakiejkolwiek innej branży. Dowody dostawy i tym podobne można od razu zabrać ze sobą. Ale jaki jest najprostszy sposób na stworzenie porządku i przegląd? PaperOffice DMS jest odpowiedzią na to pytanie.
PaperOffice DMS tworzy wyraźne korzyści w branży gastronomicznej
Dzięki PaperOffice DMS bezproblemowa integracja oprogramowania DMS z istniejącą infrastrukturą IT branży hotelarskiej i gastronomicznej może być przeprowadzona bez żadnych problemów, co oznacza również optymalizację procesów biznesowych.
Oprogramowanie do zarządzania dokumentami przekształca analogową dokumentację w dane cyfrowe, nawet za pomocą kamery w telefonie komórkowym. Ponieważ zarządzanie pokwitowaniami gościnności i dowodami dostawy nie powinno być niedoceniane w tej branży.
Dzięki zastosowaniu PaperOffice DMS i dostępnego fabrycznie połączenia skanera pracownicy mogą bez większego wysiłku digitalizować przychodzące dokumenty analogowe. Dzięki temu wszystkie ważne dokumenty można znaleźć w dowolnym momencie.
Ponadto dokumenty papierowe można nagrywać za pomocą smartfona lub tabletu i można je wysyłać bezpośrednio do laptopa z systemem operacyjnym Windows, na przykład dzięki zintegrowanej funkcji poczty "Dropmail". Tutaj z kolei PaperOffice DMS umożliwia import obrazów i konwertuje je na formaty tekstowe, oczywiście format zdjęć jest zachowany.
Oprogramowanie OCR zintegrowane z PaperOffice DMS rozróżnia logo i zwykły tekst. Dowody dostawy od firm partnerskich lub pokwitowania z usług hotelarskich można szybko znaleźć w dowolnym momencie, na przykład podczas badań, za pomocą wyszukiwania OCR, zapewniając w ten sposób jak największą przejrzystość i pewność prawa.
Archiwizacja może być również przeprowadzona w taki sposób, aby wszystkie kolejne dokumenty od nadawcy były rozpoznawane i automatycznie przypisywane.
Ponadto PaperOffice DMS oferuje restauratorom i menedżerom wydarzeń inne praktyczne narzędzia, takie jak funkcja przepływu pracy, idealna do kontrolowania wydarzeń, automatycznego tworzenia szablonów, takich jak menu, oraz ocen statystycznych, takich jak częstotliwość klientów lub spożycie napojów.< /p>
Ważne argumenty za uwzględnieniem PaperOffice DMS w planowaniu budżetu. Wreszcie, PaperOffice DMS przekonuje również faktem, że zrównoważony rozwój i ochrona środowiska są brane pod uwagę. Prędzej czy później nastąpi całkowita konwersja z dokumentów analogowych na formę cyfrową i wtedy instytucja publiczna, która wtedy będzie już korzystać z PaperOffice DMS, będzie dobrze przygotowana.
Cyfrowe przetwarzanie faktur jest również korzystne dla wielu firm z branży gastronomicznej i hotelarskiej. Faktury przychodzące mogą być zautomatyzowane dzięki PaperOffice DMS i są przekazywane do odpowiedzialnego pracownika. Proces sterowania i uwalniania za pośrednictwem wydania cyfrowego może być również obsługiwany szybko i skutecznie za pośrednictwem systemu.
Za pomocą jednego kliknięcia myszą dane, w tym lokalizacja archiwizacji, mogą zostać wyeksportowane do klienta, doradcy podatkowego lub odwrotnie.
Zgodna z wersjami i bezpieczna archiwizacja: PaperOffice DMS technicznie spełnia wymagania prawne GoBD, GDPdU i DSGVO
PaperOffice DMS umożliwia podłączenie innego oprogramowania, takiego jak ERP, i oczywiście przesyłanie dokumentów z Microsoft Office za pośrednictwem odpowiednich interfejsów. PaperOffice DMS przyspiesza komunikację w handlu i produkcji z dostawcami i klientami.
Terminy i terminy są monitorowane, a działania są automatycznie wyzwalane w zależności od żądanego ustawienia. Procesy zamówień mogą być zautomatyzowane, a nawet zmiany, które są planowane na przyszłość, mogą być wprowadzane w taki sposób, aby weszły w życie w pożądanym czasie.
Dzięki rozbudowanym funkcjom PaperOffice DMS można zdecydowanie zaliczyć do wyższego segmentu zarządzania treścią w przedsiębiorstwie (ECM).
Moduł ECM obejmuje ogólne zarządzanie całą zawartością w organizacji z odpowiednią hierarchią dostępu. PaperOffice DMS jest w stanie zapisać dowolną treść w formie cyfrowej, zmienić jej zawartość i format oraz udostępnić.
PaperOffice DMS ma wszystkie funkcje ECM i to w doskonałym stosunku ceny do wydajności, a także intuicyjnie wyuczoną formę obsługi, która sprawia, że drogie szkolenia zewnętrzne lub wewnętrzne nie są konieczne. Zamiast tego dostępne są bezpłatne samouczki wideo, aby przyzwyczaić się do różnych menu. PaperOffice DMS może zatem stać się filarem organizacyjnym w każdej firmie w handlu i produkcji, i to niemal z prędkością światła.
Firmy z branży gastronomicznej i hotelarskiej czerpią korzyści z cyfrowego zarządzania dokumentami
Dzięki PaperOffice DMS istnieje jednak znacznie więcej możliwości dla restauratorów. Na przykład zarządzanie zapasami, w tym stały lub kluczowy spis danych. Podstawą PaperOffice DMS są połączone konta użytkowników w sieci. Przechowywanie danych tych kont użytkowników jest łączone w centralnej bazie danych. Dokumenty mogą być kontrolowane za pomocą sztucznej inteligencji z różnymi algorytmami, które można wykorzystać do uruchomienia zautomatyzowanych procesów.
Zoptymalizuj swój czas pracy nawet o 7,5% w porównaniu do pracy papierowej dzięki zastosowaniu PaperOffice DMS.
Oszczędzaj czas na wyszukiwaniu, rozsyłaniu i udostępnianiu dokumentów.
Dzięki cyfrowym znaczkom dokumenty można uzupełnić dodatkowymi informacjami, a nawet kontrolować szczegółowe przepływy pracy. Z kolei funkcja zadania i przepływu pracy zapewnia dotrzymanie i dokończenie terminów.
PaperOffice DMS ma sprytną nawigację po menu, która jest logicznie skonstruowana i umożliwia intuicyjną obsługę w wielu obszarach. Samouczki wideo dostępne bezpłatnie w Internecie zapewniają dodatkowe wsparcie i oczywiście w razie potrzeby szkolenia mogą również odbywać się bezpośrednio w siedzibie firmy klienta.
Oprócz dokumentowania różnych rodzajów faz, PaperOffice DMS jest równie odpowiedni do wspierania zadań logistycznych związanych z zaopatrzeniem w materiały. Dzięki możliwościom konfiguracji baz danych w PaperOffice DMS, zakup materiałów i zużycie materiałów mogą być monitorowane i przypisywane poziomy ostrzegawcze. Wewnętrzna sztuczna inteligencja może być wykorzystana do tworzenia szablonów, które reagują automatycznie w przypadku wąskich gardeł lub niedoborów, na przykład w przypadku ponownego składania zamówień, chociaż istniejąca ilość powinna być faktycznie wystarczająca. W tym celu można wykorzystać funkcję workflow, z którą odpowiedzialni pracownicy firmy mogą porównać realizację swoich zadań.
PaperOffice DMS w branży gastronomicznej i hotelarskiej, dzięki czemu kontakt z gościem nie jest zaniedbywany z powodu całej papierkowej roboty.
FAQs
W końcu odpowiemy na kilka innych najczęściej zadawanych pytań na ten temat. "Cyfryzacja w gastronomii i hotelarstwie":
W jaki sposób pracownicy mogą uzyskać dostęp do PaperOffice?
Ze względu na zdecentralizowaną i nowoczesną architekturę programów, PaperOffice może być używany na prawie każdym urządzeniu - od klasycznych komputerów po smartfony / tablety i telewizory.
Co się stanie z danymi, jeśli PaperOffice nie istnieje?
Nie stanie się to, ale aby Cię uspokoić: Możesz wyeksportować swoje dane W DOWOLNYM MOMENCIE, ponieważ PaperOffice opiera się na otwartej strukturze bazy danych, możesz uzyskać dostęp do swoich danych w dowolnym momencie.
Ochrona danych tematu: Gdzie są przechowywane wszystkie dokumenty?
PaperOffice będzie przechowywać wszystkie dokumenty we własnym zakresie z szyfrowaniem wysokiego poziomu, dzięki czemu będzie odporny na przykład na kradzież danych i przekroczy wszystkie wymagania RODO i GOBD.
Unikaj błędów: NIGDY nie zapisuj danych w chmurze innej firmy!
Czy PaperOffice można dostosować dokładnie do specyfikacji?
Tak, PaperOffice może być w 100% dostosowany do zamierzonego zastosowania, aby zapewnić bezproblemową integrację z istniejącymi procesami i systemami. Nawet interfejs programu może być w pełni zaprojektowany i dowolnie dostosowywany.
Podsumowanie
PaperOffice DMS wspiera branżę gastronomiczną i hotelarską oraz oferuje odpowiednie interfejsy do innego oprogramowania, połączeń API i może być rozszerzony w dowolnym momencie zgodnie z życzeniem. Oprogramowanie jest łatwe do nauczenia się i można je łatwo zintegrować z codzienną praktyką bez powodowania nieobecności w celach szkoleniowych.
PaperOffice DMS zaleca korzystanie z serwera NAS (sieciowego magazynu danych) z funkcją tworzenia kopii zapasowych, aby ważne dane nie były tracone ani szpiegowane w chmurach innych firm.
Ostatecznie PaperOffice DMS imponuje bardzo dobrym stosunkiem ceny do wydajności i ogromnym know-how dzięki ponad 20-letniemu praktycznemu doświadczeniu.