Biuletyn PaperOffice Insider
Biuletyn PaperOffice Insider
Chcemy być przyjaciółmi

Najwyższe możliwe oferty rabatowe

Ekskluzywne wiadomości poufne

Darmowe bonusowe ulepszenia

Najwyższe możliwe oferty rabatowe

Ekskluzywne wiadomości poufne

Darmowe bonusowe ulepszenia

Przyjaźń Zaufaj Słowo Honoru
Nigdy nie podamy Twojego adresu e-mail nikomu innemu, a każdy e-mail zawiera link do rezygnacji z subskrypcji jednym kliknięciem.

Cyfrowa zmiana w rozwoju produktu - skuteczne zarządzanie dokumentami


Pan Antonio Jesús Sánchez, Dyrektor Zarządzający oraz Inżynier Produktu i Procesu w Butterfly Engineers S.L.

Wskazówka Pro

Sektor
Przemysł i handel

Region
Córdoba, Andaluzja, Hiszpania

Działów
Dział Badań i Rozwoju
Rachunkowość

Pozycja wyjściowa

Firma, która zajmuje się wyłącznie rozwojem produktu, inżynierią procesową i jest zaangażowana we wszystkie fazy produkcji - od pierwszego pomysłu do produktu końcowego - jest codziennie zalewana plikami i dokumentacją, taką jak karty danych technicznych, dane klientów, obliczenia i plany.< /p>

Informacje projektowe, które z biegiem lat zajmują coraz więcej miejsca do przechowywania i nie są już łatwe do znalezienia, zwłaszcza w biurach administracyjnych, stopniowo stają się śmiertelne.

Celem firmy była digitalizacja istniejących dokumentów papierowych, wprowadzenie optymalizacji procesów i kontroli przepływu pracy nad wszystkimi dokumentami przychodzącymi i wychodzącymi, automatyzacja dużej części procesów w tle, a tym samym optymalizacja procesu.

Industrial engineer putting on a headset work PC with two monitors
Digitization with PaperOffice brings immense advantages

Istniejące problemy i zadania

W przeszłości informacje były przechowywane tylko w formie papierowej, takiej jak projektowanie i planowanie lub specyfikacje produktu lub rozwoju produktu, ale dziś istnieje wiele źródeł informacji i dokumentów w wielu organizacjach: e-maile, formularze, szkice są tak samo jego częścią, jak faktury elektroniczne i paragony papierowe, poczta listowa, dowody dostawy, umowy itp.

Na szczęście, dzięki ciągłemu rozwojowi IT, ten rodzaj pracy jest teraz napędzany cyfrowo. Wiele etapów procesu staje się obecnie częścią w 100% cyfrowej i zautomatyzowanej praktyki, co potwierdza Przemysł 4.0.

Jednak papier jest często niezbędny, jeśli chodzi o odręczne rysunki lub pomysły, a także administrację, faktury lub informacje o klientach.

Oprócz projektowania i produkcji, specjaliści Butterfly Engineers muszą również tworzyć dokumentację, taką jak instrukcje montażu, instrukcje bezpieczeństwa i dokumentacja techniczna w celu zbadania wykonalności projektów.

Zwinność i szybkość w obsłudze plików mają fundamentalne znaczenie we współczesnych firmach, a tym bardziej, gdy monitorowanie projektów, analiza ich kosztów lub różne badania, które czynią je opłacalnymi, zależą od tej dokumentacji.

Dlatego celem Butterfly Engineers było dostosowanie się do branży i możliwość działania cyfrowego jako firma przemysłowa 4.0.

"Mieliśmy możliwe do uniknięcia koszty przechowywania, przechowując dokumenty w folderach. Ponadto wyszukiwanie dokumentów było czasochłonne",

wspomina Antonio Jesús Sánchez, dyrektor zarządzający i inżynier procesu w Butterfly Engineers.

Zawartość

Dlaczego inżynierowie Butterfly wybrali PaperOffice DMS

Firma Butterfly Engineers zajmuje się rozwojem produktu, inżynierią procesową i inżynierią wsparcia, obsługuje dużą ilość dokumentacji, która musi zostać zdigitalizowana, ale najważniejszymi punktami do wdrożenia DMS, takiego jak PaperOffice, są bezpieczeństwo i szybkość indeksowania i procesu wyszukiwania.

Tyle tylko, że mają całkowitą pewność, że cyfrowe biuro bez papieru jest możliwe.

"Każdego dnia pracujemy z wieloma informacjami technicznymi. Przechowywanie wszystkich informacji w formie papierowej jest dla nas uciążliwe i kosztowne. Przyszłe poszukiwania są również bardzo żmudne.
PaperOffice pozwala nam łatwo uzyskać do niego dostęp z dowolnego miejsca, łatwo znaleźć określone pliki lub dokumenty, a przede wszystkim zapewnić ich bezpieczeństwo. "

Butterfly Engineers zdaje sobie również sprawę, że metoda szyfrowania PaperOffice pozwala chronić najbardziej wrażliwe dokumenty przed możliwymi wyciekami, szpiegostwem lub wypadkami. Zwłaszcza, gdy firma o tych cechach przechodzi przez normy i patenty, chroniąc elementy, które są niezbędne dla firmy.

Sketches and plans of a product development
Security and trust in archived data - Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success

Co więcej, szczegóły operacyjne oprogramowania stają się jeszcze bardziej atrakcyjne, gdy masz zespół wsparcia najwyższej jakości, zgodny ze wszystkimi najsurowszymi europejskimi dyrektywami prawnymi (RODO, RGPD i GoBD), a szyfrowanie plików jest absolutnie niewrażliwe. Warto również zauważyć, że dane mogą być eksportowane w dowolnym momencie przez osoby upoważnione, a baza danych jest dostępna dla personelu IT i administratorów firmy w dowolnym momencie.

Przełącz się na automatyzację za pośrednictwem PaperOffice: cele i harmonogram

Dla Butterfly Engineers było jasne, że prędzej czy później będą musieli przejść na cyfryzację, aby stworzyć przewagę konkurencyjną.

Jako firma, która jest bardziej związana z rozwojem technologicznym niż inne branże, Butterfly Engineers zaufała pozytywnemu wpływowi wprowadzenia DMS i udanego wdrożenia w biurze bez papieru.

"System zarządzania dokumentami pozwala nam szybko i łatwo efektywnie zarządzać informacjami firmowymi. W tym sensie PaperOffice jest bardzo rozbudowanym i dość zrozumiałym systemem. Jest łatwy w użyciu i dostępny dla małych i średnich firm, takich jak nasza. "

Udane wdrożenie: zalety cyfryzacji z PaperOffice DMS

Dzięki wprowadzeniu cyfryzacji PaperOffice firma była w stanie:

  • Minimalizacja zużycia papieru
  • Oszczędność kosztów i przestrzeni magazynowej
  • Automatyzacja zadań administracyjnych
  • Optymalizacja procesów dzięki monitorowaniu folderów
  • Zapewnij bezpieczne dostarczanie dokumentów

Ale dzięki cyfryzacji PaperOffice, Butterfly Engineers był również w stanie:

  • Oszczędzaj czas i zasoby
  • Zapewnienie kontroli i weryfikacji procesów administracyjnych
  • Łatwy dostęp do dokumentów i plików
  • Dostępność dokumentów dla każdego upoważnionego pracownika
  • Umożliwia bezpieczną i długoterminową archiwizację dokumentów, danych wrażliwych, patentów, podręczników branżowych lub opracowań

"Bezpieczeństwo danych, digitalizacja dokumentów i łatwa integracja PaperOffice ze środowiskiem przemysłowym dały firmie to, czego potrzebowała do indeksowania plików i wyszukiwania dokumentów."

Łatwiejsza i szybsza dostępność danych i dokumentów zmienia procesy firmy zasadniczo i na stałe. Wiedza administracyjna jest teraz zorganizowana w sposób przejrzysty i dostępna we właściwym czasie.

Efekt końcowy

PaperOffice znalazł sposób na zakończenie jednego z głównych problemów, z którymi borykają się obecnie firmy:

Administracja dokumentami (zarządzanie dokumentami) i digitalizacja procesów.

Niedogodności związane z ilością danych zostały ograniczone w celu usunięcia przeszkód administracyjnych, zapewnienia, że tylko upoważnieni pracownicy mogą uzyskać dostęp do PaperOffice i uniknięcia modyfikacji dokumentów, a nawet wycieku informacji technicznych.

Firma planuje również dalsze rozszerzenie tej udanej współpracy, ponieważ PaperOffice doskonale spełnia dostępne opcje.

Dzięki integralności PaperOffice DMS, arkusze techniczne, plany, dane, faktury i szkice są szybko znajdowane - pozwala to firmie Butterfly Engineers zlokalizować dane projektu w ciągu kilku sekund i pomóc swoim klientom z dużą dokładnością.

FAQs

Na koniec odpowiadamy na kilka częściej zadawanych pytań na ten temat "Rozwój produktu, procesy i wsparcie Butterfly Engineers S.L.":

Jakich wskazówek udzieliłbyś przyszłym użytkownikom PaperOffice?

Nigdy nie jest za wcześnie ani za późno na zajęcie się tematem cyfryzacji.

Najważniejszą rzeczą jest zorientowanie się w oprogramowaniu, ale także w samej firmie. Ważne było to, że nie czuliśmy się zmuszeni do zakupu oprogramowania ani zapisania się na żadne pakiety usług i wsparcia.

Jeszcze przed przejęciem PaperOffice DMS rozmawialiśmy ze wszystkimi działami firmy i nigdy nie czuliśmy się źle traktowani. Wręcz przeciwnie: PaperOffice ma miły, uprzejmy i kompetentny zespół.

Dla nas, jako instytucji publicznej, proces ten staje się coraz bardziej skomplikowany i wiąże się z dużą biurokracją. Dlatego zaufanie do systemu i oprogramowania było bardzo ważne. Oczywiście bardzo ważne było również to, że oprogramowanie było łatwe do zrozumienia.

Komu poleciłbyś PaperOffice?

PaperOffice polecimy wszystkim innym firmom, które chciałyby zdigitalizować i zautomatyzować.

Co szczególnie lubisz w PaperOffice?

Jesteśmy bardzo zadowoleni ze wszystkiego.

Konkluzja

PaperOffice to lekki, ale wydajny system zarządzania dokumentami.

Funkcje, które na pierwszy rzut oka wydają się bez znaczenia, takie jak automatyczne odczytywanie zawartości dokumentu, okazują się najważniejszymi funkcjami, których nie chcesz już przegapić w dłuższym okresie czasu.

"Cieszę się, że wybrałem PaperOffice, ponieważ w końcu otrzymaliśmy optymalny system. Możemy zarządzać nim sami i jesteśmy na dobrej drodze, aby stać się cyfrowym biurem. "

Tak mówią nasi klienci