Automatyzacja procesów biznesowych dla branży ogrodniczej i architektury krajobrazu
PaperOffice DMS dla ogrodnictwa i architektury krajobrazu umożliwia płynny przepływ informacji dzięki cyfryzacji i automatyzacji procesów biznesowych.
Wskazówka dla profesjonalistów
Dokumenty pisemne, umowy, projekty, faktury, dowody dostawy i wiele innych są zastępowane dokumentami elektronicznymi dzięki digitalizacji, optymalizując w ten sposób wszystkie procesy pracy do maksimum.Zintegrowana sztuczna inteligencja umożliwia dużą automatyzację procesów biznesowych, przyspieszając procesy i zwiększając sukces i satysfakcję.
Cyfryzacja w ogrodnictwie i architekturze krajobrazu
Firmy ogrodnicze i krajobrazowe czerpią znaczne korzyści z zastosowania odpowiedniego zarządzania danymi, ponieważ codziennie otrzymują papierowe dokumenty.
W ten sposób firmy ogrodnicze i krajobrazowe gromadzą ważne dokumenty na co dzień:
Pisma, szkice, szkice, listy zewnętrzne, badania, opinie ekspertów i wiele innych. Te nie tylko przychodzą pocztą, wiele listów dociera również pocztą elektroniczną.
Wszystkie te dokumenty muszą zostać zdigitalizowane, jeśli dotrą w formie papierowej, wymagają uporządkowanego składania, przydzielania zadań i przepływu pracy oraz muszą być natychmiast dostępne na żądanie.
Bardzo ważne jest dotrzymanie ważnych terminów i podjęcie środków prawnych w celu przechowywania dokumentów. PaperOffice DMS zapewnia przejrzystą strukturę w dokumentach i pomaga poradzić sobie z zalewem informacji.
PaperOffice eliminuje wszystkie czasochłonne wąskie gardła i tworzy przejrzysty przegląd ważnych dokumentów, takich jak umowy lub listy, zarządzając nimi cyfrowo w PaperOffice w przyszłości.
Rozwiązania do zarządzania dokumentami są ważne w każdej branży, dla firm z branży ogrodniczej i krajobrazowej konsekwencje błędnej decyzji w zarządzaniu dokumentami mogą być śmiertelne. Nieprawidłowe recepty, nieprawidłowe wyniki badań lub nieaktualne ulotki dołączone do opakowania mogą prowadzić do zagrożeń dla zdrowia. Nieprawidłowe wykonywanie zapytań o dane podczas inspekcji może również prowadzić do niepowodzenia lub utraty certyfikatu.
Jest więc wiele rzeczy do rozważenia w przemyśle farmaceutycznym w celu optymalnego zarządzania jakością i poziomu bezpieczeństwa informacji.
W branży ogrodniczej i krajobrazowej codziennie zużywa się dużo papieru. Z jednej strony, ponieważ procesy są dość złożone, prowadzi to do dużych gór papieru, ogromnych ilości danych, ale także do długiego procesu wyszukiwania.
Wraz z niezależną od producenta firmą konsultingową roczna wartość dodatkowych dokumentów została obliczona na dziesięć milionów euro (od 2020 r.).
Przy średniej inwestycji czasu wynoszącej pięć minut na utrzymanie struktury folderów i archiwizacji, dziesięciu wyszukiwań na pracownika tygodniowo i dziesięciu minut na każde wyszukiwanie, spowodowało to koszty badań w wysokości do dwóch milionów euro rocznie.
Dlaczego oprogramowanie do zarządzania dokumentami jest idealnym rozwiązaniem?
System zarządzania dokumentami PaperOffice łączy organizację i ochronę danych pod jednym płaszczem. Innowacyjny system zapewnia usprawnione narzędzia wyszukiwania i wyszukiwania, które skracają czas reakcji i zapewniają, że dokumenty nigdy nie zostaną utracone, co zawsze jest satysfakcją dla firm.
PaperOffice nie rozróżnia rodzajów dokumentów, niezależnie od tego, czy potrzebujesz pomocy w zarządzaniu umowami, pismami procesowymi, rozliczeniami i korespondencją e-mailową: dzięki systemowi zarządzania dokumentami PaperOffice Twoje poprzednie procesy są konwertowane na zdigitalizowaną Twoją firmę, dzięki czemu jesteś bardziej wydajny, przejrzysty i znacznie bardziej elastyczny.
Ponieważ bez względu na to, w jakiej formie dokumenty docierają do firmy, czy to jako dokumenty papierowe, pliki PDF, e-maile czy zdjęcia, są one automatycznie archiwizowane i przechowywane w bezpiecznej bazie danych.
Dzięki zintegrowanej sztucznej inteligencji uruchamiane są automatyczne reguły. Ta sztuczna inteligencja automatycznie sortuje dokumenty w foldery, takie jak "Faktura" i "Dowody dostawy", przechowuje odpowiednie słowa kluczowe i uruchamia cyfrowy przepływ pracy przechowywany dla danego typu dokumentu.
Jak przejść na paperless?
PaperOffice eliminuje wszystkie czasochłonne wąskie gardła, prowadzi do oszczędności kosztów, takich jak eliminacja dokumentów papierowych, i tworzy przejrzysty przegląd ważnych dokumentów, takich jak paragony, umowy, dowody dostawy lub inne listy, zarządzając nimi cyfrowo w PaperOffice w przyszłości .
Przechwytywanie, przetwarzanie, udostępnianie, wyszukiwanie i śledzenie dokumentów staje się bardzo łatwe dzięki PaperOffice.
Dzięki kontrolowanemu dostępowi, szczegółowym listom zadań, a także zatwierdzeniom za pomocą przepływów pracy i niezawodnych powiadomień e-mail, pracownicy mogą sprawnie wykonywać przydzielone zadania, a upoważnione osoby mogą łatwo zatwierdzić lub odmówić zatwierdzenia.
Dzięki oprogramowaniu PaperOffice DMS nie dochodzi do utraty kolejnych dokumentów. Bez względu na to, gdzie jesteś, możesz uzyskać dostęp do ważnych dokumentów w ciągu kilku sekund.
Oczywiście zawsze pracujesz z systemem zarządzania dokumentami zgodnie z prawem i całkowicie odpornym na audyt.
Pokwitowania, wyciągi i podobne dokumenty nie muszą być już wysyłane pocztą. W ten sposób można również wysyłać pocztę wewnętrzną cyfrowo. Oszczędza to papier, koszty dodatkowego przechowywania danych i podróże do archiwów. Dokumenty mogą być dostarczane ze słowami kluczowymi (edytor, temat, status, data itp.), A następnie można je łatwiej znaleźć.
Zarządzanie dokumentami zorientowane na proces
Zorientowane na proces zarządzanie dokumentami zapewnia, że dokumenty te pozostają aktualne przy niewielkim wysiłku. PaperOffice wspiera Cię tutaj rozbudowanym modułem zadań i przepływu pracy.
W ten sposób można tworzyć pewne łańcuchy procesów, a istniejące procesy operacyjne można definiować na dokumentach elektronicznych i częściowo wykonywać automatycznie.
Stanowi to bezbłędną optymalizację procesu, ponieważ zadanie może być nie tylko przypisane pracownikom z określonymi prawami użytkownika i okresami realizacji, wymagać cyfrowego zatwierdzenia, ale także automatycznie wyzwalać dalsze działania, takie jak powiadomienia e-mail lub zmiany statusu dokumentu.
W ten sposób można mapować wszystkie procesy dokumentów.
Ponieważ bez względu na to, w jakiej formie dokumenty docierają do firmy, czy to jako dokumenty papierowe, pliki PDF, e-maile czy zdjęcia, są one automatycznie archiwizowane i przechowywane w bezpiecznej bazie danych.
Ważne umowy mogą zatem zostać uznane i rozwiązane w odpowiednim czasie lub renegocjowane. Zwolnienie dokumentu z podpisem cyfrowym i powiadomieniem e-mail zamiast powolnej poczty papierowej, niezabezpieczona poczta e-mail przyczynia się do lojalności klientów.
Rozwiązanie: sprawdzone know-how
Czy nie ma sensu od razu korzystać z oprogramowania do zarządzania w praktyce? który nie tylko spełnia wszystkie wymagania, ale jest również łatwy do nauczenia się i niedrogi?
PaperOffice DMS to wypróbowane i przetestowane kompletne rozwiązanie do pracy cyfrowej, a dzięki ponad 20-letniemu doświadczeniu na rynku jest jednym z pierwszych pionierów DMS.
Zysk czasu na ważne rzeczy, oszczędność kosztów dzięki wyeliminowaniu archiwów papierowych, ulepszenie usług poprzez możliwość szybkiego dostarczania informacji oraz odpornej na audyty i cyfrowej archiwizacji objętości dokumentów - to gwarantuje PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS to właściwe oprogramowanie, ponieważ zawiera wszystko, czego potrzebuje branża ogrodnicza i krajobrazowa, takie jak:
- Przechowywanie dokumentów we wszystkich formatach cyfrowych zgodnie z zasadami RODO
- Funkcje składania i ponownego składania spóźnionych dokumentów, które wymagają działania
- Samoucząca się funkcja przechowywania danych z tagowaniem i wewnętrzną wyszukiwarką
- Automatyczne przypisywanie nowo dodanych dokumentów do właściwego folderu
- Proste tworzenie bazy danych i połączenie z bazą danych, w tym indywidualnie konfigurowalna maska
- Automatyczne tworzenie szablonów dla powtarzalnych procesów i operacji
Oczywiście PaperOffice DMS umożliwia migrację i integrację istniejących danych cyfrowych z istniejących rozwiązań programowych. Jednocześnie PaperOffice DMS jest interfejsem między analogowym i cyfrowym. Korzystając z funkcji skanowania, oprogramowanie może odczytywać analogowe dokumenty, plany i zdjęcia do systemu i digitalizować je za pomocą skanerów, ale także nagrań z telefonów komórkowych, dzięki czemu teksty są konwertowane na pismo za pomocą OCR i mogą być zmieniane w programach Office. Znaczniki czasu i wersjonowanie zapewniają, że dokument cyfrowy odpowiada oryginałowi analogowemu.
Bezpieczeństwo danych jest niezwykle ważną kwestią, szczególnie w branży ogrodniczej i krajobrazowej. Dlatego PaperOffice DMS współpracuje z 1024-bitowym kodem szyfrującym, ale nie tylko.
Wszystkie dane są konwertowane na własny format, który jest niezależny od systemu operacyjnego. W rezultacie hakerzy i szantażyści muszą najpierw złamać zaporę systemu operacyjnego, następnie szyfrowanie i wreszcie format obcy, co do tej pory się nie zdarzyło. PaperOffice DMS posiada bardzo skuteczny system zarządzania hasłami, dzięki czemu ostatecznie człowiek, którego należy uznać za największy słaby punkt każdego komputera, nie może wyrządzić żadnych szkód.
Wszystkie dane cyfrowe są szyfrowane w PaperOffice DMS za pomocą 1024 bitów, a format jest konwertowany. Powoduje to tak wielkie przeszkody dla hakerów i szpiegów, że wszyscy do tej pory zawiedli z PaperOffice DMS. Jednocześnie hierarchiczny system zarządzania hasłami uniemożliwia wszystkim dostęp do wszystkiego.
Ważne argumenty za uwzględnieniem PaperOffice DMS w planowaniu budżetu. Wreszcie, PaperOffice DMS przekonuje również faktem, że zrównoważony rozwój i ochrona środowiska są brane pod uwagę. Prędzej czy później nastąpi całkowita konwersja z dokumentów analogowych na formę cyfrową i wtedy instytucja publiczna, która wtedy będzie już korzystać z PaperOffice DMS, będzie dobrze przygotowana.
Cyfrowe przetwarzanie faktur jest również zaletą dla wielu firm z branży ogrodniczej i krajobrazowej. Faktury przychodzące mogą być zautomatyzowane dzięki PaperOffice DMS i są przekazywane do odpowiedzialnego pracownika. Proces sterowania i uwalniania za pośrednictwem wydania cyfrowego może być również obsługiwany szybko i skutecznie za pośrednictwem systemu.
Za pomocą jednego kliknięcia myszą dane, w tym lokalizacja archiwizacji, można wyeksportować do doradcy podatkowego lub odwrotnie.
Zgodna z wersjami i bezpieczna archiwizacja: PaperOffice DMS technicznie spełnia wymagania prawne GoBD, GDPdU i DSGVO
PaperOffice DMS umożliwia podłączenie innego oprogramowania, takiego jak ERP, i oczywiście przesyłanie dokumentów z Microsoft Office za pośrednictwem odpowiednich interfejsów. PaperOffice DMS przyspiesza komunikację.
Terminy i terminy są monitorowane, a działania są automatycznie wyzwalane w zależności od żądanego ustawienia. Procesy zamówień mogą być zautomatyzowane, a nawet zmiany, które są planowane na przyszłość, mogą być wprowadzane w taki sposób, aby weszły w życie w pożądanym czasie.
Dzięki rozbudowanym funkcjom PaperOffice DMS można zdecydowanie zaliczyć do wyższego segmentu zarządzania treścią w przedsiębiorstwie (ECM).
Moduł ECM obejmuje ogólne zarządzanie całą zawartością w organizacji z odpowiednią hierarchią dostępu. PaperOffice DMS jest w stanie zapisać dowolną treść w formie cyfrowej, zmienić jej zawartość i format oraz udostępnić.
PaperOffice DMS ma wszystkie funkcje ECM i to w doskonałym stosunku ceny do wydajności, a także intuicyjnie wyuczoną formę obsługi, która sprawia, że drogie szkolenia zewnętrzne lub wewnętrzne nie są konieczne. Zamiast tego dostępne są bezpłatne samouczki wideo, aby przyzwyczaić się do różnych menu. PaperOffice DMS może stać się centrum organizacyjnym w każdej firmie i to niemal z prędkością światła.
Firmy z branży ogrodniczej i architektury krajobrazu czerpią korzyści z cyfrowego zarządzania dokumentami
38% wszystkich badanych firm po prostu nie ma czasu na digitalizację swoich procesów. Zalecamy procedurę, która rozpoczyna się od podstawowego procesu, skanowania dokumentów analogowych w tym samym czasie, w którym są przetwarzane. W ten sposób grupa osób, które na co dzień pracują z kopiarką, mogłaby również zostać poinstruowana, w miarę możliwości, aby skanować archiwum krok po kroku.
Dzięki automatycznemu rozpoznawaniu dokumentów o spójnych charakterystykach, PaperOffice DMS może zawsze przypisać wszystkie zeskanowane dokumenty do właściwego miejsca przechowywania w pamięci cyfrowej. Sensowne jest rozpoczęcie skanowania archiwum z najnowszymi wpisami w celu dalszego zmniejszenia rozmiaru archiwum analogowego po upływie okresów przechowywania. Ponadto mamy wiele poradników, jak osiągnąć biuro bez papieru dzięki skanerowi.
PaperOffice DMS to interfejs między analogowym i cyfrowym. Korzystając z funkcji skanowania, oprogramowanie może odczytywać analogowe dokumenty, plany i zdjęcia do systemu za pomocą skanera i digitalizować je, dzięki czemu teksty są konwertowane na czcionki za pomocą OCR, które można zmienić w programach Office. Znaczniki czasu i wersjonowanie zapewniają, że dokument cyfrowy odpowiada oryginałowi analogowemu.
Zoptymalizuj swój czas pracy nawet o 7,5% w porównaniu do pracy papierowej dzięki zastosowaniu PaperOffice DMS.
Oszczędzaj czas na wyszukiwaniu, rozsyłaniu i udostępnianiu dokumentów.
Dzięki cyfrowym znaczkom dokumenty można uzupełnić dodatkowymi informacjami, a nawet kontrolować szczegółowe przepływy pracy. Z kolei funkcja zadania i przepływu pracy zapewnia dotrzymanie i dokończenie terminów.
Dostępne mechanizmy oceny, kontrolowane przez sztuczną inteligencję zintegrowaną w PaperOffice DMS, umożliwiają oceny i badania statystyczne przepływów materiałowych zachodzących w firmie.
PaperOffice DMS, z licznymi narzędziami do zarządzania, jest idealnym oprogramowaniem dla branży ogrodniczej i krajobrazowej, które umożliwia zarówno bezpieczny, jak i błyskawiczny dostęp do wszystkich danych wymaganych do uzyskania najlepszej możliwej porady dla klienta. Jednocześnie PaperOffice DMS może być używany do zarządzania wszystkimi sprawami, które w przeciwnym razie pojawiają się w operacjach biznesowych.
Aby nie tylko różnorodność w zarządzaniu dokumentami i ochronie danych, PaperOffice DMS zaleca korzystanie z wewnętrznej pamięci sieciowej (NAS) z funkcją tworzenia kopii zapasowych, co zmniejsza prawdopodobieństwo całkowitej straty do minimum, a jednocześnie stanowi wewnętrzną chmurę, która w przeciwieństwie do chmur od zewnętrznych dostawców, naprawdę chroni przed niepożądanym dostępem ze strony organów rządowych lub pozarządowych.
FAQs
W końcu odpowiemy na kilka innych najczęściej zadawanych pytań na ten temat. "Cyfryzacja dla branży ogrodniczej i architektury krajobrazu":
W jaki sposób pracownicy mogą uzyskać dostęp do PaperOffice?
Ze względu na zdecentralizowaną i nowoczesną architekturę programów, PaperOffice może być używany na prawie każdym urządzeniu - od klasycznych komputerów po smartfony / tablety i telewizory.
Co się stanie z danymi, jeśli PaperOffice nie istnieje?
Nie stanie się to, ale aby Cię uspokoić: Możesz wyeksportować swoje dane W DOWOLNYM MOMENCIE, ponieważ PaperOffice opiera się na otwartej strukturze bazy danych, możesz uzyskać dostęp do swoich danych w dowolnym momencie.
Ochrona danych tematu: Gdzie są przechowywane wszystkie dokumenty?
PaperOffice będzie przechowywać wszystkie dokumenty we własnym zakresie z szyfrowaniem wysokiego poziomu, dzięki czemu będzie odporny na przykład na kradzież danych i przekroczy wszystkie wymagania RODO i GOBD.
Unikaj błędów: NIGDY nie zapisuj danych w chmurze innej firmy!
Czy PaperOffice można dostosować dokładnie do specyfikacji?
Tak, PaperOffice może być w 100% dostosowany do zamierzonego zastosowania, aby zapewnić bezproblemową integrację z istniejącymi procesami i systemami. Nawet interfejs programu może być w pełni zaprojektowany i dowolnie dostosowywany.
Podsumowanie
PaperOffice DMS wspiera cyfryzację w branży ogrodniczej i krajobrazowej oraz oferuje odpowiednie interfejsy do innego oprogramowania, połączeń API i może być rozszerzony w dowolnym momencie zgodnie z życzeniem. Oprogramowanie jest łatwe do nauczenia się i można je łatwo zintegrować z codzienną praktyką bez powodowania nieobecności w celach szkoleniowych.
PaperOffice DMS zaleca korzystanie z serwera NAS (sieciowego magazynu danych) z funkcją tworzenia kopii zapasowych, aby ważne dane nie były tracone ani szpiegowane w chmurach innych firm.
Ostatecznie PaperOffice DMS imponuje bardzo dobrym stosunkiem ceny do wydajności i ogromnym know-how dzięki ponad 20-letniemu praktycznemu doświadczeniu.