Cyfryzacja dla firm i agencji ubezpieczeniowych
PaperOffice DMS dla ubezpieczeń umożliwia płynny przepływ informacji dzięki digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych.
Cyfryzacja w firmach i agencjach ubezpieczeniowych
Prawdopodobnie żadna inna branża nie jest tak związana przepisami i wymogami prawnymi jak firmy i agencje ubezpieczeniowe.
Jednocześnie firmy w tej dziedzinie muszą być w stanie zaoferować swoim klientom wiele różnych ofert, aby być konkurencyjnymi.
W idealnym przypadku oferty te są precyzyjnie dostosowane do sytuacji klienta. Tylko poszczególni pracownicy agencji ubezpieczeniowej lub firmy doradztwa inwestycyjnego mogą zachować kontrolę i nie przypadkowo przekroczyć granicy w gąszczu taryf i inwestycji lub udzielić nieodpowiedniego doradztwa za pomocą dobrze przemyślanego oprogramowania.
W samym obszarze ubezpieczeń majątkowych i wypadkowych istnieje 10 różnych segmentów, z których każdy ma własne taryfy.
Docelowo istnieją setki indywidualnych taryf, dopasowanych do indywidualnych oczekiwań klientów indywidualnych i komercyjnych. Nie należy zapominać, że firmy ubezpieczeniowe i agencje ubezpieczeniowe są ze sobą ściśle powiązane.
Zakłady ubezpieczeń są prawnie zobowiązane do inwestowania wkładów swoich klientów w sposób bezpieczny i zysk w tym samym czasie. Oznacza to, że zakłady ubezpieczeń pośrednio stają się bardzo ważnymi inwestorami w gospodarce.
Dlaczego oprogramowanie do zarządzania dokumentami jest idealnym rozwiązaniem?
Często zdarza się, że doradcy ubezpieczeniowi lub inwestycyjni konsultują się z różnymi źródłami w celu znalezienia odpowiednich taryf i ofert inwestycyjnych dla danego klienta. Ponieważ może to być dość żmudna sprawa, czasami stosuje się ogólne kryteria jako podstawę, które upraszczają wyszukiwanie, ale prawie nie przedstawiają idealnej oferty.
PaperOffice DMS umożliwia tworzenie biblioteki ze źródeł zewnętrznych i wewnętrznych o szerokiej gamie specyfikacji. Utworzone w tym celu bazy danych mogą być wypełniane automatycznie i automatycznie oceniane.
Jest to możliwe dzięki sztucznej inteligencji w zarządzaniu danymi PaperOffice, która wyszukuje predefiniowane słowa kluczowe w przychodzących dokumentach i przypisuje je. W ten sposób błyskawiczne wyszukiwanie w dół lub w górę jest ostatecznie możliwe w celu znalezienia idealnej taryfy lub idealnej formy inwestycji.
Można go dostosować znacznie precyzyjniej niż wymogi prawne dotyczące oceny ryzyka.
PaperOffice DMS może w tym celu korzystać z publicznych baz danych, a także dokumentów wewnętrznych, oczywiście biorąc pod uwagę wymogi ochrony danych.
Równie łatwo jest zarządzać bazą klientów w PaperOffice, a liczba zarządzanych klientów jest nieograniczona. Oczywiście wszystkie dane można uzyskać i edytować z komputera z systemem operacyjnym Windows, a także ze smartfona lub tabletu. Bardzo przydatny dla pracowników terenowych.
Jak przejść na paperless?
PaperOffice eliminuje wszystkie czasochłonne wąskie gardła, prowadzi do oszczędności kosztów, takich jak eliminacja dokumentów papierowych, i tworzy przejrzysty przegląd ważnych dokumentów, takich jak paragony, umowy, dowody dostawy lub inne listy, zarządzając nimi cyfrowo w PaperOffice w przyszłości .
Przechwytywanie, przetwarzanie, udostępnianie, wyszukiwanie i śledzenie dokumentów staje się bardzo łatwe dzięki PaperOffice.
Dzięki kontrolowanemu dostępowi, szczegółowym listom zadań, a także zatwierdzeniom za pomocą przepływów pracy i niezawodnych powiadomień e-mail, pracownicy mogą sprawnie wykonywać przydzielone zadania, a upoważnione osoby mogą łatwo zatwierdzić lub odmówić zatwierdzenia.
Dzięki oprogramowaniu PaperOffice DMS nie dochodzi do utraty kolejnych dokumentów. Bez względu na to, gdzie jesteś, możesz uzyskać dostęp do ważnych dokumentów w ciągu kilku sekund.
Oczywiście zawsze pracujesz z systemem zarządzania dokumentami zgodnie z prawem i całkowicie odpornym na audyt.
Pokwitowania, wyciągi i podobne dokumenty nie muszą być już wysyłane pocztą. W ten sposób można również wysyłać pocztę wewnętrzną cyfrowo. Oszczędza to papier, koszty dodatkowego przechowywania danych i podróże do archiwów. Dokumenty mogą być dostarczane ze słowami kluczowymi (edytor, temat, status, data itp.), A następnie można je łatwiej znaleźć.
Zarządzanie dokumentami zorientowane na proces
Zorientowane na proces zarządzanie dokumentami zapewnia, że dokumenty te pozostają aktualne przy niewielkim wysiłku. PaperOffice wspiera Cię tutaj rozbudowanym modułem zadań i przepływu pracy.
W ten sposób można tworzyć pewne łańcuchy procesów, a istniejące procesy operacyjne można definiować na dokumentach elektronicznych i częściowo wykonywać automatycznie.
Stanowi to bezbłędną optymalizację procesu, ponieważ zadanie może być nie tylko przypisane pracownikom z określonymi prawami użytkownika i okresami realizacji, wymagać cyfrowego zatwierdzenia, ale także automatycznie wyzwalać dalsze działania, takie jak powiadomienia e-mail lub zmiany statusu dokumentu.
W ten sposób można mapować wszystkie procesy dokumentów.
PaperOffice nie rozróżnia rodzajów dokumentów, niezależnie od tego, czy potrzebujesz pomocy w zarządzaniu umowami, fakturami, pismami procesowymi i korespondencją e-mail: dzięki systemowi zarządzania dokumentami PaperOffice Twoje dotychczasowe procesy przekształcają się w branżę recyklingu, a branża utylizacji odpadów jest zdigitalizowana, dzięki czemu są bardziej wydajne, przejrzyste i znacznie bardziej elastyczne.
Ponieważ bez względu na to, w jakiej formie dokumenty docierają do firmy, czy to jako dokumenty papierowe, pliki PDF, e-maile czy zdjęcia, są one automatycznie archiwizowane i przechowywane w bezpiecznej bazie danych.
Ważne umowy mogą zatem zostać uznane i rozwiązane w odpowiednim czasie lub renegocjowane. Zwolnienie dokumentu z podpisem cyfrowym i powiadomieniem e-mail zamiast powolnej poczty papierowej, niezabezpieczona poczta e-mail przyczynia się do lojalności klientów.
Rozwiązanie: sprawdzone know-how
Czy nie ma sensu od razu korzystać z oprogramowania do zarządzania w praktyce? który nie tylko spełnia wszystkie wymagania, ale jest również łatwy do nauczenia się i niedrogi?
PaperOffice DMS to wypróbowane i przetestowane kompletne rozwiązanie do pracy cyfrowej, a dzięki ponad 20-letniemu doświadczeniu na rynku jest jednym z pierwszych pionierów DMS.
Zysk czasu na ważne rzeczy, oszczędność kosztów dzięki wyeliminowaniu archiwów papierowych, ulepszenie usług poprzez możliwość szybkiego dostarczania informacji oraz odpornej na audyty i cyfrowej archiwizacji objętości dokumentów - to gwarantuje PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS to właściwe oprogramowanie, ponieważ zawiera wszystko, czego potrzebują firmy ubezpieczeniowe i agencje, takie jak:
- Przechowywanie dokumentów we wszystkich formatach cyfrowych zgodnie z zasadami RODO
- Funkcje składania i ponownego składania spóźnionych dokumentów, które wymagają działania
- Samoucząca się funkcja przechowywania danych z tagowaniem i wewnętrzną wyszukiwarką
- Automatyczne przypisywanie nowo dodanych dokumentów do właściwego folderu
- Proste tworzenie bazy danych i połączenie z bazą danych, w tym indywidualnie konfigurowalna maska
- Automatyczne tworzenie szablonów dla powtarzalnych procesów i operacji
Oczywiście PaperOffice DMS umożliwia migrację i integrację istniejących danych cyfrowych z istniejących rozwiązań programowych. Jednocześnie PaperOffice DMS jest interfejsem między analogowym i cyfrowym. Korzystając z funkcji skanowania, oprogramowanie może odczytywać analogowe dokumenty, plany i zdjęcia do systemu i digitalizować je za pomocą skanerów, ale także nagrań z telefonów komórkowych, dzięki czemu teksty są konwertowane na pismo za pomocą OCR i mogą być zmieniane w programach Office. Znaczniki czasu i wersjonowanie zapewniają, że dokument cyfrowy odpowiada oryginałowi analogowemu.
Bezpieczeństwo danych to niezwykle ważny temat, szczególnie w sektorze ubezpieczeniowym i agencyjnym. Dlatego PaperOffice DMS współpracuje z 1024-bitowym kodem szyfrującym, ale nie tylko.
Wszystkie dane są konwertowane na własny format, który jest niezależny od systemu operacyjnego. W rezultacie hakerzy i szantażyści muszą najpierw złamać zaporę systemu operacyjnego, następnie szyfrowanie i wreszcie format obcy, co do tej pory się nie zdarzyło. PaperOffice DMS posiada bardzo skuteczny system zarządzania hasłami, dzięki czemu ostatecznie człowiek, którego należy uznać za największy słaby punkt każdego komputera, nie może wyrządzić żadnych szkód.
Wszystkie dane cyfrowe są szyfrowane w PaperOffice DMS za pomocą 1024 bitów, a format jest konwertowany. Powoduje to tak wielkie przeszkody dla hakerów i szpiegów, że wszyscy do tej pory zawiedli z PaperOffice DMS. Jednocześnie hierarchiczny system zarządzania hasłami uniemożliwia wszystkim dostęp do wszystkiego.
Ważne argumenty za uwzględnieniem PaperOffice DMS w planowaniu budżetu. Wreszcie, PaperOffice DMS przekonuje również faktem, że zrównoważony rozwój i ochrona środowiska są brane pod uwagę. Prędzej czy później nastąpi całkowita konwersja z dokumentów analogowych na formę cyfrową i wtedy instytucja publiczna, która wtedy będzie już korzystać z PaperOffice DMS, będzie dobrze przygotowana.
Cyfrowe przetwarzanie faktur jest również korzystne dla wielu firm i agencji ubezpieczeniowych. Faktury przychodzące mogą być zautomatyzowane dzięki PaperOffice DMS i są przekazywane do odpowiedzialnego pracownika. Proces sterowania i uwalniania za pośrednictwem wydania cyfrowego może być również obsługiwany szybko i skutecznie za pośrednictwem systemu.
Za pomocą jednego kliknięcia myszą dane, w tym lokalizacja archiwizacji, można wyeksportować do doradcy podatkowego lub odwrotnie.
Zgodna z wersjami i bezpieczna archiwizacja: PaperOffice DMS technicznie spełnia wymagania prawne GoBD, GDPdU i DSGVO
PaperOffice DMS umożliwia podłączenie innego oprogramowania, takiego jak ERP, i oczywiście przesyłanie dokumentów z Microsoft Office za pośrednictwem odpowiednich interfejsów. PaperOffice DMS przyspiesza komunikację.
Terminy i terminy są monitorowane, a działania są automatycznie wyzwalane w zależności od żądanego ustawienia. Procesy zamówień mogą być zautomatyzowane, a nawet zmiany, które są planowane na przyszłość, mogą być wprowadzane w taki sposób, aby weszły w życie w pożądanym czasie.
Dzięki rozbudowanym funkcjom PaperOffice DMS można zdecydowanie zaliczyć do wyższego segmentu zarządzania treścią w przedsiębiorstwie (ECM).
Moduł ECM obejmuje ogólne zarządzanie całą zawartością w organizacji z odpowiednią hierarchią dostępu. PaperOffice DMS jest w stanie zapisać dowolną treść w formie cyfrowej, zmienić jej zawartość i format oraz udostępnić.
PaperOffice DMS ma wszystkie funkcje ECM i to w doskonałym stosunku ceny do wydajności, a także intuicyjnie wyuczoną formę obsługi, która sprawia, że drogie szkolenia zewnętrzne lub wewnętrzne nie są konieczne. Zamiast tego dostępne są bezpłatne samouczki wideo, aby przyzwyczaić się do różnych menu. PaperOffice DMS może stać się centrum organizacyjnym w każdej firmie i to niemal z prędkością światła.
Firmy z branży ubezpieczeniowej czerpią korzyści z cyfrowego zarządzania dokumentami
38% wszystkich badanych firm po prostu nie ma czasu na digitalizację swoich procesów. Zalecamy procedurę, która rozpoczyna się od podstawowego procesu, skanowania dokumentów analogowych w tym samym czasie, w którym są przetwarzane. W ten sposób grupa osób, które na co dzień pracują z kopiarką, mogłaby również zostać poinstruowana, w miarę możliwości, aby skanować archiwum krok po kroku.
Dzięki automatycznemu rozpoznawaniu dokumentów o spójnych charakterystykach, PaperOffice DMS może zawsze przypisać wszystkie zeskanowane dokumenty do właściwego miejsca przechowywania w pamięci cyfrowej. Sensowne jest rozpoczęcie skanowania archiwum z najnowszymi wpisami w celu dalszego zmniejszenia rozmiaru archiwum analogowego po upływie okresów przechowywania. Ponadto mamy wiele poradników, jak osiągnąć biuro bez papieru dzięki skanerowi.
PaperOffice DMS to interfejs między analogowym i cyfrowym. Korzystając z funkcji skanowania, oprogramowanie może odczytywać analogowe dokumenty, plany i zdjęcia do systemu za pomocą skanera i digitalizować je, dzięki czemu teksty są konwertowane na czcionki za pomocą OCR, które można zmienić w programach Office. Znaczniki czasu i wersjonowanie zapewniają, że dokument cyfrowy odpowiada oryginałowi analogowemu.
Zoptymalizuj swój czas pracy nawet o 7,5% w porównaniu do pracy papierowej dzięki zastosowaniu PaperOffice DMS.
Oszczędzaj czas na wyszukiwaniu, rozsyłaniu i udostępnianiu dokumentów.
Dzięki cyfrowym znaczkom dokumenty można uzupełnić dodatkowymi informacjami, a nawet kontrolować szczegółowe przepływy pracy. Z kolei funkcja zadania i przepływu pracy zapewnia dotrzymanie i dokończenie terminów.
Dostępne mechanizmy oceny, kontrolowane przez sztuczną inteligencję zintegrowaną w PaperOffice DMS, umożliwiają oceny i badania statystyczne przepływów materiałowych zachodzących w firmie.
PaperOffice DMS, z licznymi narzędziami administracyjnymi, jest idealnym oprogramowaniem dla agencji ubezpieczeniowych i konsultantów inwestycyjnych, które umożliwia zarówno bezpieczny, jak i błyskawiczny dostęp do wszystkich danych wymaganych do jak najlepszej porady klienta. Jednocześnie PaperOffice DMS może być używany do zarządzania wszystkimi sprawami, które w przeciwnym razie pojawiają się w operacjach biznesowych.
Aby nie tylko różnorodność w zarządzaniu dokumentami i ochronie danych, PaperOffice DMS zaleca korzystanie z wewnętrznej pamięci sieciowej (NAS) z funkcją tworzenia kopii zapasowych, co zmniejsza prawdopodobieństwo całkowitej straty do minimum, a jednocześnie stanowi wewnętrzną chmurę, która w przeciwieństwie do chmur od zewnętrznych dostawców, naprawdę chroni przed niepożądanym dostępem ze strony organów rządowych lub pozarządowych.
