Automatyzacja procesów biznesowych w zarządzaniu nieruchomościami i zarządzaniu nieruchomościami
PaperOffice DMS dla zarządzania nieruchomościami i zarządców nieruchomości umożliwia sprawną obsługę elektronicznej archiwizacji dokumentacji najemców i nieruchomości oraz szybkie przetwarzanie zapytań i jest warunkiem wstępnym wydajności i sukcesu Twojej firmy.
Wskazówka dla profesjonalistów
Ważne dokumenty w istniejącej formie papierowej, takie jak umowy najmu, rachunki za media, akta budowlane, wydarzenia, dokumenty handlowe, ogłoszenia są zastępowane dokumentami elektronicznymi dzięki digitalizacji i tym samym maksymalnie optymalizują wszystkie procesy pracy.Informacje o wszystkich budynkach, partnerach biznesowych, najemcach itp. są dostępne natychmiast na żądanie dzięki PaperOffice DMS.
Cyfryzacja w zarządzaniu nieruchomościami i zarządzaniu nieruchomościami
W ramach zarządzania nieruchomościami i zarządzania nieruchomościami istnieje wiele różnych dokumentów, którymi należy zarządzać:
Umowy najmu, dodatkowe zestawienia kosztów, akta budowlane, wydarzenia, dokumenty biznesowe, powiadomienia i wiele innych. Dlatego zarządcy nieruchomości i firmy z branży nieruchomości są tymi, którzy czerpią znaczne korzyści z korzystania z odpowiedniego oprogramowania do zarządzania dokumentami.
Ważne dokumenty są generowane codziennie przez zarządców nieruchomości. Wszystkie one muszą być przypisane do właściwej nieruchomości mieszkalnej, najemcy, właściciela, nieruchomości.
Wszystkie te dokumenty muszą zostać zdigitalizowane, jeśli dotrą w formie papierowej, wymagają uporządkowanego składania, przydzielania zadań i przepływu pracy oraz muszą być natychmiast dostępne na żądanie.
Ponadto każdy dokument jest klasyfikowany według jego typu i może być przypisany do osób i obiektów, do których można uzyskać dostęp nawet w podróży, niezależnie od urządzenia. Masz wszystkie informacje i dokumenty o wszystkich budynkach, partnerach biznesowych, najemcach itp. wyraźnie w jednym miejscu, a mianowicie w swojej bazie danych.
Bardzo ważne jest dotrzymanie ważnych terminów i podjęcie środków prawnych w celu przechowywania dokumentów.
W celu rozwiązania wielu istniejących problemów administracyjnych w zarządzaniu nieruchomościami należy wdrożyć system zarządzania dokumentami PaperOffice.
PaperOffice DMS zapewnia przejrzystą strukturę w dokumentach i pomaga poradzić sobie z zalewem informacji.
PaperOffice eliminuje wszystkie czasochłonne wąskie gardła i tworzy przejrzysty przegląd ważnych dokumentów, takich jak umowy lub listy, zarządzając nimi cyfrowo w PaperOffice w przyszłości.
Możesz również skorzystać z cyfrowych zadań administracyjnych i mieć oko na wszystkie umowy najmu i usługi, oficjalną korespondencję, która jest ponownie składana lub przypisywana pracownikom przez przydział zadań.
Zautomatyzuj swoje procesy biznesowe
Żaden inny kraj w UE nie ma więcej mieszkańców niż Niemcy i z 234 osobami na kilometr kwadratowy ma trzecią najwyższą gęstość zaludnienia w Europie po Holandii i Belgii, z wyjątkiem Monako. Około 37 milionów budynków jest rozmieszczonych na powierzchni 357 588 kilometrów kwadratowych. Nieco ponad połowa nieruchomości jest wykorzystywana jako przestrzeń życiowa, wszystkie inne nieruchomości są wykorzystywane komercyjnie lub publicznie. Szacuje się, że 8 milionów nieruchomości jest zarządzanych przez zarządców nieruchomości lub zarządców nieruchomości.
Za imponującą liczbą 8 milionów zarządzanych obiektów kryje się znaczna ilość prac konserwacyjnych, które wynikają nie tylko z działań wymaganych do utrzymania budynku w ruchu, ale także z przepisów, rozporządzeń i ustaw, które są nowe niemal co roku. Nieruchomości w Niemczech podlegają częściowo prawu krajowemu, a częściowo prawu federalnemu. Ale lista rzeczy, które są częścią codziennej działalności zarządzania nieruchomościami, jest zaskakująco obszerna, takich jak:
- Wynajem
- Dzierżawa
- Zestawienie opłat za usługę
- Inkaso
- Zarządzanie depozytami
- Zarządzanie dochodami z najmu
- Sprzedaj / Kup
- Renowacja
- Renowacja
- Naprawy
- Utrzymanie obiektu
- Utrzymanie nieruchomości
- Serwis zimowy
- Ogrzewanie / Elektryczność / Woda / Odpady
- Prawo podatkowe
- Ubezpieczenie
- Księga wieczysta
Za każdym pojedynczym terminem na tej liście kryje się często duża liczba bardzo różnych procesów. Oczywiście istnieją firmy zarządzające nieruchomościami, które są ograniczone tylko do jednego obszaru, takiego jak wyłączne zarządzanie nieruchomościami na wynajem lub czysty zakup i sprzedaż lub zarządzanie nieruchomościami należącymi do społeczności właścicieli. Ale bez względu na segment, zadania są tak różnorodne, że każdy zarządca nieruchomości potrzebuje efektywnego zarządzania dokumentami.
To PaperOffice DMS, oprogramowanie do zarządzania dokumentami, które może zrobić znacznie więcej niż tylko zarządzać dokumentami.
Ale co oznacza skuteczność dla zarządców nieruchomości?
Największym sektorem z 8 milionów zarządzanych nieruchomości, o których mowa powyżej, są mieszkania na wynajem, a następnie powierzchnie biurowe. Oznacza to, że w zależności od rodzaju istnieją koszty stałe, które muszą być płacone kwartalnie, półrocznie lub rocznie. Z drugiej strony dochód jest zwykle miesięczny. W zależności od zarządzanych zapasów oznacza to utrzymywanie od setek do tysięcy kont, z których wszystkie mają określone terminy i wymagają dodatkowej administracji w przypadku wystąpienia nadzwyczajnych zmian. Ponadto istnieje właściwe księgowanie dochodów i wydatków.
Do nadzwyczajnych zdarzeń należą np. zaległości czynszowe. Chodzi tutaj o obliczenie odsetek poniesionych do czasu dokonania płatności, ale także o przestrzeganie przepisów o przedawnieniu i podjęcie odpowiednich działań.
- Administracja może również zawierać plany, które pokazują obszary działek do skalowania i, jeśli to konieczne, są udostępniane firmom budowlanym do renowacji lub remontów.
- Dowód prawidłowego inwestowania środków depozytowych wymaga również prawidłowej księgowości i prezentacji przez cały czas.
- Wprowadź zmiany w prawie najmu lub nabycia gruntu w odpowiednim czasie, a tym samym bądź przygotowany na czas, w którym wejdą w życie.
To tylko cztery przykłady tego, co może zrobić dobry system zarządzania dokumentami, taki jak PaperOffice DMS.
PaperOffice nie rozróżnia rodzajów dokumentów, niezależnie od tego, czy potrzebujesz pomocy w zarządzaniu umowami, pismami procesowymi i korespondencją e-mailową: dzięki systemowi zarządzania dokumentami PaperOffice Twoje dotychczasowe procesy w Twojej firmie zostały zdigitalizowane, dzięki czemu są bardziej wydajne, przejrzyste i znacznie bardziej elastyczne.
Ponieważ bez względu na to, w jakiej formie dokumenty docierają do firmy, czy to jako dokumenty papierowe, pliki PDF, e-maile czy zdjęcia, są one automatycznie archiwizowane i przechowywane w bezpiecznej bazie danych.
Ważne umowy mogą zatem zostać uznane i rozwiązane w odpowiednim czasie lub renegocjowane. Zwolnienie dokumentu z podpisem cyfrowym i powiadomieniem e-mail zamiast powolnej poczty papierowej, niezabezpieczona poczta e-mail przyczynia się do lojalności klientów.
Podstawowe ramy transformacji cyfrowej w zarządzaniu nieruchomościami i nieruchomościami
Dzięki zintegrowanej sztucznej inteligencji uruchamiane są automatyczne reguły. Ta sztuczna inteligencja automatycznie sortuje dokumenty w foldery, takie jak "Faktura" i "Dowody dostawy", przechowuje odpowiednie słowa kluczowe i uruchamia cyfrowy przepływ pracy przechowywany dla danego typu dokumentu.
PaperOffice spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa , takie jak zarządzanie autoryzacjami czy przyznawanie uprawnień dostępu. Użytkownik definiuje poszczególne etapy pracy dokładnie tak, jak by działały, na przykład "nagrywanie", "sprawdzanie", "zwalnianie" i "księgowanie" faktur.
Odpowiedzialność może być przypisana nie tylko poszczególnym osobom, ale także grupom użytkowników, takim jak "Księgowość" lub "Produkcja", dzięki czemu kolega może natychmiast wkroczyć, jeśli pracownik jest nieobecny.
Technologia OCR rozpoznaje nie tylko zawartość dokumentu, ale także wszystkie pola danych związane z podatkiem, takie jak numer dokumentu, data, netto, podatek i kwota brutto. Zaimportowane dane są dostępne do kontrolowania ocen, transakcji płatniczych i rachunkowości finansowej. Oszczędza to męczącej pracy przy wprowadzaniu i zmniejsza liczbę błędów w publikowaniu.
Za pomocą jednego kliknięcia myszą dane, w tym lokalizacja archiwizacji, mogą zostać wyeksportowane do klienta, doradcy podatkowego lub odwrotnie.
Rozwiązanie: sprawdzone know-how
Czy nie ma sensu od razu korzystać z oprogramowania do zarządzania w praktyce? który nie tylko spełnia wszystkie wymagania, ale jest również łatwy do nauczenia się i niedrogi?
PaperOffice DMS to wypróbowane i przetestowane kompletne rozwiązanie do pracy cyfrowej, a dzięki ponad 20-letniemu doświadczeniu na rynku jest jednym z pierwszych pionierów DMS.
Rozwiązania przepływu pracy i integralność sztucznej inteligencji - rozwiązanie ALL-IN-ONE z PaperOffice DMS
Firmy zarządzające nieruchomościami i zarządcy nieruchomości muszą przetwarzać dokumenty we wszystkich transakcjach biznesowych. Ciągły rozwój modeli biznesowych nieustannie stawia nowe wyzwania. To, czego potrzebują, to dobry system zarządzania dokumentami.
PaperOffice DMS to właściwe oprogramowanie, ponieważ ma wszystko, czego potrzebuje przemysł meblarski i produkcyjny, takie jak:
- Przechowywanie dokumentów we wszystkich formatach cyfrowych zgodnie z zasadami RODO/li>
- Funkcje składania i ponownego składania spóźnionych dokumentów, które wymagają działania
- Samoucząca się funkcja przechowywania danych z tagowaniem i wewnętrzną wyszukiwarką
- Automatyczne przypisywanie nowo dodanych dokumentów do właściwego folderu
- Proste tworzenie bazy danych i połączenie z bazą danych, w tym indywidualnie konfigurowalna maska
- Automatyczne tworzenie szablonów dla powtarzalnych procesów i operacji
Zgodna z wersjami i bezpieczna archiwizacja: PaperOffice DMS technicznie spełnia wymagania prawne GoBD, GDPdU i DSGVO
Funkcja przepływu pracy PaperOffice upraszcza komunikację. Zorientowane na proces zarządzanie dokumentami zapewnia, że dokumenty te pozostają aktualne przy niewielkim wysiłku. PaperOffice DMS pozwala łatwo uwzględnić odpowiednie okresy przechowywania i usuwania . Cyfrowe przepływy pracy są zintegrowane z procesami biznesowymi, co zapewnia zgodność z podstawowymi etapami procesu, a tym samym zgodność.
PaperOffice wspiera to rozbudowanym modułem zadań i przepływu pracy.
W ten sposób można tworzyć pewne łańcuchy procesów, a istniejące procesy operacyjne można definiować na dokumentach elektronicznych i częściowo wykonywać automatycznie.
Stanowi to bezbłędną optymalizację procesu, ponieważ zadanie może być nie tylko przypisane do pracowników z określonymi prawami użytkownika i okresami ukończenia, wymagać wydania cyfrowego, ale także automatycznie wyzwalać dalsze działania, takie jak powiadomienia e-mail lub zmiany statusu dokumentu.
W ten sposób odpowiednie metadane mogą być również przechowywane po procesie archiwizacji dokumentów. Oprócz typu dokumentu można określić okres archiwizacji i powiązane informacje o kliencie.
Przemysł meblarski i produkcyjne czerpią korzyści z cyfrowego zarządzania dokumentami
System zarządzania dokumentami umożliwia oddzielne tworzenie baz danych dla każdego obszaru i może tworzyć łącza w tym samym czasie. Dokumenty analogowe, takie jak przesłane faktury rzemieślnicze, są skanowane za pomocą PaperOffice DMS i zapisywane zarówno jako zdjęcie, jak i przekonwertowany tekst za pomocą oprogramowania OCR. Wszystkie istniejące dane, na przykład dotyczące najemcy, mogą być wyświetlane w sposób jasny i jednoznaczny, dlatego nie trzeba nosić ze sobą żadnych plików na spotkania poza domem. Zarządzanie bazami danych kontrolowane przez sztuczną inteligencję tworzy szablony z danych podstawowych lub statystycznie użytecznych list, zgodnie z wymaganiami.
Jednocześnie niezbędna ochrona danych jest utrzymywana poprzez hierarchiczne zarządzanie hasłami i 1024-bitowe szyfrowanie.
Zoptymalizuj swój czas pracy nawet o 7,5% w porównaniu do pracy papierowej dzięki zastosowaniu PaperOffice DMS.
Oszczędzaj czas na wyszukiwaniu, rozsyłaniu i udostępnianiu dokumentów.
Dzięki cyfrowym znaczkom dokumenty można uzupełnić dodatkowymi informacjami, a nawet kontrolować szczegółowe przepływy pracy. Z kolei funkcja zadania i przepływu pracy zapewnia dotrzymanie i dokończenie terminów.
Doskonały stosunek ceny do wydajności PaperOffice DMS, a także prosta implementacja w istniejących systemach operacyjnych Microsoft i intuicyjna zdolność uczenia się sprawiają, że oprogramowanie jest niezbędnym pomocnikiem w każdym domu lub zarządzaniu nieruchomościami w krótkim czasie, bez względu na to, jak duże są zapasy, które mają być zarządzane.
FAQs
W końcu odpowiemy na kilka innych najczęściej zadawanych pytań na ten temat. "Cyfryzacja w zarządzaniu nieruchomościami i zarządzaniu nieruchomościami":
W jaki sposób pracownicy mogą uzyskać dostęp do PaperOffice?
Ze względu na zdecentralizowaną i nowoczesną architekturę programów, PaperOffice może być używany na prawie każdym urządzeniu - od klasycznych komputerów po smartfony / tablety i telewizory.
Co się stanie z danymi, jeśli PaperOffice nie istnieje?
Nie stanie się to, ale aby Cię uspokoić: Możesz wyeksportować swoje dane W DOWOLNYM MOMENCIE, ponieważ PaperOffice opiera się na otwartej strukturze bazy danych, możesz uzyskać dostęp do swoich danych w dowolnym momencie.
Ochrona danych tematu: Gdzie są przechowywane wszystkie dokumenty?
PaperOffice będzie przechowywać wszystkie dokumenty we własnym zakresie z szyfrowaniem wysokiego poziomu, dzięki czemu będzie odporny na przykład na kradzież danych i przekroczy wszystkie wymagania RODO i GOBD.
Unikaj błędów: NIGDY nie zapisuj danych w chmurze innej firmy!
Czy PaperOffice można dostosować dokładnie do specyfikacji?
Tak, PaperOffice może być w 100% dostosowany do zamierzonego zastosowania, aby zapewnić bezproblemową integrację z istniejącymi procesami i systemami. Nawet interfejs programu może być w pełni zaprojektowany i dowolnie dostosowywany.
Podsumowanie
PaperOffice DMS wspiera zarządzanie nieruchomościami i nieruchomościami oraz oferuje odpowiednie interfejsy do innego oprogramowania, połączeń API i może być rozszerzony w dowolnym momencie zgodnie z Życzeniem. Oprogramowanie jest łatwe do nauczenia się i można je łatwo zintegrować z codzienną praktyką bez powodowania nieobecności w celach szkoleniowych.
PaperOffice DMS zaleca korzystanie z serwera NAS (sieciowego magazynu danych) z funkcją tworzenia kopii zapasowych, aby ważne dane nie były tracone ani szpiegowane w chmurach innych firm.
Ostatecznie PaperOffice DMS imponuje bardzo dobrym stosunkiem ceny do wydajności i ogromnym know-how dzięki ponad 20-letniemu praktycznemu doświadczeniu.