Biuletyn PaperOffice Insider
Biuletyn PaperOffice Insider
Chcemy być przyjaciółmi

Najwyższe możliwe oferty rabatowe

Ekskluzywne wiadomości poufne

Darmowe bonusowe ulepszenia

Najwyższe możliwe oferty rabatowe

Ekskluzywne wiadomości poufne

Darmowe bonusowe ulepszenia

Przyjaźń Zaufaj Słowo Honoru
Nigdy nie podamy Twojego adresu e-mail nikomu innemu, a każdy e-mail zawiera link do rezygnacji z subskrypcji jednym kliknięciem.

Archiwizacja dokumentów wyjaśniona prawnie

Poprowadzimy Cię przez dżunglę prawną, odkryjemy półwiedzę marketingową i wyjaśnimy, dlaczego PaperOffice jest idealną podstawą dokumentów dla wszystkich wymagań prawnych.

Dokumentacja proceduralna

Czego potrzebujesz:Dokumentacja proceduralna zgodnie z GoBD

Przykładowa dokumentacja procesowa do skanowania zastępczego, opublikowana przez Niemiecką Federalną Izbę Doradców Podatkowych (BStBK) we współpracy z Niemieckim Stowarzyszeniem Doradców Podatkowych (DStV).


Obowiązek przedstawienia dowodów

Co mówi dokumentacja procesowa?

Że wszystko działa zgodnie z planem

Za pomocą dokumentacji proceduralnej firmy mogą udowodnić, że ich księgowość wspierana przez IT oraz przechowywanie danych i dokumentów są zgodne z zasadami prawidłowości określonymi w GoBD.

Że możesz dostarczyć dowolny dokument na żądanie

Celem jest, aby dokumenty księgowe i archiwizacyjne w firmie były zrozumiałe i weryfikowalne w rozsądnym czasie dla eksperta, na przykład w trakcie audytu.

W tym celu szczegółowo opisuje, w jaki sposób kupony i dokumenty są rejestrowane, odbierane, digitalizowane, przetwarzane, wydawane i przechowywane. Podatnik korzystający z zastosowanego rozwiązania informatycznego, lub sam przedsiębiorca, jest odpowiedzialny za stworzenie dokumentacji procesowej.

Dokumentacja procesu

Co powinna uwzględniać dokumentacja procesowa?

Przejrzysta dokumentacja proceduralna powinna być dostępna dla każdego systemu informatycznego. Treść, struktura i wyniki procesu IT powinny być całkowicie i przekonująco oczywiste.
Aby zweryfikować identyfikowalność, wymagana jest kompleksowa i aktualna dokumentacja proceduralna, która dokumentuje wszystkie zmiany systemowe i technologiczne pod względem treści i czasu bez żadnych luk.

Dokumentacja procesowa powinna również wskazywać, w jaki sposób dokumenty elektroniczne są przechwytywane, przetwarzane, wydawane i przechowywane.
Opis procedury tworzenia kopii zapasowych danych, która jest zintegrowana z PaperOffice w przypadku aplikacji lokalnej bazy danych, jest również ważną częścią dokumentacji procedury.

Dokumentacja procedury opisuje zamierzony proces organizacyjny i techniczny. Od pochodzenia informacji do indeksowania, przetwarzania i przechowywania, a także jednoznacznego wyszukiwania.


po bezpiecznej stronie

Rozwiązanie:PaperOffice zgodny ze standardem GOBD do przechowywania dokumentów

PaperOffice jest zgodny z GOBD poprzez certyfikację, a także testowanie wszystkich wymagań oprogramowania poprzez spełnienie wszystkich wymaganych standardów.

Wymaganie1/6

ZASADA IDENTYFIKOWALNOŚCI I WERYFIKOWALNOŚCI (GOBD ROZDZIAŁ 3.1)

Zgodnie z GoBD podatnik jest zobowiązany do zapewnienia, że system informatyczny jest zabezpieczony przed utratą (np. niewykrywalną) oraz zabezpieczony przed nieuprawnionym wejściem i zmianami.


Wymaganie2/6

ZASADY PRAWDY, JASNOŚCI I CIĄGŁEGO ZAPISU Z POSZCZEGÓLNYMI PODMIOTAMI (GOBD ROZDZIAŁ 3.2)

Komponenty serwera DMS zasadniczo podlegają tym samym wymogom bezpieczeństwa, co inne komponenty IT. Istotne tematy to monitorowanie i bezpieczeństwo danych.

Wymaganie3/6

KOMPLETNOŚĆ (GOBD ROZDZIAŁ 3.2.1)

Zasadniczo każdy dokument, który musi zostać zachowany, musi być rejestrowany indywidualnie i ze wszystkimi jego elementami (kompletność i kompletność luk).


Wymaganie4/6

POPRAWNOŚĆ (GOBD ROZDZIAŁ 3.2.2)

Zgodnie z zasadą poprawności DMS musi zapewnić, że dokumenty i dane, które mają być archiwizowane, mają wymagany stopień zgodności z oryginałem (pod względem obrazu lub treści).

Wymaganie5/6

ZAMÓWIENIE (GOBD ROZDZIAŁ 3.2.4)

Zasady prawidłowej rachunkowości podczas korzystania z DMS uważa się za konsekwentnie przestrzegane, jeżeli zgodność z kryteriami uporządkowania może być zapewniona przez cały okres przechowywania.


Wymaganie6/6

NIEZMIENNOŚĆ (GOBD ROZDZIAŁ 3.2.5)

GoBD wymaga, aby stosowana procedura przetwarzania danych była zaprojektowana w taki sposób, aby wszystkie informacje, które zostały wprowadzone do procedury przetwarzania, nie mogły być dłużej ukrywane lub nadpisywane, usuwane, zmieniane lub fałszowane bez identyfikacji (GoBD rozdział 3.1; 58-60).

Częste pytania
Kto pomaga w dokumentacji procesów?

Jeśli masz absolutne zaufanie do własnych procesów, prawdopodobnie możesz sobie poradzić bez doradcy podatkowego. Zalecamy jednak skorzystanie z pomocy doradcy podatkowego z wyprzedzeniem lub przynajmniej raz w trakcie tworzenia dokumentacji procesu. Z własnego doświadczenia wynika, że zawsze wskazana i pomocna jest otwarta rozmowa z organem audytowym, ponieważ pomimo wszystkich specyfikacji i standardów, ostatecznie to audytor decyduje.

Kto zatwierdza dokumentację procesu?

Uważaj na półwiedzę marketingową: Certyfikaty wszelkiego rodzaju i od żadnego emitenta nie są akceptowane przez organy podatkowe! W razie potrzeby liczy się tylko przedstawienie dokumentacji procesowej według GoBD i o tym, czy wszystko rzeczywiście pasuje, decyduje organ kontrolny, np. Twój audytor podatkowy czy urząd skarbowy.

Dlaczego nie tylko PaperOffice jest wystarczający?

Wyjaśnione krótko i zwięźle: Jeśli, na przykład, zarchiwizowałeś fakturę w PaperOffice w sposób prawnie bezpieczny i odporny na audyt, faktura mogła jednak zostać zmanipulowana lub zmieniona PRZED zeskanowaniem. Być może oszczędzasz w sposób odporny na audyt, ale cały proces sam w sobie nie jest odporny na audyt i dlatego nie jest zgodny z GoBD.

Czy mogę wyrzucić oryginalne dokumenty?

Dokumenty mające znaczenie prawne, na przykład umowy, muszą być nadal przechowywane w oryginale. Krótko mówiąc: urząd skarbowy akceptuje dokumenty elektroniczne, ale sąd akceptuje oryginały tylko w przypadku sporu. Wynika to z faktu, że podpis można sprawdzić tylko pod kątem autentyczności na oryginalnych dokumentach. Zalecamy, aby nigdy nie wyrzucać oryginałów.

Dlaczego mogę usunąć dokumenty PaperOffice?

Ponownie, istnieje dokumentacja procesu. Ponieważ technicznie niemożliwe jest całkowite wykluczenie usunięcia, o ile dane są przechowywane u Ciebie. Na koniec możesz samodzielnie usunąć rekord bezpośrednio z bazy danych. Lub wyjmij dysk twardy. Lub pozbądź się serwera. Albo wysadzić budynek.

Jak znaleźć techniczne rekomendacje DMS?

Bitkom opracował listę kontrolną GOBD dotyczącą systemów zarządzania dokumentami zgodnie z najnowszą wersją GOBD z 28.11.2019, którą można znaleźć tutaj

PaperOffice Academy

Musiałeś to widzieć

Tak mówią nasi klienci

Studium

Optymalizacja przepływów pracy dzięki PaperOffice DMS

"Już na pierwszym spotkaniu z PaperOffice zauważasz 20-letnie doświadczenie PaperOffice w dziedzinie zarządzania dokumentami."

Alexander Staruk
dyrektor finansowy w Bractwie Menonickim Bielefeld e. V.