Biuletyn informacyjny PaperOffice Insider
Biuletyn informacyjny PaperOffice Insider
Chcemy zostać przyjaciółmi

Najwyższe możliwe oferty rabatowe

Wy

Darmowe bonusowe uaktualnienia

Najwyższe możliwe oferty rabatowe

Wy

Darmowe bonusowe uaktualnienia

Przyjaźń Zaufanie Słowo Honoru
Nigdy nie podamy twojego adresu e-mail nikomu innemu, a każdy e-mail zawiera link do wypisania z listy subskrybentów jednym kliknięciem.

Certyfikowane i zgodne z GOBD miejsce przechowywania danych

Dzięki certyfikacji i zatwierdzeniu dla dwóch najwyższych światowych standardów cyfryzacji, GOBD (dawniej GDPDU) i DSGVO (EU-GDPR), z PaperOffice jesteś pewny swojego bezpieczeństwa.

Zalety

100% GOBD przez bezpieczną rewizję

Z powodu zapewnienia bezpieczeństwa rewizji w dokumentacji procesowej, można ją w każdej chwili śledzić i zweryfikować, jest chroniona przed manipulacją i utratą, aby sprostać wymaganiom testów i rewizji i zachować jej ważność na dłuższą metę.

100% RODO, bez przechowywania w chmurze

Przechowywanie danych lokalnie bez przechowywania w chmurze ułatwia dokumentację procesów, zapewnia większą kontrolę nad dostępem do informacji i umożliwia łatwiejszy dostęp do starszych wersji, a także bezpieczne udostępnianie dokumentacji i informacji podczas współpracy z innymi członkami zespołu.

100% kontrola dostępu

Dzięki kontroli dostępu PaperOffice DMS zapewnione jest, że tylko ci, którzy mają uprawnienia do korzystania z systemu zarządzania dokumentami, mogą uzyskać dostęp do danych, do których dostęp jest ograniczony. Ponadto zapewnione jest, że w trakcie przetwarzania, korzystania i przechowywania danych osobowych nie można ich odczytać, skopiować, zmienić lub usunąć bez upoważnienia.

Wyjaśnienie prawne archiwizacji dokumentów

Prowadzimy cię przez prawny dżunglę, ujawniamy półwiedzę marketingową i wyjaśniamy, dlaczego PaperOffice jest twoją doskonałą podstawą dokumentową dla wszystkich wymagań prawnych.

Dokumentacja proceduralna

Czego potrzebujesz: Dokumentacja proceduralna zgodna z GoBD

Przykładowa dokumentacja proceduralna dla skanowania zamiennego, opublikowana przez Niemiecką Federalną Izbę Doradców Podatkowych (BStBK) we współpracy z Niemieckim Stowarzyszeniem Doradców Podatkowych (DStV).

Obowiązek udostępnienia dowodu

Co mówi dokumentacja proceduralna?

Że wszystko idzie zgodnie z planem

Dzięki pomocy dokumentacji proceduralnej firmy mogą udowodnić, że ich informatykę wspomagane rachunkowość oraz przechowywanie danych i dokumentów zgodne są z zasadami regularności zdefiniowanymi w GoBD.

Że możesz dostarczyć dowolny dokument na żądanie

Celem jest sprawienie, aby księgowość i archiwizacja dokumentów w firmie były zrozumiałe i możliwe do zweryfikowania w rozsądnym czasie przez eksperta, na przykład podczas audytu.

W tym celu szczegółowo opisuje się, w jaki sposób są rejestrowane, odbierane, digitalizowane, przetwarzane, wydawane i przechowywane karty i dokumenty. Podatnik korzystający z użytego rozwiązania IT lub sam przedsiębiorca jest odpowiedzialny za tworzenie dokumentacji proceduralnej.

Przetwarzanie dokumentacji

Na co powinna zwrócić uwagę dokumentacja proceduralna?

Dla każdego systemu informatycznego powinna być dostępna czytelnie strukturalna dokumentacja procedur. Zawartość, struktura i wyniki procesu IT powinny być całkowicie i przekonująco oczywiste.
Aby zweryfikować możliwość śledzenia, wymagana jest kompleksowa i aktualna dokumentacja proceduralna, która dokumentuje wszystkie zmiany systemowe i technologiczne pod względem treści i czasu bez żadnych luk.

Dokumentacja proceduralna powinna także pokazywać, w jaki sposób przechwytywane, przetwarzane, wydawane i przechowywane są dokumenty elektroniczne.
Opis procedury tworzenia kopii zapasowej danych, która jest zintegrowana w PaperOffice w przypadku lokalnej aplikacji bazy danych, jest również ważną częścią dokumentacji procedur.

Dokumentacja procedury opisuje zamierzony proces organizacyjny i techniczny. Od źródła informacji po indeksowanie, przetwarzanie i przechowywanie, jak również jednoznaczne odzyskiwanie.

na wszelki wypadek

Rozwiązanie: PaperOffice zgodne z GOBD do przechowywania dokumentów

PaperOffice spełnia normę GOBD dzięki certyfikacji oraz testowaniu wszystkich wymagań dotyczących oprogramowania, spełniając wszystkie wymagane standardy.

Wymaganie1/6

ZASADA ŚLEDZIWOŚCI I WERYFIKOWALNOŚCI (ROZDZIAŁ 3.1 GOBD)

Zgodnie z zasadami GoBD podatnik jest zobowiązany zapewnić, że system IT jest zabezpieczony przed utratą (np. niewykrywalnością) i chroniony przed nieautoryzowanymi wpisami i zmianami.

Wymaganie2/6

ZASADY PRAWDY, JASNOŚCI I CIĄGŁYCH REJESTRÓW Z INDYWIDUALNYMI PRIORYTETAMI (ROZDZIAŁ 3.2 GOBD)

Komponenty serwera DMS zazwyczaj podlegają tym samym wymaganiom dotyczącym bezpieczeństwa co inne komponenty IT. Istotne tematy to monitorowanie i bezpieczeństwo danych.

Wymaganie3/6

KOMPLETNOŚĆ (ROZDZIAŁ 3.2.1 GOBD)

Z zasady każdy dokument, który musi być przechowywany, musi zostać zarejestrowany indywidualnie i ze wszystkimi jego komponentami (kompletność i kompletność luk).

Wymaganie4/6

POPRAWNOŚĆ (ROZDZIAŁ 3.2.2 GOBD)

Zgodnie z zasadą poprawności, DMS musi zapewnić, że dokumenty i dane, które mają zostać zarchiwizowane, mają wymagany stopień zgodności z oryginałem (pod względem obrazu lub treści).

Wymaganie5/6

ZAMÓWIENIE (ROZDZIAŁ 3.2.4 GOBD)

Zasady porządkowego prowadzenia księgowości podczas korzystania z systemu DMS uważa się za spełnione, gdy przestrzeganie kryteriów porządku można zagwarantować na całym okresie przechowywania dokumentacji.

Wymaganie6/6

NIEMENNOŚĆ (ROZDZIAŁ 3.2.5 GOBD)

GoBD wymaga, aby stosowany procedurę przetwarzania danych należy zaprojektować w taki sposób, że wszelkie informacje, które zostały wprowadzone do procedury przetwarzania, nie mogą być już tłumione lub nadpisane, usuwane, zmieniane lub fałszowane bez identyfikacji (rozdział GoBD 3.1; 58-60).

Często zadawane pytania
Kto pomaga w dokumentacji procesów?

Jeśli masz absolutne zaufanie do własnych procesów, prawdopodobnie możesz się obejść bez doradcy podatkowego. Jednak zalecamy skorzystanie z pomocy doradcy podatkowego wcześniej, lub przynajmniej raz podczas tworzenia dokumentacji procesowej. Z naszego doświadczenia zawsze jest wskazane i pomocne rozmawianie otwarcie z organem audytu, ponieważ pomimo wszystkich wytycznych i standardów, ostatecznie to audytor decyduje.

Kto zatwierdza dokumentację procesu?

Uwaga na półwiedzę marketingową: Certyfikaty jakiejkolwiek natury i od jakiejkolwiek instytucji nie są akceptowane przez organy podatkowe! W razie potrzeby liczy się tylko przedstawienie dokumentacji procesowej zgodnie z GoBD, a to, czy wszystko się zgadza, decyduje organ audytorski, np. audytor podatkowy lub urząd skarbowy.

Dlaczego PaperOffice to nie wszystko?

Wyjaśnione krótko i zwięźle: Jeśli na przykład zarchiwizowałeś fakturę w PaperOffice w sposób prawny i odporny na audyt, faktura mogła jednak zostać sfałszowana lub zmieniona PRZED jej zeskanowaniem.Możesz zapisywać w sposób odporny na audyt, ale sam proces nie jest wystarczająco odporny na audyt i nie spełnia zatem wymagań GoBD.

Czy mogę wyrzucić oryginalne dokumenty?

Dokumenty o znaczeniu prawnym, na przykład umowy, muszą być przechowywane w oryginale. W skrócie, urząd skarbowy akceptuje dokumenty elektroniczne, ale sąd akceptuje tylko oryginały w przypadku sporu. Wynika to z faktu, że podpis można sprawdzić pod kątem autentyczności tylko na oryginalnych dokumentach. Zalecamy nigdy nie wyrzucanie oryginałów.

Dlaczego mogę usuwać dokumenty PaperOffice?

Ponownie, jest to dokumentacja procesu. Ponieważ technicznie niemożliwe jest całkowite wyłączenie usuwania, tak długo jak dane są przechowywane u ciebie. W końcu możesz samodzielnie usunąć rekord bezpośrednio z bazy danych. Lub usunąć dysk twardy. Lub zlikwidować serwer. Lub wysadzić budynek.

Jak znaleźć techniczne zalecenia DMS?

Bitkom opracował listę kontrolną GOBD dotyczącą systemów zarządzania dokumentami zgodnie z najnowszą wersją GOBD z dnia 28.11.2019 r., którą możesz znaleźć tutaj.

change me
Premiera

Korzystaj z wyrażeń regularnych REGEX do automatycznego zbierania i ekstrakcji danych (Część 2)

PaperOffice Academy

Zostań profesjonalistą w 15 minut.

Szybkie wprowadzenie do PaperOffice 2022

change me
Nowy

Transformacja cyfrowa w urzędzie: Nowoczesne technologie dla efektywnego zarządzania

PaperOffice rozwiązuje każdy problem: gwarantowane.

Przykład zastosowania

Cyfryzacja w branży technologii dentystycznych - skuteczne zarządzanie dokumentami dla branży dentystycznej

"Uzyskiwanie chronologicznych wyników bardzo szybko dla rocznych sprawozdań finansowych i zapasów w celu określenia najtańszej ceny zakupu dla każdej pojedynczej pozycji. To, co kiedyś zajmowało dni, teraz można zrobić w ciągu kilku godzin!"

Lars R. Ludewig
właściciel i dyrektor zarządzający ViaCreative Zahntechnik GmbH