Biuletyn informacyjny PaperOffice Insider
Biuletyn informacyjny PaperOffice Insider
Chcemy zostać przyjaciółmi

Najwyższe możliwe oferty rabatowe

Wy

Darmowe bonusowe uaktualnienia

Najwyższe możliwe oferty rabatowe

Wy

Darmowe bonusowe uaktualnienia

Przyjaźń Zaufanie Słowo Honoru
Nigdy nie podamy twojego adresu e-mail nikomu innemu, a każdy e-mail zawiera link do wypisania z listy subskrybentów jednym kliknięciem.

Certyfikacja i przechowywanie dokumentów zgodne z GOBD

Poprzez certyfikację i zatwierdzenie dla dwóch najwyższych na świecie standardów digitalizacji - GOBD (dawniej GDPDU) oraz DSGVO (EU-GDPR) - z PaperOffice masz gwarancję bezpieczeństwa.

Podsumowanie

100% GOBD przez bezpieczną rewizję

Z powodu zapewnienia bezpieczeństwa rewizji w dokumentacji procesowej, można ją w każdej chwili śledzić i zweryfikować, jest chroniona przed manipulacją i utratą, aby sprostać wymaganiom testów i rewizji i zachować jej ważność na dłuższą metę.

100% RODO, bez przechowywania w chmurze

Przechowywanie danych lokalnie bez przechowywania w chmurze ułatwia dokumentację procesów, zapewnia większą kontrolę nad dostępem do informacji i umożliwia łatwiejszy dostęp do starszych wersji, a także bezpieczne udostępnianie dokumentacji i informacji podczas współpracy z innymi członkami zespołu.

100% Kontrola dostępu

Dzięki kontroli dostępu PaperOffice DMS zapewnione jest, że tylko ci, którzy mają uprawnienia do korzystania z systemu zarządzania dokumentami, mogą uzyskać dostęp do danych, do których dostęp jest ograniczony. Ponadto zapewnione jest, że w trakcie przetwarzania, korzystania i przechowywania danych osobowych nie można ich odczytać, skopiować, zmienić lub usunąć bez upoważnienia.

Archiwizacja dokumentów wyjaśniona prawowo

Przewodzimy Cię przez prawny dżunglę, ujawniamy półwiedzę marketingową i wyjaśniamy dlaczego PaperOffice jest idealną podstawą dokumentacyjną dla wszystkich wymagań prawnych.

Dokumentacja proceduralna

Potrzebujesz tego: dokumentacja procesów zgodna z GoBD

Przykładowa dokumentacja procesowa do zastępczego skanowania, wydana przez Federalną Izbę Doradców Podatkowych (BStBK) we współpracy z Niemieckim Stowarzyszeniem Doradców Podatkowych (DStV)

Obowiązek udostępnienia dowodu

Co mówi dokumentacja proceduralna?

Że wszystko idzie zgodnie z planem

Dzięki pomocy dokumentacji proceduralnej firmy mogą udowodnić, że ich informatykę wspomagane rachunkowość oraz przechowywanie danych i dokumentów zgodne są z zasadami regularności zdefiniowanymi w GoBD.

Że możesz dostarczyć każdy dokument na żądanie

Celem jest sprawienie, aby księgowość i archiwizacja dokumentów w firmie były zrozumiałe i możliwe do zweryfikowania w rozsądnym czasie przez eksperta, na przykład podczas audytu.

W tym celu szczegółowo opisuje się, w jaki sposób są rejestrowane, odbierane, digitalizowane, przetwarzane, wydawane i przechowywane karty i dokumenty. Podatnik korzystający z użytego rozwiązania IT lub sam przedsiębiorca jest odpowiedzialny za tworzenie dokumentacji proceduralnej.

Dokumentacja procesu

Na co powinna zwrócić uwagę dokumentacja proceduralna?

Dla każdego systemu informatycznego powinna być dostępna jasno strukturyzowana dokumentacja procesów. Zawartość, struktura i wyniki procesu informatycznego powinny być w pełni i przekonująco oczywiste.
Aby zweryfikować możliwość śledzenia, wymagana jest kompleksowa i aktualna dokumentacja proceduralna, która dokumentuje wszystkie zmiany systemowe i technologiczne pod względem treści i czasu bez żadnych luk.

Dokumentacja proceduralna powinna także pokazywać, w jaki sposób przechwytywane, przetwarzane, wydawane i przechowywane są dokumenty elektroniczne.
Opis procedury zabezpieczania danych, która jest zintegrowana w PaperOffice w przypadku zastosowania lokalnej bazy danych, jest również ważnym elementem dokumentacji procesowej.

Dokumentacja procesowa opisuje zamierzony proces organizacyjny i techniczny. Od powstania informacji poprzez indeksowanie, przetwarzanie i przechowywanie, aż po jednoznaczne odnalezienie.

na wszelki wypadek

Rozwiązanie: PaperOffice zgodne z normą GOBD do przechowywania dokumentów

PaperOffice spełnia normę GOBD dzięki certyfikacji oraz testowaniu wszystkich wymagań dotyczących oprogramowania, spełniając wszystkie wymagane standardy.

Wymaganie1/6

ZASADA ŚLEDZIWOŚCI I WERYFIKOWALNOŚCI (ROZDZIAŁ 3.1 GOBD)

Zgodnie z GoBD, podatnik jest zobowiązany do zabezpieczenia systemu informatycznego przed utratą (np. niemożnością odnalezienia) oraz ochrony przed nieuprawnionymi wprowadzeniami i zmianami.

Wymaganie2/6

ZASADY PRAWDY, JASNOŚCI I CIĄGŁYCH REJESTRÓW Z INDYWIDUALNYMI PRIORYTETAMI (ROZDZIAŁ 3.2 GOBD)

Składniki serwera DMS zazwyczaj podlegają tym samym wymaganiom dotyczącym bezpieczeństwa co inne składniki IT. Istotne zagadnienia to monitorowanie i bezpieczeństwo danych.

Wymaganie3/6

KOMPLETNOŚĆ (GOBD- ROZDZIAŁ 3.2.1)

Z zasady każdy dokument, który musi być przechowywany, musi zostać zarejestrowany indywidualnie i ze wszystkimi jego komponentami (kompletność i kompletność luk).

Wymaganie4/6

DOKŁADNOŚĆ (ROZDZIAŁ 3.2.2 GOBD)

Zgodnie z zasadą poprawności, DMS musi zapewnić, że dokumenty i dane, które mają zostać zarchiwizowane, mają wymagany stopień zgodności z oryginałem (pod względem obrazu lub treści).

Wymaganie5/6

ZAMÓWIENIE (ROZDZIAŁ 3.2.4 GOBD)

Zasady porządkowego prowadzenia księgowości podczas korzystania z systemu DMS uważa się za spełnione, gdy przestrzeganie kryteriów porządku można zagwarantować na całym okresie przechowywania dokumentacji.

Wymaganie6/6

NIEZMIENNOŚĆ (ROZDZIAŁ 3.2.5 GOBD)

GoBD wymaga, aby stosowany procedurę przetwarzania danych należy zaprojektować w taki sposób, że wszelkie informacje, które zostały wprowadzone do procedury przetwarzania, nie mogą być już tłumione lub nadpisane, usuwane, zmieniane lub fałszowane bez identyfikacji (rozdział GoBD 3.1; 58-60).

Często zadawane pytania
Kto pomaga w dokumentacji procesów?

Jeśli masz absolutne zaufanie do własnych procesów, prawdopodobnie możesz się obejść bez doradcy podatkowego. Jednak zalecamy skorzystanie z pomocy doradcy podatkowego wcześniej, lub przynajmniej raz podczas tworzenia dokumentacji procesowej. Z naszego doświadczenia zawsze jest wskazane i pomocne rozmawianie otwarcie z organem audytu, ponieważ pomimo wszystkich wytycznych i standardów, ostatecznie to audytor decyduje.

Kto zatwierdza dokumentację procesu?

Uwaga na półwiedzę marketingową: Certyfikaty jakiejkolwiek natury i od jakiejkolwiek instytucji nie są akceptowane przez organy podatkowe! W razie potrzeby liczy się tylko przedstawienie dokumentacji procesowej zgodnie z GoBD, a to, czy wszystko się zgadza, decyduje organ audytorski, np. audytor podatkowy lub urząd skarbowy.

Dlaczego PaperOffice to nie wszystko?

Kratak i jasan opis: Ako ste, na primer, arhivirali račun u PaperOffice-u na zakonito i revizijom pravno obezbeđen način, taj račun ipak može biti manipulisan ili promenjen PRE skeniranja. Iako čuvate reviziono, ceo proces nije reviziono bezbedan i stoga ne ispunjava zahteve GoBD-a.

Czy mogę wyrzucić oryginalne dokumenty?

Dokumenty o znaczeniu prawnym, na przykład umowy, muszą być przechowywane w oryginale. W skrócie, urząd skarbowy akceptuje dokumenty elektroniczne, ale sąd akceptuje tylko oryginały w przypadku sporu. Wynika to z faktu, że podpis można sprawdzić pod kątem autentyczności tylko na oryginalnych dokumentach. Zalecamy nigdy nie wyrzucanie oryginałów.

Dlaczego mogę usuwać dokumenty PaperOffice?

Ponownie, jest to dokumentacja procesu. Ponieważ technicznie niemożliwe jest całkowite wyłączenie usuwania, tak długo jak dane są przechowywane u ciebie. W końcu możesz samodzielnie usunąć rekord bezpośrednio z bazy danych. Lub usunąć dysk twardy. Lub zlikwidować serwer. Lub wysadzić budynek.

Jak znaleźć techniczne zalecenia DMS?

Bitkom opracował listę kontrolną GOBD dotyczącą systemów zarządzania dokumentami zgodnie z najnowszą wersją GOBD z dnia 28.11.2019 r., którą możesz znaleźć tutaj.

change me
Premiera

Biuro bez papieru: w ten sposób cyfryzacja odnosi sukces w firmie

PaperOffice Academy

Zostań profesjonalistą w 15 minut.

Szybkie wprowadzenie do PaperOffice 2022

change me
Nowa publikacja

7 wyzwań związanych z zarządzaniem dokumentami - dla firm budowlanych

Cyfrowa zmiana w branży krat - skuteczne zarządzanie dokumentami

"W branży krat temat cyfryzacji staje się coraz bardziej zauważalny. Dotyczy to na przykład naszych dowodów dostawy, list części lub naszych planów, rysunków i konfiguratorów. Po wprowadzeniu PaperOffice DMS można było zmniejszyć wysiłek ręczny. Jesteśmy teraz pionierami jako producent krat cyfrowych".

Case Study Image