Cyfryzacja u usługodawców i dealerów urządzeń wielofunkcyjnych

Digitalizacja u usługodawców i sprzedawców kopiarek

Wyspecjalizowani dealerzy technologii biurowej, rozwiązań drukarskich i systemów biurowych czerpią znaczne korzyści z zastosowania odpowiedniego zarządzania danymi.

Trend, a także sytuacja gospodarcza i sytuacja konkurencyjna coraz częściej zmierzają w kierunku digitalizacji dokumentów, zamiast przechowywania ich wyłącznie w formie papierowej.

W ten sposób większość wyspecjalizowanych dealerów technologii biurowej i rozwiązań poligraficznych na co dzień generuje ważne dokumenty:

Pisma, umowy, dowody dostawy, projekty, faktury dostawców i wiele innych. Te nie tylko przychodzą pocztą, wiele listów dociera również pocztą elektroniczną.

Ale w żadnym wypadku nie każda faktura dostawcy lub każdy dowód dostawy jest dostępny jako plik od samego początku. W związku z tym niezawodne, wysokiej jakości i wydajne skanery oraz zastosowanie odpowiedniego rozwiązania do zarządzania dokumentami mają kluczowe znaczenie dla udanej digitalizacji.

Bardzo ważne jest dotrzymanie ważnych terminów i podjęcie środków prawnych w celu przechowywania dokumentów. PaperOffice DMS zapewnia przejrzystą strukturę w dokumentach i pomaga poradzić sobie z zalewem informacji.

Branża technologii biurowych i systemów biurowych to ta, która korzysta z systemu zarządzania dokumentami PaperOffice w postaci rozwiązania dla obszaru cyfryzacji, ale także jako partner.

Bo jaki nośnik jest lepszy niż wielofunkcyjne urządzenie do przekształcania dokumentów papierowych z analogowych na cyfrowe?

Na przykład dzięki wspólnemu DMS można przechowywać zeskanowaną pocztę, zapisywać ważne wiadomości e-mail i archiwizować dokumenty. Ponadto różni użytkownicy mogą uzyskiwać dostęp do tych dokumentów i pracować nad nimi.

Paperless work through digital processes

Jak przejść na paperless?

PaperOffice eliminuje wszystkie czasochłonne wąskie gardła, prowadzi do oszczędności kosztów, takich jak eliminacja dokumentów papierowych, i tworzy przejrzysty przegląd ważnych dokumentów, takich jak paragony, umowy, dowody dostawy lub inne listy, zarządzając nimi cyfrowo w PaperOffice w przyszłości .

Przechwytywanie, przetwarzanie, udostępnianie, wyszukiwanie i śledzenie dokumentów staje się bardzo łatwe dzięki PaperOffice.

Dzięki kontrolowanemu dostępowi, szczegółowym listom zadań, a także zatwierdzeniom za pomocą przepływów pracy i niezawodnych powiadomień e-mail, pracownicy mogą sprawnie wykonywać przydzielone zadania, a upoważnione osoby mogą łatwo zatwierdzić lub odmówić zatwierdzenia.

Dzięki oprogramowaniu PaperOffice DMS nie dochodzi do utraty kolejnych dokumentów. Bez względu na to, gdzie jesteś, możesz uzyskać dostęp do ważnych dokumentów w ciągu kilku sekund.

Oczywiście zawsze pracujesz z naszymi systemami zgodnie z prawem i całkowicie odpornymi na audyt.

Rachunki, rachunki i podobne dokumenty nie muszą być już przesyłane pocztą między okręgami kościelnymi i parafiami. W ten sposób można również wysyłać pocztę wewnętrzną cyfrowo. Oszczędza to papier, koszty dodatkowego przechowywania danych i podróże do archiwów. Dokumenty mogą być dostarczane ze słowami kluczowymi (edytor, temat, status, data itp.), A następnie można je łatwiej znaleźć.

Zarządzanie dokumentami zorientowane na proces

Zorientowane na proces zarządzanie dokumentami zapewnia, że dokumenty te pozostają aktualne przy niewielkim wysiłku. PaperOffice wspiera Cię tutaj rozbudowanym modułem zadań i przepływu pracy.

W ten sposób można tworzyć pewne łańcuchy procesów, a istniejące procesy operacyjne można definiować na dokumentach elektronicznych i częściowo wykonywać automatycznie.

Stanowi to bezbłędną optymalizację procesu, ponieważ zadanie może być nie tylko przypisane pracownikom z określonymi prawami użytkownika i okresami realizacji, wymagać cyfrowego zatwierdzenia, ale także automatycznie wyzwalać dalsze działania, takie jak powiadomienia e-mail lub zmiany statusu dokumentu.

W ten sposób można mapować wszystkie procesy dokumentów.

Ponieważ bez względu na to, w jakiej formie dokumenty docierają do firmy, czy to jako dokumenty papierowe, pliki PDF, e-maile czy zdjęcia, są one automatycznie archiwizowane i przechowywane w bezpiecznej bazie danych.

Ważne umowy mogą zatem zostać uznane i rozwiązane w odpowiednim czasie lub renegocjowane. Zwolnienie dokumentu z podpisem cyfrowym i powiadomieniem e-mail zamiast powolnej poczty papierowej, niezabezpieczona poczta e-mail przyczynia się do lojalności klientów.

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

Dzisiaj, w 21 wieku, nie ma prawie żadnych kopiarek. Kopiarka stała się wielofunkcyjnym urządzeniem w firmach, administracjach i prywatnych gospodarstwach domowych. Oprócz funkcji kopiarki, urządzenia są w stanie drukować i faksować, konwertować treści cyfrowe bezpośrednio do postaci analogowej za pośrednictwem interfejsu do komputera, a także odwrotnie poprzez skanowanie.

To właśnie w tej funkcji kopiarki będą miały największy potencjał do wykorzystania teraz, ale coraz częściej w najbliższej przyszłości. Skanowanie i konwersja informacji analogowej na cyfrową.

Według ankiety przeprowadzonej wśród 3 500 firm przez DIHK od 2020 r., ich stopień cyfryzacji wynosi średnio około 50%. Wszystkie firmy zdają sobie sprawę z korzyści, jakie niesie ze sobą cyfryzacja. Największe problemy firmy dostrzegają w następujących obszarach:

• Kompleksowość oferowanych systemów i procesów
• Wysokie koszty
• Zagrożenia bezpieczeństwa
• Brak czasu
• Intensywne szkolenia

Praktycznie wszystkie firmy mają przynajmniej podstawowy sprzęt, kopiarkę lub urządzenie wielofunkcyjne ze skanerem i jeden lub więcej komputerów. To, co jest nadal potrzebne, to odpowiednie oprogramowanie i można je znaleźć w PaperOffice DMS.

Dzięki PaperOffice DMS nawigacja po menu jest intuicyjna i łatwa do nauczenia. Menu pomocy prowadzą przez każdą aplikację, a jednocześnie dostępne są samouczki wideo, które wyjaśniają niektóre procesy krok po kroku. Szkolenie poza siedzibą firmy dla pracowników nie jest konieczne, ale szkolenie może odbywać się bezpośrednio w firmie w razie potrzeby.

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

PaperOffice DMS stwarza wyraźne korzyści dla dealerów i usługodawców urządzeń wielofunkcyjnych

PaperOffice DMS to właściwe oprogramowanie, ponieważ zawiera wszystko, czego potrzebują wyspecjalizowani dealerzy w zakresie technologii biurowej i rozwiązań drukarskich, takich jak:

• Przechowywanie dokumentów we wszystkich formatach cyfrowych zgodnie z zasadami RODO
• Funkcje składania i ponownego składania spóźnionych dokumentów, które wymagają działania
• Samoucząca się funkcja przechowywania danych z tagowaniem i wewnętrzną wyszukiwarką
• Automatyczne przypisywanie nowo dodanych dokumentów do właściwego folderu
• Proste tworzenie bazy danych i połączenie z bazą danych, w tym indywidualnie konfigurowalna maska
• Automatyczne tworzenie szablonów dla powtarzalnych procesów i operacji

PaperOffice DMS ma bardzo korzystny stosunek ceny do wydajności i to z możliwością podłączenia do 800 terminali (stacji roboczych z wyświetlaczem).

Wszystkie dane cyfrowe są szyfrowane w PaperOffice DMS za pomocą 1024 bitów, a format jest konwertowany. Powoduje to tak wielkie przeszkody dla hakerów i szpiegów, że wszyscy do tej pory zawiedli z PaperOffice DMS. Jednocześnie hierarchiczny system zarządzania hasłami uniemożliwia wszystkim dostęp do wszystkiego.

Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

Ważne argumenty za uwzględnieniem PaperOffice DMS w planowaniu budżetu. Wreszcie, PaperOffice DMS przekonuje również faktem, że zrównoważony rozwój i ochrona środowiska są brane pod uwagę. Prędzej czy później nastąpi całkowita konwersja z dokumentów analogowych na formę cyfrową i wtedy instytucja publiczna, która wtedy będzie już korzystać z PaperOffice DMS, będzie dobrze przygotowana.

Cyfrowe przetwarzanie faktur jest również zaletą dla wielu dostawców usług i sprzedawców detalicznych systemów kopiowania. Faktury przychodzące mogą być zautomatyzowane dzięki PaperOffice DMS i są przekazywane do odpowiedzialnego pracownika. Proces sterowania i uwalniania za pośrednictwem wydania cyfrowego może być również obsługiwany szybko i skutecznie za pośrednictwem systemu.

Za pomocą jednego kliknięcia myszą dane, w tym lokalizacja archiwizacji, można wyeksportować do doradcy podatkowego lub odwrotnie.

Zgodna z wersjami i bezpieczna archiwizacja: PaperOffice DMS technicznie spełnia wymagania prawne GoBD, GDPdU i DSGVO

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

PaperOffice DMS umożliwia podłączenie innego oprogramowania, takiego jak ERP, i oczywiście przesyłanie dokumentów z Microsoft Office za pośrednictwem odpowiednich interfejsów. PaperOffice DMS przyspiesza komunikację.

Terminy i terminy są monitorowane, a działania są automatycznie wyzwalane w zależności od żądanego ustawienia. Procesy zamówień mogą być zautomatyzowane, a nawet zmiany, które są planowane na przyszłość, mogą być wprowadzane w taki sposób, aby weszły w życie w pożądanym czasie.

Dzięki rozbudowanym funkcjom PaperOffice DMS można zdecydowanie zaliczyć do wyższego segmentu zarządzania treścią w przedsiębiorstwie (ECM).

Moduł ECM obejmuje ogólne zarządzanie całą zawartością w organizacji z odpowiednią hierarchią dostępu. PaperOffice DMS jest w stanie zapisać dowolną treść w formie cyfrowej, zmienić jej zawartość i format oraz udostępnić.

PaperOffice DMS ma wszystkie funkcje ECM i to w doskonałym stosunku ceny do wydajności, a także intuicyjnie wyuczoną formę obsługi, która sprawia, że drogie szkolenia zewnętrzne lub wewnętrzne nie są konieczne. Zamiast tego dostępne są bezpłatne samouczki wideo, aby przyzwyczaić się do różnych menu. PaperOffice DMS może zatem stać się filarem organizacyjnym w każdej firmie w handlu i produkcji, i to niemal z prędkością światła.

Dostawcy usług i sprzedawcy detaliczni systemów wielofunkcyjnych czerpią korzyści z cyfrowego zarządzania dokumentami

38% wszystkich badanych firm po prostu nie ma czasu na digitalizację swoich procesów. Zalecamy procedurę, która rozpoczyna się od podstawowego procesu, skanowania dokumentów analogowych w tym samym czasie, w którym są przetwarzane. W ten sposób grupa osób, które na co dzień pracują z kopiarką, mogłaby również zostać poinstruowana, w miarę możliwości, aby skanować archiwum krok po kroku.

Dzięki automatycznemu rozpoznawaniu dokumentów o spójnych charakterystykach, PaperOffice DMS może zawsze przypisać wszystkie zeskanowane dokumenty do właściwego miejsca przechowywania w pamięci cyfrowej. Sensowne jest rozpoczęcie skanowania archiwum z najnowszymi wpisami w celu dalszego zmniejszenia rozmiaru archiwum analogowego po upływie okresów przechowywania. Ponadto mamy wiele poradników, jak osiągnąć biuro bez papieru dzięki skanerowi.

PaperOffice DMS to interfejs między analogowym i cyfrowym. Korzystając z funkcji skanowania, oprogramowanie może odczytywać analogowe dokumenty, plany i zdjęcia do systemu za pomocą skanera i digitalizować je, dzięki czemu teksty są konwertowane na czcionki za pomocą OCR, które można zmienić w programach Office. Znaczniki czasu i wersjonowanie zapewniają, że dokument cyfrowy odpowiada oryginałowi analogowemu.

Zoptymalizuj swój czas pracy nawet o 7,5% w porównaniu do pracy papierowej dzięki zastosowaniu PaperOffice DMS.

Oszczędzaj czas na wyszukiwaniu, rozsyłaniu i udostępnianiu dokumentów.

Dzięki cyfrowym znaczkom dokumenty można uzupełnić dodatkowymi informacjami, a nawet kontrolować szczegółowe przepływy pracy. Z kolei funkcja zadania i przepływu pracy zapewnia dotrzymanie i dokończenie terminów.

Wszystko, czego potrzebujesz, to kopiarka i PaperOffice DMS, aby przyspieszyć cyfryzację operacyjną, a nawet zacząć. Ścieżka, która jest zdecydowanie warta zachodu.