Cyfryzacja w branży meblarskiej i firmach produkcyjnych

Cyfryzacja w branży meblarskiej i produkcyjnej

Przy dzisiejszym zalewie danych cyfrowych i papierowych ważne jest, aby ważne dokumenty nie zgubiły się i były dostępne, gdy nadejdzie odpowiedni czas.

Firmy z branży meblarskiej i produkcyjnej czerpią znaczne korzyści z zastosowania odpowiedniego zarządzania danymi, ponieważ codziennie otrzymują papierowe dokumenty.

W przemyśle wytwórczym codziennie generowane są ważne dokumenty: pisma procesowe, szkice, szkice, listy zewnętrzne, badania, opinie ekspertów i wiele innych. Te nie tylko przychodzą pocztą, wiele listów dociera również pocztą elektroniczną.

Digitization in the furniture industry and manufacturing increased efficiency

Wszystkie te dokumenty muszą zostać zdigitalizowane, jeśli dotrą w formie papierowej, wymagają uporządkowanego składania, przydzielania zadań i przepływu pracy oraz muszą być natychmiast dostępne na żądanie.

Ponieważ wszystkie procesy w przemyśle meblarskim i produkcyjnym wymagają doskonałego przepływu informacji i ustrukturyzowanego wykonania. Niezbędne korzyści można osiągnąć tylko dzięki cyfryzacji.

Ponieważ cyfrowe archiwum dokumentów umożliwia natychmiastowy dostęp do wszystkich niezbędnych dokumentów i udział w procesach zatwierdzania. Nie ma znaczenia, czy jesteś w biurze, pracujesz w domu, czy w podróży służbowej.

Cyfrowe zarządzanie dokumentami może Ci w tym pomóc: czy to pliki maszyn, instrukcje obsługi, katalogi części zamiennych i dzienniki konserwacji - wszystko można zarchiwizować w DMS i znaleźć ponownie w ciągu kilku sekund.

Bardzo ważne jest dotrzymanie ważnych terminów i podjęcie środków prawnych w celu przechowywania dokumentów.

PaperOffice DMS zapewnia przejrzystą strukturę w dokumentach i pomaga poradzić sobie z zalewem informacji.

PaperOffice eliminuje wszystkie czasochłonne wąskie gardła i tworzy przejrzysty przegląd ważnych dokumentów, takich jak umowy lub listy, zarządzając nimi cyfrowo w PaperOffice w przyszłości.

Zdigitalizowane procesy dają wyraźną przewagę

W przemyśle meblarskim i wytwórczym codziennie zużywa się dużo papieru. Z jednej strony, ponieważ procesy są dość złożone, prowadzi to do dużych gór papieru, ogromnych ilości danych, ale także do długiego procesu wyszukiwania.

System zarządzania dokumentami PaperOffice łączy organizację i ochronę danych pod jednym płaszczem. Innowacyjny system zapewnia usprawnione narzędzia wyszukiwania i wyszukiwania, które skracają czas reakcji i zapewniają, że dokumenty nigdy nie zostaną utracone, co zawsze jest satysfakcją dla firm.

To PaperOffice DMS, oprogramowanie do zarządzania dokumentami, które może zrobić znacznie więcej niż tylko zarządzać dokumentami.

Ponieważ bez względu na to, w jakiej formie dokumenty docierają do firmy, czy to jako dokumenty papierowe, pliki PDF, e-maile czy zdjęcia, są one automatycznie archiwizowane i przechowywane w bezpiecznej bazie danych.

Ważne umowy mogą zatem zostać uznane i rozwiązane w odpowiednim czasie lub renegocjowane. Zwolnienie dokumentu z podpisem cyfrowym i powiadomieniem e-mail zamiast powolnej poczty papierowej, niezabezpieczona poczta e-mail przyczynia się do lojalności klientów.

The document management system PaperOffice brings organization, data protection and optimization of business processes under one hood

Automatyzacja dzięki AI i rozwiązaniom workflow

Dzięki zintegrowanej sztucznej inteligencji uruchamiane są automatyczne reguły. Ta sztuczna inteligencja automatycznie sortuje dokumenty w foldery, takie jak "Faktura" i "Dowody dostawy", przechowuje odpowiednie słowa kluczowe i uruchamia cyfrowy przepływ pracy przechowywany dla danego typu dokumentu.

PaperOffice spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa , takie jak zarządzanie autoryzacjami czy przyznawanie uprawnień dostępu. Użytkownik definiuje poszczególne etapy pracy dokładnie tak, jak by działały, na przykład "nagrywanie", "sprawdzanie", "zwalnianie" i "księgowanie" faktur.

Odpowiedzialność może być przypisana nie tylko poszczególnym osobom, ale także grupom użytkowników, takim jak "Księgowość" lub "Produkcja", dzięki czemu kolega może natychmiast wkroczyć, jeśli pracownik jest nieobecny.

Technologia OCR rozpoznaje nie tylko zawartość dokumentu, ale także wszystkie pola danych związanych z podatkami, takie jak numer dokumentu, data, netto, podatek i kwota brutto. Zaimportowane dane są dostępne do kontrolowania ocen, transakcji płatniczych i rachunkowości finansowej. Oszczędza to męczącej pracy przy wprowadzaniu i zmniejsza liczbę błędów w publikowaniu.

Za pomocą jednego kliknięcia myszą dane, w tym lokalizacja archiwizacji, mogą zostać wyeksportowane do klienta, doradcy podatkowego lub odwrotnie.

PaperOffice DMS revolutionizes your administration by merging all documents and all associated information in one place, namely in the document management system

All-in-One dzięki zastosowaniu PaperOffice DMS

Firmy z branży meblarskiej, a także produkcyjne muszą przetwarzać dokumenty dla wszystkich transakcji biznesowych. Ciągły rozwój modeli biznesowych nieustannie stawia nowe wyzwania. To, czego potrzebują, to dobry system zarządzania dokumentami.

PaperOffice DMS to właściwe oprogramowanie, ponieważ ma wszystko, czego potrzebuje przemysł meblarski i produkcyjny, takie jak:

• Przechowywanie dokumentów we wszystkich formatach cyfrowych zgodnie z zasadami RODO/li>
• Funkcje składania i ponownego składania spóźnionych dokumentów, które wymagają działania
• Samoucząca się funkcja przechowywania danych z tagowaniem i wewnętrzną wyszukiwarką
• Automatyczne przypisywanie nowo dodanych dokumentów do właściwego folderu
• Proste tworzenie bazy danych i połączenie z bazą danych, w tym indywidualnie konfigurowalna maska
• Automatyczne tworzenie szablonów dla powtarzalnych procesów i operacji

Integracja cyfrowych przepływów pracy z procesami biznesowymi

Everyone involved can find and edit the information quickly and easily at any time and add new documents

Funkcja przepływu pracy PaperOffice upraszcza komunikację. Zorientowane na proces zarządzanie dokumentami zapewnia, że dokumenty te pozostają aktualne przy niewielkim wysiłku. PaperOffice DMS umożliwia łatwe uwzględnienie odpowiednich okresów przechowywania i usuwania. Cyfrowe przepływy pracy są zintegrowane z procesami biznesowymi, co zapewnia zgodność z podstawowymi etapami procesu, a tym samym zgodność.

PaperOffice wspiera to rozbudowanym modułem zadań i przepływu pracy.

W ten sposób można tworzyć pewne łańcuchy procesów, a istniejące procesy operacyjne można definiować na dokumentach elektronicznych i częściowo wykonywać automatycznie.

Stanowi to bezbłędną optymalizację procesu, ponieważ zadanie może być nie tylko przypisane do pracowników z określonymi prawami użytkownika i okresami ukończenia, wymagać wydania cyfrowego, ale także automatycznie wyzwalać dalsze działania, takie jak powiadomienia e-mail lub zmiany statusu dokumentu.

W ten sposób odpowiednie metadane mogą być również przechowywane po procesie archiwizacji dokumentów. Oprócz typu dokumentu można określić okres archiwizacji i powiązane informacje o kliencie.

Przemysł meblarski i produkcyjne czerpią korzyści z cyfrowego zarządzania dokumentami

Zoptymalizuj swój czas pracy nawet o 7,5% w porównaniu do pracy papierowej dzięki zastosowaniu PaperOffice DMS.

Oszczędzaj czas na wyszukiwaniu, rozsyłaniu i udostępnianiu dokumentów.

Oczywiście PaperOffice DMS umożliwia migrację i integrację istniejących danych cyfrowych z istniejących rozwiązań programowych.

Jednocześnie PaperOffice DMS jest interfejsem między analogowym i cyfrowym. Korzystając z funkcji skanowania, oprogramowanie może odczytywać analogowe dokumenty, plany i zdjęcia do systemu i digitalizować je za pomocą skanerów, ale także nagrań z telefonów komórkowych, dzięki czemu teksty są konwertowane na pismo za pomocą OCR i mogą być zmieniane w programach Office.

Znaczniki czasu i wersjonowanie zapewniają, że dokument cyfrowy odpowiada oryginałowi analogowemu.

PaperOffice DMS jest nie tylko rozbudowany w swoich funkcjach, ale także łatwy do nauczenia, kierując się samouczkami wideo, ale także indywidualnymi poradami i szkoleniami w razie potrzeby. Wszystko to przy naprawdę dobrym stosunku ceny do wydajności.