Automatyzacja procesów biznesowych w budownictwie
PaperOffice DMS dla firm budowlanych umożliwia płynny przepływ informacji pomiędzy działami dzięki digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych.
Wskazówka dla profesjonalistów
Dokumenty pisemne, umowy, szkice, badania, dowody dostawy i wiele innych są zastępowane dokumentami elektronicznymi dzięki digitalizacji, a tym samym maksymalnie optymalizują wszystkie procesy pracy.Zintegrowana sztuczna inteligencja umożliwia dużą automatyzację procesów biznesowych, przyspieszając procesy i zwiększając sukces i satysfakcję.
Cyfryzacja w budownictwie
Firmy budowlane, korporacje, deweloperzy, kierownicy projektów, inżynierowie i deweloperzy znacznie korzystają z odpowiedniego zarządzania danymi.
Firmy budowlane codziennie generują ważne dokumenty: dzienniki budowlane, dokumentację fotograficzną, paragony, faktury, rysunki, dowody dostawy, briefy i wiele innych.
Wszystkie te dokumenty muszą zostać zdigitalizowane, jeśli dotrą w formie papierowej, wymagają uporządkowanego składania, przydzielania zadań i przepływu pracy oraz muszą być natychmiast dostępne na żądanie.
Najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z przemyślanego oprogramowania do zarządzania dokumentami, takiego jak PaperOffice DMS.
W branży budowlanej często występują procesy oparte na projektach. W każdym z tych projektów znajduje się duża ilość różnych informacji, w tym plików i dokumentów, które mogą być zarządzane centralnie przez odpowiedni DMS, taki jak PaperOffice.
PaperOffice DMS jako rozwiązanie dla branży budowlanej umożliwia wyszukiwanie słów kluczowych na żywo poprzez projekty, dane klientów i dokumenty. Dzięki integracji PaperOffice DMS w firmie budowlanej możesz zdobywać punkty nad konkurencją dzięki automatyzacji swoich procesów poprzez cyfrowe przepływy pracy, czy automatyczne składanie wszystkich dokumentów związanych z projektem, zarządzanie regułami, dodawanie zadań.
Jak zrezygnować z papieru w branży budowlanej?
PaperOffice eliminuje wszystkie czasochłonne wąskie gardła i tworzy przejrzysty przegląd ważnych dokumentów, takich jak umowy, faktury, zamówienia, dowody dostawy, zarządzając nimi cyfrowo w PaperOffice w przyszłości.
Przechwytywanie, przetwarzanie, udostępnianie, wyszukiwanie i śledzenie dokumentów staje się bardzo łatwe dzięki PaperOffice.
Dzięki kontrolowanemu dostępowi, szczegółowym listom zadań, a także wydawaniu zatwierdzeń z wykorzystaniem przepływów pracy i niezawodnych powiadomień e-mail, pracownicy mogą sprawnie wykonywać przydzielone zadania, a upoważnione osoby mogą je łatwo zatwierdzić lub odmówić zwolnienia.
Dzięki oprogramowaniu PaperOffice DMS nie dochodzi do utraty kolejnych dokumentów. Bez względu na to, gdzie jesteś, możesz uzyskać dostęp do ważnych dokumentów w ciągu kilku sekund.
Oczywiście zawsze pracujesz z naszymi systemami zgodnie z prawem i całkowicie odpornymi na audyt.
Zarządzanie dokumentami zorientowane na proces
Zorientowane na proces zarządzanie dokumentami zapewnia, że dokumenty te pozostają aktualne przy niewielkim wysiłku. PaperOffice wspiera Cię tutaj rozbudowanym modułem zadań i przepływu pracy.
W ten sposób można tworzyć pewne łańcuchy procesów, a istniejące procesy operacyjne można definiować na dokumentach elektronicznych i częściowo wykonywać automatycznie.
Stanowi to bezbłędną optymalizację procesu, ponieważ zadanie może być nie tylko przypisane do pracowników z określonymi prawami użytkownika i okresami realizacji, wymagają wydania cyfrowego, ale także automatycznie wyzwalać dalsze działania, takie jak powiadomienia e-mail lub zmiany statusu dokumentu .
W ten sposób można mapować wszystkie procesy dokumentów.
Oprócz całej gamy innych zalet, PaperOffice DMS jest idealnym narzędziem do kontrolowania różnych faz budowy.
Każdy dokument, od faktury po paczkę ze sklepu z narzędziami do różnych planów budowlanych, można zapisać we właściwej kolejności chronologicznej i wywołać w razie potrzeby.
Wersjonowanie jest tutaj ważne. Na przykład oryginalny plan budowy, później zmodyfikowany plan budowy itp. PaperOffice DMS umożliwia również przechowywanie odręcznych wpisów i zdjęć stanu budowy. Dzięki PaperOffice DMS możliwa jest pełna dokumentacja wszystkich procesów i incydentów podczas budowy. Od ceremonii wmurowania kamienia węgielnego po przekazanie kluczy. A wszystko to przy minimalnym wysiłku.
Oprogramowanie do zarządzania dokumentami, takie jak PaperOffice DMS, najlepiej nadaje się do tych zadań. Ponieważ jest to oprogramowanie do zarządzania dokumentami, które może zrobić znacznie więcej niż tylko zarządzać dokumentami.
PaperOffice nie rozróżnia rodzajów dokumentów, niezależnie od tego, czy potrzebujesz pomocy w zarządzaniu umowami, pismami procesowymi i korespondencją e-mail: dzięki systemowi zarządzania dokumentami PaperOffice Twoje dotychczasowe procesy w firmie są zdigitalizowane, dzięki czemu są bardziej wydajne i przejrzyste oraz znacznie bardziej elastyczne.
Ponieważ bez względu na to, w jakiej formie dokumenty docierają do firmy, czy to jako dokumenty papierowe, pliki PDF, e-maile czy zdjęcia, są one automatycznie archiwizowane i przechowywane w bezpiecznej bazie danych.
Ważne umowy mogą zatem zostać uznane i rozwiązane w odpowiednim czasie lub renegocjowane. Zwolnienie dokumentu z podpisem cyfrowym i powiadomieniem e-mail zamiast powolnej poczty papierowej, niezabezpieczona poczta e-mail przyczynia się do lojalności klientów.
Rozwiązanie: sprawdzone know-how
Czy nie ma sensu od razu korzystać z oprogramowania do zarządzania w praktyce? który nie tylko spełnia wszystkie wymagania, ale jest również łatwy do nauczenia się i niedrogi?
PaperOffice DMS to wypróbowane i przetestowane kompletne rozwiązanie do pracy cyfrowej, a dzięki ponad 20-letniemu doświadczeniu na rynku jest jednym z pierwszych pionierów DMS.
Przetwarzanie cyfrowe jest niezbędną podstawą zapewnienia wysokiej jakości usług wszystkich usług w przyszłości
"Prawo prętowe" było jednym z pierwszych praw w budownictwie, a niezliczone inne miały być stosowane do dziś. Prawo wędkowe było w rzeczywistości prętem o długości 5 m, który w średniowieczu służył do zagwarantowania alejek i ulic o minimalnej szerokości około 5 m poprzez umożliwienie człowiekowi chodzenia po ulicach z tą wędką trzymaną w poprzek. Wszędzie tam, gdzie robiło się zbyt wąsko, budynek, który wystawał zbyt daleko w ulicę, musiał zostać zburzony. Miało to mniej wspólnego z ruchem drogowym w tym czasie, a więcej z ryzykiem pożaru. Miało to zapobiec rozprzestrzenianiu się płonących domów po jednej stronie ulicy na drugą stronę.
Obecnie samo federalne i stanowe prawo budowlane obejmuje około 1 600 paragrafów. Ponadto istnieją normy i specyfikacje stowarzyszeń zawodowych dotyczące właściwości materiału, rodzaju zastosowania, sposobu instalacji materiałów, a nawet przepisów handlowych, kto może budować i instalować co. Prawdopodobnie jest tylko kilka krajów na ziemi, które mają podobnie złożony system budowlany.
Dla wykonawców, zarówno cywilnych, jak i strukturalnych, oznacza to konsultowanie odpowiednich specyfikacji dla każdego zadania i oznacza to za każdym razem przeprowadzanie mniej lub bardziej obszernej dokumentacji. Nierzadko zdarza się, że budowniczowie idą o krok dalej i żądają zmian, które nie były przewidziane w pierwotnym planie budowy. Czasami w planie znajduje się odręczna notatka o tym, co należy zmienić i jak. Może to prowadzić do reakcji łańcuchowej, która wpływa na wszystkie transakcje, a nawet zakłóca planowanie materiałów.
Jak śledzić chaos na papierze?
Oczywiście dzięki zastosowaniu PaperOffice DMS.
Ponieważ PaperOffice archiwizuje wszystkie dokumenty wygenerowane w branży budowlanej i wszystkie istotne informacje zgodnie z prawem i w sposób odporny na audyt.
PaperOffice DMS, w połączeniu z NAS (Network Attached Storage), umożliwia budowę bardzo bezpiecznego intranetu do komunikacji wewnętrznej i transmisji danych. Stwarza to podwójne zabezpieczenie przed atakami z zewnątrz. Po pierwsze zapora systemu operacyjnego, a po drugie szyfrowanie PaperOffice DMS. Jednocześnie za pośrednictwem serwera NAS tworzona jest oddzielna chmura, niezależna od dostawców zewnętrznych.
Rozbudowana funkcja przepływu pracy PaperOffice DMS znacznie ułatwia komunikację wewnętrzną. Termin wewnętrzny obejmuje również oddziały lub lokalizacje zagraniczne. Na przykład w przypadku prac związanych z projektem zawsze wyświetlany jest aktualny status i jednocześnie historia.
Oczywiście uwzględniono również kalendarz związany z zespołem i prywatny, w którym wprowadzane są terminy i wydarzenia związane z czasem.
Rozpoznawanie dokumentów wyposażone w sztuczną inteligencję automatycznie porządkuje wszystkie dokumenty do zapisania we właściwym folderze i tworzy zarówno indeks słów kluczowych, jak i historię zmian. Wewnętrzna wyszukiwarka PaperOffice DMS znajduje każdy dokument w ułamkach sekundy.
PaperOffice spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa , takie jak zarządzanie autoryzacjami czy przyznawanie uprawnień dostępu. Użytkownik definiuje poszczególne etapy pracy dokładnie tak, jak by działały, na przykład "nagrywanie", "sprawdzanie", "zwalnianie" i "księgowanie" faktur.
Odpowiedzialność może być przypisana nie tylko poszczególnym osobom, ale także grupom użytkowników, takim jak "Księgowość" lub "Produkcja", dzięki czemu kolega może natychmiast wkroczyć, jeśli pracownik jest nieobecny.
Technologia OCR rozpoznaje nie tylko zawartość dokumentu, ale także wszystkie pola danych związane z podatkiem, takie jak numer dokumentu, data, netto, podatek i kwota brutto. Zaimportowane dane są dostępne do kontrolowania ocen, transakcji płatniczych i rachunkowości finansowej. Oszczędza to męczącej pracy przy wprowadzaniu i zmniejsza liczbę błędów w publikowaniu.
Ważne argumenty za uwzględnieniem PaperOffice DMS w planowaniu budżetu. Wreszcie, PaperOffice DMS przekonuje również faktem, że zrównoważony rozwój i ochrona środowiska są brane pod uwagę. Prędzej czy później nastąpi całkowita konwersja z dokumentów analogowych na formę cyfrową i wtedy instytucja publiczna, która wtedy będzie już korzystać z PaperOffice DMS, będzie dobrze przygotowana.
Za pomocą jednego kliknięcia myszą dane, w tym lokalizacja archiwizacji, mogą zostać wyeksportowane do klienta, doradcy podatkowego lub odwrotnie.
Oczywiście PaperOffice DMS umożliwia migrację i integrację istniejących danych cyfrowych z istniejących rozwiązań programowych. Jednocześnie PaperOffice DMS jest interfejsem między analogowym i cyfrowym. Korzystając z funkcji skanowania, oprogramowanie może odczytywać analogowe dokumenty, plany i zdjęcia do systemu i digitalizować je za pomocą skanerów, ale także nagrań z telefonów komórkowych, dzięki czemu teksty są konwertowane na pismo za pomocą OCR i mogą być zmieniane w programach Office. Znaczniki czasu i wersjonowanie zapewniają, że dokument cyfrowy odpowiada oryginałowi analogowemu.
Firmy z branży budowlanej muszą przetwarzać dokumenty dla wszystkich transakcji biznesowych. Ciągły rozwój modeli biznesowych nieustannie stawia nowe wyzwania. To, czego potrzebują, to dobry system zarządzania dokumentami.
PaperOffice DMS to właściwe oprogramowanie, ponieważ zawiera wszystko, czego potrzebujesz, na przykład:
- Przechowywanie dokumentów we wszystkich formatach cyfrowych zgodnie z zasadami RODO/li>
- Funkcje składania i ponownego składania spóźnionych dokumentów, które wymagają działania
- Samoucząca się funkcja przechowywania danych z tagowaniem i wewnętrzną wyszukiwarką
- Automatyczne przypisywanie nowo dodanych dokumentów do właściwego folderu
- Proste tworzenie bazy danych i połączenie z bazą danych, w tym indywidualnie konfigurowalna maska
- Automatyczne tworzenie szablonów dla powtarzalnych procesów i operacji
Zgodna z wersjami i bezpieczna archiwizacja: PaperOffice DMS technicznie spełnia wymagania prawne GoBD, GDPdU i DSGVO
PaperOffice DMS umożliwia podłączenie innego oprogramowania, takiego jak ERP, i oczywiście przesyłanie dokumentów z Microsoft Office za pośrednictwem odpowiednich interfejsów. PaperOffice DMS przyspiesza komunikację w handlu i produkcji z dostawcami i klientami.
Terminy i terminy są monitorowane, a działania są automatycznie wyzwalane w zależności od żądanego ustawienia. Procesy zamówień mogą być zautomatyzowane, a nawet zmiany, które są planowane na przyszłość, mogą być wprowadzane w taki sposób, aby weszły w życie w pożądanym czasie.
Dzięki rozbudowanym funkcjom PaperOffice DMS można zdecydowanie zaliczyć do wyższego segmentu zarządzania treścią w przedsiębiorstwie (ECM).
Moduł ECM obejmuje ogólne zarządzanie całą zawartością w organizacji z odpowiednią hierarchią dostępu. PaperOffice DMS jest w stanie zapisać dowolną treść w formie cyfrowej, zmienić jej zawartość i format oraz udostępnić.
PaperOffice DMS ma wszystkie funkcje ECM i to w doskonałym stosunku ceny do wydajności, a także intuicyjnie wyuczoną formę obsługi, która sprawia, że drogie szkolenia zewnętrzne lub wewnętrzne nie są konieczne. Zamiast tego dostępne są bezpłatne samouczki wideo, aby przyzwyczaić się do różnych menu. PaperOffice DMS może zatem stać się filarem organizacyjnym w każdej firmie w handlu i produkcji, i to niemal z prędkością światła.
Firmy z branży budowlanej czerpią korzyści z cyfrowego zarządzania dokumentami
Dzięki PaperOffice DMS istnieje jednak znacznie więcej możliwości dla firm budowlanych. Na przykład zarządzanie zapasami, w tym stały lub kluczowy spis danych. Podstawą PaperOffice DMS są połączone konta użytkowników w sieci. Przechowywanie danych tych kont użytkowników jest łączone w centralnej bazie danych. Dokumenty mogą być kontrolowane za pomocą sztucznej inteligencji z różnymi algorytmami, które można wykorzystać do uruchomienia zautomatyzowanych procesów.
Zoptymalizuj swój czas pracy nawet o 7,5% w porównaniu do pracy papierowej dzięki zastosowaniu PaperOffice DMS.
Oszczędzaj czas na wyszukiwaniu, rozsyłaniu i udostępnianiu dokumentów.
Dzięki cyfrowym znaczkom dokumenty można uzupełnić dodatkowymi informacjami, a nawet kontrolować szczegółowe przepływy pracy. Z kolei funkcja zadania i przepływu pracy zapewnia dotrzymanie i dokończenie terminów.
PaperOffice DMS ma sprytną nawigację po menu, która jest logicznie skonstruowana i umożliwia intuicyjną obsługę w wielu obszarach. Samouczki wideo dostępne bezpłatnie w Internecie zapewniają dodatkowe wsparcie i oczywiście w razie potrzeby szkolenia mogą również odbywać się bezpośrednio w siedzibie firmy klienta.
Oprócz dokumentacji faz budowy, PaperOffice DMS nadaje się również do wspierania zadań logistycznych związanych z zaopatrzeniem w materiały. Dzięki możliwościom konfiguracji baz danych w PaperOffice DMS, zakup materiałów i zużycie materiałów mogą być monitorowane i przypisywane poziomy ostrzegawcze. Wewnętrzna sztuczna inteligencja może być wykorzystana do tworzenia szablonów, które reagują automatycznie w przypadku wąskich gardeł lub niedoborów, na przykład w przypadku ponownego składania zamówień, chociaż istniejąca ilość powinna być faktycznie wystarczająca. W tym celu można wykorzystać funkcję workflow, z którą odpowiedzialni pracownicy firmy mogą porównać realizację swoich zadań.
PaperOffice DMS może przyspieszyć projekt budowlany, zapobiec błędnym decyzjom i obniżyć koszty. Być może firmom, które zbudowały BER i nadal budują Stuttgart21, po prostu brakowało odpowiedniego oprogramowania, PaperOffice DMS.
FAQs
W końcu odpowiemy na kilka innych najczęściej zadawanych pytań na ten temat. "Cyfryzacja w budownictwie i budownictwie":
W jaki sposób pracownicy mogą uzyskać dostęp do PaperOffice?
Ze względu na zdecentralizowaną i nowoczesną architekturę programów, PaperOffice może być używany na prawie każdym urządzeniu - od klasycznych komputerów po smartfony / tablety i telewizory.
Co się stanie z danymi, jeśli PaperOffice nie istnieje?
Nie stanie się to, ale aby Cię uspokoić: Możesz wyeksportować swoje dane W DOWOLNYM MOMENCIE, ponieważ PaperOffice opiera się na otwartej strukturze bazy danych, możesz uzyskać dostęp do swoich danych w dowolnym momencie.
Ochrona danych tematu: Gdzie są przechowywane wszystkie dokumenty?
PaperOffice będzie przechowywać wszystkie dokumenty we własnym zakresie z szyfrowaniem wysokiego poziomu, dzięki czemu będzie odporny na przykład na kradzież danych i przekroczy wszystkie wymagania RODO i GOBD.
Unikaj błędów: NIGDY nie zapisuj danych w chmurze innej firmy!
Czy PaperOffice można dostosować dokładnie do specyfikacji?
Tak, PaperOffice może być w 100% dostosowany do zamierzonego zastosowania, aby zapewnić bezproblemową integrację z istniejącymi procesami i systemami. Nawet interfejs programu może być w pełni zaprojektowany i dowolnie dostosowywany.
Podsumowanie
PaperOffice DMS wspiera branżę budowlaną i oferuje odpowiednie interfejsy do innego oprogramowania, połączeń API i może być rozszerzony w dowolnym momencie zgodnie z życzeniem. Oprogramowanie jest łatwe do nauczenia się i można je łatwo zintegrować z codzienną praktyką bez powodowania nieobecności w celach szkoleniowych.
PaperOffice DMS zaleca korzystanie z serwera NAS (sieciowego magazynu danych) z funkcją tworzenia kopii zapasowych, aby ważne dane nie były tracone ani szpiegowane w chmurach innych firm.
Ostatecznie PaperOffice DMS imponuje bardzo dobrym stosunkiem ceny do wydajności i ogromnym know-how dzięki ponad 20-letniemu praktycznemu doświadczeniu.