Cyfrowe rozwiązania specjalistyczne w finansach
Automatyzacja procesów biznesowych i specjalistyczne rozwiązania dla finansów są warunkiem efektywności i sukcesu. Potrzeba tego nie jest już opcjonalnym luksusem, ale koniecznością, aby pozostać konkurencyjnym w dłuższej perspektywie.
Wskazówka dla profesjonalistów
Ważne dokumenty w istniejącej formie papierowej, takie jak pisma procesowe, wyciągi z konta, umowy, listy zewnętrzne, rachunki, raporty są zastępowane dokumentami elektronicznymi dzięki digitalizacji i tym samym maksymalnie optymalizują wszystkie procesy pracy.PaperOffice nie tylko umożliwia zarządzanie dokumentami, ale także umożliwia natychmiastowy dostęp do cyfrowych plików klientów i kredytów.
Cyfryzacja w finansach i bankowości
Przy dzisiejszym zalewie danych cyfrowych i papierowych należy zapewnić, że ważne dokumenty nie zostaną utracone i będą dostępne we właściwym czasie, ponieważ instytucje finansowe i banki czerpią znaczne korzyści z zastosowania odpowiedniego zarządzania danymi - otrzymują ważne dokumenty o wysokim poziomie klasyfikacji i natychmiastowych wymaganiach dotyczących ukończenia.
Instytucje finansowe i banki czerpią znaczne korzyści z zastosowania odpowiedniego zarządzania danymi, które spełnia wszystkie wymagania.
Ważne dokumenty, takie jak pisma procesowe, umowy, relacje i listy zewnętrzne, przychodzą nie tylko pocztą. Wiele listów klientów przychodzi również pocztą elektroniczną. W ten sposób należy zachować pełny przegląd obowiązków, terminów, kosztów i zadań oraz zagwarantować standardy bezpieczeństwa.
Wszystkie te dokumenty muszą zostać zdigitalizowane, jeśli dotrą w formie papierowej, wymagają uporządkowanego składania, przydzielania zadań i przepływu pracy oraz muszą być natychmiast dostępne na żądanie.
Ponieważ wszystkie procesy w finansach wymagają doskonałego przepływu informacji i ustrukturyzowanej realizacji. Niezbędne korzyści można osiągnąć tylko dzięki cyfryzacji.
Ponieważ cyfrowe archiwum dokumentów umożliwia natychmiastowy dostęp do wszystkich niezbędnych dokumentów i udział w procesach zatwierdzania. Nie ma znaczenia, czy jesteś w biurze, pracujesz w domu, czy w podróży służbowej.
Bardzo ważne jest dotrzymanie ważnych terminów i podjęcie środków prawnych w celu przechowywania dokumentów.
PaperOffice DMS zapewnia przejrzystą strukturę w dokumentach i pomaga poradzić sobie z zalewem informacji.
PaperOffice eliminuje wszystkie czasochłonne wąskie gardła i tworzy przejrzysty przegląd ważnych dokumentów, takich jak umowy lub listy, zarządzając nimi cyfrowo w PaperOffice w przyszłości.
Konwertuj dokumenty na rozwiązania
W branży finansowej i bankach codziennie zużywa się dużo papieru i produkuje się ogromną liczbę dokumentów. Z jednej strony, ponieważ procesy są dość złożone, prowadzi to do dużych gór papieru, ogromnych ilości danych, ale także do długiego procesu wyszukiwania. Ponadto dokumenty muszą być zapisywane, indeksowane, klasyfikowane i, jeśli to konieczne, udostępniane współpracownikom.
System zarządzania dokumentami PaperOffice łączy organizację i ochronę danych pod jednym płaszczem. Innowacyjny system zapewnia usprawnione narzędzia wyszukiwania i wyszukiwania, które skracają czas reakcji i zapewniają, że dokumenty nigdy nie zostaną utracone, z czego instytucje finansowe są zawsze zadowolone.
To PaperOffice DMS, oprogramowanie do zarządzania dokumentami, które może zrobić znacznie więcej niż tylko zarządzać dokumentami.
PaperOffice nie rozróżnia rodzajów dokumentów, niezależnie od tego, czy potrzebujesz pomocy w zarządzaniu umowami, pismami procesowymi i korespondencją e-mailową: dzięki systemowi zarządzania dokumentami PaperOffice Twoje dotychczasowe procesy w Twojej firmie zostały zdigitalizowane, dzięki czemu są bardziej wydajne, przejrzyste i znacznie bardziej elastyczne.
Ponieważ bez względu na to, w jakiej formie dokumenty docierają do firmy, czy to jako dokumenty papierowe, pliki PDF, e-maile czy zdjęcia, są one automatycznie archiwizowane i przechowywane w bezpiecznej bazie danych.
Ważne umowy mogą zatem zostać uznane i rozwiązane w odpowiednim czasie lub renegocjowane. Zwolnienie dokumentu z podpisem cyfrowym i powiadomieniem e-mail zamiast powolnej poczty papierowej, niezabezpieczona poczta e-mail przyczynia się do lojalności klientów.
Kontrola dostępu i większa przejrzystość
Dzięki zintegrowanej sztucznej inteligencji uruchamiane są automatyczne reguły. Ta sztuczna inteligencja automatycznie sortuje dokumenty w foldery, takie jak "Faktura" i "Wyciągi bankowe", przechowuje odpowiednie słowa kluczowe i uruchamia cyfrowy przepływ pracy przechowywany dla danego typu dokumentu.
Dla instytucji finansowych i banków oznacza to prowadzenie bardzo obszernej kartoteki klienta lub klienta, która musi mieć również kilka cech specjalnych. Przykładowo należy przestrzegać zasad RODO i oczywiście instytucje finansowe podlegają bezwarunkowemu obowiązkowi zachowania poufności, który dotyczy nie tylko ustnych oświadczeń, ale także bezpiecznego przechowywania dokumentów chronionych przed osobami nieupoważnionymi. Istnieje również obowiązek dotrzymania terminów uzgodnionych na mocy prawa i umowy.
W niektórych przypadkach niedotrzymanie tych terminów może mieć konsekwencje karne, ale w większości jedynie cywilne. Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa ich klientów ma również pierwszorzędne znaczenie dla instytucji finansowych.
PaperOffice spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa , takie jak zarządzanie autoryzacjami czy przyznawanie uprawnień dostępu. Użytkownik definiuje poszczególne etapy pracy dokładnie tak, jak by działały, na przykład "nagrywanie", "sprawdzanie", "zwalnianie" i "księgowanie" faktur.
Odpowiedzialność może być przypisana nie tylko poszczególnym osobom, ale także grupom użytkowników, takim jak "Księgowość" lub "Dział IT", dzięki czemu kolega może natychmiast wkroczyć, jeśli pracownik jest nieobecny.
Technologia OCR rozpoznaje nie tylko zawartość dokumentu, ale także wszystkie pola danych związane z podatkiem, takie jak numer dokumentu, data, netto, podatek i kwota brutto. Zaimportowane dane są dostępne do kontrolowania ocen, transakcji płatniczych i rachunkowości finansowej. Oszczędza to męczącej pracy przy wprowadzaniu i zmniejsza liczbę błędów w publikowaniu.
Wystarczy jedno kliknięcie myszą, aby dane, w tym lokalizacja archiwizacji, mogły zostać wyeksportowane do klienta lub odwrotnie.
Rozwiązanie: sprawdzone know-how
Czy nie ma sensu od razu korzystać z oprogramowania do zarządzania w praktyce? który nie tylko spełnia wszystkie wymagania, ale jest również łatwy do nauczenia się i niedrogi?
PaperOffice DMS to wypróbowane i przetestowane kompletne rozwiązanie do pracy cyfrowej, a dzięki ponad 20-letniemu doświadczeniu na rynku jest jednym z pierwszych pionierów DMS.
Doskonałe przepływy pracy finansowej
Instytucje finansowe, a także dostawcy usług i banki muszą przetwarzać dokumenty dla wszystkich transakcji biznesowych. Ciągły rozwój modeli biznesowych nieustannie stawia nowe wyzwania. To, czego potrzebują, to dobry system zarządzania dokumentami.
PaperOffice DMS to właściwe oprogramowanie, ponieważ zawiera wszystko, czego potrzebują instytucje finansowe i banki, takie jak:
- Przechowywanie dokumentów we wszystkich formatach cyfrowych zgodnie z zasadami RODO/li>
- Funkcje składania i ponownego składania spóźnionych dokumentów, które wymagają działania
- Samoucząca się funkcja przechowywania danych z tagowaniem i wewnętrzną wyszukiwarką
- Automatyczne przypisywanie nowo dodanych dokumentów do właściwego folderu
- Proste tworzenie bazy danych i połączenie z bazą danych, w tym indywidualnie konfigurowalna maska
- Automatyczne tworzenie szablonów dla powtarzalnych procesów i operacji
Integracja cyfrowych przepływów pracy z procesami biznesowymi
Funkcja przepływu pracy PaperOffice upraszcza komunikację. Zorientowane na proces zarządzanie dokumentami zapewnia, że dokumenty te pozostają aktualne przy niewielkim wysiłku. PaperOffice DMS umożliwia łatwe uwzględnienie odpowiednich okresów przechowywania i usuwania. Cyfrowe przepływy pracy są zintegrowane z procesami biznesowymi, co zapewnia zgodność z podstawowymi etapami procesu, a tym samym zgodność.
PaperOffice wspiera to rozbudowanym modułem zadań i przepływu pracy.
W ten sposób można tworzyć pewne łańcuchy procesów, a istniejące procesy operacyjne można definiować na dokumentach elektronicznych i częściowo wykonywać automatycznie.
Stanowi to bezbłędną optymalizację procesu, ponieważ zadanie może być nie tylko przypisane do pracowników z określonymi prawami użytkownika i okresami ukończenia, wymagać wydania cyfrowego, ale także automatycznie wyzwalać dalsze działania, takie jak powiadomienia e-mail lub zmiany statusu dokumentu. Co jest absolutną KONIECZNOŚCIĄ w sektorze finansowym.
W ten sposób odpowiednie metadane mogą być również przechowywane po procesie archiwizacji dokumentów. Oprócz typu dokumentu można określić okres archiwizacji i powiązane informacje o kliencie.
Dostawcy usług finansowych czerpią korzyści z cyfrowego zarządzania dokumentami
Zoptymalizuj swój czas pracy nawet o 7,5% w porównaniu do pracy papierowej dzięki zastosowaniu PaperOffice DMS.
Oszczędzaj czas na wyszukiwaniu, rozsyłaniu i udostępnianiu dokumentów.
Oczywiście PaperOffice DMS umożliwia migrację i integrację istniejących danych cyfrowych z istniejących rozwiązań programowych.
Jednocześnie PaperOffice DMS jest interfejsem między analogowym i cyfrowym. Korzystając z funkcji skanowania, oprogramowanie może odczytywać analogowe dokumenty, plany i zdjęcia do systemu i digitalizować je za pomocą skanerów, ale także nagrań z telefonów komórkowych, dzięki czemu teksty są konwertowane na pismo za pomocą OCR i mogą być zmieniane w programach Office.
Znaczniki czasu i wersjonowanie zapewniają, że dokument cyfrowy odpowiada oryginałowi analogowemu.
PaperOffice DMS jest nie tylko rozbudowany w swoich funkcjach, ale także łatwy do nauczenia, kierując się samouczkami wideo, ale także indywidualnymi poradami i szkoleniami w razie potrzeby. Wszystko to przy naprawdę dobrym stosunku ceny do wydajności.
FAQs
W końcu odpowiemy na kilka innych najczęściej zadawanych pytań na ten temat. "Cyfryzacja w finansach i bankowości":
W jaki sposób pracownicy mogą uzyskać dostęp do PaperOffice?
Ze względu na zdecentralizowaną i nowoczesną architekturę programów, PaperOffice może być używany na prawie każdym urządzeniu - od klasycznych komputerów po smartfony / tablety i telewizory.
Co się stanie z danymi, jeśli PaperOffice nie istnieje?
Nie stanie się to, ale aby Cię uspokoić: Możesz wyeksportować swoje dane W DOWOLNYM MOMENCIE, ponieważ PaperOffice opiera się na otwartej strukturze bazy danych, możesz uzyskać dostęp do swoich danych w dowolnym momencie.
Ochrona danych tematu: Gdzie są przechowywane wszystkie dokumenty?
PaperOffice będzie przechowywać wszystkie dokumenty we własnym zakresie z szyfrowaniem wysokiego poziomu, dzięki czemu będzie odporny na przykład na kradzież danych i przekroczy wszystkie wymagania RODO i GOBD.
Unikaj błędów: NIGDY nie zapisuj danych w chmurze innej firmy!
Czy PaperOffice można dostosować dokładnie do specyfikacji?
Tak, PaperOffice może być w 100% dostosowany do zamierzonego zastosowania, aby zapewnić bezproblemową integrację z istniejącymi procesami i systemami. Nawet interfejs programu może być w pełni zaprojektowany i dowolnie dostosowywany.
Podsumowanie
PaperOffice DMS obsługuje dostawców usług finansowych i banki oraz oferuje odpowiednie interfejsy do innego oprogramowania, połączeń API i może być rozszerzony w dowolnym momencie zgodnie z życzeniem. Oprogramowanie jest łatwe do nauczenia się i można je łatwo zintegrować z codzienną praktyką bez powodowania nieobecności w celach szkoleniowych.
PaperOffice DMS zaleca korzystanie z serwera NAS (sieciowego magazynu danych) z funkcją tworzenia kopii zapasowych, aby ważne dane nie były tracone ani szpiegowane w chmurach innych firm.
Ostatecznie PaperOffice DMS imponuje bardzo dobrym stosunkiem ceny do wydajności i ogromnym know-how dzięki ponad 20-letniemu praktycznemu doświadczeniu.