Digitalizacja dla kancelarii prawnych, prawników i konsultantów ds. zarządzania

Digitalizacja dla kancelarii prawnych, prawników i konsultantów ds. zarządzania

Przy dzisiejszym zalewie danych cyfrowych i papierowych ważne jest, aby ważne dokumenty nie zostały utracone i były dostępne we właściwym czasie.

Prawnicy, działy prawne, kancelarie prawne i konsultanci ds. zarządzania, a także notariusze czerpią znaczne korzyści z zastosowania odpowiedniego zarządzania danymi.

Ważne dokumenty gromadzą się w kancelariach na co dzień: pisma procesowe, dokumenty klientów, projekty, zewnętrzne pisma sądowe, badania, opinie biegłych i wiele innych. Przychodzą one nie tylko pocztą, wiele listów klientów dociera również pocztą elektroniczną.

Efficient work thanks to digitization

Wszystkie te dokumenty muszą zostać zdigitalizowane, jeśli dotrą w formie papierowej, wymagają uporządkowanego składania, przydzielania zadań i przepływu pracy oraz muszą być natychmiast dostępne na żądanie.

Ponieważ wysoce techniczne procesy w przemyśle motoryzacyjnym wymagają doskonałego przepływu informacji i ustrukturyzowanej realizacji. Niezbędne korzyści można osiągnąć tylko dzięki cyfryzacji.

Bardzo ważne jest dotrzymanie ważnych terminów i podjęcie środków prawnych w celu przechowywania dokumentów.

PaperOffice DMS zapewnia przejrzystą strukturę w dokumentach i pomaga poradzić sobie z zalewem informacji.

PaperOffice eliminuje wszystkie czasochłonne wąskie gardła i tworzy przejrzysty przegląd ważnych dokumentów, takich jak umowy lub listy, zarządzając nimi cyfrowo w PaperOffice w przyszłości.

Wydajna praca dzięki cyfryzacji

Bycie w porządku i bycie właściwym nie zawsze jest jednym i tym samym. Podobnie jest z przedsiębiorczymi decyzjami o tym, którą ścieżkę obrać dla udanej przyszłości. Branże, które zajmują się pomaganiem swoim klientom w uzyskaniu ich praw lub znalezieniu właściwej drogi dla firmy, to prawnicy i firmy konsultingowe w zakresie zarządzania.

Prawnicy jako członkowie prawa publicznego mają szczególny status, ale także szczególną odpowiedzialność. Na przykład w firmach konsultingowych w zakresie zarządzania często oprócz inżynierów i ekonomistów biznesowych często są również prawnicy. W bardzo złożonej strukturze społeczno-gospodarczej, jaką jest ta w Niemczech, praktycznie każdemu krokowi towarzyszą ewentualne konsekwencje prawne. Prawdopodobnie najważniejszym fundamentem dla tych struktur jest, idealnie, kompletna dokumentacja wszystkich procesów.

Dokładnie tym właśnie jest PaperOffice DMS, oprogramowaniem do zarządzania dokumentami, które może zrobić znacznie więcej niż tylko zarządzać dokumentami.

Digitization with PaperOffice brings immense advantages

Nie ma możliwości obejścia automatyzacji dla prawników i konsultantów ds. zarządzania

Dla prawników i firm konsultingowych w zakresie zarządzania oznacza to prowadzenie bardzo obszernej dokumentacji klienta lub klienta, która musi również mieć kilka specjalnych cech. Przykładowo należy przestrzegać zasad RODO i oczywiście prawników wiąże bezwzględny obowiązek zachowania poufności, który dotyczy nie tylko ustnych oświadczeń, ale także bezpiecznego przechowywania dokumentów chronionych przed osobami nieupoważnionymi. Istnieje również obowiązek dotrzymania terminów uzgodnionych na mocy prawa i umowy.

W niektórych przypadkach niedotrzymanie tych terminów może mieć konsekwencje karne, ale w większości jedynie cywilne. Dla firm konsultingowych zajmujących się zarządzaniem ochrona tajemnic handlowych ich klientów ma również ogromne znaczenie.

PaperOffice spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa , takie jak zarządzanie autoryzacjami, różne poziomy dostępu i przypisywanie uprawnień dostępu. Użytkownik definiuje poszczególne etapy pracy dokładnie w taki sam sposób, w jaki są one wykonywane w firmie, na przykład "nagrywanie", "sprawdzanie", "wydawanie" i "księgowanie" faktur.

Odpowiedzialność można przypisać nie tylko pojedynczym osobom, ale także grupom użytkowników, takim jak "Księgowość" lub "Prawnicy ds. Najmu", dzięki czemu kolega może natychmiast wkroczyć, jeśli pracownik jest nieobecny.

Technologia OCR rozpoznaje nie tylko zawartość dokumentu, ale także wszystkie pola danych związane z podatkiem, takie jak numer dokumentu, data, netto, podatek i kwota brutto. Zaimportowane dane są dostępne do kontrolowania ocen, transakcji płatniczych i rachunkowości finansowej. Oszczędza to męczącej pracy przy wprowadzaniu i zmniejsza liczbę błędów w publikowaniu.

Wystarczy jedno kliknięcie myszą, aby dane, w tym lokalizacja archiwizacji, mogły zostać wyeksportowane do klienta lub odwrotnie. Mogą one być również dostarczane z hasłami.

The process-oriented DMS supports you with digital workflow solutions and task management functions

Doskonałe przepływy pracy dla prawników i konsultantów ds. zarządzania

W Niemczech istnieje obecnie około 150 000 indywidualnych przepisów z federalnych i stanowych przepisów ustawowych i wykonawczych. Każda dziedzina życia społecznego i gospodarczego jest regulowana. Aby opanować dżunglę paragrafów, prawnicy specjalizują się w pewnych obszarach, podobnie jak firmy konsultingowe w zakresie zarządzania, a jednak nie ma prawnika ani konsultanta ds. Zarządzania, który zna wszystkie wymagania prawne swojego specjalnego obszaru. Zwłaszcza, że nowe przepisy czy wyroki w każdej chwili nieustannie zmieniają obecną sytuację. Potrzebuje odpowiedniego oprogramowania, zdolnego do nauki, szybkiego i bezpiecznego.

PaperOffice DMS to właściwe oprogramowanie, ponieważ zawiera wszystko, czego potrzebują prawnicy i firmy konsultingowe w zakresie zarządzania, na przykład:

• Przechowywanie dokumentów we wszystkich formatach cyfrowych zgodnie z zasadami RODO
• Funkcje składania i ponownego składania spóźnionych dokumentów, które wymagają działania
• Samoucząca się funkcja przechowywania danych z tagowaniem i wewnętrzną wyszukiwarką
• Automatyczne przypisywanie nowo dodanych dokumentów do właściwego folderu
• Proste tworzenie bazy danych i połączenie z bazą danych, w tym indywidualnie konfigurowalna maska
• Automatyczne tworzenie szablonów dla powtarzalnych procesów i operacji

Cyfrowa transformacja z PaperOffice DMS rewolucjonizuje sektor prawny

Paperless law firm - there is no way around automation for lawyers and management consultants

Funkcja przepływu pracy PaperOffice upraszcza komunikację między sekretariatem a prawnikami. Zorientowane na proces zarządzanie dokumentami zapewnia, że dokumenty te pozostają aktualne przy niewielkim wysiłku.

PaperOffice wspiera to rozbudowanym modułem zadań i przepływu pracy.

W ten sposób można tworzyć pewne łańcuchy procesów, a istniejące procesy operacyjne można definiować na dokumentach elektronicznych i częściowo wykonywać automatycznie.

Stanowi to bezbłędną optymalizację procesu, ponieważ zadanie może być nie tylko przypisane do pracowników z określonymi prawami użytkownika i okresami ukończenia, wymagać wydania cyfrowego, ale także automatycznie wyzwalać dalsze działania, takie jak powiadomienia e-mail lub zmiany statusu dokumentu. Co jest absolutną KONIECZNOŚCIĄ w sektorze prawnym.

Digitalizacja z PaperOffice przynosi ogromne korzyści

Zoptymalizuj swój czas pracy nawet o 7,5% w porównaniu do pracy papierowej dzięki zastosowaniu PaperOffice DMS.

Oszczędzaj czas na wyszukiwaniu, rozsyłaniu i udostępnianiu dokumentów.

Oczywiście PaperOffice DMS umożliwia migrację i integrację istniejących danych cyfrowych z istniejących rozwiązań programowych.

Jednocześnie PaperOffice DMS jest interfejsem między analogowym i cyfrowym. Korzystając z funkcji skanowania, oprogramowanie może odczytywać analogowe dokumenty, plany i zdjęcia do systemu i digitalizować je za pomocą skanerów, ale także nagrań z telefonów komórkowych, dzięki czemu teksty są konwertowane na pismo za pomocą OCR i mogą być zmieniane w programach Office.

Znaczniki czasu i wersjonowanie zapewniają, że dokument cyfrowy odpowiada oryginałowi analogowemu.

PaperOffice DMS jest nie tylko rozbudowany w swoich funkcjach, ale także łatwy do nauczenia, kierując się samouczkami wideo, ale także indywidualnymi poradami i szkoleniami w razie potrzeby. Wszystko to przy naprawdę dobrym stosunku ceny do wydajności.