Cyfrowe rozwiązania specjalistyczne dla prawników i kancelarii prawnych
Automatyzacja procesów biznesowych i optymalizacja procesów są warunkiem wstępnym wydajności i sukcesu. Potrzeba tego nie jest już opcjonalnym luksusem, ale koniecznością, aby pozostać konkurencyjnym w dłuższej perspektywie.
Wskazówka dla profesjonalistów
Ważne dokumenty w istniejącej formie papierowej, takie jak pisma procesowe, dokumenty klientów, projekty, zewnętrzne pisma sądowe, badania, opinie biegłych są zastępowane dokumentami elektronicznymi dzięki digitalizacji i tym samym maksymalnie optymalizują wszystkie procesy pracy.PaperOffice nie tylko umożliwia zarządzanie dokumentami, ale także umożliwia natychmiastowy dostęp do aktualnych i dokładnych plików klienta.
Digitalizacja dla kancelarii prawnych, prawników i konsultantów ds. zarządzania
Przy dzisiejszym zalewie danych cyfrowych i papierowych ważne jest, aby ważne dokumenty nie zostały utracone i były dostępne we właściwym czasie.
Prawnicy, działy prawne, kancelarie prawne i konsultanci ds. zarządzania, a także notariusze czerpią znaczne korzyści z zastosowania odpowiedniego zarządzania danymi.
Ważne dokumenty gromadzą się w kancelariach na co dzień: pisma procesowe, dokumenty klientów, projekty, zewnętrzne pisma sądowe, badania, opinie biegłych i wiele innych. Przychodzą one nie tylko pocztą, wiele listów klientów dociera również pocztą elektroniczną.
Wszystkie te dokumenty muszą zostać zdigitalizowane, jeśli dotrą w formie papierowej, wymagają uporządkowanego składania, przydzielania zadań i przepływu pracy oraz muszą być natychmiast dostępne na żądanie.
Ponieważ wysoce techniczne procesy w przemyśle motoryzacyjnym wymagają doskonałego przepływu informacji i ustrukturyzowanej realizacji. Niezbędne korzyści można osiągnąć tylko dzięki cyfryzacji.
Bardzo ważne jest dotrzymanie ważnych terminów i podjęcie środków prawnych w celu przechowywania dokumentów.
PaperOffice DMS zapewnia przejrzystą strukturę w dokumentach i pomaga poradzić sobie z zalewem informacji.
PaperOffice eliminuje wszystkie czasochłonne wąskie gardła i tworzy przejrzysty przegląd ważnych dokumentów, takich jak umowy lub listy, zarządzając nimi cyfrowo w PaperOffice w przyszłości.
Wydajna praca dzięki cyfryzacji
Bycie w porządku i bycie właściwym nie zawsze jest jednym i tym samym. Podobnie jest z przedsiębiorczymi decyzjami o tym, którą ścieżkę obrać dla udanej przyszłości. Branże, które zajmują się pomaganiem swoim klientom w uzyskaniu ich praw lub znalezieniu właściwej drogi dla firmy, to prawnicy i firmy konsultingowe w zakresie zarządzania.
Prawnicy jako członkowie prawa publicznego mają szczególny status, ale także szczególną odpowiedzialność. Na przykład w firmach konsultingowych w zakresie zarządzania często oprócz inżynierów i ekonomistów biznesowych często są również prawnicy. W bardzo złożonej strukturze społeczno-gospodarczej, jaką jest ta w Niemczech, praktycznie każdemu krokowi towarzyszą ewentualne konsekwencje prawne. Prawdopodobnie najważniejszym fundamentem dla tych struktur jest, idealnie, kompletna dokumentacja wszystkich procesów.
Dokładnie tym właśnie jest PaperOffice DMS, oprogramowaniem do zarządzania dokumentami, które może zrobić znacznie więcej niż tylko zarządzać dokumentami.
PaperOffice nie rozróżnia rodzajów dokumentów, niezależnie od tego, czy potrzebujesz pomocy w zarządzaniu umowami z klientami, briefami, zestawieniami opłat, wyrokami i korespondencją e-mail: dzięki systemowi zarządzania dokumentami PaperOffice Twoje poprzednie procesy w Twojej kancelarii prawnej lub firmie są zdigitalizowane, dzięki czemu są bardziej wydajne, przejrzyste i znacznie bardziej elastyczne. PaperOffice spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa , takie jak zarządzanie autoryzacją czy przyznawanie praw dostępu.
Nie ma możliwości obejścia automatyzacji dla prawników i konsultantów ds. zarządzania
Dla prawników i firm konsultingowych w zakresie zarządzania oznacza to prowadzenie bardzo obszernej dokumentacji klienta lub klienta, która musi również mieć kilka specjalnych cech. Przykładowo należy przestrzegać zasad RODO i oczywiście prawników wiąże bezwzględny obowiązek zachowania poufności, który dotyczy nie tylko ustnych oświadczeń, ale także bezpiecznego przechowywania dokumentów chronionych przed osobami nieupoważnionymi. Istnieje również obowiązek dotrzymania terminów uzgodnionych na mocy prawa i umowy.
W niektórych przypadkach niedotrzymanie tych terminów może mieć konsekwencje karne, ale w większości jedynie cywilne. Dla firm konsultingowych zajmujących się zarządzaniem ochrona tajemnic handlowych ich klientów ma również ogromne znaczenie.
PaperOffice spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa , takie jak zarządzanie autoryzacjami, różne poziomy dostępu i przypisywanie uprawnień dostępu. Użytkownik definiuje poszczególne etapy pracy dokładnie w taki sam sposób, w jaki są one wykonywane w firmie, na przykład "nagrywanie", "sprawdzanie", "wydawanie" i "księgowanie" faktur.
Odpowiedzialność można przypisać nie tylko pojedynczym osobom, ale także grupom użytkowników, takim jak "Księgowość" lub "Prawnicy ds. Najmu", dzięki czemu kolega może natychmiast wkroczyć, jeśli pracownik jest nieobecny.
Technologia OCR rozpoznaje nie tylko zawartość dokumentu, ale także wszystkie pola danych związane z podatkiem, takie jak numer dokumentu, data, netto, podatek i kwota brutto. Zaimportowane dane są dostępne do kontrolowania ocen, transakcji płatniczych i rachunkowości finansowej. Oszczędza to męczącej pracy przy wprowadzaniu i zmniejsza liczbę błędów w publikowaniu.
Wystarczy jedno kliknięcie myszą, aby dane, w tym lokalizacja archiwizacji, mogły zostać wyeksportowane do klienta lub odwrotnie. Mogą one być również dostarczane z hasłami.
Rozwiązanie: sprawdzone know-how
Czy nie ma sensu od razu korzystać z oprogramowania do zarządzania w praktyce? który nie tylko spełnia wszystkie wymagania, ale jest również łatwy do nauczenia się i niedrogi?
PaperOffice DMS to wypróbowane i przetestowane kompletne rozwiązanie do pracy cyfrowej, a dzięki ponad 20-letniemu doświadczeniu na rynku jest jednym z pierwszych pionierów DMS.
Doskonałe przepływy pracy dla prawników i konsultantów ds. zarządzania
W Niemczech istnieje obecnie około 150 000 indywidualnych przepisów z federalnych i stanowych przepisów ustawowych i wykonawczych. Każda dziedzina życia społecznego i gospodarczego jest regulowana. Aby opanować dżunglę paragrafów, prawnicy specjalizują się w pewnych obszarach, podobnie jak firmy konsultingowe w zakresie zarządzania, a jednak nie ma prawnika ani konsultanta ds. Zarządzania, który zna wszystkie wymagania prawne swojego specjalnego obszaru. Zwłaszcza, że nowe przepisy czy wyroki w każdej chwili nieustannie zmieniają obecną sytuację. Potrzebuje odpowiedniego oprogramowania, zdolnego do nauki, szybkiego i bezpiecznego.
PaperOffice DMS to właściwe oprogramowanie, ponieważ zawiera wszystko, czego potrzebują prawnicy i firmy konsultingowe w zakresie zarządzania, na przykład:
- Przechowywanie dokumentów we wszystkich formatach cyfrowych zgodnie z zasadami RODO
- Funkcje składania i ponownego składania spóźnionych dokumentów, które wymagają działania
- Samoucząca się funkcja przechowywania danych z tagowaniem i wewnętrzną wyszukiwarką
- Automatyczne przypisywanie nowo dodanych dokumentów do właściwego folderu
- Proste tworzenie bazy danych i połączenie z bazą danych, w tym indywidualnie konfigurowalna maska
- Automatyczne tworzenie szablonów dla powtarzalnych procesów i operacji
Cyfrowa transformacja z PaperOffice DMS rewolucjonizuje sektor prawny
Funkcja przepływu pracy PaperOffice upraszcza komunikację między sekretariatem a prawnikami. Zorientowane na proces zarządzanie dokumentami zapewnia, że dokumenty te pozostają aktualne przy niewielkim wysiłku.
PaperOffice wspiera to rozbudowanym modułem zadań i przepływu pracy.
W ten sposób można tworzyć pewne łańcuchy procesów, a istniejące procesy operacyjne można definiować na dokumentach elektronicznych i częściowo wykonywać automatycznie.
Stanowi to bezbłędną optymalizację procesu, ponieważ zadanie może być nie tylko przypisane do pracowników z określonymi prawami użytkownika i okresami ukończenia, wymagać wydania cyfrowego, ale także automatycznie wyzwalać dalsze działania, takie jak powiadomienia e-mail lub zmiany statusu dokumentu. Co jest absolutną KONIECZNOŚCIĄ w sektorze prawnym.
Digitalizacja z PaperOffice przynosi ogromne korzyści
Zoptymalizuj swój czas pracy nawet o 7,5% w porównaniu do pracy papierowej dzięki zastosowaniu PaperOffice DMS.
Oszczędzaj czas na wyszukiwaniu, rozsyłaniu i udostępnianiu dokumentów.
Oczywiście PaperOffice DMS umożliwia migrację i integrację istniejących danych cyfrowych z istniejących rozwiązań programowych.
Jednocześnie PaperOffice DMS jest interfejsem między analogowym i cyfrowym. Korzystając z funkcji skanowania, oprogramowanie może odczytywać analogowe dokumenty, plany i zdjęcia do systemu i digitalizować je za pomocą skanerów, ale także nagrań z telefonów komórkowych, dzięki czemu teksty są konwertowane na pismo za pomocą OCR i mogą być zmieniane w programach Office.
Znaczniki czasu i wersjonowanie zapewniają, że dokument cyfrowy odpowiada oryginałowi analogowemu.
PaperOffice DMS jest nie tylko rozbudowany w swoich funkcjach, ale także łatwy do nauczenia, kierując się samouczkami wideo, ale także indywidualnymi poradami i szkoleniami w razie potrzeby. Wszystko to przy naprawdę dobrym stosunku ceny do wydajności.
FAQs
W końcu odpowiemy na kilka innych najczęściej zadawanych pytań na ten temat. "Digitalizacja dla kancelarii prawnych, prawników i konsultantów ds. zarządzania":
W jaki sposób pracownicy mogą uzyskać dostęp do PaperOffice?
Ze względu na zdecentralizowaną i nowoczesną architekturę programów, PaperOffice może być używany na prawie każdym urządzeniu - od klasycznych komputerów po smartfony / tablety i telewizory.
Co się stanie z danymi, jeśli PaperOffice nie istnieje?
Nie stanie się to, ale aby Cię uspokoić: Możesz wyeksportować swoje dane W DOWOLNYM MOMENCIE, ponieważ PaperOffice opiera się na otwartej strukturze bazy danych, możesz uzyskać dostęp do swoich danych w dowolnym momencie.
Ochrona danych tematu: Gdzie są przechowywane wszystkie dokumenty?
PaperOffice będzie przechowywać wszystkie dokumenty we własnym zakresie z szyfrowaniem wysokiego poziomu, dzięki czemu będzie odporny na przykład na kradzież danych i przekroczy wszystkie wymagania RODO i GOBD.
Unikaj błędów: NIGDY nie zapisuj danych w chmurze innej firmy!
Czy PaperOffice można dostosować dokładnie do specyfikacji?
Tak, PaperOffice może być w 100% dostosowany do zamierzonego zastosowania, aby zapewnić bezproblemową integrację z istniejącymi procesami i systemami. Nawet interfejs programu może być w pełni zaprojektowany i dowolnie dostosowywany.
Podsumowanie
PaperOffice DMS wspiera prawników i konsultantów ds. Zarządzania oraz oferuje odpowiednie interfejsy do innego oprogramowania, połączeń API i może być rozszerzony w dowolnym momencie zgodnie z Twoimi życzeniami. Oprogramowanie jest łatwe do nauczenia się i można je łatwo zintegrować z codzienną praktyką bez powodowania nieobecności w celach szkoleniowych.
PaperOffice DMS zaleca korzystanie z serwera NAS (sieciowego magazynu danych) z funkcją tworzenia kopii zapasowych, aby ważne dane nie były tracone ani szpiegowane w chmurach innych firm.
Ostatecznie PaperOffice DMS imponuje bardzo dobrym stosunkiem ceny do wydajności i ogromnym know-how dzięki ponad 20-letniemu praktycznemu doświadczeniu.