Automatyzacja procesów biznesowych w firmach protetycznych
PaperOffice DMS dla firm produkujących aparaty słuchowe umożliwia sprawną obsługę każdego rodzaju dokumentów, a także szybkie przetwarzanie zapytań i jest warunkiem wstępnym wydajności i sukcesu w administracji.
Wskazówka dla profesjonalistów
Dokumenty pisemne, umowy, szkice, badania, ekspertyzy i wiele innych są zastępowane dokumentami elektronicznymi dzięki digitalizacji, a tym samym maksymalnie optymalizują wszystkie procesy pracy.Za pomocą rozwiązania do zarządzania dokumentami zapisujesz i archiwizujesz wszystkie informacje na centralnej platformie w sposób odporny na audyty.
Cyfryzacja dla firm protetycznych
Jako firma z branży protetyków słuchu masz wiele ważnych dokumentów do zarządzania:
Faktury, dokumentacja, korespondencja, oferty, karty napraw, karty zdrowia i wiele innych. Dlatego protetycy słuchu są tymi, którzy czerpią znaczne korzyści z korzystania z odpowiedniego oprogramowania do zarządzania dokumentami.
W ten sposób protetycy słuchu codziennie gromadzą ważne dokumenty. Wszystko to musi być dopasowane do odpowiedniego klienta, agencji lub producenta urządzenia.
Wszystkie te dokumenty muszą zostać zdigitalizowane, jeśli dotrą w formie papierowej, wymagają uporządkowanego składania, przydzielania zadań i przepływu pracy oraz muszą być natychmiast dostępne na żądanie.
Ponadto każdy dokument jest klasyfikowany zgodnie z jego typem i może być przypisany do osób i producentów urządzeń, do których można uzyskać dostęp nawet w podróży, niezależnie od urządzenia. Dzięki temu masz wszystkie informacje i dokumenty dotyczące wszystkich aparatów słuchowych w jednym miejscu, a mianowicie w swojej bazie danych.
Bardzo ważne jest dotrzymanie ważnych terminów i podjęcie środków prawnych w celu przechowywania dokumentów. PaperOffice DMS zapewnia przejrzystą strukturę w dokumentach i pomaga poradzić sobie z zalewem informacji.
Za pomocą rozwiązania do zarządzania dokumentami zapisujesz i archiwizujesz wszystkie informacje na centralnej platformie w sposób odporny na audyty.
PaperOffice eliminuje wszystkie czasochłonne wąskie gardła i tworzy przejrzysty przegląd ważnych dokumentów, takich jak faktury, umowy, raporty sprzedaży, ankiety, wyceny, umowy najmu lub inne listy, zarządzając nimi cyfrowo w PaperOffice w przyszłości.
Możesz także korzystać z cyfrowych zadań administracyjnych, cyfrowych pieczątek i karteczek samoprzylepnych oraz mieć oko na wszystkie umowy o świadczenie usług, oficjalną korespondencję, która jest ponownie przesyłana lub przypisywana pracownikom według przydziału zadań.
Bezpieczeństwo wersji jest gwarantowane przez cały czas.
Wszystkie informacje dostępne natychmiast
Dzięki PaperOffice DMS dokumenty mogą być digitalizowane w wielu firmach zajmujących się akustyką aparatów słuchowych i archiwizowane centralnie w taki sposób, aby można było uzyskać do nich dostęp z dowolnego komputera bez konieczności przechodzenia do archiwum lub uprzedniego badania, który kolega, który obecnie przetwarza dokumenty lub foldery.
PaperOffice DMS nie tylko digitalizuje dokumenty analogowe, ale oprogramowanie do zarządzania dokumentami zapisuje każdą zmianę w dokumencie w porządku chronologicznym. Oryginał pozostaje nienaruszony. Funkcja przepływu pracy może być używana na przykład do przypisywania określonych działań podczas pracy nad projektem, a każdy pracownik ma przegląd bieżącego stanu.
Jednocześnie pomysły lub sugestie mogą być zgłaszane bez konieczności zwoływania posiedzeń za każdym razem. Zarchiwizowane dokumenty mogą być wyszukiwane według słów kluczowych lub daty lub numerów referencyjnych, a automatyczne szablony mogą być tworzone przez sztuczną inteligencję w PaperOffice DMS.
To imponująca liczba. Około 16 milionów ludzi w samych Niemczech cierpi na ubytek słuchu. Co ciekawe, ubytek słuchu jest dość równomiernie rozłożony na prawie wszystkie grupy wiekowe od 30 do ponad 70 lat, a ubytek słuchu jest rosnącym problemem. W ciągu ostatnich 20 lat liczba osób z ubytkiem słuchu wzrosła o około 4%. Jednak tylko około połowa osób dotkniętych chorobą korzysta z aparatów słuchowych.
Każdy, kto go używa, zwykle ma kontakt z branżą, która nie jest dobrze znana, protetykiem słuchu, który był jeszcze protetykiem słuchu przed 2017 rokiem. Rzemiosło z trzyletnim szkoleniem i możliwością dalszego szkolenia, aby zostać mistrzem rzemiosła i ukończeniem studiów w zakresie technologii słuchu i audiologii. Akustyk słuchu zajmuje się produkcją aparatów słuchowych i ochrony słuchu w postaci tzw. otoplastików, indywidualnie szytych na miarę urządzeń. Profil pracy akustyka aparatów słuchowych jest porównywalny z profilem pracy technika dentystycznego.
Dla protetyków słuchu oznacza to aktualizowanie danych pacjentów lub klientów. Jednocześnie są to bardzo wrażliwe dane, ponieważ wiele osób z upośledzeniem słuchu postrzega to jako wadę, której ich osobiste środowisko nie powinno doświadczać. Dlatego ochrona danych jest ważna podczas przechowywania danych. W większości przypadków klienci po raz pierwszy są mediowani przez protetyków słuchu z lekarzy laryngologów, którzy zdiagnozowali ubytek słuchu, dlatego konserwacja danych ma tutaj również ogromne znaczenie, a dobrze przemyślane archiwum ostatecznie przyspiesza proces pracy.
Oprogramowanie do zarządzania dokumentami, takie jak PaperOffice DMS, najlepiej nadaje się do tych zadań. Ponieważ jest to oprogramowanie do zarządzania dokumentami, które może zrobić znacznie więcej niż tylko zarządzać dokumentami.
PaperOffice nie rozróżnia rodzajów dokumentów, niezależnie od tego, czy potrzebujesz pomocy w zarządzaniu umowami, pismami procesowymi i korespondencją e-mail: dzięki systemowi zarządzania dokumentami PaperOffice Twoje dotychczasowe procesy w firmie są zdigitalizowane, dzięki czemu są bardziej wydajne, przejrzyste i znacznie bardziej elastyczne.
Ponieważ bez względu na to, w jakiej formie dokumenty docierają do firmy, czy to jako dokumenty papierowe, pliki PDF, e-maile czy zdjęcia, są one automatycznie archiwizowane i przechowywane w bezpiecznej bazie danych.
Ważne umowy mogą zatem zostać uznane i rozwiązane w odpowiednim czasie lub renegocjowane. Zwolnienie dokumentu z podpisem cyfrowym i powiadomieniem e-mail zamiast powolnej poczty papierowej, niezabezpieczona poczta e-mail przyczynia się do lojalności klientów.
PaperOffice archiwizuje wszystkie dokumenty wygenerowane w Twojej firmie protetyczno-protetycznej oraz wszystkie istotne informacje zgodnie z prawem i w sposób odporny na audyt
Po pierwsze, Paperoffice DMS może być użyty do konwersji archiwum analogowego, być może tradycyjnego wiszącego systemu plików, na archiwum cyfrowe. Jest to ważny krok, który nie tylko przyspiesza administrację w firmie, ale także usprawnia transmisję danych od lekarza laryngologa i odwrotnie. Na przykład dane przesłane pocztą elektroniczną mogą być odczytywane bezpośrednio i automatycznie przesyłane do elektronicznego pliku klienta.
W PaperOffice DMS wrażliwe dane pacjentów są szyfrowane i chronione hasłem, dzięki czemu można ustawić, kto może zobaczyć, ile danych w firmie.
Wywołanie odpowiedniego folderu odbywa się również bardzo szybko w PaperOffice DMS, z wewnętrzną wyszukiwarką rejestrującą różne parametry, które są zawarte w wyszukiwaniu. Jeśli numer klienta lub nawet nazwa nie jest już znana lub istnieje więcej niż raz, niektóre słowa kluczowe mogą ograniczyć wyszukiwanie do odpowiedniego wyniku.
Dzięki zintegrowanej sztucznej inteligencji uruchamiane są automatyczne reguły. Ta sztuczna inteligencja automatycznie sortuje dokumenty w foldery, takie jak "Faktura" i "Umowa", przechowuje odpowiednie słowa kluczowe i uruchamia cyfrowy przepływ pracy przechowywany dla danego typu dokumentu.
PaperOffice spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa , takie jak zarządzanie autoryzacjami czy przyznawanie uprawnień dostępu. Użytkownik definiuje poszczególne etapy pracy dokładnie tak, jak by działały, na przykład "nagrywanie", "sprawdzanie", "zwalnianie" i "księgowanie" faktur.
Odpowiedzialność może być przypisana nie tylko poszczególnym osobom, ale także grupom użytkowników, takim jak "Księgowość" lub "Produkcja", dzięki czemu kolega może natychmiast wkroczyć, jeśli pracownik jest nieobecny.
Technologia OCR rozpoznaje nie tylko zawartość dokumentu, ale także wszystkie pola danych związane z podatkiem, takie jak numer dokumentu, data, netto, podatek i kwota brutto. Zaimportowane dane są dostępne do kontrolowania ocen, transakcji płatniczych i rachunkowości finansowej. Oszczędza to męczącej pracy przy wprowadzaniu i zmniejsza liczbę błędów w publikowaniu.
Ważne argumenty za uwzględnieniem PaperOffice DMS w planowaniu budżetu. Wreszcie, PaperOffice DMS przekonuje również faktem, że zrównoważony rozwój i ochrona środowiska są brane pod uwagę. Prędzej czy później nastąpi całkowita konwersja z dokumentów analogowych na formę cyfrową i wtedy instytucja publiczna, która wtedy będzie już korzystać z PaperOffice DMS, będzie dobrze przygotowana.
Oczywiście PaperOffice DMS umożliwia migrację i integrację istniejących danych cyfrowych z istniejących rozwiązań programowych. Jednocześnie PaperOffice DMS jest interfejsem między analogowym i cyfrowym. Korzystając z funkcji skanowania, oprogramowanie może odczytywać analogowe dokumenty, plany i zdjęcia do systemu i digitalizować je za pomocą skanerów, ale także nagrań z telefonów komórkowych, dzięki czemu teksty są konwertowane na pismo za pomocą OCR i mogą być zmieniane w programach Office. Znaczniki czasu i wersjonowanie zapewniają, że dokument cyfrowy odpowiada oryginałowi analogowemu.
Za pomocą jednego kliknięcia myszą dane, w tym lokalizacja archiwizacji, mogą zostać wyeksportowane do klienta, doradcy podatkowego lub odwrotnie.
Rozwiązanie: sprawdzone know-how
Czy nie ma sensu od razu korzystać z oprogramowania do zarządzania w praktyce? który nie tylko spełnia wszystkie wymagania, ale jest również łatwy do nauczenia się i niedrogi?
PaperOffice DMS to wypróbowane i przetestowane kompletne rozwiązanie do pracy cyfrowej, a dzięki ponad 20-letniemu doświadczeniu na rynku jest jednym z pierwszych pionierów DMS.
Przetwarzanie cyfrowe jest niezbędną podstawą zapewnienia wysokiej jakości usług komunalnych w przyszłości
Fakt, że akustyka aparatów słuchowych nie jest na ustach wszystkich, a na pewno nie na uszach wszystkich, wynika z faktu, że w Niemczech jest tylko 6 600 firm tego typu. To nieco ponad 1% wszystkich przedsiębiorstw rzemieślniczych w Niemczech.
Niemniej jednak ich klientela obejmuje około 8 milionów osób, dlatego przeciętny plik klienta protetyka słuchu obejmuje ponad 1200 osób. Dla każdego klienta trzeba rejestrować wiele różnych danych, ponieważ słyszenie jest bardzo złożoną sprawą, a uszkodzenia dotyczą nie tylko ucha czy uszu. Każdy, kto kiedykolwiek miał kanał słuchowy zatkany woskowiną, może mieć przybliżone pojęcie o tym, co to znaczy być niedosłyszącym. Konsekwencje mogą być:
- Wyczerpanie
- Ból głowy
- Stres
- Depresja
- Zawroty głowy
- Zaburzenia snu
Aby temu zaradzić, dane audiometryczne są rejestrowane od pacjenta i na tej podstawie wytwarzany jest indywidualny aparat słuchowy. Głuchota może ulec zmianie. Stopień ubytku słuchu zwykle wzrasta wraz z wiekiem, co z kolei powoduje konieczność dostosowania aparatu słuchowego do nowych warunków. Samo ucho podlega również zmianom anatomicznym w ciągu całego życia z powodu rozluźnienia tkanki łącznej.
Firmy zajmujące się akustyką słuchu muszą przetwarzać dokumenty we wszystkich transakcjach biznesowych. Ciągły rozwój modeli biznesowych nieustannie stawia nowe wyzwania. To, czego potrzebują, to dobry system zarządzania dokumentami.
PaperOffice DMS to właściwe oprogramowanie, ponieważ zawiera wszystko, czego potrzebuje branża protetyki słuchu, takie jak:
- Przechowywanie dokumentów we wszystkich formatach cyfrowych zgodnie z zasadami RODO/li>
- Funkcje składania i ponownego składania spóźnionych dokumentów, które wymagają działania
- Samoucząca się funkcja przechowywania danych z tagowaniem i wewnętrzną wyszukiwarką
- Automatyczne przypisywanie nowo dodanych dokumentów do właściwego folderu
- Proste tworzenie bazy danych i połączenie z bazą danych, w tym indywidualnie konfigurowalna maska
- Automatyczne tworzenie szablonów dla powtarzalnych procesów i operacji
Zgodna z wersjami i bezpieczna archiwizacja: PaperOffice DMS technicznie spełnia wymagania prawne GoBD, GDPdU i DSGVO
Rozbudowane funkcje przepływu pracy PaperOffice są bardzo interesujące dla firm produkujących aparaty słuchowe. Treść spotkań projektowych jest nagrywana i może być uzupełniana przez uczestników w dowolnym momencie, wszystko na ekranie i z różnych lokalizacji. Archiwizacja odporna na audyt jest gwarantowana przez cały czas, a także optymalizacja procesów organizacyjnych.
PaperOffice wspiera to rozbudowanym modułem zadań i przepływu pracy.
Firmy zajmujące się akustyką słuchu czerpią korzyści z cyfrowego zarządzania dokumentami
System zarządzania dokumentami umożliwia oddzielne tworzenie baz danych dla każdego obszaru i może tworzyć łącza w tym samym czasie. Dokumenty analogowe, takie jak przesłane faktury, są skanowane za pomocą PaperOffice DMS i zapisywane zarówno jako zdjęcie, jak i przekonwertowany tekst za pomocą oprogramowania OCR. Wszystkie istniejące dane mogą być wyświetlane w sposób przejrzysty i jednoznaczny, dlatego nie trzeba nosić żadnych plików w przypadku spotkań poza domem. Zarządzanie bazami danych kontrolowane przez sztuczną inteligencję tworzy szablony z danych podstawowych lub statystycznie użytecznych list, zgodnie z wymaganiami.
Jednocześnie niezbędna ochrona danych jest utrzymywana poprzez hierarchiczne zarządzanie hasłami i 1024-bitowe szyfrowanie.
Zoptymalizuj swój czas pracy nawet o 7,5% w porównaniu do pracy papierowej dzięki zastosowaniu PaperOffice DMS.
Oszczędzaj czas na wyszukiwaniu, rozsyłaniu i udostępnianiu dokumentów.
Dzięki cyfrowym znaczkom dokumenty można uzupełnić dodatkowymi informacjami, a nawet kontrolować szczegółowe przepływy pracy. Z kolei funkcja zadania i przepływu pracy zapewnia dotrzymanie i dokończenie terminów.
PaperOffice DMS jest nie tylko rozbudowany w swoich funkcjach, ale także łatwy do nauczenia, kierując się samouczkami wideo, ale także indywidualnymi poradami i szkoleniami w razie potrzeby. Wszystko to przy naprawdę dobrym stosunku ceny do wydajności.
FAQs
W końcu odpowiemy na kilka innych najczęściej zadawanych pytań na ten temat. "Cyfryzacja dla firm produkujących aparaty słuchowe":
W jaki sposób pracownicy mogą uzyskać dostęp do PaperOffice?
Ze względu na zdecentralizowaną i nowoczesną architekturę programów, PaperOffice może być używany na prawie każdym urządzeniu - od klasycznych komputerów po smartfony / tablety i telewizory.
Co się stanie z danymi, jeśli PaperOffice nie istnieje?
Nie stanie się to, ale aby Cię uspokoić: Możesz wyeksportować swoje dane W DOWOLNYM MOMENCIE, ponieważ PaperOffice opiera się na otwartej strukturze bazy danych, możesz uzyskać dostęp do swoich danych w dowolnym momencie.
Ochrona danych tematu: Gdzie są przechowywane wszystkie dokumenty?
PaperOffice będzie przechowywać wszystkie dokumenty we własnym zakresie z szyfrowaniem wysokiego poziomu, dzięki czemu będzie odporny na przykład na kradzież danych i przekroczy wszystkie wymagania RODO i GOBD.
Unikaj błędów: NIGDY nie zapisuj danych w chmurze innej firmy!
Czy PaperOffice można dostosować dokładnie do specyfikacji?
Tak, PaperOffice może być w 100% dostosowany do zamierzonego zastosowania, aby zapewnić bezproblemową integrację z istniejącymi procesami i systemami. Nawet interfejs programu może być w pełni zaprojektowany i dowolnie dostosowywany.
Podsumowanie
PaperOffice DMS obsługuje firmy produkujące aparaty słuchowe i oferuje odpowiednie interfejsy do innego oprogramowania, połączeń API i może być rozszerzony w dowolnym momencie zgodnie z Życzeniem. Oprogramowanie jest łatwe do nauczenia się i można je łatwo zintegrować z codzienną praktyką bez powodowania nieobecności w celach szkoleniowych.
PaperOffice DMS zaleca korzystanie z serwera NAS (sieciowego magazynu danych) z funkcją tworzenia kopii zapasowych, aby ważne dane nie były tracone ani szpiegowane w chmurach innych firm.
Ostatecznie PaperOffice DMS imponuje bardzo dobrym stosunkiem ceny do wydajności i ogromnym know-how dzięki ponad 20-letniemu praktycznemu doświadczeniu.