Cyfryzacja w administracji publicznej i urzędach

Cyfryzacja w administracji publicznej i urzędach

Od urzędu skarbowego do KITA, samorządu, władz lub transportu publicznego do wydziału utrzymania dróg.

Instytucje oficjalne i publiczne łączą, a także stabilizują struktury w gminach, miastach, powiatach, a także krajach związkowych, aż do Republiki Federalnej Niemiec jako wspólnoty politycznej.

Dokumenty i dane są tworzone w wielu różnych działach organu. W ten sposób codziennie generowane są ważne dokumenty:

Pisma, umowy, szkice, badania, opinie ekspertów i wiele więcej. Te nie tylko przychodzą pocztą, wiele dokumentów dociera również pocztą elektroniczną.

Paperless work through digital processes

Wszystkie te dokumenty muszą zostać zdigitalizowane, jeśli dotrą w formie papierowej, wymagają uporządkowanego składania, przydzielania zadań i przepływu pracy oraz muszą być natychmiast dostępne na żądanie.

Ponadto każdy dokument jest klasyfikowany według jego typu i może być przypisany do osób i obiektów, do których można uzyskać dostęp nawet w podróży, niezależnie od urządzenia. Masz więc wszystkie informacje i dokumenty dotyczące wszystkich informacji wyraźnie w jednym miejscu, a mianowicie w bazie danych.

Za pomocą rozwiązania do zarządzania dokumentami zapisujesz i archiwizujesz wszystkie informacje na centralnej platformie w sposób odporny na audyty.

W celu rozwiązania wielu istniejących problemów administracyjnych w zarządzaniu nieruchomościami należy wdrożyć system zarządzania dokumentami PaperOffice.

W ten sposób codzienna praca może zostać uproszczona, zoptymalizowana i ulepszona za pomocą cyfryzacji. PaperOffice DMS zapewnia przejrzystą strukturę w dokumentach i pomaga poradzić sobie z zalewem informacji.

PaperOffice eliminuje wszystkie czasochłonne wąskie gardła i tworzy przejrzysty przegląd ważnych dokumentów, takich jak umowy lub listy, zarządzając nimi cyfrowo w PaperOffice w przyszłości.

Możesz także korzystać z cyfrowych zadań administracyjnych i mieć oko na oficjalną korespondencję, która jest ponownie przesyłana lub przypisywana pracownikom przez przydział zadań.

Wszystkie informacje dostępne natychmiast

Dobre oprogramowanie do zarządzania dokumentami nie może podejmować decyzji politycznych, ale może być bardzo pomocne w wielu obszarach administracji publicznej w różnych procesach, ponieważ zdecydowana większość tak zwanych akt administracyjnych nie ma suwerennego priorytetu.

Poza tym dokumenty cyfrowe nie muszą zastępować oryginałów, ale ułatwiają pracę.

Dzięki PaperOffice DMS dokumenty mogą być digitalizowane w wielu urzędach i instytucjach publicznych oraz archiwizowane centralnie w taki sposób, aby uzyskać dostęp z dowolnego komputera bez konieczności przechodzenia do archiwum lub uprzedniego zbadania, który / Twój kolega obecnie przetwarza plik.

PaperOffice DMS nie tylko digitalizuje dokumenty analogowe, ale oprogramowanie do zarządzania dokumentami zapisuje każdą zmianę w dokumencie w porządku chronologicznym. Oryginał pozostaje nienaruszony. Funkcja przepływu pracy może być używana na przykład do przypisywania określonych działań podczas pracy nad projektem, a każdy pracownik ma przegląd bieżącego stanu.

Jednocześnie pomysły lub sugestie mogą być zgłaszane bez konieczności zwoływania posiedzeń za każdym razem. Zarchiwizowane dokumenty mogą być wyszukiwane według słów kluczowych lub daty lub numerów referencyjnych, a automatyczne szablony mogą być tworzone przez sztuczną inteligencję w PaperOffice DMS.

Możliwe zastosowania PaperOffice DMS wynikają z różnych szczebli administracji oficjalnej i publicznej, na przykład w:

• Szkoły
• Przedszkola
• Biblioteki
• Uniwersytety
• Szpitale
• Administracje miejskie
• urzędy skarbowe
• Domach

Oczywiście dzięki wyrafinowanemu przechowywaniu danych z 1024-bitowym szyfrowaniem oraz specjalnemu formatowaniu wewnętrznemu i firewallowi, zachowane jest bezpieczeństwo zgodne z RODO. PaperOffice DMS imponuje również łatwością uczenia się, możliwością skonfigurowania do 800 połączonych terminali i bardzo dobrym stosunkiem ceny do wydajności.

To PaperOffice DMS, oprogramowanie do zarządzania dokumentami, które może zrobić znacznie więcej niż tylko zarządzać dokumentami.

Ponieważ bez względu na to, w jakiej formie dokumenty docierają do firmy, czy to jako dokumenty papierowe, pliki PDF, e-maile czy zdjęcia, są one automatycznie archiwizowane i przechowywane w bezpiecznej bazie danych.

Ważne umowy mogą zatem zostać uznane i rozwiązane w odpowiednim czasie lub renegocjowane. Zwolnienie dokumentu z podpisem cyfrowym i powiadomieniem e-mail zamiast powolnej poczty papierowej, niezabezpieczona poczta e-mail przyczynia się do lojalności klientów.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Optymalizacja procesów biznesowych dzięki PaperOffice DMS

Dzięki zintegrowanej sztucznej inteligencji uruchamiane są automatyczne reguły. Ta sztuczna inteligencja automatycznie sortuje dokumenty w foldery, takie jak "Faktura" i "Umowa", przechowuje odpowiednie słowa kluczowe i uruchamia cyfrowy przepływ pracy przechowywany dla danego typu dokumentu.

PaperOffice spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa , takie jak zarządzanie autoryzacjami czy przyznawanie uprawnień dostępu. Użytkownik definiuje poszczególne etapy pracy dokładnie tak, jak by działały, na przykład "nagrywanie", "sprawdzanie", "zwalnianie" i "księgowanie" faktur.

Odpowiedzialność może być przypisana nie tylko poszczególnym osobom, ale także grupom użytkowników, takim jak "Księgowość" lub "Produkcja", dzięki czemu kolega może natychmiast wkroczyć, jeśli pracownik jest nieobecny.

Technologia OCR rozpoznaje nie tylko zawartość dokumentu, ale także wszystkie pola danych związanych z podatkami, takie jak numer dokumentu, data, netto, podatek i kwota brutto. Zaimportowane dane są dostępne do kontrolowania ocen, transakcji płatniczych i rachunkowości finansowej. Oszczędza to męczącej pracy przy wprowadzaniu i zmniejsza liczbę błędów w publikowaniu.

Ważne argumenty za uwzględnieniem PaperOffice DMS w planowaniu budżetu. Wreszcie, PaperOffice DMS przekonuje również faktem, że zrównoważony rozwój i ochrona środowiska są brane pod uwagę. Prędzej czy później nastąpi całkowita konwersja z dokumentów analogowych na formę cyfrową i wtedy instytucja publiczna, która wtedy będzie już korzystać z PaperOffice DMS, będzie dobrze przygotowana.

Za pomocą jednego kliknięcia myszą dane, w tym lokalizacja archiwizacji, mogą zostać wyeksportowane do klienta, doradcy podatkowego lub odwrotnie.

Oczywiście PaperOffice DMS umożliwia migrację i integrację istniejących danych cyfrowych z istniejących rozwiązań programowych. Jednocześnie PaperOffice DMS jest interfejsem między analogowym i cyfrowym. Korzystając z funkcji skanowania, oprogramowanie może odczytywać analogowe dokumenty, plany i zdjęcia do systemu i digitalizować je za pomocą skanerów, ale także nagrań z telefonów komórkowych, dzięki czemu teksty są konwertowane na pismo za pomocą OCR i mogą być zmieniane w programach Office. Znaczniki czasu i wersjonowanie zapewniają, że dokument cyfrowy odpowiada oryginałowi analogowemu.

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

Przetwarzanie cyfrowe jest niezbędną podstawą zapewnienia wysokiej jakości usług komunalnych w przyszłości

Instytucje i organy publiczne muszą przetwarzać dokumenty dla wszystkich transakcji biznesowych. Ciągły rozwój modeli biznesowych nieustannie stawia nowe wyzwania. To, czego potrzebują, to dobry system zarządzania dokumentami.

PaperOffice DMS jest właściwym oprogramowaniem, ponieważ zawiera wszystko, czego potrzebują władze i instytucje publiczne, takie jak:

• Przechowywanie dokumentów we wszystkich formatach cyfrowych zgodnie z zasadami RODO/li>
• Funkcje składania i ponownego składania spóźnionych dokumentów, które wymagają działania
• Samoucząca się funkcja przechowywania danych z tagowaniem i wewnętrzną wyszukiwarką
• Automatyczne przypisywanie nowo dodanych dokumentów do właściwego folderu
• Proste tworzenie bazy danych i połączenie z bazą danych, w tym indywidualnie konfigurowalna maska
• Automatyczne tworzenie szablonów dla powtarzalnych procesów i operacji

Zgodna z wersjami i bezpieczna archiwizacja: PaperOffice DMS technicznie spełnia wymagania prawne GoBD, GDPdU i DSGVO

Optimization of business processes thanks to PaperOffice DMS

Rozbudowane funkcje przepływu pracy PaperOffice są bardzo interesujące dla władz i administracji publicznej. Treść spotkań projektowych jest nagrywana i może być uzupełniana przez uczestników w dowolnym momencie, wszystko na ekranie i z różnych lokalizacji. Archiwizacja odporna na audyt jest gwarantowana przez cały czas, a także optymalizacja procesów organizacyjnych.

PaperOffice wspiera to rozbudowanym modułem zadań i przepływu pracy.

Instytucje i organy publiczne czerpią korzyści z zarządzania dokumentami cyfrowymi

System zarządzania dokumentami umożliwia oddzielne tworzenie baz danych dla każdego obszaru i może tworzyć łącza w tym samym czasie. Dokumenty analogowe, takie jak przesłane faktury rzemieślnicze, są skanowane za pomocą PaperOffice DMS i zapisywane zarówno jako zdjęcie, jak i przekonwertowany tekst za pomocą oprogramowania OCR. Wszystkie istniejące dane, na przykład dotyczące najemcy, mogą być wyświetlane w sposób jasny i jednoznaczny, dlatego nie trzeba nosić ze sobą żadnych plików na spotkania poza domem. Zarządzanie bazami danych kontrolowane przez sztuczną inteligencję tworzy szablony z danych podstawowych lub statystycznie użytecznych list, zgodnie z wymaganiami.

Jednocześnie niezbędna ochrona danych jest utrzymywana poprzez hierarchiczne zarządzanie hasłami i 1024-bitowe szyfrowanie.

Zoptymalizuj swój czas pracy nawet o 7,5% w porównaniu do pracy papierowej dzięki zastosowaniu PaperOffice DMS.

Oszczędzaj czas na wyszukiwaniu, rozsyłaniu i udostępnianiu dokumentów.

Dzięki cyfrowym znaczkom dokumenty można uzupełnić dodatkowymi informacjami, a nawet kontrolować szczegółowe przepływy pracy. Z kolei funkcja zadania i przepływu pracy zapewnia dotrzymanie i dokończenie terminów.

PaperOffice DMS jest nie tylko rozbudowany w swoich funkcjach, ale także łatwy do nauczenia, kierując się samouczkami wideo, ale także indywidualnymi poradami i szkoleniami w razie potrzeby. Wszystko to przy naprawdę dobrym stosunku ceny do wydajności.