Automatyzacja procesów biznesowych w logistyce i spedycji
PaperOffice DMS do logistyki i spedycji umożliwia płynny przepływ informacji między działami dzięki cyfryzacji i automatyzacji procesów biznesowych.
Wskazówka dla profesjonalistów
Dokumenty pisemne, umowy, szkice, badania, dowody dostawy i wiele innych są zastępowane dokumentami elektronicznymi dzięki digitalizacji, a tym samym maksymalnie optymalizują wszystkie procesy pracy.Zintegrowana sztuczna inteligencja umożliwia dużą automatyzację procesów biznesowych, przyspieszając procesy i zwiększając sukces i satysfakcję.
Cyfryzacja w logistyce i spedycji
Coraz bardziej rozwijające się globalne łańcuchy dostaw stawiają logistykę i spedycję przed nowymi wyzwaniami. Lokalizacja i niezależna od czasu dostępność wszystkich ważnych danych i dokumentów ma kluczowe znaczenie w branży transportowej i logistycznej, co wpływa nie tylko na czas, ale także na finanse.
Faktury, umowy, zamówienia, dowody dostawy i wiele więcej - wszystkie dokumenty muszą być natychmiast dostępne na żądanie, niezależnie od lokalizacji. Dlatego firmy z tych branż są tymi, które czerpią znaczne korzyści z zastosowania odpowiedniego oprogramowania do zarządzania dokumentami.
Duża liczba dokumentów generowana jest każdego dnia w branży logistycznej. Duża część dokumentów takich jak dowody dostawy i dokumenty przewozowe jest nadal tworzona w formie papierowej - ale ręczne przetwarzanie tych dokumentów jest bardzo czasochłonne, co z kolei powoduje niepotrzebne koszty i czasami przebiega nieprawidłowo.
W celu szybkiego udostępnienia zawartych w nich informacji i przygotowania ich do kolejnych zautomatyzowanych procesów, te dokumenty papierowe muszą zostać zdigitalizowane, a ich treść odczytana i udostępniona.
Szczególnie ważne dla branży logistycznej jest dotrzymywanie terminów i podejmowanie kroków prawnych w celu przechowywania dokumentów. W celu rozwiązania wielu istniejących problemów administracyjnych w branży logistycznej i spedycyjnej należy wdrożyć system zarządzania dokumentami PaperOffice.
Za pomocą rozwiązania do zarządzania dokumentami zapisujesz i archiwizujesz wszystkie informacje na centralnej platformie w sposób odporny na audyty.
Jak bez papieru w branży spedycyjnej i logistycznej?
PaperOffice eliminuje wszystkie czasochłonne wąskie gardła i tworzy przejrzysty przegląd ważnych dokumentów, takich jak umowy, faktury, zamówienia, dowody dostawy, zarządzając nimi cyfrowo w PaperOffice w przyszłości.
Przechwytywanie, przetwarzanie, udostępnianie, wyszukiwanie i śledzenie dokumentów staje się bardzo łatwe dzięki PaperOffice.
Dzięki kontrolowanemu dostępowi, szczegółowym listom zadań, a także zatwierdzeniom za pomocą przepływów pracy i niezawodnych powiadomień e-mail, pracownicy mogą sprawnie wykonywać przydzielone zadania, a upoważnione osoby mogą łatwo zatwierdzić lub odmówić zatwierdzenia.
System zarządzania dokumentami powinien obejmować następujące ważne funkcje w branży spedycyjnej i logistycznej:
Zrozumiałość ważnych relacji dzięki folderom cyfrowym i folderom dokumentów
Podczas ręcznej edycji dokumentów ważne relacje, takie jak notatki i adnotacje, mogą zostać szybko utracone. Tak więc jest prawie niemożliwe uchwycenie połączenia później. Po prześledzeniu relacji wyzwalane są zduplikowane procesy, co jest czasochłonne i kosztowne.
Dzięki wdrożeniu PaperOffice w Twojej firmie logistycznej dokumenty, informacje o nich i procesach są logicznie podsumowane. Foldery cyfrowe zawierają właściwości opisowe, mają z góry określoną strukturę wewnętrzną lub konspekt i zapewniają możliwość definiowania uprawnień do ochrony danych. Wirtualne notatki, adnotacje i zadania zapewniają, że ważne informacje o procesach nie są już tracone.
Automatyczne składanie dokumentów
Ręczne skanowanie dokumentów jest procesem szczególnie czasochłonnym i podatnym na błędy. Po dostarczeniu przez firmy spedycyjne stosu dokumentów rozpoczyna się prawdziwa praca: jaki jest najprostszy sposób rejestrowania i przypisywania dokumentów w formie papierowej?
Dzięki zintegrowanej funkcji skanera i rozpoznawaniu kodów QR firmy spedycyjne i logistyczne mogą umieścić w skanerze cały stos dowodów dostawy i innych dokumentów - PaperOffice rozpoznaje docelowe zgłoszenie na podstawie rozpoznanego kontaktu, wyuczonego szablonu dokumentu lub poprzez przechowywanie kodów QR odczytywane są informacje.
W ten sposób całe partie dokumentów mogą być zautomatyzowane za jednym razem i stopniowo przetwarzane w zintegrowanym trybie uczenia się lub w inny sposób, zgodnie z życzeniem, prawie bez zasobów ludzkich.
Zarządzanie dokumentami zorientowane na proces
Zorientowane na proces zarządzanie dokumentami zapewnia, że dokumenty te pozostają aktualne przy niewielkim wysiłku. PaperOffice wspiera Cię tutaj rozbudowanym modułem zadań i przepływu pracy.
W ten sposób można tworzyć pewne łańcuchy procesów, a istniejące procesy operacyjne można definiować na dokumentach elektronicznych i częściowo wykonywać automatycznie.
Stanowi to bezbłędną optymalizację procesu, ponieważ zadanie może być nie tylko przypisane pracownikom z określonymi prawami użytkownika i okresami realizacji, wymagać cyfrowego zatwierdzenia, ale także automatycznie wyzwalać dalsze działania, takie jak powiadomienia e-mail lub zmiany statusu dokumentu.
W ten sposób można mapować wszystkie procesy dokumentów.
Oprogramowanie do zarządzania dokumentami, takie jak PaperOffice DMS, najlepiej nadaje się do tych zadań. Ponieważ jest to oprogramowanie do zarządzania dokumentami, które może zrobić znacznie więcej niż tylko zarządzać dokumentami.
PaperOffice nie rozróżnia rodzajów dokumentów, niezależnie od tego, czy potrzebujesz pomocy w zarządzaniu umowami, pismami procesowymi i korespondencją e-mail: dzięki systemowi zarządzania dokumentami PaperOffice Twoje dotychczasowe procesy w firmie są zdigitalizowane, dzięki czemu są bardziej wydajne, przejrzyste i znacznie bardziej elastyczne.
Ponieważ bez względu na to, w jakiej formie dokumenty docierają do firmy, czy to jako dokumenty papierowe, pliki PDF, e-maile czy zdjęcia, są one automatycznie archiwizowane i przechowywane w bezpiecznej bazie danych.
Ważne umowy mogą zatem zostać uznane i rozwiązane w odpowiednim czasie lub renegocjowane. Zwolnienie dokumentu z podpisem cyfrowym i powiadomieniem e-mail zamiast powolnej poczty papierowej, niezabezpieczona poczta e-mail przyczynia się do lojalności klientów.
Przetwarzanie cyfrowe jest niezbędną podstawą zapewnienia wysokiej jakości usług komunalnych w przyszłości
PaperOffice spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa , takie jak zarządzanie autoryzacjami czy przyznawanie uprawnień dostępu. Użytkownik definiuje poszczególne etapy pracy dokładnie tak, jak by działały, na przykład "nagrywanie", "sprawdzanie", "zwalnianie" i "księgowanie" faktur.
Odpowiedzialność może być przypisana nie tylko poszczególnym osobom, ale także grupom użytkowników, takim jak "Księgowość" lub "Produkcja", dzięki czemu kolega może natychmiast wkroczyć, jeśli pracownik jest nieobecny.
Technologia OCR rozpoznaje nie tylko zawartość dokumentu, ale także wszystkie pola danych związane z podatkiem, takie jak numer dokumentu, data, netto, podatek i kwota brutto. Zaimportowane dane są dostępne do kontrolowania ocen, transakcji płatniczych i rachunkowości finansowej. Oszczędza to męczącej pracy przy wprowadzaniu i zmniejsza liczbę błędów w publikowaniu.
PaperOffice archiwizuje wszystkie dokumenty wygenerowane w logistyce i spedycji oraz wszystkie istotne informacje zgodnie z prawem i w sposób odporny na audyt
PaperOffice DMS, w połączeniu z NAS (Network Attached Storage), umożliwia budowę bardzo bezpiecznego intranetu do komunikacji wewnętrznej i transmisji danych. Stwarza to podwójne zabezpieczenie przed atakami z zewnątrz. Po pierwsze zapora systemu operacyjnego, a po drugie szyfrowanie PaperOffice DMS. Jednocześnie za pośrednictwem serwera NAS tworzona jest oddzielna chmura, niezależna od dostawców zewnętrznych.
Rozbudowana funkcja przepływu pracy PaperOffice DMS znacznie ułatwia komunikację wewnętrzną. Termin wewnętrzny obejmuje również oddziały lub lokalizacje zagraniczne. Na przykład w przypadku prac związanych z projektem zawsze wyświetlany jest aktualny status i jednocześnie historia.
Oczywiście uwzględniono również kalendarz związany z zespołem i prywatny, w którym wprowadzane są terminy i wydarzenia związane z czasem.
Rozpoznawanie dokumentów wyposażone w sztuczną inteligencję automatycznie porządkuje wszystkie dokumenty do zapisania we właściwym folderze i tworzy zarówno indeks słów kluczowych, jak i historię zmian. Wewnętrzna wyszukiwarka PaperOffice DMS znajduje każdy dokument w ułamkach sekundy.
Rozwiązanie: sprawdzone know-how
Czy nie ma sensu od razu korzystać z oprogramowania do zarządzania w praktyce? który nie tylko spełnia wszystkie wymagania, ale jest również łatwy do nauczenia się i niedrogi?
PaperOffice DMS to wypróbowane i przetestowane kompletne rozwiązanie do pracy cyfrowej, a dzięki ponad 20-letniemu doświadczeniu na rynku jest jednym z pierwszych pionierów DMS.
Ważne argumenty za uwzględnieniem PaperOffice DMS w planowaniu budżetu. Wreszcie, PaperOffice DMS przekonuje również faktem, że zrównoważony rozwój i ochrona środowiska są brane pod uwagę. Prędzej czy później nastąpi całkowita konwersja z dokumentów analogowych na formę cyfrową i wtedy instytucja publiczna, która wtedy będzie już korzystać z PaperOffice DMS, będzie dobrze przygotowana.
Za pomocą jednego kliknięcia myszą dane, w tym lokalizacja archiwizacji, mogą zostać wyeksportowane do klienta, doradcy podatkowego lub odwrotnie.
Oczywiście PaperOffice DMS umożliwia migrację i integrację istniejących danych cyfrowych z istniejących rozwiązań programowych. Jednocześnie PaperOffice DMS jest interfejsem między analogowym i cyfrowym. Korzystając z funkcji skanowania, oprogramowanie może odczytywać analogowe dokumenty, plany i zdjęcia do systemu i digitalizować je za pomocą skanerów, ale także nagrań z telefonów komórkowych, dzięki czemu teksty są konwertowane na pismo za pomocą OCR i mogą być zmieniane w programach Office. Znaczniki czasu i wersjonowanie zapewniają, że dokument cyfrowy odpowiada oryginałowi analogowemu.
Firmy logistyczne i spedycyjne muszą przetwarzać dokumenty dla wszystkich transakcji biznesowych. Ciągły rozwój modeli biznesowych nieustannie stawia nowe wyzwania. To, czego potrzebują, to dobry system zarządzania dokumentami.
PaperOffice DMS to właściwe oprogramowanie, ponieważ zawiera wszystko, czego potrzebujesz, na przykład:
- Przechowywanie dokumentów we wszystkich formatach cyfrowych zgodnie z zasadami RODO/li>
- Funkcje składania i ponownego składania spóźnionych dokumentów, które wymagają działania
- Samoucząca się funkcja przechowywania danych z tagowaniem i wewnętrzną wyszukiwarką
- Automatyczne przypisywanie nowo dodanych dokumentów do właściwego folderu
- Proste tworzenie bazy danych i połączenie z bazą danych, w tym indywidualnie konfigurowalna maska
- Automatyczne tworzenie szablonów dla powtarzalnych procesów i operacji
Zgodna z wersjami i bezpieczna archiwizacja: PaperOffice DMS technicznie spełnia wymagania prawne GoBD, GDPdU i DSGVO
PaperOffice DMS umożliwia podłączenie innego oprogramowania, takiego jak ERP, i oczywiście przesyłanie dokumentów z Microsoft Office za pośrednictwem odpowiednich interfejsów. PaperOffice DMS przyspiesza komunikację w handlu i produkcji z dostawcami i klientami.
Terminy i terminy są monitorowane, a działania są automatycznie wyzwalane w zależności od żądanego ustawienia. Procesy zamówień mogą być zautomatyzowane, a nawet zmiany, które są planowane na przyszłość, mogą być wprowadzane w taki sposób, aby weszły w życie w pożądanym czasie.
Dzięki rozbudowanym funkcjom PaperOffice DMS można zdecydowanie zaliczyć do wyższego segmentu zarządzania treścią w przedsiębiorstwie (ECM).
Moduł ECM obejmuje ogólne zarządzanie całą zawartością w organizacji z odpowiednią hierarchią dostępu. PaperOffice DMS jest w stanie zapisać dowolną treść w formie cyfrowej, zmienić jej zawartość i format oraz udostępnić.
PaperOffice DMS ma wszystkie funkcje ECM i to w doskonałym stosunku ceny do wydajności, a także intuicyjnie wyuczoną formę obsługi, która sprawia, że drogie szkolenia zewnętrzne lub wewnętrzne nie są konieczne. Zamiast tego dostępne są bezpłatne samouczki wideo, aby przyzwyczaić się do różnych menu. PaperOffice DMS może zatem stać się filarem organizacyjnym w każdej firmie w handlu i produkcji, i to niemal z prędkością światła.
Firmy logistyczne i spedycyjne czerpią korzyści z cyfrowego zarządzania dokumentami
Dzięki PaperOffice DMS istnieje jednak znacznie więcej możliwości dla firm logistycznych, a także dla firm z powiązaną logistyką lub magazynowaniem. Na przykład zarządzanie zapasami, w tym stały lub kluczowy spis danych. Podstawą PaperOffice DMS są połączone konta użytkowników w sieci. Przechowywanie danych tych kont użytkowników jest łączone w centralnej bazie danych. Dokumenty mogą być kontrolowane za pomocą sztucznej inteligencji z różnymi algorytmami, które można wykorzystać do uruchomienia zautomatyzowanych procesów.
Zoptymalizuj swój czas pracy nawet o 7,5% w porównaniu do pracy papierowej dzięki zastosowaniu PaperOffice DMS.
Oszczędzaj czas na wyszukiwaniu, rozsyłaniu i udostępnianiu dokumentów.
Dzięki cyfrowym znaczkom dokumenty można uzupełnić dodatkowymi informacjami, a nawet kontrolować szczegółowe przepływy pracy. Z kolei funkcja zadania i przepływu pracy zapewnia dotrzymanie i dokończenie terminów.
Dowiedz się, jak połączyć przepływ informacji między produkcją a administracją poprzez digitalizację i automatyzację dokumentów i procesów biznesowych.
PaperOffice DMS może stać się źródłem różnych danych, które odgrywają szczególną rolę w transporcie towarowym. Na przykład specyfikacje frachtu lotniczego lub żeglugi morskiej. Docelowo odpowiednio zintegrowane interfejsy umożliwiają podłączenie do innych rozwiązań oprogramowania logistycznego, warunkowo również do "ATLAS", zautomatyzowanego systemu taryfowego i lokalnego systemu odpraw celnych.
FAQs
W końcu odpowiemy na kilka innych najczęściej zadawanych pytań na ten temat. "Cyfryzacja w logistyce i spedycji":
W jaki sposób pracownicy mogą uzyskać dostęp do PaperOffice?
Ze względu na zdecentralizowaną i nowoczesną architekturę programów, PaperOffice może być używany na prawie każdym urządzeniu - od klasycznych komputerów po smartfony / tablety i telewizory.
Co się stanie z danymi, jeśli PaperOffice nie istnieje?
Nie stanie się to, ale aby Cię uspokoić: Możesz wyeksportować swoje dane W DOWOLNYM MOMENCIE, ponieważ PaperOffice opiera się na otwartej strukturze bazy danych, możesz uzyskać dostęp do swoich danych w dowolnym momencie.
Ochrona danych tematu: Gdzie są przechowywane wszystkie dokumenty?
PaperOffice będzie przechowywać wszystkie dokumenty we własnym zakresie z szyfrowaniem wysokiego poziomu, dzięki czemu będzie odporny na przykład na kradzież danych i przekroczy wszystkie wymagania RODO i GOBD.
Unikaj błędów: NIGDY nie zapisuj danych w chmurze innej firmy!
Czy PaperOffice można dostosować dokładnie do specyfikacji?
Tak, PaperOffice może być w 100% dostosowany do zamierzonego zastosowania, aby zapewnić bezproblemową integrację z istniejącymi procesami i systemami. Nawet interfejs programu może być w pełni zaprojektowany i dowolnie dostosowywany.
Podsumowanie
PaperOffice DMS wspiera branżę logistyczną i spedycyjną oraz oferuje odpowiednie interfejsy do innego oprogramowania, połączeń API i może być rozszerzony w dowolnym momencie zgodnie z Twoimi życzeniami. Oprogramowanie jest łatwe do nauczenia się i można je łatwo zintegrować z codzienną praktyką bez powodowania nieobecności w celach szkoleniowych.
PaperOffice DMS zaleca korzystanie z serwera NAS (sieciowego magazynu danych) z funkcją tworzenia kopii zapasowych, aby ważne dane nie były tracone ani szpiegowane w chmurach innych firm.
Ostatecznie PaperOffice DMS imponuje bardzo dobrym stosunkiem ceny do wydajności i ogromnym know-how dzięki ponad 20-letniemu praktycznemu doświadczeniu.