Cyfryzacja w przemyśle i handlu
PaperOffice DMS dla produkcji i handlu umożliwia płynny przepływ informacji między produkcją a administracją dzięki cyfryzacji i automatyzacji procesów biznesowych.
Cyfryzacja w przemyśle i handlu
Jako firma zajmująca się produkcją lub produkcją, a także handlem, masz wiele ważnych dokumentów do zarządzania:
Faktury, umowy, zamówienia, dowody dostawy i wiele innych. Dlatego firmy z tej branży są tymi, które czerpią znaczne korzyści z zastosowania odpowiedniego oprogramowania do zarządzania dokumentami.
W ten sposób na co dzień generowane są ważne dokumenty w przemyśle i handlu. Wszystko to musi być przypisane do właściwego działu, klienta, obiektu, dostawy.
Wszystkie te dokumenty muszą zostać zdigitalizowane, jeśli dotrą w formie papierowej, wymagają uporządkowanego składania, przydzielania zadań i przepływu pracy oraz muszą być natychmiast dostępne na żądanie.
Ponadto każdy dokument jest klasyfikowany według jego typu i może być przypisany do osób i obiektów, do których można uzyskać dostęp nawet w podróży, niezależnie od urządzenia.
Masz więc wszystkie informacje i dokumenty o wszystkich produkcjach, obiektach, klientach itp. wyraźnie w jednym miejscu, a mianowicie w swojej bazie danych.
Bardzo ważne jest dotrzymanie ważnych terminów i podjęcie środków prawnych w celu przechowywania dokumentów. W celu rozwiązania wielu istniejących problemów administracyjnych w produkcji i handlu należy wdrożyć system zarządzania dokumentami PaperOffice.
Za pomocą rozwiązania do zarządzania dokumentami zapisujesz i archiwizujesz wszystkie informacje na centralnej platformie w sposób odporny na audyty.
PaperOffice eliminuje wszystkie czasochłonne wąskie gardła i tworzy przejrzysty przegląd ważnych dokumentów, takich jak umowy, faktury, zamówienia, dowody dostawy, zarządzając nimi cyfrowo w PaperOffice w przyszłości.
Przechwytywanie, przetwarzanie, udostępnianie, wyszukiwanie i śledzenie dokumentów staje się bardzo łatwe dzięki PaperOffice.
Dzięki kontrolowanemu dostępowi, szczegółowym listom zadań, a także zatwierdzeniom za pomocą przepływów pracy i niezawodnych powiadomień e-mail, pracownicy mogą sprawnie wykonywać przydzielone zadania, a upoważnione osoby mogą łatwo zatwierdzić lub odmówić zatwierdzenia.
Cyfryzacja jest wszystkim i wszystkim w przemyśle
Dzięki PaperOffice DMS dokumenty mogą być digitalizowane w przemyśle i handlu oraz archiwizowane centralnie w taki sposób, że dostęp można uzyskać z dowolnego komputera bez konieczności przechodzenia do archiwum lub pierwszego badania, który / r kolega, który obecnie przetwarza dokumenty lub foldery.
PaperOffice DMS nie tylko digitalizuje dokumenty analogowe, ale oprogramowanie do zarządzania dokumentami zapisuje każdą zmianę w dokumencie w porządku chronologicznym. Oryginał pozostaje nienaruszony. Funkcja przepływu pracy może być używana na przykład do przypisywania określonych działań podczas pracy nad projektem, a każdy pracownik ma przegląd bieżącego stanu.
Jednocześnie pomysły lub sugestie mogą być zgłaszane bez konieczności zwoływania posiedzeń za każdym razem. Zarchiwizowane dokumenty mogą być wyszukiwane według słów kluczowych lub daty lub numerów referencyjnych, a automatyczne szablony mogą być tworzone przez sztuczną inteligencję w PaperOffice DMS.
Rozbudowana funkcja przepływu pracy PaperOffice DMS znacznie ułatwia komunikację wewnętrzną. Termin wewnętrzny obejmuje również oddziały lub lokalizacje zagraniczne. Na przykład w przypadku prac związanych z projektem zawsze wyświetlany jest aktualny status i jednocześnie historia. Oczywiście uwzględniono również kalendarz związany z zespołem i prywatny, w którym wprowadzane są terminy i wydarzenia związane z czasem.
W rzeczywistości większość operacji, procesów i działań komunikacyjnych w przemyśle i handlu może odbywać się z prędkością światła, odpowiadającą erze cyfrowej 21 wieku.
Gdyby nie zawsze istniały stacje pośrednie, w których drukowany papier spowalnia tempo akcji do tempa chodzenia. Wiąże się to z kosztami, nie wspominając o wpływie na środowisko i zrównoważony rozwój. Za pomocą odpowiedniego oprogramowania do zarządzania dokumentami, takiego jak PaperOffice DMS, można nie tylko przyspieszyć, ale także zabezpieczyć liczne procesy w firmach przemysłowych i handlowych, ale także zabezpieczyć, na przykład w związku ze szpiegostwem przemysłowym czy próbami szantażu z wykorzystaniem ransomware.
Oprogramowanie do zarządzania dokumentami, takie jak PaperOffice DMS, najlepiej nadaje się do tych zadań. Ponieważ jest to oprogramowanie do zarządzania dokumentami, które może zrobić znacznie więcej niż tylko zarządzać dokumentami.
PaperOffice nie rozróżnia rodzajów dokumentów, niezależnie od tego, czy potrzebujesz pomocy w zarządzaniu umowami, pismami procesowymi i korespondencją e-mail: dzięki systemowi zarządzania dokumentami PaperOffice Twoje dotychczasowe procesy w firmie są zdigitalizowane, dzięki czemu są bardziej wydajne, przejrzyste i znacznie bardziej elastyczne.
Ponieważ bez względu na to, w jakiej formie dokumenty docierają do firmy, czy to jako dokumenty papierowe, pliki PDF, e-maile czy zdjęcia, są one automatycznie archiwizowane i przechowywane w bezpiecznej bazie danych.
Ważne umowy mogą zatem zostać uznane i rozwiązane w odpowiednim czasie lub renegocjowane. Zwolnienie dokumentu z podpisem cyfrowym i powiadomieniem e-mail zamiast powolnej poczty papierowej, niezabezpieczona poczta e-mail przyczynia się do lojalności klientów.
PaperOffice archiwizuje wszystkie dokumenty wygenerowane w przemyśle i handlu oraz wszystkie istotne informacje zgodnie z prawem i w sposób odporny na audyt
PaperOffice DMS, w połączeniu z NAS (Network Attached Storage), umożliwia budowę bardzo bezpiecznego intranetu do komunikacji wewnętrznej i transmisji danych. Stwarza to podwójne zabezpieczenie przed atakami z zewnątrz. Po pierwsze zapora systemu operacyjnego, a po drugie szyfrowanie PaperOffice DMS. Jednocześnie za pośrednictwem serwera NAS tworzona jest oddzielna chmura, niezależna od dostawców zewnętrznych.
Rozbudowana funkcja przepływu pracy PaperOffice DMS znacznie ułatwia komunikację wewnętrzną. Termin wewnętrzny obejmuje również oddziały lub lokalizacje zagraniczne. Na przykład w przypadku prac związanych z projektem zawsze wyświetlany jest aktualny status i jednocześnie historia.
Oczywiście uwzględniono również kalendarz związany z zespołem i prywatny, w którym wprowadzane są terminy i wydarzenia związane z czasem.
Rozpoznawanie dokumentów wyposażone w sztuczną inteligencję automatycznie porządkuje wszystkie dokumenty do zapisania we właściwym folderze i tworzy zarówno indeks słów kluczowych, jak i historię zmian. Wewnętrzna wyszukiwarka PaperOffice DMS znajduje każdy dokument w ułamkach sekundy.
Rozwiązanie: sprawdzone know-how
Czy nie ma sensu od razu korzystać z oprogramowania do zarządzania w praktyce? który nie tylko spełnia wszystkie wymagania, ale jest również łatwy do nauczenia się i niedrogi?
PaperOffice DMS to wypróbowane i przetestowane kompletne rozwiązanie do pracy cyfrowej, a dzięki ponad 20-letniemu doświadczeniu na rynku jest jednym z pierwszych pionierów DMS.
Przetwarzanie cyfrowe jest niezbędną podstawą zapewnienia wysokiej jakości usług komunalnych w przyszłości
PaperOffice spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa , takie jak zarządzanie autoryzacjami czy przyznawanie uprawnień dostępu. Użytkownik definiuje poszczególne etapy pracy dokładnie tak, jak by działały, na przykład "nagrywanie", "sprawdzanie", "zwalnianie" i "księgowanie" faktur.
Odpowiedzialność może być przypisana nie tylko poszczególnym osobom, ale także grupom użytkowników, takim jak "Księgowość" lub "Produkcja", dzięki czemu kolega może natychmiast wkroczyć, jeśli pracownik jest nieobecny.
Technologia OCR rozpoznaje nie tylko zawartość dokumentu, ale także wszystkie pola danych związane z podatkiem, takie jak numer dokumentu, data, netto, podatek i kwota brutto. Zaimportowane dane są dostępne do kontrolowania ocen, transakcji płatniczych i rachunkowości finansowej. Oszczędza to męczącej pracy przy wprowadzaniu i zmniejsza liczbę błędów w publikowaniu.
Ważne argumenty za uwzględnieniem PaperOffice DMS w planowaniu budżetu. Wreszcie, PaperOffice DMS przekonuje również faktem, że zrównoważony rozwój i ochrona środowiska są brane pod uwagę. Prędzej czy później nastąpi całkowita konwersja z dokumentów analogowych na formę cyfrową i wtedy instytucja publiczna, która wtedy będzie już korzystać z PaperOffice DMS, będzie dobrze przygotowana.
Za pomocą jednego kliknięcia myszą dane, w tym lokalizacja archiwizacji, mogą zostać wyeksportowane do klienta, doradcy podatkowego lub odwrotnie.
Oczywiście PaperOffice DMS umożliwia migrację i integrację istniejących danych cyfrowych z istniejących rozwiązań programowych. Jednocześnie PaperOffice DMS jest interfejsem między analogowym i cyfrowym. Korzystając z funkcji skanowania, oprogramowanie może odczytywać analogowe dokumenty, plany i zdjęcia do systemu i digitalizować je za pomocą skanerów, ale także nagrań z telefonów komórkowych, dzięki czemu teksty są konwertowane na pismo za pomocą OCR i mogą być zmieniane w programach Office. Znaczniki czasu i wersjonowanie zapewniają, że dokument cyfrowy odpowiada oryginałowi analogowemu.
Firmy z branży i handlu muszą przetwarzać dokumenty dla wszystkich transakcji biznesowych. Ciągły rozwój modeli biznesowych nieustannie stawia nowe wyzwania. To, czego potrzebują, to dobry system zarządzania dokumentami.
PaperOffice DMS to właściwe oprogramowanie, ponieważ zawiera wszystko, czego potrzebuje przemysł wytwórczy, na przykład:
- Przechowywanie dokumentów we wszystkich formatach cyfrowych zgodnie z zasadami RODO/li>
- Funkcje składania i ponownego składania spóźnionych dokumentów, które wymagają działania
- Samoucząca się funkcja przechowywania danych z tagowaniem i wewnętrzną wyszukiwarką
- Automatyczne przypisywanie nowo dodanych dokumentów do właściwego folderu
- Proste tworzenie bazy danych i połączenie z bazą danych, w tym indywidualnie konfigurowalna maska
- Automatyczne tworzenie szablonów dla powtarzalnych procesów i operacji
Zgodna z wersjami i bezpieczna archiwizacja: PaperOffice DMS technicznie spełnia wymagania prawne GoBD, GDPdU i DSGVO
PaperOffice DMS umożliwia podłączenie innego oprogramowania, takiego jak ERP, i oczywiście przesyłanie dokumentów z Microsoft Office za pośrednictwem odpowiednich interfejsów. PaperOffice DMS przyspiesza komunikację w handlu i produkcji z dostawcami i klientami.
Terminy i terminy są monitorowane, a działania są automatycznie wyzwalane w zależności od żądanego ustawienia. Procesy zamówień mogą być zautomatyzowane, a nawet zmiany, które są planowane na przyszłość, mogą być wprowadzane w taki sposób, aby weszły w życie w pożądanym czasie.
Dzięki rozbudowanym funkcjom PaperOffice DMS można zdecydowanie zaliczyć do wyższego segmentu zarządzania treścią w przedsiębiorstwie (ECM).
Moduł ECM obejmuje ogólne zarządzanie całą zawartością w organizacji z odpowiednią hierarchią dostępu. PaperOffice DMS jest w stanie zapisać dowolną treść w formie cyfrowej, zmienić jej zawartość i format oraz udostępnić.
PaperOffice DMS ma wszystkie funkcje ECM i to w doskonałym stosunku ceny do wydajności, a także intuicyjnie wyuczoną formę obsługi, która sprawia, że drogie szkolenia zewnętrzne lub wewnętrzne nie są konieczne. Zamiast tego dostępne są bezpłatne samouczki wideo, aby przyzwyczaić się do różnych menu. PaperOffice DMS może zatem stać się filarem organizacyjnym w każdej firmie w handlu i produkcji, i to niemal z prędkością światła.
Firmy z branży produkcyjnej i handlowej czerpią korzyści z cyfrowego zarządzania dokumentami
System zarządzania dokumentami umożliwia oddzielne tworzenie baz danych dla każdego obszaru i może tworzyć łącza w tym samym czasie. Dokumenty analogowe, takie jak przesłane faktury, są skanowane za pomocą PaperOffice DMS i zapisywane zarówno jako zdjęcie, jak i przekonwertowany tekst za pomocą oprogramowania OCR. Wszystkie istniejące dane mogą być wyświetlane w sposób przejrzysty i jednoznaczny, dlatego nie trzeba nosić żadnych plików w przypadku spotkań poza domem. Zarządzanie bazami danych kontrolowane przez sztuczną inteligencję tworzy szablony z danych podstawowych lub statystycznie użytecznych list, zgodnie z wymaganiami.
Jednocześnie niezbędna ochrona danych jest utrzymywana poprzez hierarchiczne zarządzanie hasłami i 1024-bitowe szyfrowanie.
Zoptymalizuj swój czas pracy nawet o 7,5% w porównaniu do pracy papierowej dzięki zastosowaniu PaperOffice DMS.
Oszczędzaj czas na wyszukiwaniu, rozsyłaniu i udostępnianiu dokumentów.
Dzięki cyfrowym znaczkom dokumenty można uzupełnić dodatkowymi informacjami, a nawet kontrolować szczegółowe przepływy pracy. Z kolei funkcja zadania i przepływu pracy zapewnia dotrzymanie i dokończenie terminów.
Dowiedz się, jak połączyć przepływ informacji między produkcją a administracją poprzez digitalizację i automatyzację dokumentów i procesów biznesowych.
Dzięki PaperOffice przyspieszasz procesy produkcyjne, a także wszystkie międzywydziałowe przepływy pracy. W czasach coraz bardziej rygorystycznych przepisów dotyczących odpowiedzialności za produkt, możesz również zwiększyć pewność prawną swojej firmy dzięki rozwiązaniu do zarządzania dokumentami i automatyzacji przepływu pracy.
