Najwyższe możliwe oferty rabatowe
Wy
Darmowe bonusowe uaktualnienia
Najwyższe możliwe oferty rabatowe
Wy
Darmowe bonusowe uaktualnienia
Przyjaźń Zaufanie Słowo Honoru
Nigdy nie podamy twojego adresu e-mail nikomu innemu, a każdy e-mail zawiera link do wypisania z listy subskrybentów jednym kliknięciem.
Przemysł
Technika dentystyczna / laboratorium dentystyczne / przemysł dentystyczny
Region
Lipsk, Niemcy
Działów
Biuro, Księgowość
Przemysł
Technika dentystyczna / laboratorium dentystyczne / przemysł dentystyczny
Region
Lipsk, Niemcy
Działów
Biuro, Księgowość
Lars R. Ludewig, właściciel i dyrektor zarządzający ViaCreative Zahntechnik GmbH
Wskazówka dla profesjonalistów
Przemysł
Technika dentystyczna / laboratorium dentystyczne / przemysł dentystyczny
Region
Lipsk, Niemcy
Działów
Biuro, Księgowość
Laboratorium dentystyczne ViaCreative to drugie pokolenie pana Lars-R. Firma prowadzona przez Ludewiga w Lipsku. W laboratorium produkty do wymiany zębów są wytwarzane głównie na zlecenie dentystów.
Zakres usług firmy jest bardzo szeroki i charakteryzuje się wykorzystaniem nowoczesnych procesów i technik. Na przykład produkcja CAD-CAM, produkcja protez alergologów lub nadbudówek na implantach.
PaperOffice DMS jest wykorzystywany na ViaCreative w Lipsku głównie do przechowywania danych, wyszukiwania dokumentów i przygotowywania dokumentów do przesłania do urzędu skarbowego.
W laboratorium kilku techników dentystycznych pracuje na różnie wyposażonych stanowiskach pracy z różnymi zadaniami. Wspólnym podstawowym segmentem jest tutaj precyzyjny zapis wszystkich podjętych prac, a także zastosowanych procesów i materiałów.
Ponieważ praca jest prawie wyłącznie zlecana przez dentystów pacjentom, pełna dokumentacja jest tak samo ważna, jak bezpieczne przechowywanie czasami wrażliwych danych.
Przed podjęciem decyzji o zastosowaniu PaperOffice DMS dane generowane podczas codziennej pracy były najczęściej rejestrowane ręcznie w pliku analogowym, który był przechowywany w wiszącym pliku w biurze podczas trwających procesów oraz w oddzielnym pomieszczeniu archiwalnym po zakończeniu pracy. Aby utworzyć i wysłać dokumenty podatkowe, dane zostały przeniesione z plików analogowych do elektronicznego formularza DATEV przez pracownika.
Czas potrzebny na tę formę pracy administracyjnej jest z jednej strony bardzo wysoki, a z drugiej bardzo podatny na błędy. Jednocześnie wymagane prawem bezpieczeństwo danych jest zapewnione tylko w ograniczonym zakresie.
Celem firmy była digitalizacja istniejących dokumentów papierowych, wprowadzenie optymalizacji procesów i kontroli przepływu pracy nad wszystkimi dokumentami przychodzącymi i wychodzącymi, automatyzacja dużej części procesów w tle, a tym samym optymalizacja procesu.
Pan Lars-R. Ze względu na istniejące wyzwania Ludewig poszukiwał systemu zarządzania dokumentami, który umożliwiłby bezpieczne i elastyczne przechowywanie danych, a także łatwą integrację wszystkich stanowisk pracy w domu z nieskomplikowanym oprogramowaniem.
Jednocześnie oprogramowanie powinno charakteryzować się dobrym stosunkiem kosztów do korzyści. Oprócz PaperOffice DMS, pan Ludewig przetestował cztery inne produkty programowe z innych systemów i początkowo zbadał różne oferty oprogramowania w odniesieniu do zarządzania dokumentami.
Fakt, że PaperOffice został ostatecznie wykorzystany jako zarządzanie dokumentami w Via Creative, został podjęty z następujących powodów:
1. Przechowywanie i dostępność danych. Centralny i łatwy dostęp do wszystkich istotnych dokumentów oraz możliwość współpracy wielu stron nad tym samym dokumentem.
Wewnętrzna, centralna pamięć masowa, do której dostęp mają wszyscy pracownicy. Dane nie powinny być przechowywane w chmurze innej firmy ani na komputerze z jednym użytkownikiem.
Centralna pamięć masowa, do której dostęp mają wszyscy pracownicy z odpowiednimi uprawnieniami użytkownika.
Pan Lars-R. Ludewig wcześnie zdał sobie sprawę, że w jego praktyce nie ma możliwości obejścia cyfryzacji.
2. Stosunek jakości do ceny. Oprogramowanie powinno mieć dobry stosunek ceny do wydajności.
W ten sposób ViaCreative był w stanie uniknąć nadmiernego zaangażowania kapitałowego i nadal ma odpowiednio duży budżet na niezbędne zakupy materiałów i technologii, które są bardzo drogie, szczególnie w technologii dentystycznej.
3. Łatwy w obsłudze. Oprogramowanie powinno wymagać jak najmniej szkoleń, a jednocześnie być przygotowane na przyszłość.
W ten sposób można uniknąć zewnętrznych konsultantów. Oczywiście PaperOffice DMS oferuje również indywidualne szkolenia dla modułów, w razie potrzeby. Zgodnie z doświadczeniami pracowników ViaCreative, PaperOffice jest jednak w dużej mierze oczywisty.
Żadnych zewnętrznych i drogich "konsultantów" na miejscu i nikt nie musi nigdzie podróżować na szkolenie. Każdy może samodzielnie zdefiniować ramy czasowe nauki nawigacji po menu, a jeśli chodzi o przyszłość, PaperOffice DMS jest dobrze usytuowany dzięki swojej modułowej strukturze.
4. Możliwość odzyskania i oszczędność czasu. Poszukiwano prostszego sposobu digitalizacji dokumentów analogowych i łatwego ich ponownego znalezienia w razie potrzeby.
Dzięki zintegrowanej funkcji AI każdy dokument może być nauczany, wszystkie pożądane treści mogą być wyodrębniane w ukierunkowany sposób i przechowywane ze słowami kluczowymi w sposób w pełni zautomatyzowany.
Dzięki wyrażeniom regularnym (REGEX) zawartość dokumentu może być automatycznie odczytywana i przechowywana jako informacje o dokumencie.
Pan Lars-R. Ludewig wyjaśnia:
Pan Lars-R. Ludewig podkreśla:
Pan Ludewig był również entuzjastycznie nastawiony do zaangażowania zespołu PaperOffice DMS we wdrażanie dostosowań do wymagań dotyczących administracji ViaCreative.
On i jego zespół byli równie zadowoleni z interfejsu graficznego PaperOffice DMS. Dowodzi to, że rozwój PaperOffice uwzględnia normalne postrzeganie ludzi, co daje pierwszeństwo zdjęciom i kolorom, nie wyglądając na zabawne. Dotyczy to zarówno samouczków i filmów wideo stworzonych przez PaperOffice dla niektórych segmentów oprogramowania do zarządzania dokumentami.
W trakcie przejścia na nadawanie analogowe archiwum ViaCreative było i jest stopniowo skanowane i odczytywane bezpośrednio za pomocą oprogramowania OCR zintegrowanego z PaperOffice DMS. Dzięki zastosowaniu wyrażeń regularnych, które są generowane przez pracowników PaperOffice, wszystkie przychodzące dokumenty analogowe mogą być odczytywane łatwo i w sposób dostosowany do potrzeb klienta.
Pan Lars-R. Na początku wstępu Ludewig zaleca:
PaperOffice DMS spełnił wszystkie niezbędne kryteria i dziś mapuje pełny cyfrowy obieg dokumentów w praktyce.
Na razie wszystkie dokumenty faktur są rejestrowane za pomocą wysokowydajnych skanerów, Paper-Office automatycznie rozpoznaje dane kontaktowe i odpowiednio przechowuje dokumenty w archiwum elektronicznym.
Pracownicy mogą następnie uzyskać dostęp do dokumentów za pośrednictwem prostego interfejsu użytkownika i wprowadzać różne wyszukiwane hasła - dostępne jest również wyszukiwanie pełnotekstowe.
Dzięki konsekwentnemu stosowaniu DMS, ViaCreative był w stanie znacznie skrócić czas przetwarzania faktur, a liczba zaległych kont znacznie się zmniejszyła w tym samym czasie.
Pan Denis K. z "Księgowości i Księgowości" podkreśla:
W końcu odpowiemy na kilka innych najczęściej zadawanych pytań na ten temat. "Technika dentystyczna / Laboratorium dentystyczne ViaCreative
Zahntechnik GmbH":
Jakich wskazówek udzieliłbyś przyszłym użytkownikom PaperOffice?
Nigdy nie jest za wcześnie ani za późno na zajęcie się tematem cyfryzacji.
Najważniejszą rzeczą jest zorientowanie się w oprogramowaniu, ale także w samej firmie. Ważne było to, że nie czuliśmy się zmuszeni do zakupu oprogramowania ani zapisania się na żadne pakiety usług i wsparcia.
Jeszcze przed przejęciem PaperOffice DMS rozmawialiśmy ze wszystkimi działami firmy i nigdy nie czuliśmy się źle traktowani. Wręcz przeciwnie: PaperOffice ma miły, uprzejmy i kompetentny zespół.
Dla nas, jako firmy przemysłowej, procesy stają się coraz bardziej skomplikowane i wiążą się z dużą biurokracją. Dlatego zaufanie do systemu i oprogramowania było bardzo ważne. Oczywiście bardzo ważne było również to, że oprogramowanie było łatwe do zrozumienia.
Komu poleciłbyś PaperOffice?
PaperOffice polecimy wszystkim innym firmom, które chciałyby zdigitalizować i zautomatyzować. Każdy, kto chce tego łatwego, nie potrzebuje kompletnego rozwiązania z automatyczną księgowością, kasą fiskalną itp., Kto nie chce więcej zszywaczy i ciągłych poszukiwań.
Co szczególnie lubisz w PaperOffice?
Jesteśmy bardzo zadowoleni ze wszystkiego.
PaperOffice to lekki, ale wydajny system zarządzania dokumentami.
Funkcje, które na pierwszy rzut oka wydają się bez znaczenia, takie jak automatyczne odczytywanie zawartości dokumentu, okazują się najważniejszymi funkcjami, których nie chcesz już przegapić.
