Biuletyn PaperOffice Insider
Biuletyn PaperOffice Insider
Chcemy być przyjaciółmi

Najwyższe możliwe oferty rabatowe

Ekskluzywne wiadomości poufne

Darmowe bonusowe ulepszenia

Najwyższe możliwe oferty rabatowe

Ekskluzywne wiadomości poufne

Darmowe bonusowe ulepszenia

Przyjaźń Zaufaj Słowo Honoru
Nigdy nie podamy Twojego adresu e-mail nikomu innemu, a każdy e-mail zawiera link do rezygnacji z subskrypcji jednym kliknięciem.

Cyfryzacja w branży technologii dentystycznych - skuteczne zarządzanie dokumentami dla branży dentystycznej


Lars R. Ludewig, właściciel i dyrektor zarządzający ViaCreative Zahntechnik GmbH

Wskazówka Pro

Przemysł
Technika dentystyczna / laboratorium dentystyczne / przemysł dentystyczny

Region
Lipsk, Niemcy

Działów
Biuro, Księgowość

Pozycja wyjściowa

Laboratorium dentystyczne ViaCreative to drugie pokolenie pana Lars-R. Firma prowadzona przez Ludewiga w Lipsku. W laboratorium produkty do wymiany zębów są wytwarzane głównie na zlecenie dentystów.

Zakres usług firmy jest bardzo szeroki i charakteryzuje się wykorzystaniem nowoczesnych procesów i technik. Na przykład produkcja CAD-CAM, produkcja protez alergologów lub nadbudówek na implantach.

PaperOffice DMS jest wykorzystywany na ViaCreative w Lipsku głównie do przechowywania danych, wyszukiwania dokumentów i przygotowywania dokumentów do przesłania do urzędu skarbowego.

PaperOffice employee sits in front of a notebook
Digitization brings many advantages

Istniejące problemy i zadania

W laboratorium kilku techników dentystycznych pracuje na różnie wyposażonych stanowiskach pracy z różnymi zadaniami. Wspólnym podstawowym segmentem jest tutaj precyzyjny zapis wszystkich podjętych prac, a także zastosowanych procesów i materiałów.

Ponieważ praca jest prawie wyłącznie zlecana przez dentystów pacjentom, pełna dokumentacja jest tak samo ważna, jak bezpieczne przechowywanie czasami wrażliwych danych.

Przed podjęciem decyzji o zastosowaniu PaperOffice DMS dane generowane podczas codziennej pracy były najczęściej rejestrowane ręcznie w pliku analogowym, który był przechowywany w wiszącym pliku w biurze podczas trwających procesów oraz w oddzielnym pomieszczeniu archiwalnym po zakończeniu pracy. Aby utworzyć i wysłać dokumenty podatkowe, dane zostały przeniesione z plików analogowych do elektronicznego formularza DATEV przez pracownika.

Czas potrzebny na tę formę pracy administracyjnej jest z jednej strony bardzo wysoki, a z drugiej bardzo podatny na błędy. Jednocześnie wymagane prawem bezpieczeństwo danych jest zapewnione tylko w ograniczonym zakresie.

Celem firmy była digitalizacja istniejących dokumentów papierowych, wprowadzenie optymalizacji procesów i kontroli przepływu pracy nad wszystkimi dokumentami przychodzącymi i wychodzącymi, automatyzacja dużej części procesów w tle, a tym samym optymalizacja procesu.

Zawartość

Dlaczego ViaCreative wybrał PaperOffice DMS

Pan Lars-R. Ze względu na istniejące wyzwania Ludewig poszukiwał systemu zarządzania dokumentami, który umożliwiłby bezpieczne i elastyczne przechowywanie danych, a także łatwą integrację wszystkich stanowisk pracy w domu z nieskomplikowanym oprogramowaniem.

Jednocześnie oprogramowanie powinno charakteryzować się dobrym stosunkiem kosztów do korzyści. Oprócz PaperOffice DMS, pan Ludewig przetestował cztery inne produkty programowe z innych systemów i początkowo zbadał różne oferty oprogramowania w odniesieniu do zarządzania dokumentami.

Fakt, że PaperOffice został ostatecznie wykorzystany jako zarządzanie dokumentami w Via Creative, został podjęty z następujących powodów:

1. Przechowywanie i dostępność danych. Centralny i łatwy dostęp do wszystkich istotnych dokumentów oraz możliwość współpracy wielu stron nad tym samym dokumentem.

Wewnętrzna, centralna pamięć masowa, do której dostęp mają wszyscy pracownicy. Dane nie powinny być przechowywane w chmurze innej firmy ani na komputerze z jednym użytkownikiem.

Rozwiązanie: Baza danych została skonfigurowana na serwerze NAS, Network Attached Storage, przez Firmę Synology w praktyce. Ta baza danych została zintegrowana z PaperOffice DMS, a wszystkie dane zostały zapisane przez Via Creative. To całkowicie spełnia wymagania prawne dotyczące tworzenia kopii zapasowych danych. Pan Ludewig był bardzo zadowolony z rozwiązania bez zewnętrznej chmury, a tym samym bez zewnętrznych dostawców, co może być przedmiotem interwencji rządu i zwiększać ryzyko ataków hakerskich.

Centralna pamięć masowa, do której dostęp mają wszyscy pracownicy z odpowiednimi uprawnieniami użytkownika.

Pan Lars-R. Ludewig wcześnie zdał sobie sprawę, że w jego praktyce nie ma możliwości obejścia cyfryzacji.

"Konieczność ręcznego przeszukiwania i znajdowania folderów, faktur, dowodów dostawy, statusów umów i innych ważnych dokumentów, co jest bardzo czasochłonne, jest bardzo precyzyjną funkcją wyszukiwania w PaperOffice w końcu należy do przeszłości ..."

2. Stosunek jakości do ceny. Oprogramowanie powinno mieć dobry stosunek ceny do wydajności.

Rozwiązanie: PaperOffice DMS jest oferowany w różnych modelach cenowych, które pozwalają użytkownikom na przyjęcie najkorzystniejszej dla nich formy.

W ten sposób ViaCreative był w stanie uniknąć nadmiernego zaangażowania kapitałowego i nadal ma odpowiednio duży budżet na niezbędne zakupy materiałów i technologii, które są bardzo drogie, szczególnie w technologii dentystycznej.

Hand hält ein Ersatzkiefer
PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in Ihrer Praxis generierten Dokumente und alle relevanten Informationen

3. Łatwy w obsłudze. Oprogramowanie powinno wymagać jak najmniej szkoleń, a jednocześnie być przygotowane na przyszłość.

Rozwiązanie: Zasadniczo PaperOffice DMS jest bardzo ustrukturyzowany i ma interfejs graficzny, który prowadzi użytkownika krok po kroku. Ponadto istnieją dodatkowe samouczki i filmy dla wszystkich funkcji, które można wywołać bezpośrednio w celu uzyskania pomocy technicznej.

W ten sposób można uniknąć zewnętrznych konsultantów. Oczywiście PaperOffice DMS oferuje również indywidualne szkolenia dla modułów, w razie potrzeby. Zgodnie z doświadczeniami pracowników ViaCreative, PaperOffice jest jednak w dużej mierze oczywisty.

Żadnych zewnętrznych i drogich "konsultantów" na miejscu i nikt nie musi nigdzie podróżować na szkolenie. Każdy może samodzielnie zdefiniować ramy czasowe nauki nawigacji po menu, a jeśli chodzi o przyszłość, PaperOffice DMS jest dobrze usytuowany dzięki swojej modułowej strukturze.

"PaperOffice nie tylko zaimponował nam swoją grafiką, między innymi dlatego, że ma bardzo dobre samouczki wideo dla poszczególnych tematów. W ten sposób byliśmy w stanie trenować się niezależnie i w razie potrzeby. "

4. Możliwość odzyskania i oszczędność czasu. Poszukiwano prostszego sposobu digitalizacji dokumentów analogowych i łatwego ich ponownego znalezienia w razie potrzeby.

Rozwiązanie: Podstawowym segmentem PaperOffice DMS jest digitalizacja dokumentów analogowych. Wystarczy skaner z interfejsem do komputera i PaperOffice DMS. Dokumenty nie są tylko skanowane. Są one konwertowane na edytowalny tekst przez zintegrowane oprogramowanie OCR i automatycznie zapisywane poprawnie.

Dzięki zintegrowanej funkcji AI każdy dokument może być nauczany, wszystkie pożądane treści mogą być wyodrębniane w ukierunkowany sposób i przechowywane ze słowami kluczowymi w sposób w pełni zautomatyzowany.

Dzięki wyrażeniom regularnym (REGEX) zawartość dokumentu może być automatycznie odczytywana i przechowywana jako informacje o dokumencie.

"Aby uzyskać chronologiczne wyniki bardzo szybko dla rocznych sprawozdań finansowych i zapasów, aby określić najtańszą cenę zakupu dla każdej pojedynczej pozycji. To, co kiedyś zajmowało dni, teraz można zrobić w ciągu kilku godzin!"

Top lista głównych problemów rozwiązanych przez PaperOffice DMS

  • Ciągłe wyszukiwanie i przeglądanie konkretnych dokumentów
  • Koniec ze zszywaczami i stosami papieru
  • Koniec z fizycznym archiwum
  • Redukcja kosztów robocizny i magazynowania
  • Koniec z przenoszeniem się do nowych segregatorów i archiwów w styczniu
  • Nadmiarowa potrójna kopia zapasowa danych

Pan Lars-R. Ludewig wyjaśnia:

"Każdy, kto zaangażuje się w cały temat DMS, zostanie obficie nagrodzony dużą oszczędnością czasu. Entuzjazm, odchylenie się i wiedza o wszystkim jest bezpieczna i łatwa dla wszystkich.
Najlepsi programiści realizują żądania genialnie, a czasem z rekordową prędkością i wdrażają je poprzez aktualizacje. Automatycznie i entuzjastycznie polecasz..."

Hand drückt auf einen Knopf auf einem Scanner
Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert

Lista najważniejszych funkcji, które sprawiają, że PaperOffice DMS jest lepszy od wszystkich innych

  • Szybka adaptacja do indywidualnych wymagań klienta poprzez aktualizacje
  • Bezpośredni kontakt z programistami
  • Niewielka integralność NAS do przechowywania danych na własnym serwerze. To użytkownik decyduje o zakresie wdrożenia
  • Wyszukuj słowa kluczowe, określone części, słowa itp., aby szybko uzyskać odpowiednie dane

Pan Lars-R. Ludewig podkreśla:

"W wielu folderach, bez systemu ERP, do złożonej księgowości lub do zapasów z ustalaniem cen niektórych artykułów lub numerów zamówień przez jeden określony czas z określeniem całkowitej kwoty, nigdy więcej nie chcesz obejść się bez PaperOffice."

Jak zintegrowano PaperOffice DMS?

Pan Ludewig był również entuzjastycznie nastawiony do zaangażowania zespołu PaperOffice DMS we wdrażanie dostosowań do wymagań dotyczących administracji ViaCreative.

On i jego zespół byli równie zadowoleni z interfejsu graficznego PaperOffice DMS. Dowodzi to, że rozwój PaperOffice uwzględnia normalne postrzeganie ludzi, co daje pierwszeństwo zdjęciom i kolorom, nie wyglądając na zabawne. Dotyczy to zarówno samouczków i filmów wideo stworzonych przez PaperOffice dla niektórych segmentów oprogramowania do zarządzania dokumentami.

"Konieczność ręcznego przeszukiwania i znajdowania folderów, faktur, dowodów dostawy, statusów umów i innych ważnych dokumentów, co jest bardzo czasochłonne, jest bardzo precyzyjna Funkcja wyszukiwania w PaperOffice w końcu należy do przeszłości ..."

W trakcie przejścia na nadawanie analogowe archiwum ViaCreative było i jest stopniowo skanowane i odczytywane bezpośrednio za pomocą oprogramowania OCR zintegrowanego z PaperOffice DMS. Dzięki zastosowaniu wyrażeń regularnych, które są generowane przez pracowników PaperOffice, wszystkie przychodzące dokumenty analogowe mogą być odczytywane łatwo i w sposób dostosowany do potrzeb klienta.

Wszystkie informacje we wszystkich formatach danych można wywołać w ułamkach sekundy za pośrednictwem wewnętrznej wyszukiwarki i automatycznego indeksu.

Pan Lars-R. Na początku wstępu Ludewig zaleca:

"Powolne podejście, najpierw eksperyment, brak trudnego przejścia do terminu, dowiedz się, która struktura folderów nam odpowiada. Ustalenie podstawowej struktury, pierwsze zgłoszenie, opracowanie kategorii zgodnie z tym, co jest złożone i oznaczone, wszystko w spokoju, aby dotrzeć do zespołu. "

Notebook with PaperOffice stands on a tidy table
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Ogólne podsumowanie doświadczenia

PaperOffice DMS spełnił wszystkie niezbędne kryteria i dziś mapuje pełny cyfrowy obieg dokumentów w praktyce.

Na razie wszystkie dokumenty faktur są rejestrowane za pomocą wysokowydajnych skanerów, Paper-Office automatycznie rozpoznaje dane kontaktowe i odpowiednio przechowuje dokumenty w archiwum elektronicznym.

Pracownicy mogą następnie uzyskać dostęp do dokumentów za pośrednictwem prostego interfejsu użytkownika i wprowadzać różne wyszukiwane hasła - dostępne jest również wyszukiwanie pełnotekstowe.

Dzięki konsekwentnemu stosowaniu DMS, ViaCreative był w stanie znacznie skrócić czas przetwarzania faktur, a liczba zaległych kont znacznie się zmniejszyła w tym samym czasie.

Pan Denis K. z "Księgowości i Księgowości" podkreśla:

"Sortowanie, szczegółowe wyszukiwania, kompilacja pakietów danych do współpracy z doradcą podatkowym nie są już porównywalne z tymi z przeszłości, bardzo złożona praca ręczna z tonami papieru i folderów. Wszystko jest szybko łączone w jednym miejscu w dowolnym momencie."

FAQs

Na koniec odpowiadamy na kilka częściej zadawanych pytań na ten temat "Technika dentystyczna / Laboratorium dentystyczne ViaCreative
Zahntechnik GmbH":

Jakich wskazówek udzieliłbyś przyszłym użytkownikom PaperOffice?

Nigdy nie jest za wcześnie ani za późno na zajęcie się tematem cyfryzacji.

Najważniejszą rzeczą jest zorientowanie się w oprogramowaniu, ale także w samej firmie. Ważne było to, że nie czuliśmy się zmuszeni do zakupu oprogramowania ani zapisania się na żadne pakiety usług i wsparcia.

Jeszcze przed przejęciem PaperOffice DMS rozmawialiśmy ze wszystkimi działami firmy i nigdy nie czuliśmy się źle traktowani. Wręcz przeciwnie: PaperOffice ma miły, uprzejmy i kompetentny zespół.

Dla nas, jako firmy przemysłowej, procesy stają się coraz bardziej skomplikowane i wiążą się z dużą biurokracją. Dlatego zaufanie do systemu i oprogramowania było bardzo ważne. Oczywiście bardzo ważne było również to, że oprogramowanie było łatwe do zrozumienia.

Komu poleciłbyś PaperOffice?

PaperOffice polecimy wszystkim innym firmom, które chciałyby zdigitalizować i zautomatyzować. Każdy, kto chce tego łatwego, nie potrzebuje kompletnego rozwiązania z automatyczną księgowością, kasą fiskalną itp., Kto nie chce więcej zszywaczy i ciągłych poszukiwań.

Co szczególnie lubisz w PaperOffice?

Jesteśmy bardzo zadowoleni ze wszystkiego.

Konkluzja

PaperOffice to lekki, ale wydajny system zarządzania dokumentami.

Funkcje, które na pierwszy rzut oka wydają się bez znaczenia, takie jak automatyczne odczytywanie zawartości dokumentu, okazują się najważniejszymi funkcjami, których nie chcesz już przegapić.

"Każdy, kto zaangażuje się w cały temat DMS, zostanie obficie nagrodzony dużą oszczędnością czasu. Entuzjazm, odchylenie się i świadomość, że wszystko jest bezpieczne i łatwe dla wszystkich, życzenia są realizowane przez najlepszych programistów, czasami z rekordową prędkością, i wdrażane poprzez aktualizację. Bezpłatny czas wsparcia miesięcznie i użytkownik, aby stale się doskonalić i uczyć razem. Automatycznie i entuzjastycznie polecasz."

Tak mówią nasi klienci

Studium

Optymalizacja przepływów pracy dzięki PaperOffice DMS

"Już na pierwszym spotkaniu z PaperOffice zauważasz 20-letnie doświadczenie PaperOffice w dziedzinie zarządzania dokumentami."

Alexander Staruk
dyrektor finansowy w Bractwie Menonickim Bielefeld e. V.