Automatyzacja procesów biznesowych w społecznościach i gminach
PaperOffice DMS dla społeczności i gmin umożliwia płynny przepływ informacji dzięki cyfryzacji i automatyzacji procesów biznesowych.
Wskazówka dla profesjonalistów
Dokumenty pisemne, umowy, projekty, faktury, dowody dostawy i wiele innych są zastępowane dokumentami elektronicznymi dzięki digitalizacji, optymalizując w ten sposób wszystkie procesy pracy do maksimum.Zintegrowana sztuczna inteligencja umożliwia dużą automatyzację procesów biznesowych, przyspieszając procesy i zwiększając sukces i satysfakcję.
Cyfryzacja w gminach i gminach
Kościoły, parafie i gminy w dużej mierze zależą od stosowania odpowiedniego zarządzania danymi.
W ten sposób na co dzień w gminach i związkach gminnych gromadzą się ważne dokumenty:
Pisma, faktury, szkice, aplikacje, badania, opinie ekspertów i wiele innych. Te nie tylko przychodzą pocztą, wiele listów przychodzi również pocztą elektroniczną.
Wszystkie te dokumenty muszą zostać zdigitalizowane, jeśli dotrą w formie papierowej, wymagają uporządkowanego składania, przydzielania zadań i przepływu pracy oraz muszą być natychmiast dostępne na żądanie.
Bardzo ważne jest dotrzymanie ważnych terminów i podjęcie środków prawnych w celu przechowywania dokumentów. PaperOffice DMS zapewnia przejrzystą strukturę w dokumentach i pomaga poradzić sobie z zalewem informacji.
Wraz z cyfrowym systemem zarządzania dokumentami PaperOffice należy uprościć procesy pracy w kościołach, parafiach i gminach oraz zaoszczędzić czas i koszty.
Na przykład dzięki wspólnemu DMS można przechowywać zeskanowaną pocztę, zapisywać ważne wiadomości e-mail i archiwizować dokumenty. Ponadto różni użytkownicy mogą uzyskiwać dostęp do tych dokumentów i pracować nad nimi.
Jeśli dokumenty są dostępne w formie cyfrowej, nie zawsze muszą być wysyłane e-mailem w ramach przygotowań do sesji prezbiterium i innych spotkań.
Jak przejść na paperless?
PaperOffice eliminuje wszystkie czasochłonne wąskie gardła, prowadzi do oszczędności kosztów, takich jak eliminacja dokumentów papierowych, i tworzy przejrzysty przegląd ważnych dokumentów, takich jak paragony, umowy, dowody dostawy lub inne listy, zarządzając nimi cyfrowo w PaperOffice w przyszłości .
Przechwytywanie, przetwarzanie, udostępnianie, wyszukiwanie i śledzenie dokumentów staje się bardzo łatwe dzięki PaperOffice.
Dzięki kontrolowanemu dostępowi, szczegółowym listom zadań, a także zatwierdzeniom za pomocą przepływów pracy i niezawodnych powiadomień e-mail, pracownicy mogą sprawnie wykonywać przydzielone zadania, a upoważnione osoby mogą łatwo zatwierdzić lub odmówić zatwierdzenia.
Dzięki oprogramowaniu PaperOffice DMS nie dochodzi do utraty kolejnych dokumentów. Bez względu na to, gdzie jesteś, możesz uzyskać dostęp do ważnych dokumentów w ciągu kilku sekund.
Oczywiście zawsze pracujesz z naszymi systemami zgodnie z prawem i całkowicie odpornymi na audyt.
Rachunki, rachunki i podobne dokumenty nie muszą być już przesyłane pocztą między okręgami kościelnymi i parafiami. W ten sposób można również wysyłać pocztę wewnętrzną cyfrowo. Oszczędza to papier, koszty dodatkowego przechowywania danych i podróże do archiwów. Dokumenty mogą być dostarczane ze słowami kluczowymi (edytor, temat, status, data itp.), A następnie można je łatwiej znaleźć.
Zarządzanie dokumentami zorientowane na proces
Zorientowane na proces zarządzanie dokumentami zapewnia, że dokumenty te pozostają aktualne przy niewielkim wysiłku. PaperOffice wspiera Cię tutaj rozbudowanym modułem zadań i przepływu pracy.
W ten sposób można tworzyć pewne łańcuchy procesów, a istniejące procesy operacyjne można definiować na dokumentach elektronicznych i częściowo wykonywać automatycznie.
Stanowi to bezbłędną optymalizację procesu, ponieważ zadanie może być nie tylko przypisane do pracowników z określonymi prawami użytkownika i okresami ukończenia, wymagać wydania cyfrowego, ale także automatycznie wyzwalać dalsze działania, takie jak powiadomienia e-mail lub zmiany statusu dokumentu.
W ten sposób można mapować wszystkie procesy dokumentów.
PaperOffice nie rozróżnia rodzajów dokumentów, niezależnie od tego, czy potrzebujesz pomocy w zarządzaniu umowami, fakturami, briefami i korespondencją e-mailową: dzięki systemowi zarządzania dokumentami PaperOffice Twoje dotychczasowe procesy w Firmach zdigitalizowane, czyniąc je bardziej wydajnymi, przejrzystymi i znacznie bardziej elastycznymi.
Ponieważ bez względu na to, w jakiej formie dokumenty docierają do firmy, czy to jako dokumenty papierowe, pliki PDF, e-maile czy zdjęcia, są one automatycznie archiwizowane i przechowywane w bezpiecznej bazie danych.
Ważne umowy mogą zatem zostać uznane i rozwiązane w odpowiednim czasie lub renegocjowane. Zwolnienie dokumentu z podpisem cyfrowym i powiadomieniem e-mail zamiast powolnej poczty papierowej, niezabezpieczona poczta e-mail przyczynia się do lojalności klientów.
Rozwiązanie: sprawdzone know-how
Czy nie ma sensu od razu korzystać z oprogramowania do zarządzania w praktyce? który nie tylko spełnia wszystkie wymagania, ale jest również łatwy do nauczenia się i niedrogi?
PaperOffice DMS to wypróbowane i przetestowane kompletne rozwiązanie do pracy cyfrowej, a dzięki ponad 20-letniemu doświadczeniu na rynku jest jednym z pierwszych pionierów DMS.
Nie chodzi tylko o struktury religijne czy społeczne, kiedy mówimy o kościołach i wspólnotach. W wielu dziedzinach są one "samym" życiem społecznym. Dotyczy to na przykład osób, często pracujących w wolontariacie, które opiekują się innymi osobami w trudnych okolicznościach. Istnieją również różne zadania, które są podzielone na obowiązki duszpasterskie z jednej strony i działalność administracyjną z drugiej.
W Niemczech istnieje wielka tradycja kościelna, podobnie jak troska o wspólnotę zapewnia spójność mieszkańców wsi, ale także miast. Zwłaszcza dzisiaj, w czasach rosnącej izolacji i anonimowości, istnieją punkty kontaktowe dla wielu różnych problemów w kościołach i wspólnotach. Oczywiście nie wolno zapominać o bardzo praktycznej stronie kościoła.
Urząd stanu cywilnego, ewidencja ludności, urząd paszportowy, szkoły, przedszkola, transport publiczny, straż pożarna, tereny rozwojowe, biuro budowy dróg, odprowadzanie ścieków i dostarczanie świeżej wody, a czasem także dostawa energii elektrycznej.
Są to zadania obowiązkowe. Ale w każdej społeczności jest też freestyle. Są to na przykład boiska sportowe, place zabaw dla dzieci, muzea, kluby seniora i ośrodki młodzieżowe. Kościoły dokonują chrztów, towarzyszą ludziom w ich ostatniej podróży, a także są miejscem wielkiego ślubu w bieli, który znów cieszy się dużą popularnością. To zdecydowanie nie wszystko.
W wielu społecznościach politycznych i kościelnych oprogramowanie do zarządzania dokumentami, takie jak PaperOffice DMS, może zapewnić cenne wsparcie w wykonywaniu zadań. Dotyczy to nadrzędnych struktur, a także zaangażowanych klubów, władz i firm.
Po pierwsze, PaperOffice DMS to praktyczne rozwiązanie do przeniesienia archiwów analogowych, czy to lokalnego stowarzyszenia straży pożarnej, czy archiwum kościelnego z chrztami, ślubami i pogrzebami, w erę cyfrową. PaperOffice DMS jest skonstruowany w taki sposób, że przestrzegane są wszystkie wytyczne RODO, ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.
PaperOffice DMS zapewnia wyraźne korzyści dla społeczności, kościołów i gmin
Dzięki doskonałej technologii baz danych i łatwej do opanowania obsłudze, PaperOffice DMS może być używany wszędzie tam, gdzie dane takie jak dokumenty lub zdjęcia mają być nie tylko zapisywane, ale także ułożone chronologicznie, na przykład, i używane z różnymi filtrami w celu automatycznego tworzenia formularzy lub statystyk.
Odpowiedzialna za to jest sztuczna inteligencja (AI) zintegrowana w PaperOffice DMS o ładnej nazwie PIA. Tworzy szeroką gamę szablonów z istniejącej bazy danych i wypełnia je wcześniej zdefiniowanymi danymi podstawowymi. Mogą to być karty członkowskie, listy gratulacyjne z okazji urodzin kamienia milowego lub maski danych do bieżących lub kluczowych inwentaryzacji dat w przedsiębiorstwach komunalnych.
Oprogramowanie OCR zintegrowane z PaperOffice DMS rozróżnia logo i zwykły tekst. Faktury lub paragony można szybko znaleźć w dowolnym momencie, na przykład podczas wyszukiwania, za pomocą wyszukiwania OCR, zapewniając w ten sposób jak największą przejrzystość i pewność prawa.
Archiwizacja może być również przeprowadzona w taki sposób, aby wszystkie kolejne dokumenty od nadawcy były rozpoznawane i automatycznie przypisywane.
Ważne argumenty za uwzględnieniem PaperOffice DMS w planowaniu budżetu. Wreszcie, PaperOffice DMS przekonuje również faktem, że zrównoważony rozwój i ochrona środowiska są brane pod uwagę. Prędzej czy później nastąpi całkowita konwersja z dokumentów analogowych na formę cyfrową i wtedy instytucja publiczna, która wtedy będzie już korzystać z PaperOffice DMS, będzie dobrze przygotowana.
Cyfrowe przetwarzanie faktur jest również korzystne dla wielu społeczności i gmin. Faktury przychodzące mogą być zautomatyzowane dzięki PaperOffice DMS i są przekazywane do odpowiedzialnego pracownika. Proces sterowania i uwalniania za pośrednictwem wydania cyfrowego może być również obsługiwany szybko i skutecznie za pośrednictwem systemu.
Za pomocą jednego kliknięcia myszą dane, w tym lokalizacja archiwizacji, można wyeksportować do doradcy podatkowego lub odwrotnie.
Zgodna z wersjami i bezpieczna archiwizacja: PaperOffice DMS technicznie spełnia wymagania prawne GoBD, GDPdU i DSGVO
PaperOffice DMS umożliwia podłączenie innego oprogramowania, takiego jak ERP, i oczywiście przesyłanie dokumentów z Microsoft Office za pośrednictwem odpowiednich interfejsów. PaperOffice DMS przyspiesza komunikację.
Terminy i terminy są monitorowane, a działania są automatycznie wyzwalane w zależności od żądanego ustawienia. Procesy zamówień mogą być zautomatyzowane, a nawet zmiany, które są planowane na przyszłość, mogą być wprowadzane w taki sposób, aby weszły w życie w pożądanym czasie.
Dzięki rozbudowanym funkcjom PaperOffice DMS można zdecydowanie zaliczyć do wyższego segmentu zarządzania treścią w przedsiębiorstwie (ECM).
Moduł ECM obejmuje ogólne zarządzanie całą zawartością w organizacji z odpowiednią hierarchią dostępu. PaperOffice DMS jest w stanie zapisać dowolną treść w formie cyfrowej, zmienić jej zawartość i format oraz udostępnić.
PaperOffice DMS ma wszystkie funkcje ECM i to w doskonałym stosunku ceny do wydajności, a także intuicyjnie wyuczoną formę obsługi, która sprawia, że drogie szkolenia zewnętrzne lub wewnętrzne nie są konieczne. Zamiast tego dostępne są bezpłatne samouczki wideo, aby przyzwyczaić się do różnych menu. PaperOffice DMS może zatem stać się filarem organizacyjnym w każdej firmie w handlu i produkcji, i to niemal z prędkością światła.
Kościoły, społeczności i gminy korzystają z cyfrowego zarządzania dokumentami
Jednak dzięki PaperOffice DMS istnieje znacznie więcej możliwości dla społeczności. Na przykład zarządzanie zapasami, w tym stały lub kluczowy spis danych. Podstawą PaperOffice DMS są połączone konta użytkowników w sieci. Przechowywanie danych tych kont użytkowników jest łączone w centralnej bazie danych. Dokumenty mogą być kontrolowane za pomocą sztucznej inteligencji z różnymi algorytmami, które można wykorzystać do uruchomienia zautomatyzowanych procesów.
Zoptymalizuj swój czas pracy nawet o 7,5% w porównaniu do pracy papierowej dzięki zastosowaniu PaperOffice DMS.
Oszczędzaj czas na wyszukiwaniu, rozsyłaniu i udostępnianiu dokumentów.
Dzięki cyfrowym znaczkom dokumenty można uzupełnić dodatkowymi informacjami, a nawet kontrolować szczegółowe przepływy pracy. Z kolei funkcja zadania i przepływu pracy zapewnia dotrzymanie i dokończenie terminów.
PaperOffice DMS jest tak samo elastyczny, jak istnieją zadania w parafiach i kościołach. Projekty mogą być przetwarzane wspólnie z różnych lokalizacji za pomocą funkcji przepływu pracy. Aktualnie przetwarzane dokumenty nie są blokowane dla innych, ale są zapisywane w odpowiedniej wersji ze znacznikiem czasu.
Ostatecznie ostatnia zapisana wersja zawierająca wszystkie zmiany jest zawsze dostępna.
FAQs
W końcu odpowiemy na kilka innych najczęściej zadawanych pytań na ten temat. "Cyfryzacja w gminach, kościołach i gminach":
W jaki sposób pracownicy mogą uzyskać dostęp do PaperOffice?
Ze względu na zdecentralizowaną i nowoczesną architekturę programów, PaperOffice może być używany na prawie każdym urządzeniu - od klasycznych komputerów po smartfony / tablety i telewizory.
Co się stanie z danymi, jeśli PaperOffice nie istnieje?
Nie stanie się to, ale aby Cię uspokoić: Możesz wyeksportować swoje dane W DOWOLNYM MOMENCIE, ponieważ PaperOffice opiera się na otwartej strukturze bazy danych, możesz uzyskać dostęp do swoich danych w dowolnym momencie.
Ochrona danych tematu: Gdzie są przechowywane wszystkie dokumenty?
PaperOffice będzie przechowywać wszystkie dokumenty we własnym zakresie z szyfrowaniem wysokiego poziomu, dzięki czemu będzie odporny na przykład na kradzież danych i przekroczy wszystkie wymagania RODO i GOBD.
Unikaj błędów: NIGDY nie zapisuj danych w chmurze innej firmy!
Czy PaperOffice można dostosować dokładnie do specyfikacji?
Tak, PaperOffice może być w 100% dostosowany do zamierzonego zastosowania, aby zapewnić bezproblemową integrację z istniejącymi procesami i systemami. Nawet interfejs programu może być w pełni zaprojektowany i dowolnie dostosowywany.
Podsumowanie
PaperOffice DMS wspiera społeczności, kościoły i gminy oraz oferuje odpowiednie interfejsy do innego oprogramowania, połączeń API i może być rozszerzony w dowolnym momencie zgodnie z Twoimi życzeniami. Oprogramowanie jest łatwe do nauczenia się i można je łatwo zintegrować z codzienną praktyką bez powodowania nieobecności w celach szkoleniowych.
PaperOffice DMS zaleca korzystanie z serwera NAS (sieciowego magazynu danych) z funkcją tworzenia kopii zapasowych, aby ważne dane nie były tracone ani szpiegowane w chmurach innych firm.
Ostatecznie PaperOffice DMS imponuje bardzo dobrym stosunkiem ceny do wydajności i ogromnym know-how dzięki ponad 20-letniemu praktycznemu doświadczeniu.