Kopalnia przedsiębiorstwo
KUMUL Minerals Holdings Limited

Kumul Minerals Holding Limited (KMHL), wiodące przedsiębiorstwo górnicze z siedzibą główną w Papui-Nowej Gwinei, stoi na czele wydobycia zasobów naturalnych.

Dzięki szerokiej obecności i silnemu zaangażowaniu w dążenie do doskonałości KMHL ugruntował swoją pozycję jako znaczący gracz w przemyśle górniczym. Dzięki jasnej wizji, strategicznym innowacjom i zrównoważonemu zarządzaniu operacyjnemu KMHL jest pionierem w tworzeniu wartości dla swoich interesariuszy i regionu.

Pozycja startowa i wyzwania

Jak wiele przedsiębiorstw w przemyśle górniczym, KMHL stawił czoła wyzwaniom związanym z zarządzaniem i organizacją ważnych dokumentów w codziennych operacjach biznesowych.

Wysoka złożoność i ilość dokumentacji, od procedur zatwierdzania do protokołów operacyjnych i wymogów środowiskowych, uczyniły efektywne zarządzanie dokumentami niezbędnym.

W obliczu tego KMHL szukał systemu zarządzania dokumentami, który nie tylko centralizuje dokumenty, ale także ułatwia współpracę między różnymi działami i lokalizacjami, jednocześnie zapewniając bezpieczeństwo, ochronę prywatności i wsparcie w zgodności z przepisami prawnymi.

Dlaczego KMHL zdecydowało się na PaperOffice DMS

Po dokładnym przeglądzie różnych systemów zarządzania dokumentami KMHL zdecydowało się na PaperOffice DMS. System został wybrany, ponieważ umożliwiał firmie wprowadzenie minimalnych zmian w swoich dotychczasowych procesach pracy, jednocześnie spełniając jej wymagania.

„Zdecydowaliśmy się na PaperOffice DMS, ponieważ inwestycja ta jest zgodna z celami naszej firmy, a mianowicie zwiększeniem efektywności, poprawą bezpieczeństwa dokumentów i wykorzystaniem transformacji cyfrowej. Ponadto koszty są niezwykle atrakcyjne w porównaniu z innymi dostawcami,"

wspomina Loi Joseph, menedżer IT firmy Kumul Minerals Holdings Limited.

Analiza finansowa przeprowadzona przez zespół IT wykazała, że PaperOffice DMS jest opłacalny i odpowiada potrzebom KMHL.

Przeanalizowano trzy potencjalne systemy zarządzania dokumentami, na które uzyskano oferty od odpowiednich firm: PaperOffice, Docuware i M-Files.

Implementacja

Na początek implementacji wybrano 80 stanowisk pracy, które wyposażono w system zarządzania dokumentami, a jako bazę danych wybrano Synology NAS.

Ta początkowa grupa stanowiła punkt wyjścia do wprowadzenia systemu, podczas gdy kolejne stanowiska pracy były stopniowo integrowane.

Dwa miesiące po złożeniu zamówienia zakończono migrację istniejących danych, a miesiąc później pomyślnie uruchomiono produkcję, gdy rozwiązanie archiwalne zostało zaakceptowane przez Kumul.

Implementacja przebiegła bez problemów, a pracownicy zostali skutecznie przeszkoleni.

Dzięki dostosowanym szkoleniom, interaktywnym warsztatom i praktycznym przykładom zastosowań wszyscy pracownicy mogli poznać i w pełni korzystać ze wszystkich funkcji systemu. Ponadto udostępniono materiały szkoleniowe, które służą jako podręcznik po zakończeniu szkolenia.

To umożliwiło płynne przejście do korzystania z nowego systemu i zapewniło szybką integrację z codziennymi procesami pracy.

Efekt końcowy

Implementacja PaperOffice DMS umożliwiła KMHL ulepszenie zarządzania dokumentami.

Firma była pod wrażeniem dostosowywalności interfejsu użytkownika, ulepszonego wyszukiwania dokumentów oraz kontroli wersji dokumentów.

Wprowadzenie nowego systemu przebiegło bezproblemowo, a KMHL poleciło PaperOffice DMS każdemu, kto szukał rozwiązania do zarządzania dokumentami.

Ogólnie rzecz biorąc, doświadczenie KMHL z PaperOffice DMS było niezwykle satysfakcjonujące i przerosło ich oczekiwania.