Biuletyn PaperOffice Insider
Biuletyn PaperOffice Insider
Chcemy być przyjaciółmi

Najwyższe możliwe oferty rabatowe

Ekskluzywne wiadomości poufne

Darmowe bonusowe ulepszenia

Najwyższe możliwe oferty rabatowe

Ekskluzywne wiadomości poufne

Darmowe bonusowe ulepszenia

Przyjaźń Zaufaj Słowo Honoru
Nigdy nie podamy Twojego adresu e-mail nikomu innemu, a każdy e-mail zawiera link do rezygnacji z subskrypcji jednym kliknięciem.

Cyfrowe rozwiązania specjalistyczne do automatyzacji procesów biznesowych


Pan Alejandro Campos, specjalista IT i kierownik projektu w dziale zarządzania nieruchomościami El Guijo

Wskazówka Pro

Przemysł
Zarządzanie domem

Region
Madryt, Hiszpania

Działów
Księgowość, Administracja, Zarządzanie

Pozycja wyjściowa

Jako społeczność w zarządzaniu nieruchomościami, El Guijo ma wiele ważnych dokumentów do zarządzania: umowy najmu, rachunki za media, pliki budowlane, rejestracje turniejów, dokumenty biznesowe, powiadomienia i wiele innych.

Niestety, zarządzanie nieruchomościami do tej pory nie skorzystało znacząco z zastosowania odpowiedniego oprogramowania do zarządzania dokumentami, ponieważ do tej pory nie znaleziono odpowiedniego rozwiązania, chociaż zarządcy nieruchomości są tymi, którzy odnoszą znaczne korzyści z zastosowania odpowiedniego oprogramowania do zarządzania dokumentami.

W celu rozwiązania wielu istniejących problemów administracyjnych w zarządzaniu nieruchomościami, postanowiono wdrożyć system zarządzania dokumentami.

Celem El Guijo była digitalizacja istniejących dokumentów papierowych, wprowadzenie optymalizacji procesów i kontroli przepływu pracy nad wszystkimi dokumentami przychodzącymi i wychodzącymi, automatyzacja dużej części procesów w tle, a tym samym optymalizacja procesu zarządzania nieruchomościami.

Stack of paper in front of the computer
Paperless work through digital processes

Istniejący problem

Zarządca nieruchomości musiał codziennie zbierać ważne dokumenty. Wszystko to musiało być przypisane do właściwej nieruchomości mieszkalnej, właściciela, najemcy, właściciela. Ale codzienna praca w społeczności charakteryzowała się również nieefektywnością:

"Mieliśmy możliwe do uniknięcia koszty przechowywania, składając dokumenty w folderach. Ponadto poszukiwanie dokumentów było czasochłonne i często wiązało się z wizytą w archiwum",

wspomina Alejandro Campos, specjalista IT społeczności El Guijo.

Tak więc ogólna średnia sąsiadów czasami przekracza 2500 mieszkańców, z częstszymi szczytami w okresie letnim i wakacyjnym. W rezultacie sześciu pracowników jako konsultanci i stały menedżer w biurze, a także outsourcing personelu ogrodniczego i administracyjnego nie mogło poradzić sobie z nadmiarem informacji.

Przed wdrożeniem systemu zarządzania dokumentami cały system opierał się na papierze. Dokumenty składane przez właścicieli, dzienniki i dowody prac konserwacyjnych, skargi były przekazywane do administracji, a następnie masowo przechowywane w folderach.

W trakcie cyfryzacji zarządcy nieruchomości, tacy jak El Guijo, widzą się codziennie z niezliczonymi zapytaniami o wynajem, skargami i innymi obawami , które teraz również są konfrontowane przez e-mail. Jednak z tą powodzią e-maili trudno poradzić sobie ręcznie.

Konsekwencją były długie czasy przetwarzania i nieefektywność przetwarzania, pobierania i przekazywania niezbędnej dokumentacji. W związku z tym społeczność poszła w poszukiwaniu cyfrowego zarządzania dokumentami.

"Właśnie przesunęliśmy prace do przodu i teraz mamy przewagę".

Alejandro Campos, specjalista IT, samozatrudniony w społeczności El Guijo, szukał rozwiązania tego i wszystkich problemów związanych z zarządzaniem nieruchomościami. Przewidziano również digitalizację wszystkich zadań administracyjnych gminy, które wcześniej były w dużej mierze analogiczne.

Zawartość

Dlaczego gmina El Guijo wybrała PaperOffice DMS

Najważniejszymi kryteriami wyboru były niezawodność, dostępność i bezpieczeństwo, ponieważ zarządzane dokumenty obejmowały poufne treści, takie jak dokumenty osobiste, a także faktury, które musiały być chronione przed nieautoryzowanym dostępem przez autoryzacje dostępu i poziomy wydania .

Różni dostawcy usług w chmurze lub rozwiązania open source nie były brane pod uwagę ze względu na przepisy o ochronie danych w gminie, ponieważ nie można było zagwarantować bezpieczeństwa danych osobowych RODO i długoterminowego bezpieczeństwa inwestycji.

Ponieważ PaperOffice DMS nie jest aplikacją chmurową i przechowuje wszystkie dane w centralnej bazie danych, która znajduje się teraz na serwerze dedykowanym, ostatecznie zdecydowano się przetestować wymagany scenariusz za pomocą testu.

"Już na pierwszym spotkaniu z PaperOffice zauważasz 20-letnie doświadczenie PaperOffice w dziedzinie zarządzania dokumentami."

PaperOffice przekracza wszystkie standardy dokumentów i wytyczne prawne, szczególnie ze względu na wysoce zaszyfrowane przechowywanie dokumentów bezpośrednio na serwerze dedykowanym, a nie w chmurze.

Potrzeba korzystania z systemu zarządzania dokumentami, który ma zgodną kontrolę wersji i wersjonowanie odporne na audyty, jest wyraźniejsza niż kiedykolwiek.

Ogromnym powodem tej decyzji była dostępność i kompetencje wsparcia, ponieważ w przeszłości miały miejsce bardzo złe doświadczenia z innymi dostawcami.

W szczególności, aby zapewnić niezawodność i symulować rzeczywiste problemy, kilkakrotnie kontaktowano się z pomocą techniczną PaperOffice, aby ocenić, czy dotrzymano terminów i jaka była jakość wsparcia. Tutaj PaperOffice wyprzedza każdego innego producenta.

Przełącz się na automatyzację za pośrednictwem PaperOffice. Cele i harmonogram

Dzięki innowacyjnemu rozwiązaniu do zarządzania dokumentami firmy PaperOffice gmina El Guijo postanowiła zautomatyzować większość codziennych zadań i dokumentacji.

Postanowiono więc zeskanować dokumenty, które już istniały w formie papierowej i zarchiwizować je cyfrowo w PaperOffice. Po ich udostępnieniu w formie cyfrowej, dalsze procesy administracyjne w ramach sieci społecznościowej można również rozwiązać cyfrowo.

Rozpoczęto optymalizację procesu. Od teraz dokumenty będą projektowane cyfrowo, unikając papieru w jak największym stopniu. Spotkania, protokoły, poczta przychodząca, faktury wychodzące i notatki tworzone bezpośrednio w PaperOffice. Zadania i przepływy pracy są realizowane cyfrowo.

Dzięki systemowi zarządzania dokumentami można łatwo przesłać wszystkie ważne dowody - i oczywiście zgodne z RODO. Długie oczekiwanie i droga na pocztę zostały wyeliminowane.

Konwersja poszła bardzo dobrze od pierwszej prezentacji oprogramowania przez PaperOffice do bieżącej pracy:

"Nawet po demonstracji produktu byliśmy absolutnie zachwyceni PaperOffice. Natychmiast zobaczyliśmy wartość dodaną i prawie trzy tygodnie później na spotkaniu właścicieli rezolucja w sprawie korzystania z PaperOffice w społeczności została w 100% przegłosowana. "

Korzyści z cyfryzacji dzięki PaperOffice

Tymczasem wszystkie zdigitalizowane umowy najmu, korespondencja, dzienniki, plany, dokumenty ubezpieczeniowe itp. są przechowywane w PaperOffice. To wielka wartość dodana dla naszych właścicieli i najemców, mówi pan Campos z administracji El Guijo. Jest to jeden z powodów, dla których pan Campos jest pewien:

"Przyszłość branży zarządzania nieruchomościami leży po prostu w cyfryzacji."

Dzięki wprowadzeniu cyfryzacji PaperOffice DMS, społeczność El Guijo była już w stanie:

  • Oszczędzaj czas i zasoby
  • Uprość dostęp do dokumentów
  • Zapewnij dostępność dokumentów dla każdego upoważnionego pracownika
Łatwiejsza i szybsza dostępność danych i dokumentów zmienia procesy społeczności w sposób zasadniczy i zrównoważony. Wiedza administracyjna jest teraz zorganizowana w sposób przejrzysty i dostępna we właściwym czasie.

"Bezpieczeństwo danych, zautomatyzowane przepływy pracy, digitalizacja dokumentów i łatwość integracji PaperOffice DMS ze środowiskiem administracyjnym dostarczyły tego, czego ta społeczność potrzebowała, aby przyspieszyć procesy papierowe i zyskać miejsce w swoich zależnościach."

Każdy ze swoimi specyfikacjami i specyfiką, które ogólnie obejmują kontrolę i weryfikację operacji administracyjnych, eliminację papieru, indeksowanie wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z zamówieniami wewnętrznymi, automatyzację i metodologię, bezpieczeństwo (GoBD, RODO i ochrona danych), optymalizację i monitorowanie procesów, ułatwiając wysyłanie plików do użytkowników (w tym przypadku właścicieli) oraz, oczywiście oszczędność miejsca w biurach administracyjnych.

Ta umowa o współpracy została zawarta ze względu na dużą ilość zapisów i nagrań przechowywanych przez społeczność oraz w celu zapewnienia, że metoda organizowania całej dokumentacji jest ustalona dla wszystkich mieszkańców i administratorów społeczności.

Efekt końcowy

PaperOffice stworzył rozwiązanie bieżących problemów społeczności, eliminując ilość danych, usprawniając przeszkody administracyjne i zapewniając, że tylko upoważnieni pracownicy mają dostęp do PaperOffice, aby zapobiec modyfikacji dokumentów, a nawet potencjalnej defraudacji funduszy.

Dzięki integracji systemu zarządzania dokumentami PaperOffice społeczność może teraz znaleźć dokumenty i ich obszerne informacje w ciągu zaledwie kilku sekund oraz wykonać inne zadania i przepływy pracy.

Ponadto administracja może szybciej i w bardziej ukierunkowany sposób reagować na zapytania, listy i informacje zwrotne od mieszkańców: dzięki temu codzienna praca jest znacznie łatwiejsza.

O społeczności El Guijo

El Guijo to urbanizacja / społeczność położona w północno-zachodniej części gminy Galapagar obok drogi M-510, zaledwie 40 minut jazdy od centrum Madrytu przez A-6.

Uprzywilejowane miejsce w Sierra de Guadarrama, położone w powiązaniu ludności w pobliżu Collado Villalba, San Lorenzo del Escorial i samego Galapagar, a także w pobliżu zbiornika Valmayor i granicy z autonomiczną wspólnotą Kastylii i Leónu.

Comunidad El Guijo
Comunidad El Guijo

Budowa urbanizacji rozpoczęła się w 1970 roku i została założona w 1977 roku przez ustawę jako społeczność sąsiedzka. Ma powierzchnię prawie 140 000 metrów kwadratowych z łącznie 1 104 działkami między domkami, apartamentami, budynkami komunalnymi (kilka boisk sportowych, trzy baseny, klub towarzyski i biura administracyjne) oraz trzema parkami dla dzieci: około połowa kraju to obszary krajobrazowe o dużej różnorodności przyrodniczej.

Ogólna średnia przekracza 2 500 jednostek, z częstszymi szczytami w okresie letnim i wakacyjnym. Ponadto urbanizacja ma sześciu dozorców, jednego pracownika administracyjnego i trzech pracowników utrzymania (zatrudnionych na stałe), a także zlecony personel ogrodniczy i administracyjny.

FAQs

Na koniec odpowiadamy na kilka częściej zadawanych pytań na ten temat "Społeczność
Zarządzanie nieruchomościami
El Guijo":

Jakich wskazówek udzieliłbyś przyszłym użytkownikom PaperOffice?

Nigdy nie jest za wcześnie ani za późno na zajęcie się tematem cyfryzacji.

Najważniejszą rzeczą jest zorientowanie się w oprogramowaniu, ale także w samej firmie. Ważne było to, że nie czuliśmy się zmuszeni do zakupu oprogramowania ani zapisania się na żadne pakiety usług i wsparcia.

Jeszcze przed przejęciem PaperOffice DMS rozmawialiśmy ze wszystkimi działami firmy i nigdy nie czuliśmy się źle traktowani. Wręcz przeciwnie: PaperOffice ma miły, uprzejmy i kompetentny zespół.

Dla nas jako kościoła bardzo ważne było, aby oprogramowanie było łatwe do zrozumienia, ale wszechstronne.

Komu poleciłbyś PaperOffice?

Będziemy polecać PaperOffice wszystkim innym społecznościom i firmom, które chciałyby zdigitalizować i zautomatyzować.

Co szczególnie lubisz w PaperOffice?

Jesteśmy bardzo zadowoleni ze wszystkiego.

Konkluzja

PaperOffice to lekki, ale wydajny system zarządzania dokumentami.

Funkcje, które na pierwszy rzut oka wydają się bez znaczenia, takie jak automatyczne odczytywanie zawartości dokumentu, okazują się najważniejszymi funkcjami, których nie chcesz już przegapić w dłuższym okresie czasu.

"Cieszymy się, że wybraliśmy PaperOffice, ponieważ w końcu dostaliśmy optymalny system, którym możemy nie tylko administrować sami, ale także za ułamek tego, co pobierają inni producenci."

Tak mówią nasi klienci

Studium

Cyfrowa zmiana w rozwoju produktu - skuteczne zarządzanie dokumentami

"W przemyśle temat cyfryzacji staje się coraz bardziej zauważalny. Dotyczy to na przykład naszych arkuszy danych technicznych, danych klientów, obliczeń lub naszych planów, rysunków i konfiguracji. Po wprowadzeniu PaperOffice DMS można było zmniejszyć wysiłek ręczny. Jesteśmy teraz pionierami cyfryzacji w firmach produkcyjnych, Przemysł 4.0. "

Pan Antonio Jesús Sánchez
Dyrektor Zarządzający oraz Inżynier Produktu i Procesu w Butterfly Engineers S.L.