Patriarchat Lizbony
PaperOffice experiences / Reference / Practice report
Przemysł
Patriarchat / Kościół
Region
Lizbona, Portugalia
Dział
Biuro Zarządzania
Przemysł
Patriarchat / Kościół
Region
Lizbona, Portugalia
Dział
Biuro Zarządzania
Cyfrowa ścieżka patriarchatu z PaperOffice DMS
Pedro Silva, asystent administracyjny Patriarchatu Lizbony
Wyzwanie
Patriarchat Lizbony (łac. Patriarchatus Olisiponensis) – rzymsko-obrządkowa archidiecezja metropolitalna Kościoła katolickiego z siedzibą w Lizbonie, stolicy Portugalii. Katedrą jego arcybiskupa jest katedra patriarchalna św. Marii Maggiore w Lizbonie.
Diecezja lizbońska została podniesiona do godności arcybiskupiej 10 listopada 1394 roku. W 1716 roku otrzymał ją papież Klemens XI. tytuł patriarchatu.
PaperOffice DMS jest używany przez Patriarchat Lizbony do centralizacji i organizowania informacji z wielu źródeł oraz do minimalizowania czasu i kosztów utrzymania fizycznego archiwum. Dostęp do informacji jest cyfrowy.
Tak więc dokumenty Patriarchatu z obszarów dokumentów osobistych, nieruchomościowych i rachunkowych 285 parafii należących do Patriarchatu Lizbony i kolejnych 450 instytucji , które zależą od biskupa, stopniowo zostały całkowicie zdigitalizowane w PaperOffice DMS.
Pozycja początkowa
Transformacja cyfrowa i termin "cyfryzacja" są na ustach wszystkich najpóźniej od czasu pandemii i nie są już opcjonalnym warunkiem dla wielu firm, ale koniecznością.
Temat dalszego rozwoju cyfrowego jest również mocno zakorzeniony we wspólnotach i kościołach. Ponieważ nawet w kościele takim jak Patriarchat Lizbony, czekają na Ciebie rozległe zadania administracyjne, które wcześniej były wykonywane ręcznie i w analogiczny sposób.
Istniejące problemy i zadania
W przeszłości cały system patriarchatu opierał się na papierze. Ale dzięki istniejącym i codziennym dokumentom przychodzącym system ręczny osiągnął swoje granice.
Cały zalew informacji stał się bardziej niespójny. Najważniejszym zadaniem było połączenie jednostek analogowych i cyfrowych. Dokumenty papierowe musiały zostać zdigitalizowane i połączone z innymi informacjami, takimi jak powiązane wiadomości e-mail.
Digitization is omnipresent - also in the church
"Chcieliśmy scentralizować i uporządkować informacje z wielu źródeł, aby zminimalizować czas i koszty utrzymania fizycznego archiwum, ale z dostępem cyfrowym".
– wspomina Pedro Silva, pracownik administracyjny Patriarchatu Lizbony.
Dlaczego Patriarchat Lizbony wybrał PaperOffice DMS
Ze względu na istniejące wyzwania, Pan Pedro Silva, pracownik administracyjny Patriarchatu, szukał systemu zarządzania dokumentami (DMS), który umożliwiłby bezpieczne i elastyczne przechowywanie danych. Prosta integracja wszystkich stacji roboczych w biurze administracyjnym, w tym tych pracujących zdalnie, powinna być rozwiązana za pomocą nieskomplikowanego oprogramowania.
"Szukaliśmy przyszłościowego rozwiązania, które mogłoby początkowo wdrożyć wszystkie nasze wymagania, ale jednocześnie oferowało łatwą skalowalność i dobry stosunek kosztów do korzyści i mogłoby zostać zaktualizowane do innych działów w przyszłości."
Oprócz PaperOffice DMS, pan Pedro Silva przetestował inne produkty programowe z innych systemów i początkowo zbadał różne oferty oprogramowania w odniesieniu do zarządzania dokumentami.
Pan Silva podkreśla, że odpowiedniego systemu poszukiwano od dawna. Jednak żaden z wcześniej przetestowanych dostawców oprogramowania nie był wystarczająco skalowalny ani elastyczny do pracy, którą miał wykonywać system zarządzania dokumentami.
"Większość rozwiązań nie oferuje łatwego sposobu tworzenia bazy danych, tak jak robi to PaperOffice DMS, ponieważ korzystają tylko z chmury oferującej rozwiązanie serwerowe."
Ostateczna decyzja o wykorzystaniu PaperOffice do zarządzania dokumentami w Patriarchacie Lizbony została podjęta z następujących powodów:
1. Przechowywanie i dostępność danych. Centralny i łatwy dostęp do wszystkich istotnych dokumentów oraz możliwość współpracy wielu stron nad tym samym dokumentem.
Wewnętrzna, centralna pamięć masowa, do której dostęp mają wszyscy pracownicy. Dane nie powinny być przechowywane w chmurze innej firmy ani na komputerze z jednym użytkownikiem.
Rozwiązanie: Na serwerze NAS, Network Attached Storage, skonfigurowano bazę danych. Ta baza danych została zintegrowana z PaperOffice DMS i wszystkie dane patriarchatu zostały zapisane.
To całkowicie spełnia wymagania prawne dotyczące tworzenia kopii zapasowych danych.
Jako 3-osobowy zespół w biurze administracyjnym, dzięki integracji PaperOffice DMS, dwóch pracowników administracji pracuje zdalnie i ma niezawodny dostęp do dokumentacji w prosty i przejrzysty sposób.Pan Pedro Silva był bardzo zadowolony z rozwiązania bez zewnętrznej chmury, a tym samym bez zewnętrznych dostawców, co może podlegać interwencji rządu i zwiększać ryzyko ataków hakerskich.
Jako 3-osobowy zespół w biurze administracyjnym, dzięki integracji PaperOffice DMS, dwóch pracowników administracji pracuje zdalnie i ma niezawodny dostęp do dokumentacji w prosty i przejrzysty sposób.Pan Pedro Silva był bardzo zadowolony z rozwiązania bez zewnętrznej chmury, a tym samym bez zewnętrznych dostawców, co może podlegać interwencji rządu i zwiększać ryzyko ataków hakerskich.
2. Stosunek jakości do ceny. Oprogramowanie powinno mieć dobry stosunek ceny do wydajności.
Dla Patriarchatu Lizbony bardzo ważne było, aby po początkowej inwestycji oprogramowanie można było łatwo i łatwo skalować do innych działów i aby nie wiązało się to z wysokimi kosztami.
Rozwiązanie: PaperOffice DMS jest oferowany w różnych modelach cenowych, które pozwalają użytkownikom na przyjęcie najkorzystniejszej dla nich formy.
W ten sposób użytkownicy mogą początkowo korzystać z wersji testowej bez zobowiązań i bezpłatnie, a następnie, w razie potrzeby, rozszerzyć ją na własną firmę/gminę bez utraty istniejących danych.
W ten sposób użytkownicy mogą początkowo korzystać z wersji testowej bez zobowiązań i bezpłatnie, a następnie, w razie potrzeby, rozszerzyć ją na własną firmę/gminę bez utraty istniejących danych.
Liczba zakupionych licencji użytkowników może zostać zwiększona w dowolnym momencie. W ten sposób patriarchat może uniknąć nadmiernego zaangażowania kapitałowego.
3. Łatwy w obsłudze. Oprogramowanie powinno być oczywiste i wymagać jak najmniej szkoleń, ale jednocześnie być przygotowane na przyszłość.
Rozwiązanie: PaperOffice DMS jest w zasadzie bardzo uporządkowany i ma interfejs graficzny, który prowadzi użytkownika krok po kroku. Ponadto istnieją dodatkowe samouczki i filmy dla wszystkich funkcji, które można wywołać bezpośrednio w celu uzyskania pomocy technicznej.
W ten sposób można uniknąć zewnętrznych konsultantów. Oczywiście PaperOffice DMS oferuje również indywidualne szkolenia dla modułów, w razie potrzeby. Jednak w oparciu o doświadczenia Patriarchatu Lizbony, PaperOffice jest w dużej mierze oczywisty.
Żadnych zewnętrznych i drogich "konsultantów" na miejscu i nikt nie musi nigdzie podróżować na szkolenie. Każdy może samodzielnie zdefiniować ramy czasowe nauki nawigacji po menu, a jeśli chodzi o przyszłość, PaperOffice DMS jest dobrze usytuowany dzięki swojej modułowej strukturze.
"Wybraliśmy PaperOffice DMS, ponieważ osobiście przetestowaliśmy oprogramowanie i byliśmy pod wrażeniem łatwości użytkowania Integracja ze środowiskiem Windows i przejrzysty interfejs użytkownika do pracy inspiruje."
4. Możliwość odzyskania i oszczędność czasu. Poszukiwano prostszego sposobu digitalizacji dokumentów analogowych i łatwego ich ponownego znalezienia w razie potrzeby.
Rozwiązanie: Podstawowym segmentem PaperOffice DMS jest digitalizacja dokumentów analogowych. Wystarczy skaner z interfejsem do komputera i PaperOffice DMS. Dokumenty nie są tylko skanowane. Są one konwertowane na edytowalny tekst przez zintegrowane oprogramowanie OCR i automatycznie zapisywane poprawnie.
Dzięki zintegrowanej funkcji AI każdy dokument może być nauczany, wszystkie pożądane treści mogą być wyodrębniane w ukierunkowany sposób i przechowywane ze słowami kluczowymi w sposób w pełni zautomatyzowany.
PaperOffice DMS oferuje dokładnie to, czego szukał patriarchat.
Top 3 lista funkcji,
że PaperOffice DMS radzi sobie lepiej niż inne
- 1. Rozpoznawanie tekstu (OCR) i wyszukiwanie dokumentów
- 2. Integracja i połączenie z bazą danych na serwerze NAS
- 3. Łatwy w użyciu i zrozumiały interfejs
Jak zintegrowano PaperOffice DMS?
W czasach pandemii patriarchat postanowił archiwizować codzienne dokumenty i maile w PaperOffice DMS.
Dzięki wydajnemu skanerowi i połączeniu skanera w PaperOffice można było rozpocząć konwersję dokumentów analogowych. Wszystkie dokumenty były stopniowo odczytywane i digitalizowane za pośrednictwem interfejsu skanera OCR PaperOffice. Indeks słów kluczowych jest tworzony dla każdego dokumentu podczas jego czytania, którego można użyć do znalezienia go w mgnieniu oka za pomocą wyszukiwarki PaperOffice.
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.
Istniejące foldery w wiszących plikach zostały przejęte w stosunku 1:1 i po prostu przekształcone w "foldery cyfrowe".
Wszystkie istniejące wiadomości e-mail zostały zapisane bezpośrednio w PaperOffice DMS, mogą być połączone z istniejącymi dokumentami i nie będą musiały być drukowane na papierze w przyszłości. Wszystkie przychodzące wiadomości e-mail są automatycznie archiwizowane w PaperOffice przez monitorowanie folderów poprzez skonfigurowanie zarządzania regułami
Od czasu korzystania z PaperOffice DMS zużycie papieru znacznie się zmniejszyło.
Jakie są kolejne kroki?
Kolejnym krokiem, który planuje Patriarchat Lizbony, jest digitalizacja istniejącego fizycznego archiwum przed rokiem 2021 i rozszerzenie wykorzystania PaperOffice DMS na inne obszary / departamenty Patriarchatu.
Ponadto Patriarchat chciałby w dużej mierze zautomatyzować archiwizację dokumentów dzięki zastosowaniu KI PIA.
"Jesteśmy podekscytowani po półtora roku współpracy z PaperOffice DMS, mimo że byliśmy ograniczeni tylko do jednego działu i nie zbadaliśmy w pełni tego fantastycznego arcydzieła."
Top 3 lista głównych problemów,
PaperOffice DMS rozwiązany
- 1. Udostępniaj, przetwarzaj i lepiej organizuj dokumenty
- 2. Redukcja kosztów drukowania i rozmiaru fizycznego archiwum, ponieważ prawie każda kopia została wcześniej wydrukowana
- 3. Lepsze zarządzanie czasem i zarządzanie zadaniami dzięki wewnętrznym powiadomieniom od PaperOffice poprzez briefing
Ogólne podsumowanie doświadczenia
PaperOffice DMS spełnił wszystkie niezbędne kryteria i dziś mapuje pełny cyfrowy obieg dokumentów w patriarchacie.
Na razie wszystkie dokumenty były rejestrowane za pomocą wysokowydajnych skanerów i przechowywane cyfrowo w elektronicznym archiwum PaperOffice. Jednocześnie przychodzące i istniejące wiadomości e-mail są przesyłane bezpośrednio do PaperOffice DMS i łączone z archiwalnymi dokumentami.
Pracownicy administracji Patriarchatu mogą następnie uzyskać dostęp do dokumentów i wiadomości e-mail za pośrednictwem interfejsu użytkownika PaperOffice i wprowadzając różne wyszukiwane hasła - dostępne jest również wyszukiwanie pełnotekstowe.
Dzięki konsekwentnemu stosowaniu DMS patriarchat był w stanie znacznie skrócić czas przetwarzania faktur i innych rodzajów dokumentów.
FAQs
W końcu odpowiemy na kilka innych najczęściej zadawanych pytań na ten temat. "Patriarchat Lizbony":
Jakich wskazówek udzieliłbyś przyszłym użytkownikom PaperOffice?
Spróbuj. Będziesz zaskoczony!
Komu poleciłbyś PaperOffice?
W naszej branży zasadniczo centra społeczne. Parafie mogłyby również skorzystać z digitalizacji swoich ksiąg sakramentalnych w celu łatwego dostępu i notarialnego poświadczania dokumentów i innych dokumentów oraz e-maili!
Polecamy PaperOffice każdemu, kto chce, aby wszystkie jego dokumenty były zorganizowane w jednym czystym, bezpiecznym i możliwym do przeszukiwania miejscu!
Co szczególnie lubisz w PaperOffice?
Prostota!
Podsumowanie
PaperOffice to lekki, ale bardzo wydajny system zarządzania dokumentami.
Funkcje, które na pierwszy rzut oka wydają się bezsensowne, okazują się najważniejszymi funkcjami, których nie chcesz już przegapić.