In het onderstaande artikel laten we u zien hoe u uw operationele efficiëntie kunt verhogen, menselijke fouten kunt verminderen door grotere nauwkeurigheid, uw huidige kosten kunt verlagen, uw kantoorruimte kunt maximaliseren, gegevensintegriteit kunt behouden en gegevensbeveiliging kunt verbeteren.
We zetten de voordelen van het documentbeheersysteem PaperOffice voor u op een rijtje, en hoe u dankzij het gebruik van een DMS uw kostenreductie tot wel 92% kunt garanderen.
We leggen ook uit wat reguliere expressies (regex) zijn en geven concrete voorbeelden van REGEX-toepassingen in het tweede deel van dit artikel.
U leert hoe ze u kunnen helpen de gegevens die u nodig heeft snel, efficiënt en zonder handmatige invoer uit uw documenten te halen.
Drie magische letters techniek - OCR
Wat betekent OCR eigenlijk en waarvoor wordt het gebruikt?
Optische tekenherkenning (OCR) wordt nu veel gebruikt om informatie uit verschillende documenten, zoals ontvangstbewijzen, te extraheren om fysieke papieren documenten te digitaliseren en de workflow voor documentbeheer te stroomlijnen.
Het gebruik van OCR-tekstherkenning geeft bedrijven een enorm voordeel omdat het kan helpen bij het automatiseren van documentverwerking, een proces dat in elke branche een belangrijke rol speelt.
OCR, een afkorting van Optical Character Recognition, stelt een softwareproduct in staat om tekst te herkennen en te extraheren uit een digitale afbeelding. Het is bijvoorbeeld essentieel voor het lezen en analyseren van gescande documenten.
Hoewel OCR voor ontvangstbewijzen handig is wanneer bedrijven dagelijks met batches ontvangstbewijzen te maken hebben, is een OCR-ontvangstscanner alleen niet voldoende om voldoende nauwkeurige resultaten te leveren.
Hiervoor dient een documentbeheersysteem te worden gebruikt, dat standaard al een uitgebreide OCR-functie aan boord heeft, zoals PaperOffice DMS.
Thanks to the use of a DMS with integrated OCR text recognition, you get many advantages
Voordelen van digitalisering
Bijna iedereen die in een bedrijf met het onderwerp kostenbesparing te maken heeft gehad, heeft zeker met de technische term "digitalisering" te maken gehad.
Meestal worden alle bonnetjes van het bedrijf op één plek bewaard. De verwerking van de documenten start pas na enkele dagen. Om ze handmatig te digitaliseren, moet u de relevante informatie zoeken, deze in een spreadsheet invoeren, controleren of de invoer correct is, voordat u naar de volgende gaat, totdat u eindelijk stapels facturen en andere documenten hebt gedigitaliseerd.
Misschien moet u zelfs een extra stap zetten om de spreadsheet te uploaden naar verschillende systemen voor operationele of boekhoudkundige doeleinden.
Klinkt vreselijk, toch?
Na het instellen van de sjabloon en de gewenste specifieke gegevensvelden, wordt de informatie uit individuele documenten of documentbatches gehaald.
Uitgebreide documentinformatie wordt dienovereenkomstig opgeslagen, het document wordt gelabeld en kan dankzij de uitgelezen informatie indien nodig automatisch worden gekoppeld aan een opgeslagen contactpersoon.
Het enige wat u hoeft te doen is de bestanden te digitaliseren door ze vanaf het begin te scannen of digitaal naar u toe te sturen, bijvoorbeeld per e-mail, en op te slaan in PaperOffice.
Het documentbeheersysteem doet de rest voor u.
Tip
Er is trouwens een speciaal artikel over het onderwerp "De 10 belangrijkste voordelen van het digitaliseren van papieren documenten":
