ASUSTOR dokumentu pārvaldība DMS NAS

Dokumentu pārvaldības sistēmas, dokumentu pārvaldība, sauktas arī par DMS, atbalsta jūsu organizāciju biznesa dokumentu elektroniskajā un strukturētajā organizācijā. DMS tādējādi ir svarīgs solis ceļā uz biroju bez papīra.

Kombinācijā ar jūsu ASUSTOR NAS jūs veidojat ideālu duetu, lai digitalizētu analogo glabāšanu un palielinātu meklēšanas un arhivēšanas procesu efektivitāti.

Dokumentu pārvaldības sistēma PaperOffice ir vienīgā pasaulē oficiāli ASUSTOR apstiprinātā DMS sistēma jūsu ASUSTOR ierīcēm.

Kas ir NAS?

Zem nosaukuma „ASUSTOR NAS” Taivānas uzņēmums ASUSTOR piedāvā dažādas tīkla pievienotās glabāšanas ierīces (NAS ierīces). Šīs ierīces ļauj gan uzņēmumiem, gan privātpersonām efektīvi aizsargāt, kā arī individuāli organizēt un izmantot savus datus.

Tātad, NAS ir failu serveris ar savu operētājsistēmu, kas nodrošina vietu tīklā.

ASUSTOR NAS piedāvā ideālu pamatu visiem uzņēmumiem, bet it īpaši MSE (maziem un vidējiem uzņēmumiem), ātrai un vienkāršai uzņēmuma datu saglabāšanai.

Sekojošajā rakstā mēs parādīsim, kā uzņēmumā izmantot jūsu ASUSTOR NAS maksimāli efektīvi, kā arī kā dokumentu pārvaldība var notikt vienkārši un bez Docker.

Kāpēc izmantot NAS, nevis mākoņu?

Ir vairāki iemesli, kāpēc jums vajadzētu izmantot NAS (Network Attached Storage) risinājumu, nevis mākoņa risinājumu, šeit mēs uzskaitām dažus piemērus:

• 1. Kontrole un drošība: NAS atrodas uzņēmuma fiziskā kontrolē, kas nozīmē, ka jums kā uzņēmumam ir pilnīga kontrole pār saviem datiem un jūs varat nodrošināt, ka šie dati ir droši un aizsargāti.
  Mākoņu vidē jūsu dati tiek nodoti ārējam pakalpojumu sniedzējam, un tie neietilpst tādos pašos drošības standartos kā uzņēmumā.


• 2. Datu aizsardzība: Uzņēmumiem, glabājot personas datus, ir jāievēro Eiropas Savienības Vispārējā datu aizsardzības regula (GDPR). Tāpēc uzņēmumiem, izvēloties glabāšanas tehnoloģijas un pakalpojumus, ir jānodrošina atbilstība privātuma prasībām.
  NAS (Network Attached Storage) ir piemērotāka izvēle nekā mākoņa risinājums, ja runa ir par GDPR prasību ievērošanu.
  Tā kā tas paliek uzņēmuma īpašumā, dati var tikt tieši kontrolēti un aizsargāti no uzņēmuma puses. NAS piedāvā arī augstu elastības pakāpi, jo dati nav jāglabā ārējā datu centrā. Turklāt uzņēmumi var šifrēt datus uz NAS, lai aizsargātu tos no nesankcionētas piekļuves.
• 3. Interneta pieslēgums: NAS var izmantot neatkarīgi no interneta pieslēguma, kas padara to ideālu uzņēmumiem, kuri darbojas lauku apvidos vai apgabalos ar nestabilu interneta pieslēgumu.


• 4. Izmaksas: Izmaksas ir svarīga priekšrocība, ko NAS piedāvā salīdzinot ar mākoņu glabāšanu. NAS iegūšana ir lētāka nekā mākoņu pakalpojums, jo jums ir jāmaksā tikai vienu reizi un tas pilnībā pieder jums.
  Turklāt ikmēneša izmaksas NAS ir būtiski mazākas nekā mākoņu pakalpojumam. NAS nav jāmaksā ikmēneša abonēšanas maksas. Turklāt ar NAS nav papildu joslas platuma maksas, kas var rasties ar mākoņu pakalpojumiem.


• 5. Elastība: NAS piedāvā uzņēmumiem lielāku elastību aparatūras un uzglabāšanas ietilpības izvēlē. Tas arī ļauj palielināt uzglabāšanas vietu, lai apmierinātu uzņēmuma augošās prasības.

ASUSTOR NAS kombinācijā ar PaperOffice DMS piedāvā jūsu uzņēmumam vienkāršu un uzticamu risinājumu dokumentu pārvaldībai.

PaperOffice DMS ir lietotājam draudzīga programmatūra, kas ļauj uzņēmumiem organizēt, uzglabāt, kategorizēt un pārvaldīt savus dokumentus, lai tos varētu viegli atrast jebkurā laikā un vietā.

Kombinējot NAS un efektīvo PaperOffice DMS pārvaldību, varat palielināt sava uzņēmuma produktivitāti, nodrošinot, ka dokumentus var ātri un droši atrast. Tas arī piedāvā papildu aizsardzību datiem, kurus glabā NAS un nevis vietējos datoros vai ārējā mākonī.

Cik sarežģīta ir datu bāzes instalēšana un uzstādīšana?

Datu bāzes instalēšana un konfigurēšana jūsu ASUSTOR NAS ir pavisam vienkārša un neprasa IT speciālistu.

Ar PaperOffice YouTube video palīdzību uzstādīšanu var paveikt pat iesācējs dažu minūšu laikā.

Kā jūsu dati nonāk ASUSTOR NAS?

Ir vairākas iespējas, kā datus pārnest uz PaperOffice dokumentu pārvaldības sistēmu (DMS), kas darbojas uz ASUSTOR NAS (Network Attached Storage). Šeit ir daži piemēri:

Dokumentu skenēšana

Process ir vienkāršs: Ja dati vēl nav digitālā formā, papīra dokumenti vispirms ir jāieskenē vai jānofotografē.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Ar jūsu skeneri vai citu digitalizācijas ierīci dokuments ne tikai tiek pārvērsts attēlā, bet arī tā saturu var elektroniski „izlasīt”. Tāpēc PaperOffice DMS integrētā skenera funkcija savienojas ar jūsu skeneri un tādējādi pārnes digitālo mediju uz dokumentu pārvaldības programmatūru.

Par to, kā vislabāk integrēt savu skeneri, lai digitalizētu dokumentus, mēs jau esam rakstījuši citā rakstā.

Digitāls dokumentu glabāšanas veids

E-pasta ziņojumi vai digitāli faili, kas jau ir digitālā formā, var vienkārši tiek pārvilkti ar peles palīdzību uz PaperOffice interfeisu. Ja vēlaties arhivēt vairākus dokumentus bez manuālas piepūles, PaperOffice integrētā mapes uzraudzības funkcija ir piemērota. Tā nodrošina raitu arhivēšanu fonā.

Esošie dati

PaperOffice dokumentu pārvaldības sistēma arī ļauj lietotājiem viegli pārvietot jau esošos datus, kas atrodas uz klēpjdatoru vai galda datoru cietajiem diskiem, uz koplietotu datu glabāšanas vietu, ASUSTOR NAS.

Tādējādi visi esošie dati ar vienu peles klikšķi var tikt importēti dokumentu pārvaldības sistēmā.

Papildu vērtība un priekšrocības, izmantojot ASUSTOR NAS kopā ar PaperOffice DMS

ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) izmantošana kombinācijā ar dokumentu pārvaldības sistēmu (DMS) PaperOffice piedāvā virkni priekšrocību, tās ietver:

• 1. Centralizēta datu pārvaldība: DMS ļauj visus dokumentus un failus glabāt un organizēt vienā centrālajā vietā, kas veicina sadarbību un piekļuvi datiem, jo jebkurš darbinieks var piekļūt nepieciešamajiem failiem, bez nepieciešamības tos kopēt uz USB disku.
  Tas ietaupa laiku un novērš kļūdas, kas var rasties manuāli pārnesot datus.


• 2. Paaugstināta drošība: NAS piedāvā papildu drošības funkcijas, piemēram, šifrēšanu un liekumu, lai aizsargātu datus no zuduma vai nesankcionētas piekļuves. Kā arī augstu datu drošību, izmantojot dažādas rezerves kopēšanas iespējas.
  Var izveidot automātiskas rezerves kopijas, lai gadījumā, ja atgadās bojājums vai nejauša dzēšana svarīgiem failiem, tos varētu atjaunot. Ir arī iespējams šifrēt datus, lai nodrošinātu, ka jutīgi dati ir pasargāti no nesankcionētas piekļuves.


• 3. Paaugstināts piekļuves ātrums: NAS ļauj ātrāk piekļūt un apstrādāt datus, kas palielina produktivitāti.


• 4. Vienkārša apkope un atjaunināšana: DMS un NAS darbojas neatkarīgi viens no otra, un tos var neatkarīgi kopt un atjaunināt, kas vienkāršo uzturēšanu.


• 5. Paaugstināta elastība: ASUSTOR NAS un PaperOffice DMS kombinācija piedāvā dažādas konfigurācijas un pielāgošanas iespējas, lai apmierinātu uzņēmuma prasības.


• 6. Viegla krātuves vietas paplašināšana: Tā kā uzņēmumi bieži aug un tiem nepieciešama vairāk krātuves vieta, ASUSTOR NAS var viegli paplašināt, lai apmierinātu pieaugošās prasības. Tas ir izmaksu efektīvāk un vienkāršāk īstenojams salīdzinājumā ar citām krātuves risinājumiem, piemēram, ārējiem cietajiem diskiem vai mākoņrisinājumiem.


• 7. Atbalsts mobilai piekļuvei un attālinātam darbam: Izmantojot ASUSTOR NAS un PaperOffice DMS, var piekļūt datiem un tos apstrādāt no jebkuras vietas, kas paplašina attālināta darba un mobilās sadarbības iespējas.


• 8. Paaugstināta efektivitāte: PaperOffice DMS un ASUSTOR NAS izmantošana ļauj ātrāk atrast, organizēt datus un automatizēt procesus, kas palielina efektivitāti.


• 9. Plaša lietotāju pārvaldība: Iespēja izveidot un pārvaldīt vairākus lietotāju kontus.
  Tas nodrošina, ka uzņēmumi var izveidot dažādas piekļuves tiesības dažādiem darbiniekiem vai nodaļām. Piemēram, finanšu grāmatvedības darbinieks var piekļūt finanšu dokumentiem, savukārt mārketinga darbinieks var piekļūt tikai mārketinga dokumentiem.

DMS ļauj uzņēmumiem centrāli glabāt un pārvaldīt savus dokumentus un failus. Tas atvieglo meklēšanu un sadarbību, jo darbinieki var piekļūt nepieciešamajiem failiem no jebkuras vietas. Tas arī piedāvā iespēju automatizēt dokumentu plūsmas, lai ietaupītu laiku un resursus.

Dokumentu pārvaldības sistēma (DMS) kombinācijā ar ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) piedāvā uzņēmumiem jaudīgu un uzticamu risinājumu dokumentu pārvaldībai un glabāšanai, kā arī piekļuvei jūsu dokumentiem un failiem.