Būvniecības uzņēmumsIDC Construccion S.L. Las Palmas

Sākuma situācija

IDC Construccion ir būvniecības uzņēmums ar mītumu Las Palmās, kas specializējas sporta laukumu būvniecībā - skolu, sporta zālēm un rotaļu laukumam. Uzņēmums ir pazīstams ar kvalitatīviem un izturīgiem grīdu segumiem skolām, sporta zālēm, rotaļu laukumiem utt., kas apmierina lietotāju vajadzības.

Kā jebkuru lielu būvniecības uzņēmumu, arī IDC Construccion SL radās daudz problēmu, kas saistītas ar svarīgu dokumentu un datu pārvaldību katru dienu darbībā.
Lai risinātu šo problēmu, uzņēmums meklēja dokumentu pārvaldības sistēmu, kas optimizētu viņu dokumentu pārvaldību.

Svarīgi bija, ka jaunā dokumentu pārvaldības sistēma (DPS) būtu spējīga apvienot visus šos dokumentus vienā vietā un sniegt vienkāršu piekļuvi no jebkuras atrašanās vietas.
IDC Construccion meklēja DPS, kas pielāgotu esošajiem darbības procesiem un atbilstu viņu prasībām.

Starp izaicinājumiem bija:

• Uzņēmuma visu dokumentu reģistrēšana, organizēšana, klasificēšana un arhivēšana
• Ātra un uzticama piekļuve dokumentiem no jebkuras atrašanās vietas
• Vienota sistēma papīra dokumentu un elektronisko failu pārvaldībai
• Vienkārša integrācija esošajos darbības procesos
• Konfidenciālas informācijas kontrole un aizsardzība

Kuriem citiem ražotājiem bija iespējas?

IDC Construccion pārbaudīja dažādas DMS iespējas. Tomēr neviens no citiem sistēmām nevarēja pielāgoties viņu esošajai darba metodei. Beigās viņi atrada PaperOffice DMS un atklāja, ka tas pilnīgi atbilst viņu prasībām. Viņi bija iespaidīgi par to, ka to var viegli integrēt esošajās sistēmās, nemainot savu darba metodi.

Kādēļ IDC Construccion S.L. izvēlējās PaperOffice DMS

IdFC Construccion S.L. kungs Agustīns Garsija Afonso sākotnēji izpētīja dažādus programmatūras piedāvājumus saistībā ar dokumentu pārvaldību un galu galā nolēma vispirms izmēģināt PaperOffice DMS.

IdFC Construccion būvniecības uzņēmumam bija izaicinājums atrast piemērotu dokumentu pārvaldības sistēmu, kas atbalsta viņu darba metodi un optimizē dokumentu pārvaldību.

Pēc vairāku dokumentu pārvaldības sistēmu izmēģināšanas tika konstatēts, ka šīs sistēmas piespieda viņus pielāgot savai darba metodei, nevis otrādi.

Tas bija trūkums uzņēmumam, jo viņiem jau bija personalizēta dokumentu pārvaldības sistēma, taču tā nebija atjaunināta. Sastopoties ar šiem izaicinājumiem, uzņēmums nolēma meklēt sistēmu, kas apmierinātu viņu prasības un vienlaikus spētu atbalstīt esošo sistēmu.

Pēc rūpīgas pārbaudes vairākām dokumentu pārvaldības sistēmām, IDC Construccion izvēlējās PaperOffice DMS.

Sistēma tika izvēlēta, jo tā ļāva uzņēmumam minimāli mainīt esošo darba metodi, vienlaikus apmierinot viņu prasības. Tas bija svarīgs faktors, izvēloties PaperOffice DMS, jo uzņēmums varēja pilnībā kontrolēt savus dokumentus, nemainot darba metodi.

Pateicoties kontrolētam piekļuvei, detalizētiem uzdevumu sarakstiem, darba plūsmu vadībai un drošiem e-pasta paziņojumiem, darbinieki var efektīvi veikt uzdevumus un atļautās personas tos vienkārši atļaut vai noraidīt.

„Uzņēmumiem, kuriem vēl nav dokumentu pārvaldības sistēmas, PaperOffice DMS ir ideālais risinājums, jo tas piedāvā visu, ko vien vēlaties. Pat uzņēmumiem, kuri jau ir dokumentu pārvaldības sistēma, bet kuri jebkādā iemesla dēļ vēlas mainīt, PaperOffice DMS ir lielisks variants, pateicoties tā lietotājam draudzīgajai saskarnei un funkcijām.“

Tagad datu un dokumentu vieglāka un ātrāka pieejamība būtiski un ilgtspējīgi maina uzņēmuma darbības procesus. Pārvaldības zināšanas tagad ir organizētas pārredzami un pareizā laikā pieejamas.

Šie ir priekšrocības, ko PaperOffice DMS piedāvā citus

• Interfeisa pielāgojamība: IDC Construccion bija sajūsmā par PaperOffice DMS lietotājam draudzīgo interfeisu. Dokumentu vadības sistēma varēja pielāgoties esošajiem IDC Construccion darba procesiem, ļaujot viņiem ātri un viegli organizēt un meklēt dokumentus.
• Uzlabots dokumentu meklēšanas process: Ar PaperOffice DMS IDC Construccion darbinieki ātri un viegli var atrast dokumentus, kas ietaupa laiku un resursus.
• Dokumentu versiju kontrole: PaperOffice DMS ļauj IDC Construccion kontrolēt dokumentu versijas un nodrošināt, ka tie vienmēr ir jaunākās versijas.

„Pēc PaperOffice ieviešanas mēs pat modificējām mūsu teicienu "Pasakiet mums, kādā veidā jūs vēlaties ienākt, un mēs noliksim JŪSU grīdu" uz dokumentu pārvaldības domuzīmi, kas skan "Pasakiet man, kādā veidā jūs vēlaties pārvaldīt savus dokumentus, un PaperOffice to izdarīs jūsu vietā". “

Galarezultāts

Ar PaperOffice DMS ieviešanu IDC Construccion varēja uzlabot savu dokumentu pārvaldību. Uzņēmums bija sajūsmināts par interfeisa pielāgojamību, uzlabotu dokumentu meklēšanas procesu un dokumentu versiju kontroli. Jauna sistēma tika ieviesta bez pūlēm, un uzņēmums iesaka PaperOffice DMS tiem, kuri meklē dokumentu pārvaldības risinājumu. Kopumā IDC Construccion pieredze ar PaperOffice DMS bija ļoti apmierinoša un pārspēja viņu cerības.