Biznesa procesu automatizācija papīra un iepakojuma nozarē
PaperOffice DMS papīra un iepakojuma nozarei nodrošina vienmērīgu informācijas plūsmu, pateicoties biznesa procesu digitalizācijai un automatizācijai.
Profesionāla padoma
Pateicoties digitalizācijai, rakstiskie dokumenti, līgumi, melnraksti, rēķini, pavadzīmes un daudz kas cits tiek aizstāti ar elektroniskiem dokumentiem, tādējādi maksimāli optimizējot visus darba procesus.Integrētais MI ļauj biznesa procesus lielā mērā automatizēt, paātrinot procesus un palielinot panākumus un apmierinātību.
Digitalizācija papīra un iepakojuma nozarē
Papīra un iepakojuma nozares uzņēmumi gūst ievērojamu labumu no piemērotas datu pārvaldības izmantošanas, jo tie katru dienu saņem papīra dokumentus.
Šādi papīra un iepakojuma nozares uzņēmumi katru dienu sagatavo svarīgus dokumentus:
Raksti, skices, melnraksti, ārējās vēstules, pētījumi, ekspertu viedokļi un daudz kas cits. Tie ne tikai ierodas pa pastu, bet arī daudzas vēstules tiek saņemtas pa e-pastu.
Visi šie dokumenti ir jādikalizē, ja tie nonāk papīra formātā, tiem ir nepieciešama strukturēta iesniegšana, uzdevumu un darbplūsmas piešķiršana, un tiem jābūt nekavējoties pieejamiem pēc pieprasījuma.
Ir ļoti svarīgi, lai tiktu ievēroti svarīgi termiņi un lai tiktu veikti juridiski pasākumi dokumentu glabāšanai. PaperOffice DMS sniedz skaidru struktūru dokumentos un palīdz tikt galā ar informācijas plūdiem.
PaperOffice DMS sniedz skaidru struktūru dokumentos un palīdz tikt galā ar informācijas plūdiem.
Capturing, processing, sharing, searching and tracking your documents becomes very easy with the use of PaperOffice DMS
PaperOffice novērš visas laikietilpīgās vājās vietas un izveido skaidru pārskatu par svarīgiem dokumentiem, piemēram, līgumiem vai vēstulēm, nākotnē tos digitāli pārvaldot PaperOffice.
Pēdējos gados ilgtspēja ir kļuvusi par vienu no spēcīgākajām tendencēm papīra un iepakojuma nozarē. Vides saderība un daudzfunkcionāla piemērotība būs izšķiroša turpmākajiem pirkumiem. Tomēr zaļā ceļa iešana vairs nenozīmē, ka klienti ir gatavi maksāt augstāku cenu vai kompromisu par kvalitāti, drīzāk šie divi kvalitātes un ilgtspējas aspekti iet roku rokā, kad runa ir par elastīgu iepakojumu.
Kāpēc dokumentu pārvaldības programmatūra ir ideāls risinājums?
Dokumentu pārvaldības sistēma PaperOffice nodrošina organizāciju un datu aizsardzību zem viena pārsega. Inovatīvā sistēma nodrošina racionalizētus meklēšanas un izguves rīkus, kas samazina reakcijas laiku un nodrošina, ka dokumenti nekad netiek pazaudēti, kas vienmēr ir gandarījums uzņēmumiem.
PaperOffice nenošķir dokumentu veidus neatkarīgi no tā, vai jums ir nepieciešama palīdzība līgumu, procesuālo rakstu, pārskatu, spriedumu un e-pasta sarakstes pārvaldībā: pateicoties PaperOffice dokumentu pārvaldības sistēmai, jūsu iepriekšējie procesi jūsu uzņēmumā tiek digitalizēti, padarot tos efektīvākus, pārredzamākus un ievērojami elastīgākus.
Jo neatkarīgi no tā, kādā veidā dokumenti nonāk uzņēmumā, neatkarīgi no tā, vai tie ir papīra dokumenti, PDF faili, e-pasta ziņojumi vai fotoattēli, tie tiek automātiski arhivēti un saglabāti drošā datu bāzē.
Pateicoties integrētajam AI, tiek iedarbināti automātiskie noteikumi. Šis AI automātiski sakārto dokumentus mapēs, piemēram, "Rēķins" un "Piegādes piezīmes", saglabā atbilstošus atslēgvārdus un aktivizē attiecīgajam dokumenta tipam saglabāto digitālo darbplūsmu.
Kā iet bez papīra?
PaperOffice novērš visas laikietilpīgās vājās vietas, rada izmaksu ietaupījumus, piemēram, papīra dokumentu likvidēšanu, un izveido skaidru pārskatu par svarīgiem dokumentiem, piemēram, kvītīm, līgumiem, piegādes piezīmēm vai citām vēstulēm, nākotnē tos digitāli pārvaldot PaperOffice .
Dokumentu tveršana, apstrāde, koplietošana, meklēšana un izsekošana kļūst ļoti vienkārša, izmantojot PaperOffice.
Pateicoties kontrolētai piekļuvei, detalizētiem uzdevumu sarakstiem, kā arī apstiprinājumiem, izmantojot darbplūsmas un uzticamus e-pasta paziņojumus, darbinieki var efektīvi izpildīt uzticētos uzdevumus, un pilnvarotas personas var viegli apstiprināt vai liegt apstiprinājumu.
PaperOffice atbilst augstākajiem drošības standartiem, piemēram, autorizācijas pārvaldībai vai piekļuves tiesību piešķiršanai.
Lietotājs definē atsevišķus darba soļus tieši tādā pašā veidā, kā tie tiek veikti uzņēmumā, piemēram, rēķinu "ierakstīšana", "pārbaude", "atbrīvošana" un "grāmatošana". Atbildību var uzticēt ne tikai atsevišķiem cilvēkiem, bet arī lietotāju grupām, piemēram, "Grāmatvedība" vai "Būvniecības vadība", lai kolēģis varētu nekavējoties iesaistīties darbinieka prombūtnes laikā.
Uz procesu orientēta dokumentu pārvaldība
Uz procesu orientēta dokumentu pārvaldība nodrošina, ka šie dokumenti ar nelielām pūlēm paliek atjaunināti. PaperOffice atbalsta jūs šeit ar plašu uzdevumu un darbplūsmas moduli.
Tādā veidā var izveidot noteiktas procesu ķēdes un esošos darbības procesus var definēt elektroniskajos dokumentos un daļēji izpildīt automātiski.
Tas nozīmē procesa optimizāciju bez kļūdām, jo uzdevumu var ne tikai piešķirt darbiniekiem ar noteiktām lietotāja tiesībām un pabeigšanas periodiem, pieprasīt digitālo laidienu, bet arī automātiski aktivizēt turpmākas darbības, piemēram, e-pasta paziņojumus vai dokumenta statusa izmaiņas.
Tādā veidā var kartēt visus dokumentu procesus.
Jo neatkarīgi no tā, kādā veidā dokumenti nonāk uzņēmumā, neatkarīgi no tā, vai tie ir papīra dokumenti, PDF faili, e-pasta ziņojumi vai fotoattēli, tie tiek automātiski arhivēti un saglabāti drošā datu bāzē.
Tādējādi svarīgus līgumus var laikus atzīt un izbeigt vai atkārtoti apspriest. Dokumentu laidiens ar ciparparakstu un e-pasta paziņojumu, nevis lēnu papīra pastu, nedrošs e-pasts veicina klientu lojalitāti.
Risinājums: pierādīta zinātība
Vai nav jēga uzreiz praksē izmantot pārvaldības programmatūru? kas ne tikai atbilst visām prasībām, bet ir arī viegli iemācīties un lēti?
PaperOffice DMS ir izmēģināts un pārbaudīts pilnīgs risinājums digitālajam darbam un ar vairāk nekā 20 gadu tirgus pieredzi viens no pirmajiem DMS pionieriem.
Kāpēc PaperOffice DMS ir pareizā programmatūra
Laika pieaugums svarīgām lietām, izmaksu ietaupījums, likvidējot papīra arhīvus, pakalpojumu uzlabošana, izmantojot iespēju ātri sniegt informāciju, kā arī jūsu dokumentu apjoma droša un digitāla arhivēšana - to garantē PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS ir pareizā programmatūra, jo tā ir aprīkota ar visu, kas nepieciešams papīra un iepakojuma nozares uzņēmumiem, piemēram:
OCR tehnoloģija ne tikai atpazīst dokumenta saturu, bet arī visus ar nodokļiem saistītos datu laukus, piemēram, dokumenta numuru, datumu, neto, nodokļu un bruto summu. Importētie dati ir pieejami, lai kontrolētu novērtējumus, maksājumu darījumus un finanšu uzskaiti. Tas ietaupa nogurdinošus ievades darbus un samazina publicēšanas kļūdas.
Datus, tostarp arhivēšanas vietu, var eksportēt uz jūsu nodokļu konsultantu tikai ar vienu klikšķi.
- Dokumentu glabāšana visos digitālajos formātos saskaņā ar VDAR principiem
- Funkcijas, lai iesniegtu un atkārtoti iesniegtu novēlotus dokumentus, kuriem nepieciešama darbība
- Pašmācības datu glabāšanas funkcija ar marķēšanu un iekšējo meklētājprogrammu
- Tikko pievienoto dokumentu automātiska piešķiršana pareizajai mapei
- Vienkārša datu bāzes izveide un datu bāzes savienojums, ieskaitot individuāli pielāgojamu masku
- Automatizēta veidņu izveide atkārtotiem procesiem un operācijām
Protams, PaperOffice DMS ļauj migrēt un integrēt esošos digitālos datus no esošajiem programmatūras risinājumiem. Tajā pašā laikā PaperOffice DMS ir saskarne starp analogo un digitālo.
Izmantojot skenēšanas funkciju, programmatūra var izmantot skeneri vai mobilo tālruni, lai sistēmā nolasītu analogos dokumentus, plānus un fotoattēlus un digitalizētu tos, tādējādi teksti tiek pārvērsti fontos, izmantojot OCR, un tos var mainīt Office programmās. Laika zīmogi un versiju izveide nodrošina, ka digitālais dokuments atbilst analogajam oriģinālam.
Datu drošība ir ārkārtīgi svarīgs jautājums, jo īpaši papīra un iepakojuma nozarē. Tāpēc PaperOffice DMS darbojas ar 1024 bitu šifrēšanas kodu, bet ne tikai to.
Visi dati tiek konvertēti savā formātā, kas ir neatkarīgs no operētājsistēmas. Tā rezultātā hakeriem un izspiedējiem vispirms ir jālauž operētājsistēmas ugunsmūris, pēc tam šifrēšana un, visbeidzot, ārzemju formāts, kas līdz šim nav noticis. PaperOffice DMS ir ļoti efektīva paroļu pārvaldības sistēma, lai galu galā cilvēks, kurš ir uzskatāms par katra datora lielāko vājo punktu, nevarētu radīt nekādu kaitējumu.
Visi digitālie dati tiek šifrēti PaperOffice DMS ar 1024 bitiem, un formāts tiek konvertēts. Tas hakeriem un spiegiem rada tik lielus šķēršļus, ka viņi visi līdz šim ir cietuši neveiksmi ar PaperOffice DMS. Tajā pašā laikā hierarhiska paroļu pārvaldības sistēma neļauj ikvienam piekļūt visam.
Svarīgi argumenti PaperOffice DMS iekļaušanai budžeta plānošanā. Visbeidzot, PaperOffice DMS arī pārliecina par to, ka tiek ņemta vērā ilgtspēja un vides aizsardzība. Agrāk vai vēlāk notiks pilnīga konvertēšana no analogiem dokumentiem uz digitālo formu, un tad valsts iestāde, kas pēc tam jau izmantos PaperOffice DMS, būs labi sagatavota.
Digitālo rēķinu apstrāde ir izdevīga arī daudziem uzņēmumiem papīra un iepakojuma nozarē. Ienākošos rēķinus var automatizēt, pateicoties PaperOffice DMS, un tie tiek pārsūtīti atbildīgajam darbiniekam. Vadības un izlaišanas procesu, izmantojot digitālo izlaišanu, var arī ātri un efektīvi apstrādāt, izmantojot sistēmu.
Tikai ar vienu peles klikšķi datus, tostarp arhivēšanas vietu, var eksportēt uz jūsu nodokļu konsultantu vai otrādi.
Pārskatīšanai atbilstoša un droša arhivēšana: PaperOffice DMS tehniski atbilst GoBD, GDPdU un DSGVO juridiskajām prasībām
PaperOffice DMS ļauj savienot citu programmatūru, piemēram, ERP, un, protams, pārsūtīt dokumentus no Microsoft Office, izmantojot atbilstošas saskarnes. PaperOffice DMS paātrina saziņu.
Termiņi un tikšanās tiek uzraudzītas, un darbības tiek automātiski aktivizētas atkarībā no vēlamā iestatījuma. Pasūtījumu procesus var automatizēt, un pat nākotnē plānotās izmaiņas var ievadīt tā, lai tās stātos spēkā vēlamajā laikā.
Pateicoties plašajām funkcijām, PaperOffice DMS noteikti var klasificēt augstākajā uzņēmuma satura pārvaldības segmentā (ECM).
ECM ietver visa satura vispārēju pārvaldību organizācijā ar atbilstošu piekļuves hierarhiju. PaperOffice DMS spēj saglabāt jebkuru saturu digitālā formā, mainīt tā saturu un formātu un padarīt to pieejamu.
PaperOffice DMS ir visas ECM funkcijas, un tas ir lieliskā cenas un veiktspējas attiecībā, kā arī intuitīvi apgūstams darbības veids, kas padara dārgu ārējo vai iekšējo apmācību nevajadzīgu. Drīzāk ir pieejamas bezmaksas video pamācības, lai pierastu pie dažādām izvēlnēm. PaperOffice DMS var kļūt par organizācijas centru katrā uzņēmumā, un tas ir gandrīz gaismas ātrumā.
Papīra un iepakojuma nozares uzņēmumi gūst labumu no digitālo dokumentu pārvaldības
38% no visiem aptaujātajiem uzņēmumiem vienkārši nav laika digitalizēt savus procesus. Mēs iesakām procedūru, kas sākas ar pamatprocesu, analogo dokumentu skenēšanu vienlaikus ar to apstrādi. Tādā veidā cilvēku grupai, kas katru dienu strādā ar kopētāju, varētu arī uzdot, cik vien iespējams, skenēt arhīvu pamazām.
Pateicoties automātiskai dokumentu atpazīšanai ar konsekventām īpašībām, PaperOffice DMS vienmēr var piešķirt visus skenētos dokumentus pareizajā atmiņas vietā digitālajā atmiņā. Ir lietderīgi sākt skenēt arhīvu ar jaunākajiem ierakstiem, lai vēl vairāk samazinātu analogā arhīva lielumu, jo beidzas glabāšanas periodi. Turklāt mums ir daudz rokasgrāmatu par to, kā, pateicoties skenerim, sasniegt bezpapīra biroju.
PaperOffice DMS ir interfeiss starp analogo un digitālo. Izmantojot skenēšanas funkciju, programmatūra var nolasīt analogos dokumentus, plānus un fotoattēlus sistēmā, izmantojot skeneri, un digitalizēt tos, kā teksti tiek pārvērsti fontos, izmantojot OCR, ko var mainīt Office programmās. Laika zīmogi un versiju izveide nodrošina, ka digitālais dokuments atbilst analogajam oriģinālam.
Optimizējiet savu darba laiku līdz pat 7,5%, salīdzinot ar papīra darbu, pateicoties PaperOffice DMS izmantošanai.
Ietaupiet laiku, meklējot, maršrutējot un koplietojot dokumentus.
Izmantojot digitālās pastmarkas, dokumentus var papildināt ar papildu informāciju un pat kontrolēt detalizētas darbplūsmas. Savukārt uzdevuma un darbplūsmas funkcija nodrošina termiņu ievērošanu un pabeigšanu.
Pieejamie novērtēšanas mehānismi, ko kontrolē AI, kas integrēts PaperOffice DMS, ļauj novērtēt un statistiskus apsekojumus par uzņēmumā notiekošajām materiālu plūsmām.
PaperOffice DMS ar daudzajiem pārvaldības rīkiem ir ideāla programmatūra papīra un iepakojuma nozarei, kas ļauj gan droši, gan zibenīgi piekļūt visiem datiem, kas nepieciešami pēc iespējas labākām klientu konsultācijām. Tajā pašā laikā PaperOffice DMS var izmantot, lai pārvaldītu visus jautājumus, kas citādi rodas biznesa operācijās.
Lai dokumentu pārvaldībā un datu aizsardzībā būtu ne tikai dažādība, PaperOffice DMS iesaka izmantot iekšējo tīkla krātuvi (NAS) ar dublēšanas funkciju, kas līdz minimumam samazina kopējo zaudējumu iespējamību un vienlaikus ir iekšējais mākonis, kas atšķirībā no ārējiem pakalpojumu sniedzējiem mākoņiem patiešām aizsargā pret nevēlamu piekļuvi valsts vai nevalstiskām struktūrām.
FAQs
Beidzot, mēs atbildam uz vēl dažiem bieži uzdotiem jautājumiem par šo tematu. "Digitalizācija papīra un iepakojuma nozarē":
Kā darbinieki var piekļūt PaperOffice?
Decentralizētās un modernās programmu arhitektūras dēļ PaperOffice var izmantot gandrīz jebkurā ierīcē - no klasiskiem datoriem līdz viedtālruņiem / planšetdatoriem līdz televizoriem.
Kas notiek ar datiem, ja PaperOffice neeksistē?
Nenotiks, bet gan, lai jūs pārliecinātu: jūs varat eksportēt savus datus JEBKURĀ LAIKĀ, jo PaperOffice pamatā ir atvērta datu bāzes struktūra, jūs varat piekļūt saviem datiem jebkurā laikā.
Tēmu datu aizsardzība: Kur tiek glabāti visi dokumenti?
PaperOffice glabās visus dokumentus uzņēmumā ar augsta līmeņa šifrēšanu, ir, piemēram, imūns pret datu zādzībām un pārsniedz visas GDPR un GOBD prasības.
Izvairieties no kļūdām: NEKAD nesaglabājiet datus trešās puses mākonī!
Vai PaperOffice var pielāgot tieši specifikācijām?
Jā, PaperOffice var 100% pielāgot paredzētajam lietojumam, lai nodrošinātu netraucētu integrāciju esošajos procesos un sistēmās. Pat programmas saskarni var pilnībā izstrādāt un brīvi pielāgot.
Secinājums
PaperOffice DMS atbalsta uzņēmumus no papīra un iepakojuma nozares un piedāvā atbilstošas saskarnes ar citu programmatūru, API savienojumiem, un to var paplašināt jebkurā laikā atbilstoši jūsu vēlmēm. Programmatūru ir viegli iemācīties, un to var viegli integrēt ikdienas praksē, neradot prombūtni apmācības nolūkos.
PaperOffice DMS iesaka izmantot NAS (tīkla atbalstītu datu krātuvi) ar dublēšanas funkciju, lai svarīgi dati netiktu zaudēti vai izspiesti trešo pušu mākoņos.
Galu galā PaperOffice DMS pārsteidz ar ļoti labu cenas un veiktspējas attiecību un milzīgām zināšanām, izmantojot vairāk nekā 20 gadu praktisko pieredzi.