Biznesa procesu automatizācija kopienās un pašvaldībās
PaperOffice DMS kopienām un pašvaldībām nodrošina vienmērīgu informācijas plūsmu, pateicoties biznesa procesu digitalizācijai un automatizācijai.
Profesionāla padoma
Pateicoties digitalizācijai, rakstiskie dokumenti, līgumi, melnraksti, rēķini, pavadzīmes un daudz kas cits tiek aizstāti ar elektroniskiem dokumentiem, tādējādi maksimāli optimizējot visus darba procesus.Integrētais MI ļauj biznesa procesus lielā mērā automatizēt, paātrinot procesus un palielinot panākumus un apmierinātību.
Digitalizācija kopienās un pašvaldībās
Baznīcas, draudzes un pašvaldības lielā mērā ir atkarīgas no piemērotas datu pārvaldības izmantošanas.
Tādā veidā svarīgi dokumenti katru dienu tiek uzkrāti pašvaldībās un pašvaldību apvienībās:
Raksti, rēķini, melnraksti, pieteikumi, pētījumi, ekspertu atzinumi un daudz kas cits. Tie ne tikai ierodas pa pastu, bet arī daudzas vēstules tiek saņemtas pa e-pastu.
Visi šie dokumenti ir jādikalizē, ja tie nonāk papīra formātā, tiem ir nepieciešama strukturēta iesniegšana, uzdevumu un darbplūsmas piešķiršana, un tiem jābūt nekavējoties pieejamiem pēc pieprasījuma.
Ir ļoti svarīgi, lai tiktu ievēroti svarīgi termiņi un lai tiktu veikti juridiski pasākumi dokumentu glabāšanai. PaperOffice DMS sniedz skaidru struktūru dokumentos un palīdz tikt galā ar informācijas plūdiem.
Kopā ar digitālo dokumentu pārvaldības sistēmu PaperOffice ir jāvienkāršo darba procesi baznīcās, draudzēs un novados un jātaupa laiks un izmaksas.
Piemēram, izmantojot kopēju DMS, var iesniegt skenētu pastu, saglabāt svarīgus e-pastus un arhivēt dokumentus. Turklāt dažādi lietotāji var piekļūt šiem dokumentiem un strādāt ar tiem.
Ja dokumenti ir pieejami digitalizētā formā, tie ne vienmēr ir jānosūta pa e-pastu kopā, gatavojoties presbiterijas sesijām un citām sanāksmēm.
Kā iet bez papīra?
PaperOffice novērš visas laikietilpīgās vājās vietas, rada izmaksu ietaupījumus, piemēram, papīra dokumentu likvidēšanu, un izveido skaidru pārskatu par svarīgiem dokumentiem, piemēram, kvītīm, līgumiem, piegādes piezīmēm vai citām vēstulēm, nākotnē tos digitāli pārvaldot PaperOffice .
Dokumentu tveršana, apstrāde, koplietošana, meklēšana un izsekošana kļūst ļoti vienkārša, izmantojot PaperOffice.
Pateicoties kontrolētai piekļuvei, detalizētiem uzdevumu sarakstiem, kā arī apstiprinājumiem, izmantojot darbplūsmas un uzticamus e-pasta paziņojumus, darbinieki var efektīvi izpildīt uzticētos uzdevumus, un pilnvarotas personas var viegli apstiprināt vai liegt apstiprinājumu.
Izmantojot Programmatūras risinājumu PaperOffice DMS, vairs netiek zaudēti dokumenti. Un neatkarīgi no tā, kur atrodaties, jūs varat piekļūt svarīgiem dokumentiem dažu sekunžu laikā.
Protams, jūs vienmēr strādājat ar mūsu sistēmām saskaņā ar tiesību aktiem un pilnīgi drošas pret revīziju.
Kvītis, pieraksti un līdzīgi dokumenti vairs nav jāsūta pa pastu starp baznīcas rajoniem un draudzēm. Šādā veidā iekšējo pastu var nosūtīt arī digitāli. Tas ietaupa papīru, izmaksas par papildu datu glabāšanu un braucienus uz arhīviem. Dokumentus var nodrošināt ar atslēgvārdiem (redaktors, tēma, statuss, datums utt.) un pēc tam vieglāk atrast.
Uz procesu orientēta dokumentu pārvaldība
Uz procesu orientēta dokumentu pārvaldība nodrošina, ka šie dokumenti ar nelielām pūlēm paliek atjaunināti. PaperOffice atbalsta jūs šeit ar plašu uzdevumu un darbplūsmas moduli.
Tādā veidā var izveidot noteiktas procesu ķēdes un esošos darbības procesus var definēt elektroniskajos dokumentos un daļēji izpildīt automātiski.
Tas nozīmē procesa optimizāciju bez kļūdām, jo uzdevumu var ne tikai piešķirt darbiniekiem ar noteiktām lietotāja tiesībām un pabeigšanas periodiem, pieprasīt digitālu laidienu, bet arī automātiski aktivizēt turpmākas darbības, piemēram, e-pasta paziņojumus vai dokumenta statusa izmaiņas.
Tādā veidā var kartēt visus dokumentu procesus.
PaperOffice neizšķir dokumentu veidus neatkarīgi no tā, vai jums ir nepieciešama palīdzība līgumu, rēķinu, biksīšu un e-pasta sarakstes pārvaldībā: pateicoties PaperOffice dokumentu pārvaldības sistēmai, jūsu iepriekšējie procesi uzņēmumos tika digitalizēti, padarot tos efektīvākus, pārredzamākus un ievērojami elastīgākus.
Jo neatkarīgi no tā, kādā veidā dokumenti nonāk uzņēmumā, neatkarīgi no tā, vai tie ir papīra dokumenti, PDF faili, e-pasta ziņojumi vai fotoattēli, tie tiek automātiski arhivēti un saglabāti drošā datu bāzē.
Tādējādi svarīgus līgumus var laikus atzīt un izbeigt vai atkārtoti apspriest. Dokumentu laidiens ar ciparparakstu un e-pasta paziņojumu, nevis lēnu papīra pastu, nedrošs e-pasts veicina klientu lojalitāti.
Risinājums: pierādīta zinātība
Vai nav jēga uzreiz praksē izmantot pārvaldības programmatūru? kas ne tikai atbilst visām prasībām, bet ir arī viegli iemācīties un lēti?
PaperOffice DMS ir izmēģināts un pārbaudīts pilnīgs risinājums digitālajam darbam un ar vairāk nekā 20 gadu tirgus pieredzi viens no pirmajiem DMS pionieriem.
Runājot par baznīcām un kopienām, tās nav tikai reliģiskas vai sociālas struktūras. Daudzās jomās viņi ir pati "sociālā dzīve". Tas attiecas arī uz cilvēkiem, kas bieži vien strādā brīvprātīgajā darbā un kas rūpējas, piemēram, par citiem cilvēkiem grūtos apstākļos. Ir arī dažādi uzdevumi, kas ir sadalīti pastorālajos pienākumos, no vienas puses, un administratīvajos pasākumos, no otras puses.
Vācijā ir lieliska baznīcas tradīcija, tāpat kā rūpes par kopienu nodrošina ciematu iedzīvotāju saliedētību, kā arī pilsētās. Īpaši mūsdienās, laikā, kad pieaug izolācija un anonimitāte, baznīcās un kopienās ir kontaktpunkti visdažādākajām bažām. Protams, nedrīkst aizmirst baznīcas praktisko pusi.
Dzimtsarakstu nodaļa, iedzīvotāju reģistrs, pasu birojs, skolas, bērnudārzi, sabiedriskais transports, ugunsdzēsēju brigāde, attīstības zonas, ceļu būves birojs, notekūdeņu novadīšana un saldūdens nodrošināšana un dažreiz arī elektroenerģijas piegāde.
Tie ir obligātie uzdevumi. Bet katrā kopienā ir arī frīstails. Tie ir, piemēram, sporta laukumi, bērnu rotaļu laukumi, muzeji, senioru klubi un jauniešu centri. Baznīcas veic kristības, pavada cilvēkus pēdējā ceļojumā un ir arī vieta lielajām kāzām baltā krāsā, kas atkal bauda lielu popularitāti. Tas nebūt nav viss.
Daudzās politiskajās un baznīcas kopienās dokumentu pārvaldības programmatūra, piemēram, PaperOffice DMS, var sniegt vērtīgu atbalstu uzdevumu izpildē. Tas attiecas uz superordinārām struktūrām, kā arī uz iesaistītajiem klubiem, iestādēm un uzņēmumiem.
Pirmkārt, PaperOffice DMS ir praktisks risinājums analogo arhīvu, neatkarīgi no tā, vai tie ir vietējās ugunsdzēsēju brigādes asociācijas vai baznīcas arhīva arhīvi ar kristībām, kāzām un bērēm, ieviešanai digitālajā laikmetā. PaperOffice DMS ir strukturēts tā, lai tiktu ievērotas visas VDAR pamatnostādnes – Vispārīgā datu aizsardzības regula.
PaperOffice DMS rada skaidrus ieguvumus kopienām, baznīcām un pašvaldībām
Pateicoties lieliskajai datu bāzes tehnoloģijai un viegli apgūstamajai darbībai, PaperOffice DMS var izmantot visur, kur datus, piemēram, dokumentus vai fotoattēlus, ne tikai gatavojas saglabāt, bet arī sakārtot, piemēram, hronoloģiski un izmantot ar dažādiem filtriem, lai automātiski izveidotu veidlapas vai statistiku.
Par to ir atbildīgs mākslīgais intelekts (AI), kas integrēts PaperOffice DMS ar skaistu nosaukumu PIA. Tas izveido visdažādākās veidnes no esošās datu bāzes un aizpilda tās ar iepriekš definētiem pamatdatiem. Tās var būt biedra kartes, apsveikuma vēstules svinīgā dzimšanas dienā vai datu maskas notiekošajam vai atslēgas datumam pašvaldību komunālajos uzņēmumos.
OCR programmatūra, kas integrēta PaperOffice DMS, izšķir logotipu un normālu tekstu. Rēķinus vai kvītis var ātri atrast jebkurā laikā, piemēram, veicot izpēti, izmantojot OCR meklēšanu, tādējādi nodrošinot pēc iespējas lielāku pārredzamību un juridisko noteiktību.
Arhivēšanu var veikt arī tā, lai visi turpmākie sūtītāja dokumenti tiktu atpazīti un automātiski piešķirti.
Svarīgi argumenti PaperOffice DMS iekļaušanai budžeta plānošanā. Visbeidzot, PaperOffice DMS arī pārliecina par to, ka tiek ņemta vērā ilgtspēja un vides aizsardzība. Agrāk vai vēlāk notiks pilnīga konvertēšana no analogiem dokumentiem uz digitālo formu, un tad valsts iestāde, kas pēc tam jau izmantos PaperOffice DMS, būs labi sagatavota.
Digitālo rēķinu apstrāde ir izdevīga arī daudzām kopienām un pašvaldībām. Ienākošos rēķinus var automatizēt, pateicoties PaperOffice DMS, un tie tiek pārsūtīti atbildīgajam darbiniekam. Vadības un izlaišanas procesu, izmantojot digitālo izlaišanu, var arī ātri un efektīvi apstrādāt, izmantojot sistēmu.
Tikai ar vienu peles klikšķi datus, tostarp arhivēšanas vietu, var eksportēt uz jūsu nodokļu konsultantu vai otrādi.
Pārskatīšanai atbilstoša un droša arhivēšana: PaperOffice DMS tehniski atbilst GoBD, GDPdU un DSGVO juridiskajām prasībām
PaperOffice DMS ļauj savienot citu programmatūru, piemēram, ERP, un, protams, pārsūtīt dokumentus no Microsoft Office, izmantojot atbilstošas saskarnes. PaperOffice DMS paātrina saziņu.
Termiņi un tikšanās tiek uzraudzītas, un darbības tiek automātiski aktivizētas atkarībā no vēlamā iestatījuma. Pasūtījumu procesus var automatizēt, un pat nākotnē plānotās izmaiņas var ievadīt tā, lai tās stātos spēkā vēlamajā laikā.
Pateicoties plašajām funkcijām, PaperOffice DMS noteikti var klasificēt augstākajā uzņēmuma satura pārvaldības segmentā (ECM).
ECM ietver visa satura vispārēju pārvaldību organizācijā ar atbilstošu piekļuves hierarhiju. PaperOffice DMS spēj saglabāt jebkuru saturu digitālā formā, mainīt tā saturu un formātu un padarīt to pieejamu.
PaperOffice DMS ir visas ECM funkcijas, un tas ir lieliskā cenas un veiktspējas attiecībā, kā arī intuitīvi apgūstams darbības veids, kas padara dārgu ārējo vai iekšējo apmācību nevajadzīgu. Drīzāk ir pieejamas bezmaksas video pamācības, lai pierastu pie dažādām izvēlnēm. PaperOffice DMS tādējādi var kļūt par organizatorisko linchpin katrā tirdzniecības un ražošanas uzņēmumā, un tas ir gandrīz gaismas ātrumā.
Baznīcas, kopienas un pašvaldības gūst labumu no digitālo dokumentu pārvaldības
Tomēr, izmantojot PaperOffice DMS, kopienām ir daudz vairāk iespēju. Piemēram, krājumu pārvaldība, tostarp pastāvīgs vai galvenais datuma krājums. PaperOffice DMS pamatā ir saistīti lietotāju konti tīklā. Šo lietotāju kontu datu krātuve ir apvienota centrālajā datu bāzē. Dokumentus var kontrolēt, izmantojot AI ar dažādiem algoritmiem, ko var izmantot, lai aktivizētu automatizētus procesus.
Optimizējiet savu darba laiku līdz pat 7,5%, salīdzinot ar papīra darbu, pateicoties PaperOffice DMS izmantošanai.
Ietaupiet laiku, meklējot, maršrutējot un koplietojot dokumentus.
Izmantojot digitālās pastmarkas, dokumentus var papildināt ar papildu informāciju un pat kontrolēt detalizētas darbplūsmas. Savukārt uzdevuma un darbplūsmas funkcija nodrošina termiņu ievērošanu un pabeigšanu.
PaperOffice DMS ir tikpat pielāgojams kā uzdevumi draudzēs un baznīcās. Projektus var apstrādāt kopīgi no dažādām atrašanās vietām, izmantojot darbplūsmas funkciju. Dokumenti, kas pašlaik tiek apstrādāti, netiek bloķēti citiem, bet tiek saglabāti attiecīgajā versijā ar laika zīmogu.
Galu galā vienmēr ir pieejama pēdējā saglabātā versija, ieskaitot visas izmaiņas.
FAQs
Beidzot, mēs atbildam uz vēl dažiem bieži uzdotiem jautājumiem par šo tematu. "Digitalizācija kopienās, baznīcās un pašvaldībās":
Kā darbinieki var piekļūt PaperOffice?
Decentralizētās un modernās programmu arhitektūras dēļ PaperOffice var izmantot gandrīz jebkurā ierīcē - no klasiskiem datoriem līdz viedtālruņiem / planšetdatoriem līdz televizoriem.
Kas notiek ar datiem, ja PaperOffice neeksistē?
Nenotiks, bet gan, lai jūs pārliecinātu: jūs varat eksportēt savus datus JEBKURĀ LAIKĀ, jo PaperOffice pamatā ir atvērta datu bāzes struktūra, jūs varat piekļūt saviem datiem jebkurā laikā.
Tēmu datu aizsardzība: Kur tiek glabāti visi dokumenti?
PaperOffice glabās visus dokumentus uzņēmumā ar augsta līmeņa šifrēšanu, padarot to neaizsargātu, piemēram, pret datu zādzībām un pārsniedzot visas GDPR un GOBD prasības.
Izvairieties no kļūdām: NEKAD nesaglabājiet datus trešās puses mākonī!
Vai PaperOffice var pielāgot tieši specifikācijām?
Jā, PaperOffice var 100% pielāgot paredzētajam lietojumam, lai nodrošinātu netraucētu integrāciju esošajos procesos un sistēmās. Pat programmas saskarni var pilnībā izstrādāt un brīvi pielāgot.
Secinājums
PaperOffice DMS atbalsta kopienas, baznīcas un pašvaldības un piedāvā atbilstošas saskarnes ar citu programmatūru, API savienojumiem, un to var paplašināt jebkurā laikā atbilstoši jūsu vēlmēm. Programmatūru ir viegli iemācīties, un to var viegli integrēt ikdienas praksē, neradot prombūtni apmācības nolūkos.
PaperOffice DMS iesaka izmantot NAS (tīkla atbalstītu datu krātuvi) ar dublēšanas funkciju, lai svarīgi dati netiktu zaudēti vai izspiesti trešo pušu mākoņos.
Galu galā PaperOffice DMS pārsteidz ar ļoti labu cenas un veiktspējas attiecību un milzīgām zināšanām, izmantojot vairāk nekā 20 gadu praktisko pieredzi.