Biznesa procesu automatizācija ēdināšanas un viesnīcu nozarē
PaperOffice DMS gastronomijai nodrošina vienmērīgu informācijas plūsmu starp nodaļām, pateicoties biznesa procesu digitalizācijai un automatizācijai.
Profesionāla padoma
Pateicoties digitalizācijai, rakstiskie dokumenti, līgumi, melnraksti, kvītis, pavadzīmes, pavadzīmes un daudz kas cits tiek aizstāti ar elektroniskiem dokumentiem, tādējādi maksimāli optimizējot visus darba procesus.Integrētais MI ļauj biznesa procesus lielā mērā automatizēt, paātrinot procesus un palielinot panākumus un apmierinātību.
Digitalizācija ēdināšanas un viesnīcu nozarē
Kā ēdināšanas un viesnīcu nozarei jums ir daudz svarīgu dokumentu, kas jāpārvalda:
Izklaides kvītis, rēķini, piegādes piezīmes, līgumi un daudz kas cits. Tāpēc ēdināšanas un viesnīcu uzņēmumi ir tie, kas gūst ievērojamu labumu no piemērotas dokumentu pārvaldības programmatūras izmantošanas.
Bez piemērotas dokumentu pārvaldības sistēmas ir daudz manuālu pūļu.
Visi šie dokumenti ir jādikalizē, ja tie nonāk papīra formātā, tiem ir nepieciešama strukturēta iesniegšana, uzdevumu un darbplūsmas piešķiršana, un tiem jābūt nekavējoties pieejamiem pēc pieprasījuma.
PaperOffice novērš visas laikietilpīgās vājās vietas, rada izmaksu ietaupījumus, piemēram, papīra dokumentu likvidēšanu, un izveido skaidru pārskatu par svarīgiem dokumentiem, piemēram, kvītīm, līgumiem, piegādes piezīmēm vai citām vēstulēm, nākotnē tos digitāli pārvaldot PaperOffice .
Labākais risinājums ir izmantot labi pārdomātu dokumentu pārvaldības programmatūru, piemēram, PaperOffice DMS.
Jūs varat arī gūt labumu no digitālajiem administratīvajiem uzdevumiem un sekot līdzi visiem nomas un pakalpojumu līgumiem, oficiālajai sarakstei, kas tiek iesniegta atkārtoti vai piešķirta darbiniekiem ar uzdevumu piešķiršanu.
Dokumentu un kvīšu digitālā un revīzijas ziņā droša arhivēšana galu galā rada juridisko noteiktību saskaņā ar GobD noteikumiem.
Cik bez papīra ēdināšanas un viesnīcu nozarē?
PaperOffice novērš visas laikietilpīgās vājās vietas, rada izmaksu ietaupījumus, piemēram, papīra dokumentu likvidēšanu, un izveido skaidru pārskatu par svarīgiem dokumentiem, piemēram, kvītīm, līgumiem, piegādes piezīmēm vai citām vēstulēm, nākotnē tos digitāli pārvaldot PaperOffice .
Dokumentu tveršana, apstrāde, koplietošana, meklēšana un izsekošana kļūst ļoti vienkārša, izmantojot PaperOffice.
Pateicoties kontrolētai piekļuvei, detalizētiem uzdevumu sarakstiem, kā arī apstiprinājumiem, izmantojot darbplūsmas un uzticamus e-pasta paziņojumus, darbinieki var efektīvi izpildīt uzticētos uzdevumus, un pilnvarotas personas var viegli apstiprināt vai liegt apstiprinājumu.
Izmantojot Programmatūras risinājumu PaperOffice DMS, vairs netiek zaudēti dokumenti. Un neatkarīgi no tā, kur atrodaties, jūs varat piekļūt svarīgiem dokumentiem dažu sekunžu laikā.
Protams, jūs vienmēr strādājat ar mūsu sistēmām saskaņā ar tiesību aktiem un pilnīgi drošas pret revīziju.
Uz procesu orientēta dokumentu pārvaldība
Uz procesu orientēta dokumentu pārvaldība nodrošina, ka šie dokumenti ar nelielām pūlēm paliek atjaunināti. PaperOffice atbalsta jūs šeit ar plašu uzdevumu un darbplūsmas moduli.
Tādā veidā var izveidot noteiktas procesu ķēdes un esošos darbības procesus var definēt elektroniskajos dokumentos un daļēji izpildīt automātiski.
Tas nozīmē procesa optimizāciju bez kļūdām, jo uzdevumu var ne tikai piešķirt darbiniekiem ar noteiktām lietotāja tiesībām un pabeigšanas periodiem, kam nepieciešams digitālais apstiprinājums, bet arī automātiski aktivizēt turpmākas darbības, piemēram, e-pasta paziņojumus vai dokumenta statusa izmaiņas.
Tādā veidā var kartēt visus dokumentu procesus.
Papildus virknei citu priekšrocību PaperOffice DMS ir ideāls rīks dažādu dokumentu kontrolei.
Katrs dokuments, sākot no rēķina par dzērienu iepakojumu no lielveikala līdz dažādām rezervācijām, servisa izpildei un atcelšanai - visu var saglabāt pareizā hronoloģiskā secībā un izsaukt pēc vajadzības.
Dokumentu pārvaldības programmatūra, piemēram, PaperOffice DMS, ir vislabāk piemērota šiem uzdevumiem. Tā kā tā ir dokumentu pārvaldības programmatūra, kas var darīt daudz vairāk nekā tikai pārvaldīt dokumentus.
PaperOffice neatšķir dokumentu veidus neatkarīgi no tā, vai jums ir nepieciešama palīdzība līgumu, procesuālo rakstu un e-pasta sarakstes pārvaldībā: pateicoties PaperOffice dokumentu pārvaldības sistēmai, jūsu iepriekšējie procesi uzņēmumā tiek digitalizēti , padarot tos efektīvākus, pārredzamākus un ievērojami elastīgākus.
Jo neatkarīgi no tā, kādā veidā dokumenti nonāk uzņēmumā, neatkarīgi no tā, vai tie ir papīra dokumenti, PDF faili, e-pasta ziņojumi vai fotoattēli, tie tiek automātiski arhivēti un saglabāti drošā datu bāzē.
Tādējādi svarīgus līgumus var laikus atzīt un izbeigt vai atkārtoti apspriest. Dokumentu laidiens ar ciparparakstu un e-pasta paziņojumu, nevis lēnu papīra pastu, nedrošs e-pasts veicina klientu lojalitāti.
Risinājums: pierādīta zinātība
Vai nav jēga uzreiz praksē izmantot pārvaldības programmatūru? kas ne tikai atbilst visām prasībām, bet ir arī viegli iemācīties un lēti?
PaperOffice DMS ir izmēģināts un pārbaudīts pilnīgs risinājums digitālajam darbam un ar vairāk nekā 20 gadu tirgus pieredzi viens no pirmajiem DMS pionieriem.
Svinot ballītes, labi ēdot, negatavojot sevi, piedzīvojot kaut ko ārkārtēju, tiekoties ar draugiem, tas ir cilvēku asinīs.
Ne velti restorānu asociācija DEHOGA 2020. gadā reģistrēja kopumā gandrīz 158 000 restorānu nozares uzņēmumu, neskaitot nakšņošanas vietas, piemēram, viesnīcas vai viesu namus. Piemēram, Vācijā ir viens uzņēmums no Gastro &Event sektora uz katriem 518 iedzīvotājiem.
Neviena cita tirdzniecība Vācijā nevar lepoties ar tik augstu blīvumu.
Pat ja ēdināšanas nozare ir ļoti populāra kā uzņēmums, tas nekādā ziņā nav viegli, jo īpaši tāpēc, ka tiesiskais regulējums ir saistīts ar arvien vairāk noteikumiem, piemēram, pienākumu iesniegt kvīti vai pienākumu izmantot kases aparātu. Parasti "pieaugušiem" ģimenes uzņēmumiem tas ir nedaudz vieglāk, un Vācijai šajā ziņā ir senas tradīcijas.
Satura ziņā daudz kas ir noticis gastronomijas un notikumu ziņā mūsdienu globalizētajā pasaulē, sākot no tā laika līdz 21. gadsimtam. Tāpat kā ir dažādi gastronomijas piedāvājumi, tiek rīkoti visu veidu pasākumi. Attiecīgi organizatoriskais darbs ir milzīgs un prasa atbilstošu administrāciju, lai saglabātu pārskatu.
Ir plašs gastronomijas programmatūras klāsts, ko galvenokārt izmanto, lai rezervētu pasūtījumus, izveidotu kvītis un pareizi aprēķinātu nodokļus. Bet kā ar visu pārējo? Nav nekas neparasts, ka pasākumu organizatori vai restorāni atrod atvilktņu vadību ar diezgan haotisku izskatu.
Viens no iemesliem tam ir tas, ka papīram joprojām ir liela nozīme gastronomijā un pasākumu organizēšanā. Piegādes piezīmes, rēķini, līgumi, piedāvājumi un citas lietas burtiski ieplūst mājā, vienkārši tāpēc, ka ēdināšanas nozarē personīgais kontakts ar restorānu piegādātājiem un pārstāvjiem ir svarīgāks nekā jebkurā citā nozarē. Piegādes piezīmes un tamlīdzīgi var paņemt līdzi uzreiz. Bet kāds ir vienkāršākais veids, kā izveidot kārtību un saglabāt pārskatu? PaperOffice DMS ir atbilde uz šo jautājumu.
PaperOffice DMS rada skaidras priekšrocības ēdināšanas nozarē
Pateicoties PaperOffice DMS, bez problēmām var veikt nevainojamu DMS programmatūras integrāciju esošajā viesnīcu un ēdināšanas nozares IT infrastruktūrā, kas nozīmē arī biznesa procesu optimizāciju.
Dokumentu pārvaldības programmatūra pārvērš analogos dokumentus digitālos datos pat ar mobilā tālruņa kameru. Tāpēc, ka viesmīlības kvīšu un piegādes pavadzīmju pārvaldību šajā nozarē nevajadzētu novērtēt par zemu.
Pateicoties PaperOffice DMS izmantošanai un rūpnīcā pieejamajam skenera savienojumam, darbinieki var digitalizēt ienākošos analogos dokumentus bez lielām pūlēm. Tas nodrošina, ka visus svarīgos dokumentus var atrast jebkurā laikā.
Turklāt papīra dokumentus var ierakstīt ar viedtālruni vai planšetdatoru, un tos var nosūtīt tieši uz klēpjdatoru ar Windows operētājsistēmu, piemēram, pateicoties integrētajai "Dropmail" pasta funkcijai. Šeit, savukārt, PaperOffice DMS ļauj importēt attēlus un pārvērš tos teksta formātos, protams, tiek saglabāts fotoattēlu formāts.
OCR programmatūra, kas integrēta PaperOffice DMS, izšķir logotipu un normālu tekstu. Piegādes piezīmes no partneruzņēmumiem vai viesmīlības kvītis var ātri atrast jebkurā laikā, piemēram, pētniecības laikā, izmantojot OCR meklēšanu, tādējādi nodrošinot vislielāko iespējamo pārredzamību un juridisko noteiktību.
Arhivēšanu var veikt arī tā, lai visi turpmākie sūtītāja dokumenti tiktu atpazīti un automātiski piešķirti.
Turklāt PaperOffice DMS piedāvā restorāniem un pasākumu vadītājiem citus praktiskus rīkus, piemēram, darbplūsmas funkciju, kas ir ideāli piemērota kontrolei pasākumos, automatizētu veidņu, piemēram, izvēļņu, izveidi un statistikas novērtējumus, piemēram, klientu biežumu vai dzērienu patēriņu.< /p>
Svarīgi argumenti PaperOffice DMS iekļaušanai budžeta plānošanā. Visbeidzot, PaperOffice DMS arī pārliecina par to, ka tiek ņemta vērā ilgtspēja un vides aizsardzība. Agrāk vai vēlāk notiks pilnīga konvertēšana no analogiem dokumentiem uz digitālo formu, un tad valsts iestāde, kas pēc tam jau izmantos PaperOffice DMS, būs labi sagatavota.
Digitālā rēķinu apstrāde ir izdevīga arī daudziem uzņēmumiem ēdināšanas un viesnīcu nozarē. Ienākošos rēķinus var automatizēt, pateicoties PaperOffice DMS, un tie tiek pārsūtīti atbildīgajam darbiniekam. Vadības un izlaišanas procesu, izmantojot digitālo izlaišanu, var arī ātri un efektīvi apstrādāt, izmantojot sistēmu.
Tikai ar vienu peles klikšķi datus, ieskaitot arhivēšanas vietu, var eksportēt jūsu klientam, nodokļu konsultantam vai otrādi.
Pārskatīšanai atbilstoša un droša arhivēšana: PaperOffice DMS tehniski atbilst GoBD, GDPdU un DSGVO juridiskajām prasībām
PaperOffice DMS ļauj savienot citu programmatūru, piemēram, ERP, un, protams, pārsūtīt dokumentus no Microsoft Office, izmantojot atbilstošas saskarnes. PaperOffice DMS paātrina saziņu tirdzniecībā un ražošanā ar piegādātājiem un klientiem.
Termiņi un tikšanās tiek uzraudzītas, un darbības tiek automātiski aktivizētas atkarībā no vēlamā iestatījuma. Pasūtījumu procesus var automatizēt, un pat nākotnē plānotās izmaiņas var ievadīt tā, lai tās stātos spēkā vēlamajā laikā.
Pateicoties plašajām funkcijām, PaperOffice DMS noteikti var klasificēt augstākajā uzņēmuma satura pārvaldības segmentā (ECM).
ECM ietver visa satura vispārēju pārvaldību organizācijā ar atbilstošu piekļuves hierarhiju. PaperOffice DMS spēj saglabāt jebkuru saturu digitālā formā, mainīt tā saturu un formātu un padarīt to pieejamu.
PaperOffice DMS ir visas ECM funkcijas, un tas ir lieliskā cenas un veiktspējas attiecībā, kā arī intuitīvi apgūstams darbības veids, kas padara dārgu ārējo vai iekšējo apmācību nevajadzīgu. Drīzāk ir pieejamas bezmaksas video pamācības, lai pierastu pie dažādām izvēlnēm. PaperOffice DMS tādējādi var kļūt par organizatorisko linchpin katrā tirdzniecības un ražošanas uzņēmumā, un tas ir gandrīz gaismas ātrumā.
Uzņēmumi no ēdināšanas un viesnīcu nozares gūst labumu no digitālo dokumentu pārvaldības
Tomēr, izmantojot PaperOffice DMS, restorāniem ir daudz vairāk iespēju. Piemēram, krājumu pārvaldība, tostarp pastāvīgs vai galvenais datuma krājums. PaperOffice DMS pamatā ir saistīti lietotāju konti tīklā. Šo lietotāju kontu datu krātuve ir apvienota centrālajā datu bāzē. Dokumentus var kontrolēt, izmantojot AI ar dažādiem algoritmiem, ko var izmantot, lai aktivizētu automatizētus procesus.
Optimizējiet savu darba laiku līdz pat 7,5%, salīdzinot ar papīra darbu, pateicoties PaperOffice DMS izmantošanai.
Ietaupiet laiku, meklējot, maršrutējot un koplietojot dokumentus.
Izmantojot digitālās pastmarkas, dokumentus var papildināt ar papildu informāciju un pat kontrolēt detalizētas darbplūsmas. Savukārt uzdevuma un darbplūsmas funkcija nodrošina termiņu ievērošanu un pabeigšanu.
PaperOffice DMS ir gudra izvēlnes navigācija, kas ir loģiski strukturēta un ļauj intuitīvi darboties daudzās jomās. Video pamācības, kas bez maksas pieejamas internetā, sniedz papildu atbalstu, un, protams, apmācību kursus, ja nepieciešams, var rīkot arī tieši klienta uzņēmuma galvenajā mītnē.
Papildus dažādu veidu posmu dokumentēšanai PaperOffice DMS ir vienlīdz piemērots loģistikas uzdevumu atbalstam materiālu iepirkumos. Pateicoties iespējām izveidot datu bāzes PaperOffice DMS, materiālu iegādi un materiālu patēriņu var uzraudzīt un piešķirt brīdinājuma līmeņus. Iekšējo MI var izmantot, lai izveidotu veidnes, kas automātiski reaģē, ja rodas sastrēgumi vai iztrūkumi, piemēram, ja tiek veikti atkārtoti pasūtījumi, lai gan esošajam daudzumam faktiski vajadzētu būt pietiekamam. Šim nolūkam var izmantot darbplūsmas funkciju, ar kuru uzņēmuma atbildīgie darbinieki var salīdzināt savu uzdevumu izpildi.
PaperOffice DMS ēdināšanas un viesnīcu nozarē, lai kontakts ar viesi netiktu atstāts novārtā visu dokumentu dēļ.
FAQs
Beidzot, mēs atbildam uz vēl dažiem bieži uzdotiem jautājumiem par šo tematu. "Digitalizācija gastronomijas un viesnīcu nozarē":
Kā darbinieki var piekļūt PaperOffice?
Decentralizētās un modernās programmu arhitektūras dēļ PaperOffice var izmantot gandrīz jebkurā ierīcē - no klasiskiem datoriem līdz viedtālruņiem / planšetdatoriem līdz televizoriem.
Kas notiek ar datiem, ja PaperOffice neeksistē?
Nenotiks, bet gan, lai jūs pārliecinātu: jūs varat eksportēt savus datus JEBKURĀ LAIKĀ, jo PaperOffice pamatā ir atvērta datu bāzes struktūra, jūs varat piekļūt saviem datiem jebkurā laikā.
Tēmu datu aizsardzība: Kur tiek glabāti visi dokumenti?
PaperOffice glabās visus dokumentus uzņēmumā ar augsta līmeņa šifrēšanu, padarot to neaizsargātu, piemēram, pret datu zādzībām un pārsniedzot visas GDPR un GOBD prasības.
Izvairieties no kļūdām: NEKAD nesaglabājiet datus trešās puses mākonī!
Vai PaperOffice var pielāgot tieši specifikācijām?
Jā, PaperOffice var 100% pielāgot paredzētajam lietojumam, lai nodrošinātu netraucētu integrāciju esošajos procesos un sistēmās. Pat programmas saskarni var pilnībā izstrādāt un brīvi pielāgot.
Secinājums
PaperOffice DMS atbalsta ēdināšanas un viesnīcu nozari un piedāvā atbilstošas saskarnes ar citu programmatūru, API savienojumiem, un to var paplašināt jebkurā laikā atbilstoši jūsu vēlmēm. Programmatūru ir viegli iemācīties, un to var viegli integrēt ikdienas praksē, neradot prombūtni apmācības nolūkos.
PaperOffice DMS iesaka izmantot NAS (tīkla atbalstītu datu krātuvi) ar dublēšanas funkciju, lai svarīgi dati netiktu zaudēti vai izspiesti trešo pušu mākoņos.
Galu galā PaperOffice DMS pārsteidz ar ļoti labu cenas un veiktspējas attiecību un milzīgām zināšanām, izmantojot vairāk nekā 20 gadu praktisko pieredzi.