Zobārstniecības tehnoloģija / Zobārstniecības laboratorija ViaCreative
Zahntechnik GmbH
Lars r. Ludewig, ViaCreative Zahntechnik GmbH īpašnieks un rīkotājdirektors
Sākuma pozīcija
Zobārstniecības laboratorija ViaCreative ir Larsa-R kunga otrā paaudze. Ludewig vadīts uzņēmums Leipcigā. Laboratorijā zobu aizstājējprodukti galvenokārt tiek ražoti zobārstu vārdā.
Uzņēmuma pakalpojumu klāsts ir ļoti plašs, un to raksturo modernu procesu un metožu izmantošana. Piemēram, CAD-CAM ražošana, alerģijas slimnieku protēžu vai virsbūvju ražošana uz implantiem.
PaperOffice DMS tiek izmantots ViaCreative Leipcigā galvenokārt datu glabāšanai, dokumentu meklēšanai un dokumentu sagatavošanai nosūtīšanai nodokļu iestādei.
Digitization brings many advantages
Esošās problēmas un uzdevumi
Laboratorijā vairāki zobu tehniķi strādā pie atšķirīgi aprīkotām darbstacijām ar dažādiem uzdevumiem. Kopīgs pamatposms šeit ir precīza visu veikto darbu, kā arī izmantoto procesu un materiālu reģistrēšana.
Tā kā darbu gandrīz tikai zobārsti pasūta pacientiem, pilnīga dokumentācija ir tikpat svarīga kā dažreiz sensitīvo datu droša glabāšana.
Pirms lēmuma pieņemšanas par PaperOffice DMS izmantošanu ikdienas darba laikā ģenerētie dati galvenokārt tika manuāli ierakstīti analogā failā, kas tika glabāts piekārtā failā birojā notiekošo procesu laikā un atsevišķā arhīva telpā, kad darbs tika pabeigts. Lai izveidotu un nosūtītu nodokļu dokumentus, darbinieks datus pārsūtīja no analogajiem failiem uz elektronisko DATEV veidlapu.
Laiks, kas nepieciešams šāda veida administratīvajam darbam, no vienas puses, ir ļoti liels un, no otras puses, ļoti pakļauts kļūdām. Tajā pašā laikā likumā noteiktā datu drošība tiek nodrošināta tikai ierobežotā apjomā.
Uzņēmuma mērķis bija digitalizēt esošos papīra dokumentus, ieviest procesu optimizāciju un darbplūsmas kontroli pār visiem ienākošajiem un izejošajiem dokumentiem, automatizēt lielu daļu procesu fonā un tādējādi optimizēt procesu.
Kāpēc ViaCreative izvēlējās PaperOffice DMS
Larsa kungs-R. Ņemot vērā esošos izaicinājumus, Ludvigs meklēja dokumentu pārvaldības sistēmu, kas ļautu droši un pielāgojami uzglabāt datus, kā arī viegli integrēt visas mājas darba vietas ar nesarežģītu programmatūru.
Tajā pašā laikā programmatūrai jāraksturo laba izmaksu un ieguvumu attiecība. Papildus PaperOffice DMS Ludewig kungs pārbaudīja četrus citus programmatūras produktus no citām sistēmu mājām un sākotnēji pārbaudīja dažādus programmatūras piedāvājumus saistībā ar dokumentu pārvaldību.
Fakts, ka PaperOffice galu galā tika izmantots kā dokumentu pārvaldība Via Creative, tika izlemts šādu iemeslu dēļ:
1. Datu glabāšana un pieejamība. Centrāla un viegla piekļuve visiem attiecīgajiem dokumentiem un iespēja vairākām pusēm sadarboties ar vienu un to pašu dokumentu.
Iekšēja, centrāla krātuve, kurai var piekļūt visi darbinieki. Datus nedrīkst glabāt trešās puses mākonī vai viena lietotāja datorā.
Risinājums:
Synology praksē uz NAS, Tīkla pievienotās krātuves, tika izveidota datu bāze. Šī datu bāze tika integrēta PaperOffice DMS, un visus datus saglabāja Via Creative.
Tas pilnībā atbilst juridiskajām prasībām attiecībā uz datu dublēšanu. Ludewig kungs bija ļoti apmierināts ar risinājumu bez ārēja mākoņa un tādējādi bez trešo pušu pakalpojumu sniedzējiem, kurus var pakļaut valdības iejaukšanās un palielināt hakeru uzbrukumu risku.
Centrālā krātuve, kurai var piekļūt visi darbinieki ar atbilstošām lietotāja tiesībām.
Larsa kungs-R. Ludveigs jau agri saprata, ka viņa praksē nav iespējams apiet digitalizāciju.
"Manuāli jāmeklē un jāatrod mapes, rēķini, piegādes piezīmes, līguma statusi un citi svarīgi dokumenti, kas ir ļoti laikietilpīgi, ir ļoti precīza meklēšanas funkcija PaperOffice, kas beidzot ir pagātne ..."
2.Cenas un kvalitātes attiecība. Programmatūrai vajadzētu būt labai cenas un veiktspējas attiecībai.
Risinājums: PaperOffice DMS tiek piedāvāts dažādos cenu modeļos, kas ļauj lietotājiem izvēlēties sev visizdevīgāko formu.
Tādā veidā ViaCreative spēja izvairīties no pārmērīgām kapitāla saistībām, un tam joprojām ir attiecīgi liels budžets nepieciešamajiem materiālu un tehnoloģiju pirkumiem, kas ir ļoti dārgi, jo īpaši zobārstniecības tehnoloģijās.
PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in Ihrer Praxis generierten Dokumente und alle relevanten Informationen
3. Viegli lietojams. Programmatūrai vajadzētu prasīt pēc iespējas mazāk apmācību un tajā pašā laikā būt gatavai nākotnei.
Risinājums: Būtībā PaperOffice DMS ir ļoti strukturēts, un tam ir grafiskais interfeiss, kas soli pa solim vada lietotāju. Turklāt visām funkcijām ir papildu apmācības un videoklipi, kurus var tieši izsaukt atbalstam.
Tādā veidā var izvairīties no ārējiem konsultantiem. Protams, PaperOffice DMS piedāvā arī individuālu apmācību moduļiem, ja nepieciešams. Tomēr saskaņā ar ViaCreative darbinieku pieredzi PaperOffice lielā mērā ir pašsaprotams.
Nav ārēju un dārgu "konsultantu" uz vietas, un nevienam nav jābrauc nekur uz apmācību. Ikviens var noteikt laika grafiku, lai pats apgūtu izvēlnes navigāciju pēc vajadzības, un nākotnes ziņā PaperOffice DMS ir labi novietots, pateicoties tā modulārajai struktūrai.
"PaperOffice ne tikai pārsteidza mūs ar savu grafiku, cita starpā tāpēc, ka tajā ir ļoti labas video pamācības atsevišķām tēmām. Tādā veidā mēs varējām trenēties patstāvīgi un tad, kad tas bija nepieciešams."
4. Izgūjamība un laika ietaupījums. Tika meklēts vienkāršāks veids, kā digitalizēt analogos dokumentus un viegli tos atkal atrast, kad tas ir nepieciešams.
Risinājums: PaperOffice DMS pamatposms ir analogo dokumentu digitalizācija. Viss, kas Jums nepieciešams, ir skeneris ar saskarni ar datoru un PaperOffice DMS. Dokumenti netiek tikai skenēti. Integrēta OCR programmatūra tos pārvērš rediģējamā tekstā un automātiski saglabā pareizi.
Pateicoties integrētajai AI funkcijai, katru dokumentu var mācīt, visu vēlamo saturu var iegūt mērķtiecīgā veidā un pilnībā automatizēti uzglabāt ar atslēgvārdiem.
Pateicoties parastajām izteiksmēm (REGEX), dokumenta saturu var automātiski nolasīt un saglabāt kā dokumenta informāciju.
"Lai iegūtu hronoloģiskos rezultātus ļoti ātri gada finanšu pārskatiem un krājumiem, lai noteiktu lētāko pirkuma cenu katrai atsevišķai precei. To, kas agrāk prasīja dienas, tagad var izdarīt stundās!"
Top saraksts ar galvenajām problēmām, ko risina PaperOffice DMS
- Pastāvīga konkrētu dokumentu meklēšana un pārlūkošana
- Vairs nekādu skavotāju un papīra kaudzes
- Vairs nav fiziska arhīva
- Darbaspēka un uzglabāšanas izmaksu samazināšana
- Katru janvāri vairs nepārceļas uz jaunām saistvielām un arhīviem
- Lieks trīskāršs datu dublējums
Larsa kungs-R. Ludvigs skaidro:
"Ikviens, kurš iesaistīsies visā DMS tēmā, tiks pietiekami atalgots ar lielu laika ietaupījumu. Entuziasms, atliecoties atpakaļ un zinot, ka viss ir drošs un vienkāršs ikvienam.
Labākie programmētāji izpilda pieprasījumus izcili un dažreiz rekordlielā ātrumā un īsteno tos, izmantojot atjauninājumus. Jūs automātiski un aizrautīgi iesakāt..."
Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert
Populārākais galveno funkciju saraksts, kas padara PaperOffice DMS labāku par visām pārējām
- Ātra pielāgošanās individuālām klientu prasībām, izmantojot atjauninājumus
- Tiešs kontakts ar izstrādātājiem
- Viegla NAS integritāte datu glabāšanai savā vietnes serverī. Lietotāja ziņā ir izlemt par īstenošanas apjomu
- Meklējiet atslēgvārdus, konkrētas daļas, vārdus utt., Lai ātri parādītu atbilstošus datus
Larsa kungs-R. Ludvigs uzsver:
"Daudzās mapēs, bez ERP sistēmas, sarežģītai grāmatvedībai vai krājumiem ar noteiktu rakstu vai pasūtījumu numuru cenu noteikšanu vienu noteiktu laiku ar kopējās summas noteikšanu, jūs nekad vairs nevēlaties iztikt bez PaperOffice."
Kā tika integrēts PaperOffice DMS?
Ludewig kungs bija arī sajūsmā par PaperOffice DMS komandas apņemšanos īstenot pielāgojumus ViaCreative administrācijas prasībām.
Viņš un viņa komanda bija tikpat apmierināti ar PaperOffice DMS grafisko saskarni. Tas pierāda, ka PaperOffice attīstībā tiek ņemta vērā normāla cilvēku uztvere, kas dod priekšroku attēliem un krāsām, neradot rotaļīgu. Tas attiecas arī uz apmācībām un videoklipiem, ko PaperOffice izveidojis noteiktiem dokumentu pārvaldības programmatūras segmentiem.
"Manuāli meklēt un atrast mapes, rēķinus, piegādes piezīmes, līguma statusus un citus svarīgus dokumentus, kas ir ļoti laikietilpīgi, ir ļoti precīza meklēšanas funkcija PaperOffice, kas beidzot ir pagātne ..."
Pārejas gaitā ViaCreative analogais arhīvs tika un pakāpeniski tiek skenēts un lasīts tieši, izmantojot OCR programmatūru, kas integrēta PaperOffice DMS. Pateicoties parasto izteiksmju izmantošanai, ko ģenerē PaperOffice darbinieki, visus ienākošos analogos dokumentus var viegli un klientam specifiski nolasīt.
Visu informāciju visos datu formātos var izsaukt sekundes daļās, izmantojot iekšējo meklētājprogrammu un automātisko indeksu.
Larsa kungs-R. Ievada sākumā Ludvigs iesaka:
"Lēna pieeja, vispirms eksperimentējiet, nav smagas pārejas uz termiņu, uzziniet, kura mapju struktūra mums ir piemērota. Pamatstruktūras izveide, pirmā iesniegšana, kategoriju izstrāde atbilstoši tam, kas ir iesniegts un atzīmēts, viss mierā, lai sanāktu kopā komandā."
Vispārējās pieredzes kopsavilkums
PaperOffice DMS ir izpildījis visus nepieciešamos kritērijus un šodien kartē pilnu digitālo dokumentu plūsmu praksē.
Pagaidām visi rēķinu dokumenti tiek ierakstīti ar augstas veiktspējas skeneriem, Paper-Office automātiski atpazīst kontaktinformāciju un attiecīgi saglabā dokumentus elektroniskajā arhīvā.
Pēc tam darbinieki var piekļūt dokumentiem, izmantojot vienkāršu lietotāja saskarni un ievadot dažādus meklēšanas terminus - ir pieejama arī pilnteksta meklēšana.
Pateicoties konsekventai DMS izmantošanai, ViaCreative spēja ievērojami samazināt rēķiniem nepieciešamo apstrādes laiku, un tajā pašā laikā neatmaksāto kontu skaits ir ievērojami samazinājies.
Misters Deniss K. no "Grāmatvedība un grāmatvedība" uzsver:
