Digitalizācija īpašumu apsaimniekošanā un nekustamā īpašuma pārvaldībā

Digitalizācija īpašumu apsaimniekošanā un īpašumu apsaimniekošanā

Nekustamā īpašuma pārvaldībā un īpašuma pārvaldībā ir daudz dažādu dokumentu, kas jāpārvalda:

Nomas līgumi, papildu izmaksu paziņojumi, būvniecības lietas, notikumi, biznesa dokumenti, paziņojumi un daudz kas cits. Tāpēc īpašumu pārvaldnieki un nekustamā īpašuma uzņēmumi ir tie, kas gūst ievērojamu labumu no piemērotas dokumentu pārvaldības programmatūras izmantošanas.

Svarīgus dokumentus katru dienu ģenerē nekustamo īpašumu pārvaldnieki. Tie visi ir jāpiešķir pareizajam dzīvojamajam īpašumam, īrniekam, saimniekam, īpašumam.

PaperOffice DMS enables easy recording of documents, their management and quick search and is ideal for property management

Visi šie dokumenti ir jādikalizē, ja tie nonāk papīra formātā, tiem ir nepieciešama strukturēta iesniegšana, uzdevumu un darbplūsmas piešķiršana, un tiem jābūt nekavējoties pieejamiem pēc pieprasījuma.

Turklāt katrs dokuments tiek klasificēts pēc tā veida, un to var piešķirt cilvēkiem un objektiem, kuriem pēc tam varat pat piekļūt, atrodoties ceļā, neatkarīgi no ierīces. Visa informācija un dokumenti par visām ēkām, biznesa partneriem, īrniekiem utt.

Ir ļoti svarīgi, lai tiktu ievēroti svarīgi termiņi un veikti juridiski pasākumi dokumentu glabāšanai.

Lai atrisinātu daudzas esošās administratīvās problēmas īpašuma pārvaldībā, būtu jāievieš Dokumentu pārvaldības sistēma PaperOffice.

PaperOffice DMS sniedz skaidru struktūru dokumentos un palīdz tikt galā ar informācijas plūdiem.

PaperOffice novērš visas laikietilpīgās vājās vietas un izveido skaidru pārskatu par svarīgiem dokumentiem, piemēram, līgumiem vai vēstulēm, nākotnē tos digitāli pārvaldot PaperOffice.

Jūs varat arī gūt labumu no digitālajiem administratīvajiem uzdevumiem un sekot līdzi visiem nomas un pakalpojumu līgumiem, oficiālajai sarakstei, kas tiek iesniegta atkārtoti vai piešķirta darbiniekiem ar uzdevumu piešķiršanu.

Automatizējiet biznesa procesus

Nevienā citā ES valstī nav vairāk iedzīvotāju kā Vācijā, un ar 234 cilvēkiem uz kvadrātkilometru tai ir trešais augstākais iedzīvotāju blīvums Eiropā pēc Nīderlandes un Beļģijas, izņemot Monako. Aptuveni 37 miljoni ēku ir izvietotas 357 588 kvadrātkilometru platībā. Nedaudz vairāk nekā puse īpašumu tiek izmantoti kā dzīvojamā telpa, visi pārējie īpašumi tiek izmantoti komerciāli vai publiski. Tiek lēsts, ka 8 miljonus īpašumu pārvalda īpašumu pārvaldnieki vai nekustamo īpašumu pārvaldnieki.

Aiz iespaidīgā 8 miljonu apsaimniekoto objektu skaita ir ievērojams uzturēšanas darbu apjoms, kas izriet ne tikai no darbībām, kas nepieciešamas, lai ēka darbotos, bet arī no noteikumiem, rīkojumiem un likumiem, kas ir jauni gandrīz katru gadu. Nekustamais īpašums Vācijā daļēji ir pakļauts štata likumiem un daļēji federālajiem likumiem. Bet to lietu saraksts, kas ir daļa no nekustamā īpašuma pārvaldības ikdienas biznesa, ir pārsteidzoši plašs, piemēram:

• Īre
• Nomas
• Paziņojums par maksu par pakalpojumu
• Parādu piedziņa
• Noguldījumu pārvaldība
• Īres ienākumu pārvaldība
• Pārdot / pirkt
• Renovācija
• Renovācija
• Remonts
• Objekta uzturēšana
• Īpašuma uzturēšana
• Ziemas serviss
• Apkure / Elektrība / Ūdens / Atkritumi
• Nodokļu likums
• Apdrošināšana
• Zemesgrāmata

Aiz katra atsevišķa termina šajā sarakstā bieži vien ir liels skaits ļoti atšķirīgu procesu. Protams, ir īpašuma pārvaldības uzņēmumi, kas aprobežojas tikai ar vienu jomu, piemēram, nomas īpašumu ekskluzīvu pārvaldību vai īpašnieku kopienai piederoša īpašuma tīru pirkšanu un pārdošanu vai apsaimniekošanu. Bet neatkarīgi no tā, kāds segments, uzdevumi ir tik dažādi, ka katram īpašuma pārvaldniekam ir nepieciešama efektīva dokumentu pārvaldība.

Tas ir PaperOffice DMS, dokumentu pārvaldības programmatūra, kas var darīt daudz vairāk nekā tikai pārvaldīt dokumentus.

Bet ko efektīvi nozīmē īpašumu pārvaldniekiem?

Lielākais sektors no 8 miljoniem iepriekš minēto apsaimniekojamo īpašumu ir īrēti dzīvokļi, kam seko biroja telpas. Tas nozīmē, ka atkarībā no veida pastāv fiksētas izmaksas, kas jāmaksā reizi ceturksnī, pusgadā vai katru gadu. No otras puses, ienākumi parasti ir ikmēneša. Atkarībā no pārvaldītajiem krājumiem tas nozīmē simtiem līdz tūkstošiem kontu uzturēšanu, kuriem visiem ir noteikti termiņi un kuriem ir nepieciešama papildu administrēšana, ja notiek ārkārtas izmaiņas. Turklāt ir pienācīga ienākumu un izdevumu uzskaite.

Ārkārtas notikumi ietver, piemēram, īres parādus. Šeit ir svarīgi aprēķināt procentus, kas radušies līdz maksājumam, kā arī ievērot noilguma termiņus un veikt atbilstošus pasākumus.

• Administrācija var arī iekļaut plānus, kas parāda platību mērogošanu un, ja nepieciešams, ir pieejami būvniecības uzņēmumiem renovācijai vai renovācijai.
• Lai pierādītu noguldījumu līdzekļu pareizu ieguldīšanu, vienmēr ir nepieciešama arī pareiza grāmatvedība un uzrādīšana.
• Savlaicīgi veikt izmaiņas īres likumdošanā vai zemes iegādē un tādējādi būt gataviem laikam, kad tās stāsies spēkā.

Šie ir tikai četri piemēri tam, ko var paveikt laba dokumentu pārvaldības sistēma, piemēram, PaperOffice DMS.

Jo neatkarīgi no tā, kādā veidā dokumenti nonāk uzņēmumā, neatkarīgi no tā, vai tie ir papīra dokumenti, PDF faili, e-pasta ziņojumi vai fotoattēli, tie tiek automātiski arhivēti un saglabāti drošā datu bāzē.

Tādējādi svarīgus līgumus var laikus atzīt un izbeigt vai atkārtoti apspriest. Dokumentu laidiens ar ciparparakstu un e-pasta paziņojumu, nevis lēnu papīra pastu, nedrošs e-pasts veicina klientu lojalitāti.

Paperless work through digital processes

Pamatsistēma digitālajai pārveidei īpašumu pārvaldībā un nekustamajā īpašumā

Pateicoties integrētajam AI, tiek iedarbināti automātiskie noteikumi. Šis AI automātiski sakārto dokumentus mapēs, piemēram, "Rēķins" un "Piegādes piezīmes", saglabā atbilstošus atslēgvārdus un aktivizē attiecīgajam dokumenta tipam saglabāto digitālo darbplūsmu.

PaperOffice atbilst augstākajiem drošības standartiem , piemēram, autorizācijas pārvaldībai vai piekļuves atļauju piešķiršanai. Lietotājs definē atsevišķus darba soļus tieši tā, kā tie darbotos, piemēram, rēķinu "ierakstīšana", "pārbaude", "atbrīvošana" un "rezervēšana".

Atbildību var uzticēt ne tikai atsevišķiem cilvēkiem, bet arī lietotāju grupām, piemēram, "Grāmatvedība" vai "Ražošana", lai kolēģis varētu nekavējoties iesaistīties darbinieka prombūtnes laikā.

OCR tehnoloģija ne tikai atpazīst dokumenta saturu, bet arī visus ar nodokļiem saistītos datu laukus, piemēram, dokumenta numuru, datumu, neto, nodokļu un bruto summu. Importētie dati ir pieejami, lai kontrolētu novērtējumus, maksājumu darījumus un finanšu uzskaiti. Tas ietaupa nogurdinošus ievades darbus un samazina publicēšanas kļūdas.

Tikai ar vienu peles klikšķi datus, ieskaitot arhivēšanas vietu, var eksportēt jūsu klientam, nodokļu konsultantam vai otrādi.

Digitization or digital transformation of your paper documents is the prerequisite for efficiency and the success of your company.

Darbplūsmas risinājumi un AI integritāte — ALL-IN-ONE risinājums ar PaperOffice DMS

Īpašuma pārvaldības uzņēmumiem un nekustamā īpašuma pārvaldniekiem ir jāapstrādā dokumenti visos biznesa darījumos. Pastāvīga turpmāka uzņēmējdarbības modeļu attīstība pastāvīgi rada jaunus izaicinājumus. Viņiem ir vajadzīga laba dokumentu pārvaldības sistēma.

PaperOffice DMS ir pareizā programmatūra, jo tajā ir viss nepieciešamais mēbeļu un ražošanas nozarēm, piemēram:

• Dokumentu glabāšana visos digitālajos formātos saskaņā ar VDAR/li principiem>
• Funkcijas, lai iesniegtu un atkārtoti iesniegtu novēlotus dokumentus, kuriem nepieciešama darbība
• Pašmācības datu glabāšanas funkcija ar marķēšanu un iekšējo meklētājprogrammu
• Tikko pievienoto dokumentu automātiska piešķiršana pareizajai mapei
• Vienkārša datu bāzes izveide un datu bāzes savienojums, ieskaitot individuāli pielāgojamu masku
• Automatizēta veidņu izveide atkārtotiem procesiem un operācijām

Pārskatīšanai atbilstoša un droša arhivēšana: PaperOffice DMS tehniski atbilst GoBD, GDPdU un DSGVO juridiskajām prasībām

Access to the necessary information at any time

PaperOffice darbplūsmas funkcija vienkāršo saziņu. Uz procesu orientēta dokumentu pārvaldība nodrošina, ka šie dokumenti ar nelielām pūlēm paliek atjaunināti. PaperOffice DMS ļauj viegli ņemt vērā piemērojamos saglabāšanas un dzēšanas periodus . Digitālās darbplūsmas ir integrētas biznesa procesos, kas nodrošina atbilstību būtiskajiem procesa soļiem un tādējādi arī atbilstību.

PaperOffice to atbalsta ar plašu uzdevumu un darbplūsmas moduli.

Tādā veidā var izveidot noteiktas procesu ķēdes un esošos darbības procesus var definēt elektroniskajos dokumentos un daļēji izpildīt automātiski.

Tas nozīmē procesa optimizāciju bez kļūdām, jo uzdevumu var ne tikai piešķirt darbiniekiem ar noteiktām lietotāja tiesībām un pabeigšanas periodiem, pieprasīt digitālo laidienu, bet arī automātiski aktivizēt turpmākas darbības, piemēram, e-pasta paziņojumus vai dokumenta statusa izmaiņas.

Tādējādi attiecīgos metadatus var saglabāt arī pēc dokumentu arhivēšanas procesa. Papildus dokumenta tipam var norādīt arhivēšanas periodu un saistīto klientu informāciju.

Mēbeļu rūpniecība un ražošanas darījumi gūst labumu no digitālo dokumentu pārvaldības

Dokumentu pārvaldības sistēma ļauj atsevišķi izveidot datu bāzes katram atsevišķam apgabalam un vienlaikus var izveidot saites. Analogie dokumenti, piemēram, iesniegtie amatnieku rēķini, tiek skenēti ar PaperOffice DMS un saglabāti gan kā fotoattēls, gan kā konvertēts teksts, izmantojot OCR programmatūru. Visus esošos datus, piemēram, par īrnieku, var parādīt skaidri un nepārprotami, tāpēc ārpus mājas tikšanās reizēm nav jāveic nekādi faili. AI kontrolētā datu bāzu pārvaldība pēc vajadzības izveido veidnes no pamatdatiem vai statistiski izmantojamiem sarakstiem.

Tajā pašā laikā nepieciešamā datu aizsardzība tiek uzturēta, izmantojot hierarhisku paroļu pārvaldību un 1024 bitu šifrēšanu.

Optimizējiet savu darba laiku līdz pat 7,5%, salīdzinot ar papīra darbu, pateicoties PaperOffice DMS izmantošanai.

Ietaupiet laiku, meklējot, maršrutējot un koplietojot dokumentus.

Izmantojot digitālās pastmarkas, dokumentus var papildināt ar papildu informāciju un pat kontrolēt detalizētas darbplūsmas. Savukārt uzdevuma un darbplūsmas funkcija nodrošina termiņu ievērošanu un pabeigšanu.

PaperOffice DMS lieliskā cenas un veiktspējas attiecība, kā arī vienkāršā ieviešana esošajās Microsoft operētājsistēmās un intuitīvā mācīšanās spēja padara programmatūru par neaizstājamu palīgu katrā mājā vai nekustamā īpašuma pārvaldībā īsā laikā, neatkarīgi no tā, cik liels ir pārvaldāmais inventārs.