Lisabonas patriarhāts

PaperOffice pieredze / Atsauces / Prakses atskaite

Rūpniecība
Patriarhāts / Baznīca

Reģions
Lisabona, Portugāle

Departaments

Pārvaldības birojs

http://patriarcado-lisboa.pt

Patriarhijas digitālais ceļš ar PaperOffice DMS

Pedro Silva, Lisabonas patriarhāta administratīvais palīgs

Izaicinājums

Lisabonas patriarhāts (latīņu: Patriarchatus Olisiponensis) ir Romas Rites metropolīts katoļu baznīcas arhibīskaps, kas atrodas Portugāles galvaspilsētā Lisabonā. Viņa arhibīskapa katedrāle ir Sv. Marijas Maggiore patriarhālā katedrāle Lisabonā.
1394. gada 10. novembrī Lisabonas diecēze tika paaugstināta par arhibīskapiju. 1716. gadā to saņēma pāvests Klemenss XI. patriarhijas nosaukums.

PaperOffice DMS izmanto Lisabonas patriarhāts, lai centralizētu un organizētu informāciju no vairākiem avotiem un lai samazinātu fiziskā arhīva uzturēšanas laiku un izmaksas. Piekļuve informācijai ir digitāla.

Tādējādi patriarhātu dokumenti no 285 draudžu, kas pieder Lisabonas patriarhātam, un vēl 450 iestāžu, kas ir atkarīgas no bīskapa, personīgās, nekustamā īpašuma un kontu dokumentu jomas, pakāpeniski tika pilnībā digitalizēti PaperOffice DMS.

Sākotnējā pozīcija

Digitālā transformācija un termins "digitalizācija" ir bijuši uz visu lūpām vēlākais kopš pandēmijas un tagad vairs nav izvēles nosacījums daudziem uzņēmumiem, bet gan nepieciešamība.
Digitālās tālākās attīstības tēma ir stingri nostiprināta arī kopienās un baznīcās. Jo pat tādā baznīcā kā Lisabonas patriarhāts tiek gaidīti plaši administratīvie uzdevumi, kas iepriekš tika veikti manuāli un analoģiski.

Esošās problēmas un uzdevumi

Agrāk visa patriarhijas sistēma balstījās uz papīra. Bet ar esošajiem un ikdienas ienākošajiem dokumentiem manuālā sistēma sasniedza savas robežas.

Visi informācijas plūdi ir kļuvuši nekonsekventāki. Vissvarīgākais uzdevums bija apvienot analogās un digitālās vienības. Papīra dokumenti bija jādigitalizē un jāsavāc kopā ar citu informāciju, piemēram, saistītajiem e-pastiem.

Digitization is omnipresent - also in the church

"Mēs vēlējāmies centralizēt un organizēt informāciju no vairākiem avotiem, lai samazinātu fiziskā arhīva uzturēšanas laiku un izmaksas, bet ar digitālo piekļuvi."

atgādina Pedro Silva kungu, Lisabonas patriarhāta administratīvo darbinieku.

Kāpēc Lisabonas patriarhāts izvēlējās PaperOffice DMS

Pašreizējo problēmu dēļ Patriarhāta administratīvais darbinieks Pedro Silva kungs meklēja dokumentu pārvaldības sistēmu (DMS), kas nodrošinātu drošu un pielāgojamu datu glabāšanu. Visu administrācijas biroja darbstaciju, tostarp to, kas strādā attālināti, vienkārša integrācija būtu jāatrisina ar nesarežģītu programmatūru.

"Mēs meklējām nākotnes prasībām atbilstošu risinājumu, kas sākotnēji varētu īstenot visas mūsu prasības, bet tajā pašā laikā piedāvāja vieglu mērogojamību un labu izmaksu un ieguvumu attiecību, un nākotnē to varētu uzlabot uz citiem departamentiem."

Papildus PaperOffice DMS, Pedro Silva kungs pārbaudīja citus programmatūras produktus no citām sistēmas mājām un sākotnēji pārbaudīja dažādus programmatūras piedāvājumus saistībā ar dokumentu pārvaldību.

M. Silva uzsver, ka piemērota sistēma tiek meklēta jau ilgu laiku. Tomēr neviens no iepriekš pārbaudītajiem programmatūras piegādātājiem nebija pietiekami mērogojams vai elastīgs darbam, kas bija jāveic dokumentu pārvaldības sistēmai.

"Lielākā daļa risinājumu nepiedāvā vienkāršu veidu, kā izveidot datu bāzi, kā to dara PaperOffice DMS, jo viņi izmanto tikai mākoni, kas piedāvā servera risinājumu."

Galīgais lēmums izmantot PaperOffice dokumentu pārvaldībai Lisabonas patriarhātā tika pieņemts šādu iemeslu dēļ:

1. Datu glabāšana un pieejamība. Centrāla un viegla piekļuve visiem attiecīgajiem dokumentiem un iespēja vairākām pusēm sadarboties ar vienu un to pašu dokumentu.

Iekšēja, centrāla krātuve, kurai var piekļūt visi darbinieki. Datus nedrīkst glabāt trešās puses mākonī vai viena lietotāja datorā.

Risinājums: NAS, tīklam pievienotajā krātuvē, tika izveidota datu bāze. Šī datu bāze tika integrēta PaperOffice DMS, un visi patriarhijas dati tika saglabāti. Tas pilnībā atbilst juridiskajām prasībām attiecībā uz datu dublēšanu.
Kā 3 cilvēku komanda administrācijas birojā, pateicoties PaperOffice DMS integrācijai, divi administrācijas darbinieki strādā attālināti un viņiem ir uzticama piekļuve dokumentācijai vienkāršā un skaidrā veidā.

Pedro Silva kungs bija ļoti apmierināts ar risinājumu bez ārēja mākoņa un tādējādi bez trešo pušu pakalpojumu sniedzējiem, kurus var pakļaut valdības iejaukšanās un palielināt hakeru uzbrukumu risku.

2.Cenas un kvalitātes attiecība. Programmatūrai vajadzētu būt labai cenas un veiktspējas attiecībai.

Lisabonas patriarhātam bija ļoti svarīgi, lai pēc sākotnējā ieguldījuma programmatūru varētu viegli un viegli pielāgot citiem departamentiem un lai tas neradītu lielas izmaksas.

Risinājums: PaperOffice DMS tiek piedāvāts dažādos cenu modeļos, kas ļauj lietotājiem izvēlēties sev visizdevīgāko formu.
Tādā veidā lietotāji sākotnēji var izmantot testa versiju bez saistībām un bez maksas un pēc tam, ja nepieciešams, paplašināt to uz savu uzņēmumu / pašvaldību, nezaudējot esošos datus.

Iegādāto lietotāju licenču skaitu var palielināt jebkurā laikā. Tādā veidā patriarhāts var izvairīties no pārmērīgām kapitāla saistībām.

3. Viegli lietojams. Programmatūrai jābūt pašsaprotamai un nepieciešama pēc iespējas mazāka apmācība, bet tajā pašā laikā jābūt gatavai nākotnei.

Risinājums: PaperOffice DMS būtībā ir ļoti strukturēts, un tam ir grafiskais interfeiss, kas soli pa solim vada lietotāju. Turklāt visām funkcijām ir papildu apmācības un videoklipi, kurus var tieši izsaukt atbalstam.

Tādā veidā var izvairīties no ārējiem konsultantiem. Protams, PaperOffice DMS piedāvā arī individuālu apmācību moduļiem, ja nepieciešams. Tomēr, pamatojoties uz Lisabonas patriarhāta pieredzi, PaperOffice lielā mērā ir pašsaprotams.

Nav ārēju un dārgu "konsultantu" uz vietas, un nevienam nav jābrauc nekur uz apmācību. Ikviens var noteikt laika grafiku, lai pats apgūtu izvēlnes navigāciju pēc vajadzības, un nākotnes ziņā PaperOffice DMS ir labi novietots, pateicoties tā modulārajai struktūrai.

"Mēs izvēlējāmies PaperOffice DMS, jo mēs personīgi pārbaudījām programmatūru un bijām pārsteigti par lietošanas ērtumu Integrācija Windows vidē un tīrs lietotāja interfeiss, lai strādātu ar iedvesmojumiem."

4. Izgūjamība un laika ietaupījums. Tika meklēts vienkāršāks veids, kā digitalizēt analogos dokumentus un viegli tos atkal atrast, kad tas ir nepieciešams.

Risinājums: PaperOffice DMS pamatposms ir analogo dokumentu digitalizācija. Viss, kas Jums nepieciešams, ir skeneris ar saskarni ar datoru un PaperOffice DMS. Dokumenti netiek tikai skenēti. Integrēta OCR programmatūra tos pārvērš rediģējamā tekstā un automātiski saglabā pareizi.

Pateicoties integrētajai AI funkcijai, katru dokumentu var mācīt, visu vēlamo saturu var iegūt mērķtiecīgā veidā un pilnībā automatizēti uzglabāt ar atslēgvārdiem.

PaperOffice DMS piedāvā tieši to, ko patriarhāts meklēja.

Top 3 funkciju saraksts,

ka PaperOffice DMS darbojas labāk nekā citi

1. Teksta atpazīšana (OCR) un dokumentu meklēšana
2. Integrācija un savienojums ar datubāzi NAS
3. Viegli lietojams un pašsaprotams interfeiss

Kā tika integrēts PaperOffice DMS?

Pandēmijas laikā patriarhāts nolēma arhivēt ikdienas dokumentus un e-pastus PaperOffice DMS.

Pateicoties jaudīgam skenerim un skenera savienojumam PaperOffice, varētu sākties analogo papīru pārveidošana. Visi dokumenti tika pakāpeniski lasīti un digitalizēti, izmantojot PaperOffice OCR skenera saskarni. Katram dokumentam, kamēr tas tiek lasīts, tiek izveidots atslēgvārdu indekss, ko var izmantot, lai to atrastu zibenīgi, izmantojot meklētājprogrammu PaperOffice.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Esošās mapes piekārtajos failos tika pārņemtas 1:1 un vienkārši pārvērstas par "digitālajām mapēm".

Visi esošie e-pasti tika saglabāti tieši PaperOffice DMS, tos varēja saistīt ar esošajiem dokumentiem, un nākotnē tos nevajadzēs izdrukāt uz papīra. Un visi ienākošie e-pasta ziņojumi tiek automātiski arhivēti PaperOffice, pārraugot mapes, izmantojot iestatītu kārtulu pārvaldību

Kopš PaperOffice DMS lietošanas papīra patēriņš ir ievērojami samazinājies.

Kādi ir nākamie soļi?

Nākamais solis, ko Lisabonas patriarhāts plāno, ir digitalizēt esošo fizisko arhīvu līdz 2021. gadam un paplašināt PaperOffice DMS izmantošanu citās patriarhāta jomās/nodaļās.

Turklāt patriarhāts vēlētos lielā mērā automatizēt dokumentu arhivēšanu, pateicoties KI PIA izmantošanai.

"Mēs esam sajūsmā pēc pusotra gada darba ar PaperOffice DMS, lai gan mēs esam aprobežojušies tikai ar vienu nodaļu un neesam pilnībā izpētījuši šo fantastisko šedevru."

Top 3 galveno problēmu saraksts,

atrisināts PaperOffice DMS

1. Kopīgojiet, apstrādājiet un labāk organizējiet dokumentus
2. Drukas izmaksu un fiziskā arhīva izmēra samazināšana, jo gandrīz katrs eksemplārs ir iepriekš izdrukāts
3. Labāka laika pārvaldība un uzdevumu pārvaldība, pateicoties iekšējiem paziņojumiem no PaperOffice, izmantojot instruktāžu

Vispārējās pieredzes kopsavilkums

PaperOffice DMS ir izpildījis visus nepieciešamos kritērijus un šodien kartē pilnu digitālo dokumentu plūsmu patriarhātā.

Pagaidām visi dokumenti tika ierakstīti ar augstas veiktspējas skeneriem un digitāli saglabāti PaperOffice elektroniskajā arhīvā. Tajā pašā laikā ienākošie un esošie e-pasta ziņojumi tiek pārsūtīti tieši uz PaperOffice DMS un saistīti ar arhivētiem dokumentiem.

Pēc tam patriarhāta administrācijas darbinieki var piekļūt dokumentiem un e-pastiem, izmantojot papīra neoficiālo lietotāja saskarni un ievadot dažādus meklēšanas terminus - ir pieejama arī pilnteksta meklēšana.

Pateicoties konsekventai DMS izmantošanai, patriarhāts varēja ievērojami samazināt rēķinu un cita veida dokumentu apstrādes laiku.

FAQs

Beidzot, mēs atbildam uz vēl dažiem bieži uzdotiem jautājumiem par šo tematu. "Lisabonas patriarhāts":

Kādus padomus jūs sniegtu nākamajiem PaperOffice lietotājiem?

Pamēģiniet. Jūs būsiet pārsteigti!

Kam jūs ieteiktu PaperOffice?

Mūsu nozarē būtībā sociālie centri. Draudzes varētu gūt labumu arī, digitalizējot savas Sakramenta grāmatas, lai ērti piekļūtu dokumentiem un citiem dokumentiem un citiem dokumentiem un e-pastiem un to notariāli apliecinātu!

Mēs iesakām PaperOffice ikvienam, kurš vēlas, lai visi viņu dokumenti tiktu sakārtoti vienā tīrā, drošā un meklējamā vietā!

Kas jums īpaši patīk PaperOffice?

Vienkāršība!

Secinājums

PaperOffice ir viegla, bet ļoti jaudīga dokumentu pārvaldības sistēma.

Funkcijas, kas sākumā šķiet bezjēdzīgas, izrādās vissvarīgākās funkcijas, kuras jūs vairs nevēlaties palaist garām.

"PaperOffice bija izšķirošs solis, lai pārveidotu mūsu darbu digitālā veidā, samazinot arhīvos pavadīto laiku un palielinot ikdienas produktivitātes pieaugumu."