Uzņēmējdarbības procesu automatizācija daudzfunkcionālo sistēmu pakalpojumu sniedzējiem un izplatītājiem
PaperOffice DMS pakalpojumu sniedzējiem un daudzfunkcionālo sistēmu mazumtirgotājiem nodrošina vienmērīgu informācijas plūsmu, pateicoties biznesa procesu digitalizācijai un automatizācijai.
Profesionāla padoma
Pateicoties digitalizācijai, rakstiskie dokumenti, līgumi, melnraksti, rēķini, pavadzīmes un daudz kas cits tiek aizstāti ar elektroniskiem dokumentiem, tādējādi maksimāli optimizējot visus darba procesus.Integrētais MI ļauj biznesa procesus lielā mērā automatizēt, paātrinot procesus un palielinot panākumus un apmierinātību.
Digitalizācija pie pakalpojumu sniedzējiem un kopētāju izplatītājiem
Biroja tehnoloģiju, drukas risinājumu un biroja sistēmu speciālisti dīleri gūst ievērojamu labumu no piemērotas datu pārvaldības izmantošanas.
Šī tendence, kā arī ekonomiskā situācija un konkurences situācija arvien vairāk virzās uz dokumentu digitalizāciju, nevis to saglabāšanu tikai papīra formātā.
Šādi lielākā daļa specializēto biroju tehnoloģiju un drukas risinājumu izplatītāju ikdienā ģenerē svarīgus dokumentus:
Raksti, līgumi, piegādes piezīmes, melnraksti, piegādātāju rēķini un daudz kas cits. Tie ne tikai ierodas pa pastu, bet arī daudzas vēstules tiek saņemtas pa e-pastu.
Bet nekādā gadījumā katrs piegādātāja rēķins vai katrs piegādes paziņojums jau no paša sākuma nav pieejams kā fails. Attiecīgi uzticami, augstas kvalitātes un jaudīgi skeneri un atbilstoša dokumentu pārvaldības risinājuma izmantošana ir būtiski sekmīgai digitalizācijai.
Ir ļoti svarīgi, lai tiktu ievēroti svarīgi termiņi un veikti juridiski pasākumi dokumentu glabāšanai. PaperOffice DMS sniedz skaidru struktūru dokumentos un palīdz tikt galā ar informācijas plūdiem.
Biroja tehnoloģiju un biroju sistēmu nozare ir tā, kas gūst labumu no dokumentu pārvaldības sistēmas PaperOffice kā risinājums digitalizācijas jomai, bet arī kā partneris.
Jo kāds medijs ir labāks par daudzfunkcionālu ierīci, lai pārveidotu jūsu papīra dokumentus no analogā uz digitālo?
Piemēram, izmantojot kopēju DMS, var iesniegt skenētu pastu, saglabāt svarīgus e-pastus un arhivēt dokumentus. Turklāt dažādi lietotāji var piekļūt šiem dokumentiem un strādāt ar tiem.
Kā iet bez papīra?
PaperOffice novērš visas laikietilpīgās vājās vietas, rada izmaksu ietaupījumus, piemēram, papīra dokumentu likvidēšanu, un izveido skaidru pārskatu par svarīgiem dokumentiem, piemēram, kvītīm, līgumiem, piegādes piezīmēm vai citām vēstulēm, nākotnē tos digitāli pārvaldot PaperOffice .
Dokumentu tveršana, apstrāde, koplietošana, meklēšana un izsekošana kļūst ļoti vienkārša, izmantojot PaperOffice.
Pateicoties kontrolētai piekļuvei, detalizētiem uzdevumu sarakstiem, kā arī apstiprinājumiem, izmantojot darbplūsmas un uzticamus e-pasta paziņojumus, darbinieki var efektīvi izpildīt uzticētos uzdevumus, un pilnvarotas personas var viegli apstiprināt vai liegt apstiprinājumu.
Izmantojot Programmatūras risinājumu PaperOffice DMS, vairs netiek zaudēti dokumenti. Un neatkarīgi no tā, kur atrodaties, jūs varat piekļūt svarīgiem dokumentiem dažu sekunžu laikā.
Protams, jūs vienmēr strādājat ar mūsu sistēmām saskaņā ar tiesību aktiem un pilnīgi drošas pret revīziju.
Kvītis, pieraksti un līdzīgi dokumenti vairs nav jāsūta pa pastu starp baznīcas rajoniem un draudzēm. Šādā veidā iekšējo pastu var nosūtīt arī digitāli. Tas ietaupa papīru, izmaksas par papildu datu glabāšanu un braucienus uz arhīviem. Dokumentus var nodrošināt ar atslēgvārdiem (redaktors, tēma, statuss, datums utt.) un pēc tam vieglāk atrast.
Uz procesu orientēta dokumentu pārvaldība
Uz procesu orientēta dokumentu pārvaldība nodrošina, ka šie dokumenti ar nelielām pūlēm paliek atjaunināti. PaperOffice atbalsta jūs šeit ar plašu uzdevumu un darbplūsmas moduli.
Tādā veidā var izveidot noteiktas procesu ķēdes un esošos darbības procesus var definēt elektroniskajos dokumentos un daļēji izpildīt automātiski.
Tas nozīmē procesa optimizāciju bez kļūdām, jo uzdevumu var ne tikai piešķirt darbiniekiem ar noteiktām lietotāja tiesībām un pabeigšanas periodiem, kam nepieciešams digitālais apstiprinājums, bet arī automātiski aktivizēt turpmākas darbības, piemēram, e-pasta paziņojumus vai dokumenta statusa izmaiņas.
Tādā veidā var kartēt visus dokumentu procesus.
PaperOffice neizšķir dokumentu veidus neatkarīgi no tā, vai jums ir nepieciešama palīdzība līgumu, rēķinu, biksīšu un e-pasta sarakstes pārvaldībā: pateicoties PaperOffice dokumentu pārvaldības sistēmai, jūsu iepriekšējie procesi uzņēmumos tika digitalizēti, padarot tos efektīvākus, pārredzamākus un ievērojami elastīgākus.
Jo neatkarīgi no tā, kādā veidā dokumenti nonāk uzņēmumā, neatkarīgi no tā, vai tie ir papīra dokumenti, PDF faili, e-pasta ziņojumi vai fotoattēli, tie tiek automātiski arhivēti un saglabāti drošā datu bāzē.
Tādējādi svarīgus līgumus var laikus atzīt un izbeigt vai atkārtoti apspriest. Dokumentu laidiens ar ciparparakstu un e-pasta paziņojumu, nevis lēnu papīra pastu, nedrošs e-pasts veicina klientu lojalitāti.
Risinājums: pierādīta zinātība
Vai nav jēga uzreiz praksē izmantot pārvaldības programmatūru? kas ne tikai atbilst visām prasībām, bet ir arī viegli iemācīties un lēti?
PaperOffice DMS ir izmēģināts un pārbaudīts pilnīgs risinājums digitālajam darbam un ar vairāk nekā 20 gadu tirgus pieredzi viens no pirmajiem DMS pionieriem.
Šodien, 21. gadsimtā, gandrīz nav palikušas kopēšanas mašīnas. Kopētājs ir kļuvis par daudzfunkcionālu ierīci uzņēmumos, administrācijās un privātās mājsaimniecībās. Papildus kopētāja funkcijai ierīces var drukāt un nosūtīt faksu, pārvērst digitālo saturu tieši analogā formā, izmantojot saskarni ar datoru, kā arī otrādi, skenējot.
Tieši šajā funkcijā kopētājiem būs vislielākais izmantošanas potenciāls tagad, bet arvien vairāk tuvākajā nākotnē. Analogās uz digitālo informāciju skenēšana un pārveidošana.
Saskaņā ar DIHK veikto 3,500 uzņēmumu aptauju no 2020. gada, to digitalizācijas pakāpe ir vidēji aptuveni 50%. Visi uzņēmumi apzinās priekšrocības, ko digitalizācija sniedz. Uzņēmumi saskata lielākās problēmas šādās jomās:
- Piedāvāto sistēmu un procesu sarežģītība
- Augstas izmaksas
- Drošības riski
- Laika trūkums
- Plaša apmācība
- Dokumentu glabāšana visos digitālajos formātos saskaņā ar VDAR principiem
- Funkcijas, lai iesniegtu un atkārtoti iesniegtu novēlotus dokumentus, kuriem nepieciešama darbība
- Pašmācības datu glabāšanas funkcija ar marķēšanu un iekšējo meklētājprogrammu
- Tikko pievienoto dokumentu automātiska piešķiršana pareizajai mapei
- Vienkārša datu bāzes izveide un datu bāzes savienojums, ieskaitot individuāli pielāgojamu masku
- Automatizēta veidņu izveide atkārtotiem procesiem un operācijām
Praktiski visiem uzņēmumiem ir vismaz pamata aparatūra, kopētāja vai daudzfunkcionāla ierīce ar skeneri un viens vai vairāki datori. Tas, kas joprojām ir nepieciešams, ir pareizā programmatūra, un to var atrast PaperOffice DMS.
Izmantojot PaperOffice DMS, izvēlnes navigācija ir intuitīva un viegli apgūstama. Palīdzības izvēlnes palīdz jums izskatīt katru lietojumprogrammu, un tajā pašā laikā ir pieejamas video pamācības, kas soli pa solim izskaidro noteiktus procesus. Darbinieku apmācība ārpus uzņēmuma nav nepieciešama, bet, ja nepieciešams, apmācību var rīkot tieši uzņēmumā.
PaperOffice DMS rada skaidras priekšrocības daudzfunkcionālu ierīču izplatītājiem un pakalpojumu sniedzējiem
PaperOffice DMS ir pareizā programmatūra, jo tā ietver visu, kas speciālistiem nepieciešams biroja tehnoloģijām un drukas risinājumiem, piemēram:
PaperOffice DMS ir ļoti izdevīga cenas un veiktspējas attiecība, un tas ar iespēju pieslēgt līdz 800 termināļiem (displeja darbstacijas).
Visi digitālie dati tiek šifrēti PaperOffice DMS ar 1024 bitiem, un formāts tiek konvertēts. Tas hakeriem un spiegiem rada tik lielus šķēršļus, ka viņi visi līdz šim ir cietuši neveiksmi ar PaperOffice DMS. Tajā pašā laikā hierarhiska paroļu pārvaldības sistēma neļauj ikvienam piekļūt visam.
Svarīgi argumenti PaperOffice DMS iekļaušanai budžeta plānošanā. Visbeidzot, PaperOffice DMS arī pārliecina par to, ka tiek ņemta vērā ilgtspēja un vides aizsardzība. Agrāk vai vēlāk notiks pilnīga konvertēšana no analogiem dokumentiem uz digitālo formu, un tad valsts iestāde, kas pēc tam jau izmantos PaperOffice DMS, būs labi sagatavota.
Digitālo rēķinu apstrāde ir arī priekšrocība daudziem pakalpojumu sniedzējiem un kopēšanas sistēmu mazumtirgotājiem. Ienākošos rēķinus var automatizēt, pateicoties PaperOffice DMS, un tie tiek pārsūtīti atbildīgajam darbiniekam. Vadības un izlaišanas procesu, izmantojot digitālo izlaišanu, var arī ātri un efektīvi apstrādāt, izmantojot sistēmu.
Tikai ar vienu peles klikšķi datus, tostarp arhivēšanas vietu, var eksportēt uz jūsu nodokļu konsultantu vai otrādi.
Pārskatīšanai atbilstoša un droša arhivēšana: PaperOffice DMS tehniski atbilst GoBD, GDPdU un DSGVO juridiskajām prasībām
PaperOffice DMS ļauj savienot citu programmatūru, piemēram, ERP, un, protams, pārsūtīt dokumentus no Microsoft Office, izmantojot atbilstošas saskarnes. PaperOffice DMS paātrina saziņu.
Termiņi un tikšanās tiek uzraudzītas, un darbības tiek automātiski aktivizētas atkarībā no vēlamā iestatījuma. Pasūtījumu procesus var automatizēt, un pat nākotnē plānotās izmaiņas var ievadīt tā, lai tās stātos spēkā vēlamajā laikā.
Pateicoties plašajām funkcijām, PaperOffice DMS noteikti var klasificēt augstākajā uzņēmuma satura pārvaldības segmentā (ECM).
ECM ietver visa satura vispārēju pārvaldību organizācijā ar atbilstošu piekļuves hierarhiju. PaperOffice DMS spēj saglabāt jebkuru saturu digitālā formā, mainīt tā saturu un formātu un padarīt to pieejamu.
PaperOffice DMS ir visas ECM funkcijas, un tas ir lieliskā cenas un veiktspējas attiecībā, kā arī intuitīvi apgūstams darbības veids, kas padara dārgu ārējo vai iekšējo apmācību nevajadzīgu. Drīzāk ir pieejamas bezmaksas video pamācības, lai pierastu pie dažādām izvēlnēm. PaperOffice DMS tādējādi var kļūt par organizatorisko linchpin katrā tirdzniecības un ražošanas uzņēmumā, un tas ir gandrīz gaismas ātrumā.
Daudzfunkcionālo sistēmu pakalpojumu sniedzēji un mazumtirgotāji gūst labumu no digitālo dokumentu pārvaldības
38% no visiem aptaujātajiem uzņēmumiem vienkārši nav laika digitalizēt savus procesus. Mēs iesakām procedūru, kas sākas ar pamatprocesu, analogo dokumentu skenēšanu vienlaikus ar to apstrādi. Tādā veidā cilvēku grupai, kas katru dienu strādā ar kopētāju, varētu arī uzdot, cik vien iespējams, skenēt arhīvu pamazām.
Pateicoties automātiskai dokumentu atpazīšanai ar konsekventām īpašībām, PaperOffice DMS vienmēr var piešķirt visus skenētos dokumentus pareizajā atmiņas vietā digitālajā atmiņā. Ir lietderīgi sākt skenēt arhīvu ar jaunākajiem ierakstiem, lai vēl vairāk samazinātu analogā arhīva lielumu, jo beidzas glabāšanas periodi. Turklāt mums ir daudz rokasgrāmatu par to, kā, pateicoties skenerim, sasniegt bezpapīra biroju.
PaperOffice DMS ir interfeiss starp analogo un digitālo. Izmantojot skenēšanas funkciju, programmatūra var nolasīt analogos dokumentus, plānus un fotoattēlus sistēmā, izmantojot skeneri, un digitalizēt tos, kā teksti tiek pārvērsti fontos, izmantojot OCR, ko var mainīt Office programmās. Laika zīmogi un versiju izveide nodrošina, ka digitālais dokuments atbilst analogajam oriģinālam.
Optimizējiet savu darba laiku līdz pat 7,5%, salīdzinot ar papīra darbu, pateicoties PaperOffice DMS izmantošanai.
Ietaupiet laiku, meklējot, maršrutējot un koplietojot dokumentus.
Izmantojot digitālās pastmarkas, dokumentus var papildināt ar papildu informāciju un pat kontrolēt detalizētas darbplūsmas. Savukārt uzdevuma un darbplūsmas funkcija nodrošina termiņu ievērošanu un pabeigšanu.
Tātad viss, kas jums nepieciešams, ir kopētājs un PaperOffice DMS, lai paātrinātu darbības digitalizāciju vai pat sāktu darbu. Ceļš, kas noteikti ir vērtīgs.
FAQs
Beidzot, mēs atbildam uz vēl dažiem bieži uzdotiem jautājumiem par šo tematu. "Daudzfunkcionālo ierīču pakalpojumu sniedzēju un tirgotāju digitalizācija":
Kā darbinieki var piekļūt PaperOffice?
Decentralizētās un modernās programmu arhitektūras dēļ PaperOffice var izmantot gandrīz jebkurā ierīcē - no klasiskiem datoriem līdz viedtālruņiem / planšetdatoriem līdz televizoriem.
Kas notiek ar datiem, ja PaperOffice neeksistē?
Nenotiks, bet gan, lai jūs pārliecinātu: jūs varat eksportēt savus datus JEBKURĀ LAIKĀ, jo PaperOffice pamatā ir atvērta datu bāzes struktūra, jūs varat piekļūt saviem datiem jebkurā laikā.
Tēmu datu aizsardzība: Kur tiek glabāti visi dokumenti?
PaperOffice glabās visus dokumentus uzņēmumā ar augsta līmeņa šifrēšanu, padarot to neaizsargātu, piemēram, pret datu zādzībām un pārsniedzot visas GDPR un GOBD prasības.
Izvairieties no kļūdām: NEKAD nesaglabājiet datus trešās puses mākonī!
Vai PaperOffice var pielāgot tieši specifikācijām?
Jā, PaperOffice var 100% pielāgot paredzētajam lietojumam, lai nodrošinātu netraucētu integrāciju esošajos procesos un sistēmās. Pat programmas saskarni var pilnībā izstrādāt un brīvi pielāgot.
Secinājums
PaperOffice DMS atbalsta pakalpojumu sniedzējus un izplatītājus kopētājiem un piedāvā atbilstošas saskarnes ar citu programmatūru, API savienojumiem, un tos var paplašināt jebkurā laikā atbilstoši jūsu vēlmēm. Programmatūru ir viegli iemācīties, un to var viegli integrēt ikdienas praksē, neradot prombūtni apmācības nolūkos.
PaperOffice DMS iesaka izmantot NAS (tīkla atbalstītu datu krātuvi) ar dublēšanas funkciju, lai svarīgi dati netiktu zaudēti vai izspiesti trešo pušu mākoņos.
Galu galā PaperOffice DMS pārsteidz ar ļoti labu cenas un veiktspējas attiecību un milzīgām zināšanām, izmantojot vairāk nekā 20 gadu praktisko pieredzi.