Produktu izstrāde, procesi un atbalsts Tauriņu inženieri S.L.
Antonio Jesús Sánchez kungs, Butterfly Engineers S.L. rīkotājdirektors un produktu un procesu inženieris
Sākuma pozīcija
Uzņēmums, kas nodarbojas tikai ar produktu izstrādi, procesu inženieriju un ir iesaistīts visos ražošanas posmos - no pirmās idejas līdz gala produktam - katru dienu tiek pārpludināts ar failiem un dokumentāciju, piemēram, tehnisko datu lapām, klientu datiem, aprēķiniem un plāniem.< /p>
Projekta informācija, kas gadu gaitā aizņem arvien vairāk krātuves vietas un ko vairs nav viegli atrast, it īpaši administratīvajos birojos, pakāpeniski kļūst liktenīga.
Uzņēmuma mērķis bija digitalizēt esošos papīra dokumentus, ieviest procesu optimizāciju un darbplūsmas kontroli pār visiem ienākošajiem un izejošajiem dokumentiem, automatizēt lielu daļu procesu fonā un tādējādi optimizēt procesu.
Esošās problēmas un uzdevumi
Agrāk informācija tika glabāta tikai papīra formā, piemēram, produkta vai produkta izstrādes dizains un plānošana vai specifikācijas, taču šodien daudzās organizācijās ir dažādi informācijas avoti un dokumenti: e-pasti, veidlapas, skices ir tikpat liela tā daļa kā elektroniskie rēķini un papīra kvītis, vēstuļu pasts, pavadzīmes, līgumi u.c.
Par laimi, pateicoties pašreizējai IT attīstībai, šāda veida darbs tagad ir digitāli virzīts. Daudzi procesa soļi tagad kļūst par daļu no 100% digitālās un automatizētās prakses, kā to apstiprina Industry 4.0.
Tomēr papīrs bieži vien ir neaizstājams, ja runa ir par brīvroku zīmējumiem vai idejām, kā arī administrāciju, rēķiniem vai klientu informāciju.
Papildus projektēšanai un ražošanai Butterfly Engineers speciālistiem ir jāizveido arī dokumentācija, piemēram, montāžas rokasgrāmatas, drošības instrukcijas un tehniskā dokumentācija, lai izpētītu projektu iespējamību.
Veiklība un ātrums, apstrādājot savus failus, ir būtiski mūsdienu uzņēmumos, un vēl jo vairāk, ja projektu pēcpārbaude, to izmaksu analīze vai dažādi pētījumi, kas padara tos rentablus, ir atkarīgi no šīs dokumentācijas.
Tāpēc Butterfly Engineers mērķis bija pielāgoties nozarei un spēt darboties digitāli kā rūpniecības uzņēmumam 4.0.
"Mums bija novēršamas uzglabāšanas izmaksas, glabājot dokumentus mapēs. Turklāt dokumentu meklēšana bija laikietilpīga",
atgādina Antonio Jesús Sánchez kungu, Butterfly Engineers rīkotājdirektoru un procesu inženieri.
Kāpēc tauriņu inženieri izvēlējās PaperOffice DMS
Butterfly Engineers uzņēmums ir veltīts produktu izstrādei, procesu inženierijai un atbalsta inženierijai, tas apstrādā lielu daudzumu dokumentācijas, kas ir jādigitalizē, bet vissvarīgākie punkti DMS, piemēram, PaperOffice, ieviešanai, ir indeksēšanas un meklēšanas procesa drošība un ātrums.
Izņemot to, ka viņiem ir pilnīga pārliecība, ka digitālais birojs bez papīra ir iespējams.
"Mēs katru dienu strādājam ar lielu tehnisko informāciju. Visas informācijas glabāšana papīra formātā mums ir apgrūtinoša un dārga. Arī nākotnes meklējumi ir ļoti nogurdinoši.
PaperOffice ļauj mums viegli piekļūt tai no jebkuras vietas, viegli atrast konkrētus failus vai dokumentus un, pats galvenais, nodrošināt to drošību.
Butterfly Engineers arī apzinās, ka PaperOffice šifrēšanas metode ļauj aizsargāt visjutīgākos dokumentus no iespējamām noplūdēm, spiegošanas vai negadījumiem. It īpaši, ja uzņēmums ar šīm īpašībām iziet standartus un patentus, aizsargājot elementus, kas ir būtiski uzņēmumam.
Security and trust in archived data - Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success
Turklāt programmatūras darbības detaļas kļūst vēl pievilcīgākas, ja jums ir visaugstākās kvalitātes atbalsta komanda, kas atbilst visām visstingrākajām likumīgajām Eiropas direktīvām (GDPR, RGPD un GoBD), un failu šifrēšana ir absolūti neievainojama. Jāatzīmē arī tas, ka pilnvarotās personas jebkurā laikā var eksportēt datus, un datu bāze ir pieejama uzņēmuma IT darbiniekiem un administratoriem jebkurā laikā.
Pārslēdzieties uz automatizāciju, izmantojot PaperOffice: mērķi un grafiks
Butterfly Engineers bija skaidrs, ka agrāk vai vēlāk viņiem būs jāpāriet uz digitalizāciju, lai radītu konkurences priekšrocības.
Kā uzņēmums, kas ir vairāk saistīts ar tehnoloģiju attīstību nekā citas nozares, Butterfly Engineers uzticējās DMS ieviešanas pozitīvai ietekmei un veiksmīgai ieviešanai bezpapīra birojā.
"Dokumentu pārvaldības sistēma ļauj mums efektīvi pārvaldīt uzņēmuma informāciju ātri un viegli. Šajā ziņā PaperOffice ir ļoti plaša un diezgan saprotama sistēma. Tas ir viegli lietojams un pieejams tādiem maziem un vidējiem uzņēmumiem kā mūsējie."
Veiksmīga ieviešana: digitalizācijas priekšrocības ar PaperOffice DMS
Pateicoties PaperOffice digitalizācijas ieviešanai, uzņēmums spēja:
- Samaziniet papīra patēriņu
- Ietaupiet izmaksas un uzglabāšanas vietu
- Administratīvo uzdevumu automatizēšana
- Veiciet procesa optimizāciju, pateicoties mapju uzraudzībai
- Nodrošināt dokumentu drošu piegādi
Bet, pateicoties PaperOffice digitalizācijai, Butterfly Engineers spēja arī:
- Ietaupiet laiku un resursus
- Nodrošināt administratīvo procesu kontroli un pārbaudi
- Ērtas piekļuves nodrošināšana dokumentiem un failiem
- Dokumentu pieejamība katram pilnvarotajam darbiniekam
- Nodrošināt dokumentu, sensitīvu datu, patentu, nozares rokasgrāmatu vai izstrādņu drošu un ilgtermiņa arhivēšanu
"Datu drošība, dokumentu digitalizācija un papīraoffice vieglā integrācija rūpnieciskajā vidē deva uzņēmumam to, kas tam bija nepieciešams, lai indeksētu failus un meklētu dokumentus."
Vieglāka un ātrāka datu un dokumentu pieejamība būtiski un pastāvīgi maina uzņēmuma procesus. Administratīvās zināšanas tagad tiek organizētas pārredzami un ir pieejamas īstajā laikā.
Gala rezultāts
PaperOffice ir atradis veidu, kā izbeigt vienu no galvenajām problēmām, ar ko uzņēmumi pašlaik saskaras:
Dokumentu administrēšana (dokumentu pārvaldība) un procesu digitalizācija.
Neērtības, ko rada datu apjoms, ir aprobežojušās ar administratīvo šķēršļu novēršanu, lai nodrošinātu, ka paperOffice var piekļūt tikai pilnvaroti darbinieki, un lai izvairītos no dokumentu pārveidošanas vai pat tehniskās informācijas noplūdes.
Uzņēmums arī plāno vēl vairāk paplašināt šo veiksmīgo sadarbību, jo PaperOffice lieliski izpilda tam pieejamās iespējas.
Pateicoties PaperOffice DMS integritātei, tehniskās lapas, plāni, dati, rēķini un skices tiek ātri atrasti - tas ļauj uzņēmumam Butterfly Engineers dažu sekunžu laikā atrast projekta datus un palīdzēt saviem klientiem ar lielu precizitāti.
