Digitālie speciālisti risinājumi finanšu jomā
Biznesa procesu automatizācija un specializēti finanšu risinājumi ir efektivitātes un panākumu priekšnoteikumi. Tā nepieciešamība vairs nav izvēles greznība, bet gan obligāta, lai ilgtermiņā saglabātu konkurētspēju.
Profesionāla padoma
Svarīgi dokumenti esošā papīra formā, piemēram, procesuālie raksti, konta izraksti, līgumi, ārējās vēstules, rēķini, ziņojumi, pateicoties digitalizācijai, tiek aizstāti ar elektroniskiem dokumentiem un tādējādi maksimāli optimizē visus darba procesus.PaperOffice ne tikai nodrošina dokumentu pārvaldību, bet arī ļauj tai nekavējoties piekļūt digitālajiem klientu un kredītu failiem.
Digitalizācija finanšu un banku nozarē
Ņemot vērā pašreizējos digitālo un papīra datu plūdus, ir jānodrošina, ka svarīgi dokumenti netiek pazaudēti un ir pieejami īstajā laikā, jo finanšu iestādes un bankas gūst ievērojamu labumu no piemērotas datu pārvaldības izmantošanas - tās saņem svarīgus dokumentus ar augstu klasifikācijas līmeni un tūlītējām pabeigšanas prasībām.
Finanšu iestādes un bankas gūst ievērojamu labumu no piemērotas datu pārvaldības izmantošanas, kas atbilst visām prasībām.
Svarīgi dokumenti, piemēram, procesuālie raksti, līgumi, pārskati un ārējās vēstules, tiek saņemti ne tikai pa pastu. Daudzas klientu vēstules tiek saņemtas arī pa e-pastu. To darot, ir jāsaglabā pilnīgs pārskats par pienākumiem, termiņiem, izmaksām un uzdevumiem un jāgarantē drošības standarti.
Visi šie dokumenti ir jādikalizē, ja tie nonāk papīra formātā, tiem ir nepieciešama strukturēta iesniegšana, uzdevumu un darbplūsmas piešķiršana, un tiem jābūt nekavējoties pieejamiem pēc pieprasījuma.
Tā kā visi finanšu procesi prasa perfektu informācijas plūsmu un strukturētu izpildi. Nepieciešamās priekšrocības var sasniegt tikai pateicoties digitalizācijai.
Tā kā digitālais dokumentu arhīvs ļauj nekavējoties piekļūt visiem nepieciešamajiem dokumentiem un piedalīties apstiprināšanas procesos. Nav svarīgi, vai atrodaties birojā, strādājat no mājām vai komandējumā.
Ir ļoti svarīgi, lai tiktu ievēroti svarīgi termiņi un veikti juridiski pasākumi dokumentu glabāšanai.
PaperOffice DMS sniedz skaidru struktūru dokumentos un palīdz tikt galā ar informācijas plūdiem.
PaperOffice novērš visas laikietilpīgās vājās vietas un izveido skaidru pārskatu par svarīgiem dokumentiem, piemēram, līgumiem vai vēstulēm, nākotnē tos digitāli pārvaldot PaperOffice.
Dokumentu pārvēršana risinājumos
Finanšu nozarē un bankās katru dienu tiek izmantots daudz papīra un tiek ražots milzīgs skaits dokumentu. No vienas puses, tā kā procesi ir diezgan sarežģīti, tas noved pie lieliem papīra kalniem, milzīgiem datu apjomiem, bet arī pie ilga meklēšanas procesa. Turklāt dokumenti ir jāsaglabā, jāindeksē, jāklasificē un, ja nepieciešams, jādalās ar kolēģiem.
Dokumentu pārvaldības sistēma PaperOffice nodrošina organizāciju un datu aizsardzību zem viena pārsega. Inovatīvā sistēma nodrošina racionalizētus meklēšanas un izguves rīkus, kas samazina reakcijas laiku un nodrošina, ka dokumenti nekad netiek zaudēti, ar ko finanšu iestādes vienmēr ir apmierinātas.
Tas ir PaperOffice DMS, dokumentu pārvaldības programmatūra, kas var darīt daudz vairāk nekā tikai pārvaldīt dokumentus.
PaperOffice neizšķir dokumentu veidus neatkarīgi no tā, vai jums ir nepieciešama palīdzība līgumu, procesuālo rakstu un e-pasta sarakstes pārvaldībā: pateicoties PaperOffice dokumentu pārvaldības sistēmai, jūsu iepriekšējie procesi jūsu uzņēmumā tika digitalizēti, padarot tos efektīvākus, pārredzamākus un ievērojami elastīgākus.
Jo neatkarīgi no tā, kādā veidā dokumenti nonāk uzņēmumā, neatkarīgi no tā, vai tie ir papīra dokumenti, PDF faili, e-pasta ziņojumi vai fotoattēli, tie tiek automātiski arhivēti un saglabāti drošā datu bāzē.
Tādējādi svarīgus līgumus var laikus atzīt un izbeigt vai atkārtoti apspriest. Dokumentu laidiens ar ciparparakstu un e-pasta paziņojumu, nevis lēnu papīra pastu, nedrošs e-pasts veicina klientu lojalitāti.
Piekļuves kontrole un lielāka pārredzamība
Pateicoties integrētajam AI, tiek iedarbināti automātiskie noteikumi. Šis AI automātiski sakārto dokumentus mapēs, piemēram, "Rēķins" un "Bankas izraksti", saglabā atbilstošos atslēgvārdus un aktivizē attiecīgajam dokumenta tipam saglabāto digitālo darbplūsmu.
Finanšu iestādēm un bankām tas nozīmē ļoti plaša klienta vai klienta faila uzturēšanu, kam jābūt arī dažām īpašām iezīmēm. Piemēram, ir jāievēro VDAR principi, un, protams, finanšu iestādēm ir piemērojams beznosacījumu konfidencialitātes pienākums, kas attiecas ne tikai uz mutiskiem paziņojumiem, bet arī uz tādu dokumentu drošu glabāšanu, kas ir aizsargāti pret nepiederošām personām. Ir arī pienākums ievērot juridiskos un līgumā noteiktos termiņus.
Dažos gadījumos šo termiņu neievērošanai var būt kriminālas sekas, bet galvenokārt tikai civiltiesiskas sekas. Savu klientu komercnoslēpumu aizsardzība ir ļoti svarīga arī finanšu iestādēm.
PaperOffice atbilst augstākajiem drošības standartiem , piemēram, autorizācijas pārvaldībai vai piekļuves atļauju piešķiršanai. Lietotājs definē atsevišķus darba soļus tieši tā, kā tie darbotos, piemēram, rēķinu "ierakstīšana", "pārbaude", "atbrīvošana" un "rezervēšana".
Atbildību var piešķirt ne tikai atsevišķiem cilvēkiem, bet arī lietotāju grupām, piemēram, "Grāmatvedība" vai "IT nodaļa", lai kolēģis varētu nekavējoties iesaistīties darbinieka prombūtnes laikā.
OCR tehnoloģija ne tikai atpazīst dokumenta saturu, bet arī visus ar nodokļiem saistītos datu laukus, piemēram, dokumenta numuru, datumu, neto, nodokļu un bruto summu. Importētie dati ir pieejami, lai kontrolētu novērtējumus, maksājumu darījumus un finanšu uzskaiti. Tas ietaupa nogurdinošus ievades darbus un samazina publicēšanas kļūdas.
Tikai ar vienu peles klikšķi datus, tostarp arhivēšanas vietu, var eksportēt klientam vai otrādi.
Risinājums: pierādīta zinātība
Vai nav jēga uzreiz praksē izmantot pārvaldības programmatūru? kas ne tikai atbilst visām prasībām, bet ir arī viegli iemācīties un lēti?
PaperOffice DMS ir izmēģināts un pārbaudīts pilnīgs risinājums digitālajam darbam un ar vairāk nekā 20 gadu tirgus pieredzi viens no pirmajiem DMS pionieriem.
Ideālas finanšu darbplūsmas
Finanšu iestādēm, kā arī pakalpojumu sniedzējiem un bankām ir jāapstrādā dokumenti par visiem biznesa darījumiem. Pastāvīga turpmāka uzņēmējdarbības modeļu attīstība pastāvīgi rada jaunus izaicinājumus. Viņiem ir vajadzīga laba dokumentu pārvaldības sistēma.
PaperOffice DMS ir pareizā programmatūra, jo tā ir saistīta ar visu, kas nepieciešams finanšu iestādēm un bankām, piemēram:
- Dokumentu glabāšana visos digitālajos formātos saskaņā ar VDAR/li principiem>
- Funkcijas, lai iesniegtu un atkārtoti iesniegtu novēlotus dokumentus, kuriem nepieciešama darbība
- Pašmācības datu glabāšanas funkcija ar marķēšanu un iekšējo meklētājprogrammu
- Tikko pievienoto dokumentu automātiska piešķiršana pareizajai mapei
- Vienkārša datu bāzes izveide un datu bāzes savienojums, ieskaitot individuāli pielāgojamu masku
- Automatizēta veidņu izveide atkārtotiem procesiem un operācijām
Integrējiet digitālās darbplūsmas biznesa procesos
PaperOffice darbplūsmas funkcija vienkāršo saziņu. Uz procesu orientēta dokumentu pārvaldība nodrošina, ka šie dokumenti ar nelielām pūlēm paliek atjaunināti. PaperOffice DMS ļauj viegli ņemt vērā piemērojamos saglabāšanas un dzēšanas periodus. Digitālās darbplūsmas ir integrētas biznesa procesos, kas nodrošina atbilstību būtiskajiem procesa soļiem un tādējādi arī atbilstību.
PaperOffice to atbalsta ar plašu uzdevumu un darbplūsmas moduli.
Tādā veidā var izveidot noteiktas procesu ķēdes un esošos darbības procesus var definēt elektroniskajos dokumentos un daļēji izpildīt automātiski.
Tas nozīmē procesa optimizāciju bez kļūdām, jo uzdevumu var ne tikai piešķirt darbiniekiem ar noteiktām lietotāja tiesībām un pabeigšanas periodiem, pieprasīt digitālo laidienu, bet arī automātiski aktivizēt turpmākas darbības, piemēram, e-pasta paziņojumus vai dokumenta statusa izmaiņas. Kas ir absolūts MUST finanšu sektorā.
Tādējādi attiecīgos metadatus var saglabāt arī pēc dokumentu arhivēšanas procesa. Papildus dokumenta tipam var norādīt arhivēšanas periodu un saistīto klientu informāciju.
Finanšu pakalpojumu sniedzēji gūst labumu no digitālo dokumentu pārvaldības
Optimizējiet savu darba laiku līdz pat 7,5%, salīdzinot ar papīra darbu, pateicoties PaperOffice DMS izmantošanai.
Ietaupiet laiku, meklējot, maršrutējot un koplietojot dokumentus.
Protams, PaperOffice DMS ļauj migrēt un integrēt esošos digitālos datus no esošajiem programmatūras risinājumiem.
Tajā pašā laikā PaperOffice DMS ir saskarne starp analogo un digitālo. Izmantojot skenēšanas funkciju, programmatūra var nolasīt analogos dokumentus, plānus un fotoattēlus sistēmā un digitalizēt tos, izmantojot skenerus, bet arī ierakstus no mobilajiem tālruņiem, kur teksti tiek pārvērsti rakstīšanā, izmantojot OCR, un tos var mainīt Office programmās.
Laika zīmogi un versiju izveide nodrošina, ka digitālais dokuments atbilst analogajam oriģinālam.
PaperOffice DMS ir ne tikai plašs savās funkcijās, bet arī viegli apgūstams, vadoties pēc video pamācībām, bet arī pēc individuāliem padomiem un apmācības, ja nepieciešams. Tas viss par patiešām labu cenas un veiktspējas attiecību.
FAQs
Beidzot, mēs atbildam uz vēl dažiem bieži uzdotiem jautājumiem par šo tematu. "Digitalizācija finanšu un banku nozarē":
Kā darbinieki var piekļūt PaperOffice?
Decentralizētās un modernās programmu arhitektūras dēļ PaperOffice var izmantot gandrīz jebkurā ierīcē - no klasiskiem datoriem līdz viedtālruņiem / planšetdatoriem līdz televizoriem.
Kas notiek ar datiem, ja PaperOffice neeksistē?
Nenotiks, bet gan, lai jūs pārliecinātu: jūs varat eksportēt savus datus JEBKURĀ LAIKĀ, jo PaperOffice pamatā ir atvērta datu bāzes struktūra, jūs varat piekļūt saviem datiem jebkurā laikā.
Tēmu datu aizsardzība: Kur tiek glabāti visi dokumenti?
PaperOffice glabās visus dokumentus uzņēmumā ar augsta līmeņa šifrēšanu, padarot to neaizsargātu, piemēram, pret datu zādzībām un pārsniedzot visas GDPR un GOBD prasības.
Izvairieties no kļūdām: NEKAD nesaglabājiet datus trešās puses mākonī!
Vai PaperOffice var pielāgot tieši specifikācijām?
Jā, PaperOffice var 100% pielāgot paredzētajam lietojumam, lai nodrošinātu netraucētu integrāciju esošajos procesos un sistēmās. Pat programmas saskarni var pilnībā izstrādāt un brīvi pielāgot.
Secinājums
PaperOffice DMS atbalsta finanšu pakalpojumu sniedzējus un bankas un piedāvā atbilstošas saskarnes ar citu programmatūru, API savienojumus, un tos var paplašināt jebkurā laikā atbilstoši jūsu vēlmēm. Programmatūru ir viegli iemācīties, un to var viegli integrēt ikdienas praksē, neradot prombūtni apmācības nolūkos.
PaperOffice DMS iesaka izmantot NAS (tīkla atbalstītu datu krātuvi) ar dublēšanas funkciju, lai svarīgi dati netiktu zaudēti vai izspiesti trešo pušu mākoņos.
Galu galā PaperOffice DMS pārsteidz ar ļoti labu cenas un veiktspējas attiecību un milzīgām zināšanām, izmantojot vairāk nekā 20 gadu praktisko pieredzi.