Digitalizācija finanšu un banku nozarē

Digitalizācija finanšu un banku nozarē

Ņemot vērā pašreizējos digitālo un papīra datu plūdus, ir jānodrošina, ka svarīgi dokumenti netiek pazaudēti un ir pieejami īstajā laikā, jo finanšu iestādes un bankas gūst ievērojamu labumu no piemērotas datu pārvaldības izmantošanas - tās saņem svarīgus dokumentus ar augstu klasifikācijas līmeni un tūlītējām pabeigšanas prasībām.

Finanšu iestādes un bankas gūst ievērojamu labumu no piemērotas datu pārvaldības izmantošanas, kas atbilst visām prasībām.

Svarīgi dokumenti, piemēram, procesuālie raksti, līgumi, pārskati un ārējās vēstules, tiek saņemti ne tikai pa pastu. Daudzas klientu vēstules tiek saņemtas arī pa e-pastu. To darot, ir jāsaglabā pilnīgs pārskats par pienākumiem, termiņiem, izmaksām un uzdevumiem un jāgarantē drošības standarti.

Simple overview and quick search thanks to digitization in the financial sector

Visi šie dokumenti ir jādikalizē, ja tie nonāk papīra formātā, tiem ir nepieciešama strukturēta iesniegšana, uzdevumu un darbplūsmas piešķiršana, un tiem jābūt nekavējoties pieejamiem pēc pieprasījuma.

Tā kā visi finanšu procesi prasa perfektu informācijas plūsmu un strukturētu izpildi. Nepieciešamās priekšrocības var sasniegt tikai pateicoties digitalizācijai.

Tā kā digitālais dokumentu arhīvs ļauj nekavējoties piekļūt visiem nepieciešamajiem dokumentiem un piedalīties apstiprināšanas procesos. Nav svarīgi, vai atrodaties birojā, strādājat no mājām vai komandējumā.

Ir ļoti svarīgi, lai tiktu ievēroti svarīgi termiņi un veikti juridiski pasākumi dokumentu glabāšanai.

PaperOffice DMS sniedz skaidru struktūru dokumentos un palīdz tikt galā ar informācijas plūdiem.

PaperOffice novērš visas laikietilpīgās vājās vietas un izveido skaidru pārskatu par svarīgiem dokumentiem, piemēram, līgumiem vai vēstulēm, nākotnē tos digitāli pārvaldot PaperOffice.

Dokumentu pārvēršana risinājumos

Finanšu nozarē un bankās katru dienu tiek izmantots daudz papīra un tiek ražots milzīgs skaits dokumentu. No vienas puses, tā kā procesi ir diezgan sarežģīti, tas noved pie lieliem papīra kalniem, milzīgiem datu apjomiem, bet arī pie ilga meklēšanas procesa. Turklāt dokumenti ir jāsaglabā, jāindeksē, jāklasificē un, ja nepieciešams, jādalās ar kolēģiem.

Dokumentu pārvaldības sistēma PaperOffice nodrošina organizāciju un datu aizsardzību zem viena pārsega. Inovatīvā sistēma nodrošina racionalizētus meklēšanas un izguves rīkus, kas samazina reakcijas laiku un nodrošina, ka dokumenti nekad netiek zaudēti, ar ko finanšu iestādes vienmēr ir apmierinātas.

Tas ir PaperOffice DMS, dokumentu pārvaldības programmatūra, kas var darīt daudz vairāk nekā tikai pārvaldīt dokumentus.

Jo neatkarīgi no tā, kādā veidā dokumenti nonāk uzņēmumā, neatkarīgi no tā, vai tie ir papīra dokumenti, PDF faili, e-pasta ziņojumi vai fotoattēli, tie tiek automātiski arhivēti un saglabāti drošā datu bāzē.

Tādējādi svarīgus līgumus var laikus atzīt un izbeigt vai atkārtoti apspriest. Dokumentu laidiens ar ciparparakstu un e-pasta paziņojumu, nevis lēnu papīra pastu, nedrošs e-pasts veicina klientu lojalitāti.

Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

Piekļuves kontrole un lielāka pārredzamība

Pateicoties integrētajam AI, tiek iedarbināti automātiskie noteikumi. Šis AI automātiski sakārto dokumentus mapēs, piemēram, "Rēķins" un "Bankas izraksti", saglabā atbilstošos atslēgvārdus un aktivizē attiecīgajam dokumenta tipam saglabāto digitālo darbplūsmu.

Finanšu iestādēm un bankām tas nozīmē ļoti plaša klienta vai klienta faila uzturēšanu, kam jābūt arī dažām īpašām iezīmēm. Piemēram, ir jāievēro VDAR principi, un, protams, finanšu iestādēm ir piemērojams beznosacījumu konfidencialitātes pienākums, kas attiecas ne tikai uz mutiskiem paziņojumiem, bet arī uz tādu dokumentu drošu glabāšanu, kas ir aizsargāti pret nepiederošām personām. Ir arī pienākums ievērot juridiskos un līgumā noteiktos termiņus.

Dažos gadījumos šo termiņu neievērošanai var būt kriminālas sekas, bet galvenokārt tikai civiltiesiskas sekas. Savu klientu komercnoslēpumu aizsardzība ir ļoti svarīga arī finanšu iestādēm.

PaperOffice atbilst augstākajiem drošības standartiem , piemēram, autorizācijas pārvaldībai vai piekļuves atļauju piešķiršanai. Lietotājs definē atsevišķus darba soļus tieši tā, kā tie darbotos, piemēram, rēķinu "ierakstīšana", "pārbaude", "atbrīvošana" un "rezervēšana".

Atbildību var piešķirt ne tikai atsevišķiem cilvēkiem, bet arī lietotāju grupām, piemēram, "Grāmatvedība" vai "IT nodaļa", lai kolēģis varētu nekavējoties iesaistīties darbinieka prombūtnes laikā.

OCR tehnoloģija ne tikai atpazīst dokumenta saturu, bet arī visus ar nodokļiem saistītos datu laukus, piemēram, dokumenta numuru, datumu, neto, nodokļu un bruto summu. Importētie dati ir pieejami, lai kontrolētu novērtējumus, maksājumu darījumus un finanšu uzskaiti. Tas ietaupa nogurdinošus ievades darbus un samazina publicēšanas kļūdas.

Tikai ar vienu peles klikšķi datus, tostarp arhivēšanas vietu, var eksportēt klientam vai otrādi.

Digitization with PaperOffice brings immense advantages

Ideālas finanšu darbplūsmas

Finanšu iestādēm, kā arī pakalpojumu sniedzējiem un bankām ir jāapstrādā dokumenti par visiem biznesa darījumiem. Pastāvīga turpmāka uzņēmējdarbības modeļu attīstība pastāvīgi rada jaunus izaicinājumus. Viņiem ir vajadzīga laba dokumentu pārvaldības sistēma.

PaperOffice DMS ir pareizā programmatūra, jo tā ir saistīta ar visu, kas nepieciešams finanšu iestādēm un bankām, piemēram:

• Dokumentu glabāšana visos digitālajos formātos saskaņā ar VDAR/li principiem>
• Funkcijas, lai iesniegtu un atkārtoti iesniegtu novēlotus dokumentus, kuriem nepieciešama darbība
• Pašmācības datu glabāšanas funkcija ar marķēšanu un iekšējo meklētājprogrammu
• Tikko pievienoto dokumentu automātiska piešķiršana pareizajai mapei
• Vienkārša datu bāzes izveide un datu bāzes savienojums, ieskaitot individuāli pielāgojamu masku
• Automatizēta veidņu izveide atkārtotiem procesiem un operācijām

Integrējiet digitālās darbplūsmas biznesa procesos

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

PaperOffice darbplūsmas funkcija vienkāršo saziņu. Uz procesu orientēta dokumentu pārvaldība nodrošina, ka šie dokumenti ar nelielām pūlēm paliek atjaunināti. PaperOffice DMS ļauj viegli ņemt vērā piemērojamos saglabāšanas un dzēšanas periodus. Digitālās darbplūsmas ir integrētas biznesa procesos, kas nodrošina atbilstību būtiskajiem procesa soļiem un tādējādi arī atbilstību.

PaperOffice to atbalsta ar plašu uzdevumu un darbplūsmas moduli.

Tādā veidā var izveidot noteiktas procesu ķēdes un esošos darbības procesus var definēt elektroniskajos dokumentos un daļēji izpildīt automātiski.

Tas nozīmē procesa optimizāciju bez kļūdām, jo uzdevumu var ne tikai piešķirt darbiniekiem ar noteiktām lietotāja tiesībām un pabeigšanas periodiem, pieprasīt digitālo laidienu, bet arī automātiski aktivizēt turpmākas darbības, piemēram, e-pasta paziņojumus vai dokumenta statusa izmaiņas. Kas ir absolūts MUST finanšu sektorā.

Tādējādi attiecīgos metadatus var saglabāt arī pēc dokumentu arhivēšanas procesa. Papildus dokumenta tipam var norādīt arhivēšanas periodu un saistīto klientu informāciju.

Finanšu pakalpojumu sniedzēji gūst labumu no digitālo dokumentu pārvaldības

Optimizējiet savu darba laiku līdz pat 7,5%, salīdzinot ar papīra darbu, pateicoties PaperOffice DMS izmantošanai.

Ietaupiet laiku, meklējot, maršrutējot un koplietojot dokumentus.

Protams, PaperOffice DMS ļauj migrēt un integrēt esošos digitālos datus no esošajiem programmatūras risinājumiem.

Tajā pašā laikā PaperOffice DMS ir saskarne starp analogo un digitālo. Izmantojot skenēšanas funkciju, programmatūra var nolasīt analogos dokumentus, plānus un fotoattēlus sistēmā un digitalizēt tos, izmantojot skenerus, bet arī ierakstus no mobilajiem tālruņiem, kur teksti tiek pārvērsti rakstīšanā, izmantojot OCR, un tos var mainīt Office programmās.

Laika zīmogi un versiju izveide nodrošina, ka digitālais dokuments atbilst analogajam oriģinālam.

PaperOffice DMS ir ne tikai plašs savās funkcijās, bet arī viegli apgūstams, vadoties pēc video pamācībām, bet arī pēc individuāliem padomiem un apmācības, ja nepieciešams. Tas viss par patiešām labu cenas un veiktspējas attiecību.