Sertificēta un GOBD saderīga dokumentu saglabāšana

Ar sertifikāciju un apstiprinājumu par pasaules diviem augstākajiem digitalizācijas standartiem GOBD (iepriekšējie GDPDU) un DSGVO (EU-DPL), jums ar PaperOffice ir garantēti drošas puses.

Svarceļi

100% GOBD caur pārbaudes drošību

Nozīmes dokumentēšanā ir cieši izsekojamais un pārbaudāmais pārskatības drošības izmantošanas process, kas ir pasargāts no manipulācijām un zudumiem, lai atbilstu testu un pārskatu prasībām un saglabātu to derīgumu ilgtermiņā.

100% GDPR, jo nav mākoņkrātuve.

Datu glabāšana lokāli bez mākoņa krātuves vienkāršo procesa dokumentāciju, nodrošina lielāku kontroli pār informācijas piekļuvi un ļauj viegli piekļūt vecākām versijām, kā arī nodrošina drošu dokumentu un informācijas kopīgošanu sadarbojoties ar citiem komandas locekļiem.

100% piekļuves kontrole

Pateicoties PaperOffice DMS piekļuves kontrolei, tiek nodrošināts, ka tikai tie, kam ir atļauja izmantot dokumentu pārvaldības sistēmu, var piekļūt datiem, uz kuriem viņu piekļuves atļauja ir ierobežota. Turklāt tiek nodrošināts, ka personas dati netiek lasīti, kopēti, mainīti vai izdzēsti bez atļaujas apstrādes, izmantošanas un glabāšanas laikā.

Dokumentu arhivēšana juridiski skaidrota.

Mēs vadām jūs cauri juridiskajai dzīvnieku dārzam, atklājam mārketinga puszināšanu un skaidrojam, kāpēc PaperOffice ir jūsu ideālais dokumentu pamats visiem juridiskajiem noteikumiem.

Procesuālā dokumentācija

Kas jums ir nepieciešams: Procedurālā dokumentācija saskaņā ar GoBD

Parauga procedurālā dokumentācija aizstājošai skenēšanai, ko publicēja Vācijas Federālās Nodokļu Konsultantu Palāta (BStBK) sadarbībā ar Vācijas Nodokļu Konsultantu Apvienību (DStV).

Pamatjoma parādīšanas pienākums

Ko saka procedūru dokumentācija?

Lai viss notiek pēc plāna

Izmantojot procedurālo dokumentāciju, uzņēmumi var pierādīt, ka viņu IT atbalstītā grāmatvedība un datu un dokumentu glabāšana atbilst regulāras uzraudzības principiem, kas noteikti GoBD.

Ka jūs varat sniegt jebkuru dokumentu pēc pieprasījuma

Mērķis ir padarīt grāmatvedību un dokumentu arhivēšanu uzņēmumā saprotamu un pārbaudāmu saprātīgā laikā ekspertam, piemēram, pārbaudes gaitā.

Šim nolūkam tā detalizēti apraksta, kā tiek reģistrēti, saņemti, digitalizēti, apstrādāti, izsniegti un uzglabāti čeki un dokumenti. Izmantojamās IT risinājuma nodokļu maksātājam vai uzņēmējam pats ir atbildīgs par procesuālās dokumentācijas izveidi.

Dokumentācijas apstrāde

Ko procedūru dokumentācijā vajadzētu ņemt vērā?

Katrā IT sistēmā jābūt pieejamai skaidri strukturētai procedurālai dokumentācijai. IT procesa saturs, struktūra un rezultāti jābūt pilnīgi un pārliecinoši acīmredzamiem.
Lai pārbaudītu sekotnes iespējamību, ir nepieciešama visaptveroša un jaunākā procedūru dokumentācija, kas dokumentē visus sistēmas un tehnoloģijas izmaiņu aspektus attiecībā uz saturu un laiku bez jebkādām plaisām.

Procesuālajai dokumentācijai arī jāparāda, kā elektroniskie dokumenti tiek reģistrēti, apstrādāti, izdod un glabājas.
Datu rezerves kopēšanas darbības apraksts, kas integrēta PaperOffice gadījumā ar vietēju datu bāzes lietojumprogrammu, ir arī svarīga procedūras dokumentācijas daļa.

Procesa dokumentācija apraksta paredzēto organizatorisko un tehnisko procesu. No informācijas avota līdz indeksēšanai, apstrādei un glabāšanai, kā arī viennozīmīgai atjaunošanai.

"drošības nolūkos"

Risinājums: PaperOffice, kas atbilst GOBD, dokumentu glabāšanai

PaperOffice izpilda visus obligātos standartus, nostiprinot un pārbaudot visus programmatūras prasības, lai atbilstu GOBD.

Prasība1/6

PĀRSPĒJAMĪBAS UN PĀRBAUDEVES PRINCIPS (GOBD 3.1. NODALA)

Saskaņā ar GoBD, nodokļu maksātājam ir pienākums nodrošināt, ka IT sistēma ir aizsargāta pret zaudējumiem (piemēram, nesekotspēju) un aizsargāta pret neautorizētām ieejām un izmaiņām.

Prasība2/6

PATIESĪBAS, SKAIDRUMA UN PASTĀVĪGU IERAKSTU PRINCIPI AR Individuāliem PRIEKŠMETIEM (GOBD 3.2. Nodaļa)

DMS servera komponentes parasti pakļautas tiem pašiem drošības prasībām kā citiem IT komponentiem. Aktuālie temati ir datu uzraudzība un drošība.

Prasība3/6

PILNĪBA (GOBD 3.2.1 NODALA)

Kā principa jebkurš dokumenta, kas jāsaglabā, ir jāieraksta individuāli un ar visiem tā komponentiem (kļūdu pilnība un pilnība).

Prasība4/6

PAREIZĪBA (GOBD 3.2.2. NODALA)

Ievērojot precizitātes principu, DMS ir jānodrošina, ka arhivējamie dokumenti un dati atbilst nepieciešamajai saderības pakāpei ar oriģinālu (attēla vai saturu).

Prasība5/6

PASŪTĪJUMS (GOBD 3.2.4. NODALA)

Uzskata, ka rūpīgas grāmatvedības principi tiek pastāvīgi ievēroti, lietojot DMS, ja atbilstību kārtības kritērijiem var nodrošināt visu glabāšanas periodu.

Prasība6/6

NEIZMAINĀMĪBA (GOBD NOD. 3.2.5)

GoBD ir prasa, lai izmantotais datu apstrādes process būtu projektēts tā, lai visu informāciju, kas ieplūdusi apstrādes procesā, nevarētu vairs apslēpt vai pārrakstīt, dzēst, mainīt vai viltot bez identifikācijas (GoBD 3.1. nodaļa; 58-60).

Bieži uzdotie jautājumi
Kurš palīdz ar procesu dokumentāciju?

Ja, wenn Sie absolute Zuversicht in Ihre eigenen Prozesse haben, können Sie vermutlich ohne einen Steuerberater auskommen. Wir empfehlen jedoch, in der Anfangsphase oder zumindest einmal während der Erstellung der Prozessdokumentation Hilfe von einem Steuerberater in Anspruch zu nehmen. Aus unserer eigenen Erfahrung heraus ist es immer ratsam und hilfreich, offen mit dem Prüfungsorgan zu sprechen, denn trotz aller Vorgaben und Standards entscheidet letztendlich der Prüfer.

Kurš apstiprina procesa dokumentāciju?
Kāpēc tikai PaperOffice nav pietiekami?
Vai es varu izmest oriģinālos dokumentus?
Kāpēc es varu dzēst PaperOffice dokumentus?
Kā es atradīšu tehnikas DMS rekomendācijas?
change me
Premjera

7 svarīgākās funkcijas, kas jāizpilda dokumentu pārvaldības sistēmai

PaperOffice Academy

Kļūsti par profesionāliem 15 minūšu laikā.

Ātra iepazīstināšana ar PaperOffice 2022

change me
Jauns

Ransomware uzbrukums: Kā aizsargāt savu uzņēmumu.

PaperOffice atrisina jebkuru problēmu: garantēti.

Gadījuma pētījums

Ceļš uz digitālo rātsnamu - administrācijas digitalizācija

"Papīraoffice DMS viegla integrācija un darbība nodrošināja vispārēju risinājumu, kas šai nozarei bija nepieciešams: samazināt papīra patēriņu, paātrināt meklēšanas procesus, automatizēt piešķiršanu ierēdņiem un iespējot ar procesu saistītu datu glabāšanu."

Karloss A. Garsija Mārketinga un komunikācijas menedžeris