PaperOffice Insiders Informācijas biļetens
PaperOffice Insiders Informācijas biļetens
Mēs vēlamies kļūt par draugiem

Vislielākā iespējamā atlaidi piedāvājumi

Ekskluzīvas iekšējās ziņas

Bezmaksas bonusa atjauninājumi

Vislielākā iespējamā atlaidi piedāvājumi

Ekskluzīvas iekšējās ziņas

Bezmaksas bonusa atjauninājumi

Draudzība Uzticība Godaprāts
Mēs nekad neparedzam nodot jūsu e-pasta adresi citiem un katrā e-pastā ir viena klikšķa at abonēšanas saites.

Sertifikācija un GOBD saderīga dokumentu uzglabāšana

Izmantojot PaperOffice, jūs ar sertifikāciju un atļauju saskaņā ar diviem pasaulē augstākajiem digitalizācijas standartiem - GOBD (iepriekšējā izdevumā GDPDU) un DSGVO (Eiropas Savienības GDPR) - esat nodrošināts drošībā.

Izcelšanās

100% GOBD caur pārbaudes drošību

Nozīmes dokumentēšanā ir cieši izsekojamais un pārbaudāmais pārskatības drošības izmantošanas process, kas ir pasargāts no manipulācijām un zudumiem, lai atbilstu testu un pārskatu prasībām un saglabātu to derīgumu ilgtermiņā.

100% GDPR, jo nav mākoņkrātuve.

Datu glabāšana lokāli bez mākoņa krātuves vienkāršo procesa dokumentāciju, nodrošina lielāku kontroli pār informācijas piekļuvi un ļauj viegli piekļūt vecākām versijām, kā arī nodrošina drošu dokumentu un informācijas kopīgošanu sadarbojoties ar citiem komandas locekļiem.

100% Pieejas kontrole

Pateicoties PaperOffice DMS piekļuves kontrolei, tiek nodrošināts, ka tikai tie, kam ir atļauja izmantot dokumentu pārvaldības sistēmu, var piekļūt datiem, uz kuriem viņu piekļuves atļauja ir ierobežota. Turklāt tiek nodrošināts, ka personas dati netiek lasīti, kopēti, mainīti vai izdzēsti bez atļaujas apstrādes, izmantošanas un glabāšanas laikā.

Dokumentu arhivēšana juridiski izskaidrota

Mēs jūs vadīsim cauri juridiskajai džungļa, atklāsim mārketinga pusinvalīdi un paskaidrosim, kāpēc PaperOffice ir jūsu ideālā dokumentu pamatbāze visiem juridiskajiem noteikumiem.

Procesuālā dokumentācija

Tas Jums ir nepieciešams: Procedūras dokumentācija saskaņā ar GoBD

Paraugs procesa dokumentācijai par aizstājējošo skenēšanu, ko izdevusi Vācijas Federālā nodokļu konsultantu kamera (BStBK) sadarbībā ar Vācu Nodokļu konsultantu asociāciju (DStV)

Pamatjoma parādīšanas pienākums

Ko saka procedūru dokumentācija?

Lai viss notiek pēc plāna

Izmantojot procedurālo dokumentāciju, uzņēmumi var pierādīt, ka viņu IT atbalstītā grāmatvedība un datu un dokumentu glabāšana atbilst regulāras uzraudzības principiem, kas noteikti GoBD.

Lai jūs varētu nodrošināt, ka jūs varat sniegt jebkuru pieprasīto dokumentu

Mērķis ir padarīt grāmatvedību un dokumentu arhivēšanu uzņēmumā saprotamu un pārbaudāmu saprātīgā laikā ekspertam, piemēram, pārbaudes gaitā.

Šim nolūkam tā detalizēti apraksta, kā tiek reģistrēti, saņemti, digitalizēti, apstrādāti, izsniegti un uzglabāti čeki un dokumenti. Izmantojamās IT risinājuma nodokļu maksātājam vai uzņēmējam pats ir atbildīgs par procesuālās dokumentācijas izveidi.

Procesa dokumentācija

Ko procedūru dokumentācijā vajadzētu ņemt vērā?

Katram IT sistēmai būtu jābūt skaidri strukturētai procedūru dokumentācijai. IT procesa saturs, struktūra un rezultāti būtu jābūt pilnīgi un pārliecinoši skaidri redzami.
Lai pārbaudītu sekotnes iespējamību, ir nepieciešama visaptveroša un jaunākā procedūru dokumentācija, kas dokumentē visus sistēmas un tehnoloģijas izmaiņu aspektus attiecībā uz saturu un laiku bez jebkādām plaisām.

Procesuālajai dokumentācijai arī jāparāda, kā elektroniskie dokumenti tiek reģistrēti, apstrādāti, izdod un glabājas.
Datubāzes datu rezerves kopijas veida apraksts, ko integrējusi PaperOffice lietojumprogramma, lokālajai datu bāzei, ir arī svarīga procedūras dokumentācijas sastāvdaļa.

Dokumentācija par procedūrām apraksta vēlamo organizatorisko un tehnisko procesu. Sākot no informācijas radīšanas, indeksēšanas, apstrādes un saglabāšanas līdz unikālai atkļūdošanai.

"drošības nolūkos"

Risinājums: "PaperOffice" atbilstošs GOBD standartiem dokumentu glabāšanai

PaperOffice izpilda visus obligātos standartus, nostiprinot un pārbaudot visus programmatūras prasības, lai atbilstu GOBD.

Prasība1/6

PĀRSPĒJAMĪBAS UN PĀRBAUDEVES PRINCIPS (GOBD 3.1. NODALA)

Saskaņā ar GoBD, nodokļa maksātājam ir jānodrošina, ka IT sistēma ir aizsargāta pret zaudējumiem (piemēram, neatrastošanu) un pret neatļautu ievadīšanu un izmaiņām.

Prasība2/6

PATIESĪBAS, SKAIDRUMA UN PASTĀVĪGU IERAKSTU PRINCIPI AR Individuāliem PRIEKŠMETIEM (GOBD 3.2. Nodaļa)

DMS servera komponentes parasti pakļautas tiem pašiem drošības prasībām kā citi IT komponenti. Svarīgi temati ir uzraudzība un datu drošība.

Prasība3/6

PILNĪGUMS (GOBD- NODALĪJUMS 3.2.1)

Kā principa jebkurš dokumenta, kas jāsaglabā, ir jāieraksta individuāli un ar visiem tā komponentiem (kļūdu pilnība un pilnība).

Prasība4/6

PRECĪZITĀTE (GOBD NOD. 3.2.2)

Ievērojot precizitātes principu, DMS ir jānodrošina, ka arhivējamie dokumenti un dati atbilst nepieciešamajai saderības pakāpei ar oriģinālu (attēla vai saturu).

Prasība5/6

PASŪTĪJUMS (GOBD 3.2.4. NODALA)

Uzskata, ka rūpīgas grāmatvedības principi tiek pastāvīgi ievēroti, lietojot DMS, ja atbilstību kārtības kritērijiem var nodrošināt visu glabāšanas periodu.

Prasība6/6

NEPIEDERĪGUMS (GOBD-NODALĪJUMS 3.2.5)

GoBD ir prasa, lai izmantotais datu apstrādes process būtu projektēts tā, lai visu informāciju, kas ieplūdusi apstrādes procesā, nevarētu vairs apslēpt vai pārrakstīt, dzēst, mainīt vai viltot bez identifikācijas (GoBD 3.1. nodaļa; 58-60).

Bieži uzdotie jautājumi
Kurš palīdz ar procesu dokumentāciju?

Ja, wenn Sie absolute Zuversicht in Ihre eigenen Prozesse haben, können Sie vermutlich ohne einen Steuerberater auskommen. Wir empfehlen jedoch, in der Anfangsphase oder zumindest einmal während der Erstellung der Prozessdokumentation Hilfe von einem Steuerberater in Anspruch zu nehmen. Aus unserer eigenen Erfahrung heraus ist es immer ratsam und hilfreich, offen mit dem Prüfungsorgan zu sprechen, denn trotz aller Vorgaben und Standards entscheidet letztendlich der Prüfer.

Kurš apstiprina procesa dokumentāciju?

Būsiet uzmanīgs pret pusnocēlošajām reklāmas zināšanām: neviens fiskālās iestādes neakceptē sertifikātus jebkāda veida un no jebkāda izdevēja! Nepieciešamības gadījumā vienīgais, kas ir svarīgs, ir procesuālo dokumentāciju GoBD saskaņā un vai viss tiešām atbilst, to izlemj revīzijas iestāde, piemēram, Jūsu nodokļu revīzora vai nodokļu iestāde.

Kāpēc tikai PaperOffice nav pietiekami?

Īsi un skaidri izskaidrots: Ja piemēram, jūs esat nodrošinājuši arhivēšanu PaperOffice juridiskā un revīzijas ziņā drošā veidā, tā var gadīties, ka rēķins tika manipulēts vai mainīts PĒC skenēšanas.Jūs saglabājat revīzijas ziņā droši, bet kopējais process pats par sevi nav revīzijas ziņā drošs un tādējādi neatbilst GoBD prasībām.

Vai es varu izmest oriģināldokumentus?

Dokumenti ar juridisku nozīmi, piemēram, līgumi, jāsaglabā oriģinālā. Kopskatā: Nodokļu iestāde pieņem elektroniskos dokumentus, bet tiesa strīdu gadījumā pieņem tikai oriģinālus. Tas ir tāpēc, ka parakstu var tikai pārbaudīt oriģinālos dokumentos. Mēs iesakām nekad neizmest oriģinālus.

Kāpēc es varu dzēst PaperOffice dokumentus?

Atkal, ir process dokumentācija. Jo tehniski nav iespējams pilnībā izslēgt dzēšanu, kamēr dati tiek saglabāti jūsu ierīcē. Galu galā, datus var dzēst pats tieši no datu bāzes. Vai arī noņemt cieta diska. Vai izspēlēt serveri. Vai arī iznīcināt ēku.

Kā es atradīšu tehnikas DMS rekomendācijas?

Bitkom ir izstrādājis GOBD kontrolsarakstu attiecībā uz dokumentu pārvaldības sistēmām, atbilstoši jaunākajai GOBD versijai no 28.11.2019, ko jūs varat atrast šeit.

change me
Premjera

7 svarīgākās funkcijas, kas jāizpilda dokumentu pārvaldības sistēmai

PaperOffice Academy

Kļūsti par profesionāliem 15 minūšu laikā.

Ātra iepazīstināšana ar PaperOffice 2022

change me
Jaunums

Elektroniskās datu pārvaldības dokumentu pārvaldības sistēmas (DMS) izšķirošie ieguvumi

Digitālās izmaiņas produktu izstrādē - veiksmīga dokumentu pārvaldība

"Rūpniecībā digitalizācijas tēma kļūst arvien pamanāmāka. Tas attiecas, piemēram, uz mūsu tehnisko datu lapām, klientu datiem, aprēķiniem vai mūsu plāniem, rasējumiem un konfigurācijām. Pēc PaperOffice DMS ieviešanas manuālo piepūli varēja samazināt. Tagad mēs esam pionieri digitalizācijā ražošanas uzņēmumos, Industry 4.0."

Case Study Image