Biznesa procesu automatizācija loģistikā un ekspedīcijā
PaperOffice DMS loģistikai un kravu ekspedīcijai nodrošina vienmērīgu informācijas plūsmu starp departamentiem, pateicoties biznesa procesu digitalizācijai un automatizācijai.
Profesionāla padoma
Rakstiskie dokumenti, līgumi, melnraksti, pētījumi, piegādes piezīmes un daudz kas cits tiek aizstāti ar elektroniskiem dokumentiem, pateicoties digitalizācijai, un tādējādi maksimāli optimizē visus darba procesus.Integrētais MI ļauj biznesa procesus lielā mērā automatizēt, paātrinot procesus un palielinot panākumus un apmierinātību.
Digitalizācija loģistikā un ekspedīcijā
Arvien pieaugošās globālās piegādes ķēdes rada loģistikas un kravu pārvadājumus ar jauniem izaicinājumiem. Visu svarīgo datu un dokumentu atrašanās vieta un laika ziņā neatkarīga pieejamība ir ļoti svarīga transporta un loģistikas nozarē, kas ietekmē ne tikai laiku, bet arī finansiāli.
Rēķini, līgumi, pasūtījumi, pavadzīmes un daudz kas cits - visiem dokumentiem jābūt nekavējoties pieejamiem pēc pieprasījuma neatkarīgi no atrašanās vietas. Tāpēc šo nozaru uzņēmumi ir tie, kas gūst ievērojamu labumu no piemērotas dokumentu pārvaldības programmatūras izmantošanas.
Loģistikas nozarē katru dienu tiek ģenerēts liels skaits dokumentu. Liela daļa dokumentu, piemēram, piegādes piezīmes un nosūtīšanas dokumenti, joprojām tiek veidoti papīra formātā, taču šo dokumentu manuāla apstrāde ir ļoti laikietilpīga, kas savukārt rada nevajadzīgas izmaksas un dažreiz darbojas nepareizi.
Lai tajā ietvertā informācija būtu ātri pieejama un sagatavotu to turpmākiem automatizētiem procesiem, šie papīra dokumenti ir jādigitalizē un saturs jānolasa un jādara pieejams.
Loģistikas nozarei ir īpaši svarīgi, lai tiktu ievēroti termiņi un veikti juridiski pasākumi dokumentu glabāšanai. Lai atrisinātu daudzas esošās administratīvās problēmas loģistikas un ekspedīcijas nozarē, būtu jāievieš PaperOffice dokumentu pārvaldības sistēma.
Ar dokumentu pārvaldības risinājuma palīdzību jūs saglabājat un arhivējat visu informāciju centrālajā platformā audita drošā veidā.
Cik bezpapīra ekspedīcijas un loģistikas nozarē?
PaperOffice novērš visas laikietilpīgās vājās vietas un izveido skaidru pārskatu par svarīgiem dokumentiem, piemēram, līgumiem, rēķiniem, pasūtījumiem, pavadzīmēm, piegādes piezīmēm, nākotnē tos digitāli pārvaldot PaperOffice.
Dokumentu tveršana, apstrāde, koplietošana, meklēšana un izsekošana kļūst ļoti vienkārša, izmantojot PaperOffice.
Pateicoties kontrolētai piekļuvei, detalizētiem uzdevumu sarakstiem, kā arī apstiprinājumiem, izmantojot darbplūsmas un uzticamus e-pasta paziņojumus, darbinieki var efektīvi izpildīt uzticētos uzdevumus, un pilnvarotas personas var viegli apstiprināt vai liegt apstiprinājumu.
Dokumentu pārvaldības sistēmai būtu jāaptver šādas svarīgas funkcijas ekspedīcijas un loģistikas nozarē:
Svarīgu attiecību saprotamība, pateicoties digitālajām mapēm un dokumentu mapēm
Rediģējot dokumentus manuāli, var ātri pazaudēt svarīgas relācijas, piemēram, piezīmes un anotācijas. Tāpēc pēc tam ir gandrīz neiespējami aptvert savienojumu. Kad relācijas ir izsekojamas, tiek aktivizēti dublēti procesi, kas ir laikietilpīgi un dārgi.
Pateicoties PaperOffice ieviešanai jūsu loģistikas uzņēmumā, dokumenti, informācija par tiem un procesiem ir loģiski apkopoti. Digitālajās mapēs ir aprakstoši rekvizīti, tām ir iepriekš noteikta iekšējā struktūra vai strukturējums, un tās nodrošina iespēju definēt datu aizsardzības atļaujas. Virtuālās piezīmes, anotācijas un uzdevumi nodrošina, ka vairs netiek zaudēta svarīga informācija par procesiem.
Automatizēta iesniegšana
Manuāla dokumentu skenēšana ir īpaši laikietilpīgs un uz kļūdām tendēts process. Pēc tam, kad kravu ekspedīcijas uzņēmumi ir piegādājuši kaudzi dokumentu, sākas reāls darbs: kāds ir vienkāršākais veids, kā ierakstīt un piešķirt dokumentus, kas ir papīra formā?
Pateicoties integrētajai skenera funkcijai un QR kodu atpazīšanai, pāradresācijas un loģistikas uzņēmumi skenerī var ievietot veselu kaudzi piegādes piezīmju un citu dokumentu - PaperOffice atpazīst mērķa kartotēku, pamatojoties vai nu uz atpazīto kontaktu, mācīto dokumentu veidni vai saglabājot QR kodus, informācija tiek nolasīta.
Tādā veidā veselas dokumentu partijas var automatizēt vienā piegājienā un pakāpeniski apstrādāt ar integrētu mācību režīmu vai citā veidā, pēc vēlēšanās, gandrīz bez cilvēkresursiem.
Uz procesu orientēta dokumentu pārvaldība
Uz procesu orientēta dokumentu pārvaldība nodrošina, ka šie dokumenti ar nelielām pūlēm paliek atjaunināti. PaperOffice atbalsta jūs šeit ar plašu uzdevumu un darbplūsmas moduli.
Tādā veidā var izveidot noteiktas procesu ķēdes un esošos darbības procesus var definēt elektroniskajos dokumentos un daļēji izpildīt automātiski.
Tas nozīmē procesa optimizāciju bez kļūdām, jo uzdevumu var ne tikai piešķirt darbiniekiem ar noteiktām lietotāja tiesībām un pabeigšanas periodiem, kam nepieciešams digitālais apstiprinājums, bet arī automātiski aktivizēt turpmākas darbības, piemēram, e-pasta paziņojumus vai dokumenta statusa izmaiņas.
Tādā veidā var kartēt visus dokumentu procesus.
Dokumentu pārvaldības programmatūra, piemēram, PaperOffice DMS, ir vislabāk piemērota šiem uzdevumiem. Tā kā tā ir dokumentu pārvaldības programmatūra, kas var darīt daudz vairāk nekā tikai pārvaldīt dokumentus.
PaperOffice neatšķir dokumentu veidus neatkarīgi no tā, vai jums ir nepieciešama palīdzība līgumu, procesuālo rakstu un e-pasta sarakstes pārvaldībā: pateicoties PaperOffice dokumentu pārvaldības sistēmai, jūsu iepriekšējie procesi uzņēmumā tiek digitalizēti , padarot tos efektīvākus, pārredzamākus un ievērojami elastīgākus.
Jo neatkarīgi no tā, kādā veidā dokumenti nonāk uzņēmumā, neatkarīgi no tā, vai tie ir papīra dokumenti, PDF faili, e-pasta ziņojumi vai fotoattēli, tie tiek automātiski arhivēti un saglabāti drošā datu bāzē.
Tādējādi svarīgus līgumus var laikus atzīt un izbeigt vai atkārtoti apspriest. Dokumentu laidiens ar ciparparakstu un e-pasta paziņojumu, nevis lēnu papīra pastu, nedrošs e-pasts veicina klientu lojalitāti.
Digitālā apstrāde ir būtisks pamats, lai nākotnē nodrošinātu pašvaldību pakalpojumu augsto pakalpojumu kvalitāti
PaperOffice atbilst augstākajiem drošības standartiem , piemēram, autorizācijas pārvaldībai vai piekļuves atļauju piešķiršanai. Lietotājs definē atsevišķus darba soļus tieši tā, kā tie darbotos, piemēram, rēķinu "ierakstīšana", "pārbaude", "atbrīvošana" un "rezervēšana".
Atbildību var uzticēt ne tikai atsevišķiem cilvēkiem, bet arī lietotāju grupām, piemēram, "Grāmatvedība" vai "Ražošana", lai kolēģis varētu nekavējoties iesaistīties darbinieka prombūtnes laikā.
OCR tehnoloģija ne tikai atpazīst dokumenta saturu, bet arī visus ar nodokļiem saistītos datu laukus, piemēram, dokumenta numuru, datumu, neto, nodokļu un bruto summu. Importētie dati ir pieejami, lai kontrolētu novērtējumus, maksājumu darījumus un finanšu uzskaiti. Tas ietaupa nogurdinošus ievades darbus un samazina publicēšanas kļūdas.
PaperOffice arhivē visus dokumentus, kas radīti loģistikā un pārsūtīšanā, un visu attiecīgo informāciju saskaņā ar likumu un revīzijas drošā veidā
PaperOffice DMS saistībā ar NAS (Network Attached Storage) ļauj izveidot ļoti drošu iekštīklu iekšējai saziņai un datu pārraidei. Tas rada dubultu drošību pret uzbrukumiem no ārpuses. Vispirms operētājsistēmas ugunsmūris un, otrkārt, PaperOffice DMS šifrēšana. Tajā pašā laikā, izmantojot NAS, tiek izveidots atsevišķs mākonis, kas ir neatkarīgs no trešo pušu pakalpojumu sniedzējiem.
PaperOffice DMS plašā darbplūsmas funkcija padara iekšējo saziņu daudz vieglāku. Termins "iekšējais" ietver arī filiāles vai ārvalstu atrašanās vietas. Piemēram, ar projektu saistīta darba gadījumā vienmēr tiek parādīts pašreizējais statuss un vienlaikus arī vēsture.
Protams, ir iekļauts arī ar komandu saistīts un privāts kalendārs, kurā tiek ievadīti termiņi un ar laiku saistīti notikumi.
Dokumentu atpazīšana, kas aprīkota ar AI, automātiski sakārto visus dokumentus, kas jāsaglabā pareizajā mapē, un izveido gan atslēgvārdu indeksu, gan izmaiņu vēsturi. PaperOffice DMS iekšējā meklētājprogramma atrod katru dokumentu sekundes daļās.
Risinājums: pierādīta zinātība
Vai nav jēga uzreiz praksē izmantot pārvaldības programmatūru? kas ne tikai atbilst visām prasībām, bet ir arī viegli iemācīties un lēti?
PaperOffice DMS ir izmēģināts un pārbaudīts pilnīgs risinājums digitālajam darbam un ar vairāk nekā 20 gadu tirgus pieredzi viens no pirmajiem DMS pionieriem.
Svarīgi argumenti PaperOffice DMS iekļaušanai budžeta plānošanā. Visbeidzot, PaperOffice DMS arī pārliecina par to, ka tiek ņemta vērā ilgtspēja un vides aizsardzība. Agrāk vai vēlāk notiks pilnīga konvertēšana no analogiem dokumentiem uz digitālo formu, un tad valsts iestāde, kas pēc tam jau izmantos PaperOffice DMS, būs labi sagatavota.
Tikai ar vienu peles klikšķi datus, ieskaitot arhivēšanas vietu, var eksportēt jūsu klientam, nodokļu konsultantam vai otrādi.
Protams, PaperOffice DMS ļauj migrēt un integrēt esošos digitālos datus no esošajiem programmatūras risinājumiem. Tajā pašā laikā PaperOffice DMS ir saskarne starp analogo un digitālo. Izmantojot skenēšanas funkciju, programmatūra var nolasīt analogos dokumentus, plānus un fotoattēlus sistēmā un digitalizēt tos, izmantojot skenerus, bet arī ierakstus no mobilajiem tālruņiem, kur teksti tiek pārvērsti rakstīšanā, izmantojot OCR, un tos var mainīt Office programmās. Laika zīmogi un versiju izveide nodrošina, ka digitālais dokuments atbilst analogajam oriģinālam.
Loģistikas un kravu ekspedīcijas uzņēmumiem ir jāapstrādā dokumenti par visiem biznesa darījumiem. Pastāvīga turpmāka uzņēmējdarbības modeļu attīstība pastāvīgi rada jaunus izaicinājumus. Viņiem ir vajadzīga laba dokumentu pārvaldības sistēma.
PaperOffice DMS ir pareizā programmatūra, jo tai ir viss nepieciešamais, piemēram:
- Dokumentu glabāšana visos digitālajos formātos saskaņā ar VDAR/li principiem>
- Funkcijas, lai iesniegtu un atkārtoti iesniegtu novēlotus dokumentus, kuriem nepieciešama darbība
- Pašmācības datu glabāšanas funkcija ar marķēšanu un iekšējo meklētājprogrammu
- Tikko pievienoto dokumentu automātiska piešķiršana pareizajai mapei
- Vienkārša datu bāzes izveide un datu bāzes savienojums, ieskaitot individuāli pielāgojamu masku
- Automatizēta veidņu izveide atkārtotiem procesiem un operācijām
Pārskatīšanai atbilstoša un droša arhivēšana: PaperOffice DMS tehniski atbilst GoBD, GDPdU un DSGVO juridiskajām prasībām
PaperOffice DMS ļauj savienot citu programmatūru, piemēram, ERP, un, protams, pārsūtīt dokumentus no Microsoft Office, izmantojot atbilstošas saskarnes. PaperOffice DMS paātrina saziņu tirdzniecībā un ražošanā ar piegādātājiem un klientiem.
Termiņi un tikšanās tiek uzraudzītas, un darbības tiek automātiski aktivizētas atkarībā no vēlamā iestatījuma. Pasūtījumu procesus var automatizēt, un pat nākotnē plānotās izmaiņas var ievadīt tā, lai tās stātos spēkā vēlamajā laikā.
Pateicoties plašajām funkcijām, PaperOffice DMS noteikti var klasificēt augstākajā uzņēmuma satura pārvaldības segmentā (ECM).
ECM ietver visa satura vispārēju pārvaldību organizācijā ar atbilstošu piekļuves hierarhiju. PaperOffice DMS spēj saglabāt jebkuru saturu digitālā formā, mainīt tā saturu un formātu un padarīt to pieejamu.
PaperOffice DMS ir visas ECM funkcijas, un tas ir lieliskā cenas un veiktspējas attiecībā, kā arī intuitīvi apgūstams darbības veids, kas padara dārgu ārējo vai iekšējo apmācību nevajadzīgu. Drīzāk ir pieejamas bezmaksas video pamācības, lai pierastu pie dažādām izvēlnēm. PaperOffice DMS tādējādi var kļūt par organizatorisko linchpin katrā tirdzniecības un ražošanas uzņēmumā, un tas ir gandrīz gaismas ātrumā.
Loģistikas un ekspedīcijas uzņēmumi gūst labumu no digitālās dokumentu pārvaldības
Tomēr, izmantojot PaperOffice DMS, loģistikas uzņēmumiem, kā arī uzņēmumiem ar saistītu loģistiku vai noliktavām ir daudz vairāk iespēju. Piemēram, krājumu pārvaldība, tostarp pastāvīgs vai galvenais datuma krājums. PaperOffice DMS pamatā ir saistīti lietotāju konti tīklā. Šo lietotāju kontu datu krātuve ir apvienota centrālajā datu bāzē. Dokumentus var kontrolēt, izmantojot AI ar dažādiem algoritmiem, ko var izmantot, lai aktivizētu automatizētus procesus.
Optimizējiet savu darba laiku līdz pat 7,5%, salīdzinot ar papīra darbu, pateicoties PaperOffice DMS izmantošanai.
Ietaupiet laiku, meklējot, maršrutējot un koplietojot dokumentus.
Izmantojot digitālās pastmarkas, dokumentus var papildināt ar papildu informāciju un pat kontrolēt detalizētas darbplūsmas. Savukārt uzdevuma un darbplūsmas funkcija nodrošina termiņu ievērošanu un pabeigšanu.
Izbaudiet, kā varat savienot informācijas plūsmu starp ražošanu un administrēšanu, digitalizējot un automatizējot dokumentu un biznesa procesus.
PaperOffice DMS var kļūt par avotu dažādiem datiem, kuriem ir īpaša loma kravu pārvadājumos. Piemēram, gaisa kravu vai okeāna kuģniecības specifikācijas. Galu galā atbilstoši integrētās saskarnes ļauj pieslēgties citiem loģistikas programmatūras risinājumiem, nosacīti arī "ATLAS", automatizētajai tarifu un vietējai muitošanas sistēmai.
FAQs
Beidzot, mēs atbildam uz vēl dažiem bieži uzdotiem jautājumiem par šo tematu. "Digitalizācija loģistikā un ekspedīcijā":
Kā darbinieki var piekļūt PaperOffice?
Decentralizētās un modernās programmu arhitektūras dēļ PaperOffice var izmantot gandrīz jebkurā ierīcē - no klasiskiem datoriem līdz viedtālruņiem / planšetdatoriem līdz televizoriem.
Kas notiek ar datiem, ja PaperOffice neeksistē?
Nenotiks, bet gan, lai jūs pārliecinātu: jūs varat eksportēt savus datus JEBKURĀ LAIKĀ, jo PaperOffice pamatā ir atvērta datu bāzes struktūra, jūs varat piekļūt saviem datiem jebkurā laikā.
Tēmu datu aizsardzība: Kur tiek glabāti visi dokumenti?
PaperOffice glabās visus dokumentus uzņēmumā ar augsta līmeņa šifrēšanu, padarot to neaizsargātu, piemēram, pret datu zādzībām un pārsniedzot visas GDPR un GOBD prasības.
Izvairieties no kļūdām: NEKAD nesaglabājiet datus trešās puses mākonī!
Vai PaperOffice var pielāgot tieši specifikācijām?
Jā, PaperOffice var 100% pielāgot paredzētajam lietojumam, lai nodrošinātu netraucētu integrāciju esošajos procesos un sistēmās. Pat programmas saskarni var pilnībā izstrādāt un brīvi pielāgot.
Secinājums
PaperOffice DMS atbalsta loģistikas un ekspedīcijas nozari un piedāvā atbilstošas saskarnes ar citu programmatūru, API savienojumiem, un tos var paplašināt jebkurā laikā atbilstoši jūsu vēlmēm. Programmatūru ir viegli iemācīties, un to var viegli integrēt ikdienas praksē, neradot prombūtni apmācības nolūkos.
PaperOffice DMS iesaka izmantot NAS (tīkla atbalstītu datu krātuvi) ar dublēšanas funkciju, lai svarīgi dati netiktu zaudēti vai izspiesti trešo pušu mākoņos.
Galu galā PaperOffice DMS pārsteidz ar ļoti labu cenas un veiktspējas attiecību un milzīgām zināšanām, izmantojot vairāk nekā 20 gadu praktisko pieredzi.