Biznesa procesu automatizācija būvniecības nozarē
PaperOffice DMS būvniecības uzņēmumiem nodrošina vienmērīgu informācijas plūsmu starp nodaļām, pateicoties biznesa procesu digitalizācijai un automatizācijai.
Profesionāla padoma
Rakstiskie dokumenti, līgumi, melnraksti, pētījumi, piegādes piezīmes un daudz kas cits tiek aizstāti ar elektroniskiem dokumentiem, pateicoties digitalizācijai, un tādējādi maksimāli optimizē visus darba procesus.Integrētais MI ļauj biznesa procesus lielā mērā automatizēt, paātrinot procesus un palielinot panākumus un apmierinātību.
Digitalizācija būvniecības nozarē
Būvniecības uzņēmumi, korporācijas, nekustamā īpašuma attīstītāji, projektu vadītāji, inženieri un projektu attīstītāji gūst ievērojamu labumu no piemērotas datu pārvaldības izmantošanas.
Būvniecības uzņēmumi katru dienu ģenerē svarīgus dokumentus: būvniecības žurnālus, foto dokumentāciju, kvītis, rēķinus, rasējumus, piegādes piezīmes, biksītes un daudz ko citu.
Visi šie dokumenti ir jādikalizē, ja tie nonāk papīra formātā, tiem ir nepieciešama strukturēta iesniegšana, uzdevumu un darbplūsmas piešķiršana, un tiem jābūt nekavējoties pieejamiem pēc pieprasījuma.
Labākais risinājums ir izmantot labi pārdomātu dokumentu pārvaldības programmatūru, piemēram, PaperOffice DMS.
Būvniecības nozarē bieži notiek uz projektiem balstīti procesi. Katrā no šiem projektiem ir daudz dažādas informācijas, ieskaitot failus un dokumentus, kurus var centralizēti pārvaldīt ar piemērotu DMS, piemēram, PaperOffice.
PaperOffice DMS kā risinājums būvniecības nozarei ļauj jums veikt tiešu atslēgvārdu meklēšanu , izmantojot savus projektus, klientu datus un dokumentus. Pateicoties PaperOffice DMS integrācijai būvniecības uzņēmumā, jūs varat iegūt punktus par konkurenci ar procesu automatizāciju , izmantojot digitālās darbplūsmas vai visu ar projektu saistīto dokumentu automātisku iesniegšanu, noteikumu pārvaldību, uzdevumu pievienošanu.
Kā man iet bez papīra būvniecības nozarē?
PaperOffice novērš visas laikietilpīgās vājās vietas un izveido skaidru pārskatu par svarīgiem dokumentiem, piemēram, līgumiem, rēķiniem, pasūtījumiem, pavadzīmēm, piegādes piezīmēm, nākotnē tos digitāli pārvaldot PaperOffice.
Dokumentu tveršana, apstrāde, koplietošana, meklēšana un izsekošana kļūst ļoti vienkārša, izmantojot PaperOffice.
Pateicoties kontrolētai piekļuvei, detalizētiem uzdevumu sarakstiem, kā arī apstiprinājumu izsniegšanai, izmantojot darbplūsmas un uzticamus e-pasta paziņojumus, darbinieki var efektīvi izpildīt uzticētos uzdevumus, un pilnvarotas personas var tos viegli apstiprināt vai liegt izlaišanu.
Izmantojot Programmatūras risinājumu PaperOffice DMS, vairs netiek zaudēti dokumenti. Un neatkarīgi no tā, kur atrodaties, jūs varat piekļūt svarīgiem dokumentiem dažu sekunžu laikā.
Protams, jūs vienmēr strādājat ar mūsu sistēmām saskaņā ar tiesību aktiem un pilnīgi drošas pret revīziju.
Uz procesu orientēta dokumentu pārvaldība
Uz procesu orientēta dokumentu pārvaldība nodrošina, ka šie dokumenti ar nelielām pūlēm paliek atjaunināti. PaperOffice atbalsta jūs šeit ar plašu uzdevumu un darbplūsmas moduli.
Tādā veidā var izveidot noteiktas procesu ķēdes un esošos darbības procesus var definēt elektroniskajos dokumentos un daļēji izpildīt automātiski.
Tas nozīmē procesa optimizāciju bez kļūdām, jo uzdevumu var ne tikai piešķirt darbiniekiem ar noteiktām lietotāja tiesībām un pabeigšanas periodiem, pieprasīt digitālu laidienu, bet arī automātiski aktivizēt turpmākas darbības, piemēram, e-pasta paziņojumus vai dokumenta statusa izmaiņas .
Tādā veidā var kartēt visus dokumentu procesus.
Papildus virknei citu priekšrocību PaperOffice DMS ir ideāls līdzeklis dažādu būvniecības fāžu kontrolei.
Katru dokumentu, sākot no rēķina līdz skrūvju pakai no datortehnikas veikala līdz dažādiem būvniecības plāniem, var saglabāt pareizā hronoloģiskā secībā un izsaukt pēc vajadzības.
Šeit ir svarīga versija. Piemēram, sākotnējais būvniecības plāns, vēlāk grozītais būvniecības plāns utt. PaperOffice DMS ļauj glabāt arī ar roku rakstītus ierakstus un fotogrāfijas par būvniecības statusu. Izmantojot PaperOffice DMS, ir iespējama pilnīga dokumentācija par visiem procesiem un incidentiem būvniecības laikā. No revolucionārās ceremonijas līdz atslēgu nodošanai. Un tas viss ar minimālu piepūli.
Dokumentu pārvaldības programmatūra, piemēram, PaperOffice DMS, ir vislabāk piemērota šiem uzdevumiem. Tā kā tā ir dokumentu pārvaldības programmatūra, kas var darīt daudz vairāk nekā tikai pārvaldīt dokumentus.
PaperOffice nenošķir dokumentu veidus neatkarīgi no tā, vai jums ir nepieciešama palīdzība līgumu, procesuālo rakstu un e-pasta sarakstes pārvaldībā: pateicoties PaperOffice dokumentu pārvaldības sistēmai, jūsu iepriekšējie procesi uzņēmumā tiek digitalizēti, padarot tos efektīvākus un pārredzamākus un padarītu daudz elastīgākus.
Jo neatkarīgi no tā, kādā formā dokumenti nonāk uzņēmumā, neatkarīgi no tā, vai tie ir papīra dokumenti, PDF faili, e-pasta ziņojumi vai fotoattēli, tie tiek automātiski arhivēti un saglabāti drošā datu bāzē.
Tādējādi svarīgus līgumus var laikus atzīt un izbeigt vai atkārtoti apspriest. Dokumentu laidiens ar ciparparakstu un e-pasta paziņojumu, nevis lēnu papīra pastu, nedrošs e-pasts veicina klientu lojalitāti.
Risinājums: pierādīta zinātība
Vai nav jēga uzreiz praksē izmantot pārvaldības programmatūru? kas ne tikai atbilst visām prasībām, bet ir arī viegli iemācīties un lēti?
PaperOffice DMS ir izmēģināts un pārbaudīts pilnīgs risinājums digitālajam darbam un ar vairāk nekā 20 gadu tirgus pieredzi viens no pirmajiem DMS pionieriem.
Digitālā apstrāde ir būtisks pamats, lai nākotnē nodrošinātu visu pakalpojumu augsto pakalpojumu kvalitāti
"Stieņu likums" bija viens no pirmajiem likumiem būvniecības nozarē, un līdz pat šai dienai bija jāievēro neskaitāmi daudz vairāk. Stieņu likums faktiski bija 5 m garš stienis, kas viduslaikos tika izmantots, lai garantētu alejām un ielām minimālo platumu aptuveni 5 m, ļaujot cilvēkam staigāt pa ielām ar šo stieni, kas turēts pāri. Visur, kur tā kļuva pārāk šaura, ēka, kas izvirzījās pārāk tālu uz ielas, bija jānojauc. Tas bija mazāk saistīts ar satiksmi tajā laikā un vairāk saistīts ar ugunsgrēka risku. Tas bija paredzēts, lai novērstu degošu māju izplatīšanos vienā ielas pusē uz otru pusi.
Šodien federālais un štatu celtniecības likums vien sastāv no aptuveni 1,600 rindkopām. Turklāt ir arī profesionālo asociāciju standarti un specifikācijas attiecībā uz materiāla īpašībām, lietošanas veidu, to, kā materiāli ir jāuzstāda, un pat ar tirdzniecības noteikumiem, kam ir atļauts ko būvēt un uzstādīt. Iespējams, ka uz zemeslodes ir tikai dažas valstis, kurām ir tikpat sarežģīta būvniecības sistēma.
Gan civiliem, gan strukturāliem līgumslēdzējiem tas nozīmē, ka ir jāiepazīstas ar katra darba attiecīgajām specifikācijām, un tas nozīmē, ka katru reizi ir jāveic vairāk vai mazāk plašs dokuments. Nav nekas neparasts, ka būvnieki iet vienu soli tālāk un pieprasa izmaiņas, kas sākotnējā būvniecības plānā nebija paredzētas. Dažreiz plānā ir ar roku rakstīta piezīme par to, kas un kā ir jāmaina. Tas var izraisīt ķēdes reakciju, kas ietekmē visus darījumus un pat traucē materiālu plānošanu.
Kā sekot līdzi papīra haosam?
Protams, pateicoties PaperOffice DMS izmantošanai.
Tā kā PaperOffice arhivē visus būvniecības nozarē radītos dokumentus un visu attiecīgo informāciju saskaņā ar likumu un revīzijas drošā veidā.
PaperOffice DMS saistībā ar NAS (Network Attached Storage) ļauj izveidot ļoti drošu iekštīklu iekšējai saziņai un datu pārraidei. Tas rada dubultu drošību pret uzbrukumiem no ārpuses. Vispirms operētājsistēmas ugunsmūris un, otrkārt, PaperOffice DMS šifrēšana. Tajā pašā laikā, izmantojot NAS, tiek izveidots atsevišķs mākonis, kas ir neatkarīgs no trešo pušu pakalpojumu sniedzējiem.
PaperOffice DMS plašā darbplūsmas funkcija padara iekšējo saziņu daudz vieglāku. Termins "iekšējais" ietver arī filiāles vai ārvalstu atrašanās vietas. Piemēram, ar projektu saistīta darba gadījumā vienmēr tiek parādīts pašreizējais statuss un vienlaikus arī vēsture.
Protams, ir iekļauts arī ar komandu saistīts un privāts kalendārs, kurā tiek ievadīti termiņi un ar laiku saistīti notikumi.
Dokumentu atpazīšana, kas aprīkota ar AI, automātiski sakārto visus dokumentus, kas jāsaglabā pareizajā mapē, un izveido gan atslēgvārdu indeksu, gan izmaiņu vēsturi. PaperOffice DMS iekšējā meklētājprogramma atrod katru dokumentu sekundes daļās.
PaperOffice atbilst augstākajiem drošības standartiem , piemēram, autorizācijas pārvaldībai vai piekļuves atļauju piešķiršanai. Lietotājs definē atsevišķus darba soļus tieši tā, kā tie darbotos, piemēram, rēķinu "ierakstīšana", "pārbaude", "atbrīvošana" un "rezervēšana".
Atbildību var uzticēt ne tikai atsevišķiem cilvēkiem, bet arī lietotāju grupām, piemēram, "Grāmatvedība" vai "Ražošana", lai kolēģis varētu nekavējoties iesaistīties darbinieka prombūtnes laikā.
OCR tehnoloģija ne tikai atpazīst dokumenta saturu, bet arī visus ar nodokļiem saistītos datu laukus, piemēram, dokumenta numuru, datumu, neto, nodokļu un bruto summu. Importētie dati ir pieejami, lai kontrolētu novērtējumus, maksājumu darījumus un finanšu uzskaiti. Tas ietaupa nogurdinošus ievades darbus un samazina publicēšanas kļūdas.
Svarīgi argumenti PaperOffice DMS iekļaušanai budžeta plānošanā. Visbeidzot, PaperOffice DMS arī pārliecina par to, ka tiek ņemta vērā ilgtspēja un vides aizsardzība. Agrāk vai vēlāk notiks pilnīga konvertēšana no analogiem dokumentiem uz digitālo formu, un tad valsts iestāde, kas pēc tam jau izmantos PaperOffice DMS, būs labi sagatavota.
Tikai ar vienu peles klikšķi datus, ieskaitot arhivēšanas vietu, var eksportēt jūsu klientam, nodokļu konsultantam vai otrādi.
Protams, PaperOffice DMS ļauj migrēt un integrēt esošos digitālos datus no esošajiem programmatūras risinājumiem. Tajā pašā laikā PaperOffice DMS ir saskarne starp analogo un digitālo. Izmantojot skenēšanas funkciju, programmatūra var nolasīt analogos dokumentus, plānus un fotoattēlus sistēmā un digitalizēt tos, izmantojot skenerus, bet arī ierakstus no mobilajiem tālruņiem, kur teksti tiek pārvērsti rakstīšanā, izmantojot OCR, un tos var mainīt Office programmās. Laika zīmogi un versiju izveide nodrošina, ka digitālais dokuments atbilst analogajam oriģinālam.
Būvniecības nozares uzņēmumiem ir jāapstrādā dokumenti par visiem biznesa darījumiem. Pastāvīga turpmāka uzņēmējdarbības modeļu attīstība pastāvīgi rada jaunus izaicinājumus. Viņiem ir vajadzīga laba dokumentu pārvaldības sistēma.
PaperOffice DMS ir pareizā programmatūra, jo tai ir viss nepieciešamais, piemēram:
- Dokumentu glabāšana visos digitālajos formātos saskaņā ar VDAR/li principiem>
- Funkcijas, lai iesniegtu un atkārtoti iesniegtu novēlotus dokumentus, kuriem nepieciešama darbība
- Pašmācības datu glabāšanas funkcija ar marķēšanu un iekšējo meklētājprogrammu
- Tikko pievienoto dokumentu automātiska piešķiršana pareizajai mapei
- Vienkārša datu bāzes izveide un datu bāzes savienojums, ieskaitot individuāli pielāgojamu masku
- Automatizēta veidņu izveide atkārtotiem procesiem un operācijām
Pārskatīšanai atbilstoša un droša arhivēšana: PaperOffice DMS tehniski atbilst GoBD, GDPdU un DSGVO juridiskajām prasībām
PaperOffice DMS ļauj savienot citu programmatūru, piemēram, ERP, un, protams, pārsūtīt dokumentus no Microsoft Office, izmantojot atbilstošas saskarnes. PaperOffice DMS paātrina saziņu tirdzniecībā un ražošanā ar piegādātājiem un klientiem.
Termiņi un tikšanās tiek uzraudzītas, un darbības tiek automātiski aktivizētas atkarībā no vēlamā iestatījuma. Pasūtījumu procesus var automatizēt, un pat nākotnē plānotās izmaiņas var ievadīt tā, lai tās stātos spēkā vēlamajā laikā.
Pateicoties plašajām funkcijām, PaperOffice DMS noteikti var klasificēt augstākajā uzņēmuma satura pārvaldības segmentā (ECM).
ECM ietver visa satura vispārēju pārvaldību organizācijā ar atbilstošu piekļuves hierarhiju. PaperOffice DMS spēj saglabāt jebkuru saturu digitālā formā, mainīt tā saturu un formātu un padarīt to pieejamu.
PaperOffice DMS ir visas ECM funkcijas, un tas ir lieliskā cenas un veiktspējas attiecībā, kā arī intuitīvi apgūstams darbības veids, kas padara dārgu ārējo vai iekšējo apmācību nevajadzīgu. Drīzāk ir pieejamas bezmaksas video pamācības, lai pierastu pie dažādām izvēlnēm. PaperOffice DMS tādējādi var kļūt par organizatorisko linchpin katrā tirdzniecības un ražošanas uzņēmumā, un tas ir gandrīz gaismas ātrumā.
Būvniecības nozares uzņēmumi gūst labumu no digitālo dokumentu pārvaldības
Tomēr ar PaperOffice DMS būvniecības uzņēmumiem ir daudz vairāk iespēju. Piemēram, krājumu pārvaldība, tostarp pastāvīgs vai galvenais datuma krājums. PaperOffice DMS pamatā ir saistīti lietotāju konti tīklā. Šo lietotāju kontu datu krātuve ir apvienota centrālajā datu bāzē. Dokumentus var kontrolēt, izmantojot AI ar dažādiem algoritmiem, ko var izmantot, lai aktivizētu automatizētus procesus.
Optimizējiet savu darba laiku līdz pat 7,5%, salīdzinot ar papīra darbu, pateicoties PaperOffice DMS izmantošanai.
Ietaupiet laiku, meklējot, maršrutējot un koplietojot dokumentus.
Izmantojot digitālās pastmarkas, dokumentus var papildināt ar papildu informāciju un pat kontrolēt detalizētas darbplūsmas. Savukārt uzdevuma un darbplūsmas funkcija nodrošina termiņu ievērošanu un pabeigšanu.
PaperOffice DMS ir gudra izvēlnes navigācija, kas ir loģiski strukturēta un ļauj intuitīvi darboties daudzās jomās. Video pamācības, kas bez maksas pieejamas internetā, sniedz papildu atbalstu, un, protams, apmācību kursus, ja nepieciešams, var rīkot arī tieši klienta uzņēmuma galvenajā mītnē.
Papildus būvniecības posmu dokumentācijai PaperOffice DMS ir vienlīdz piemērots loģistikas uzdevumu atbalstam materiālu iegādei. Pateicoties iespējām izveidot datu bāzes PaperOffice DMS, materiālu iegādi un materiālu patēriņu var uzraudzīt un piešķirt brīdinājuma līmeņus. Iekšējo MI var izmantot, lai izveidotu veidnes, kas automātiski reaģē, ja rodas sastrēgumi vai iztrūkumi, piemēram, ja tiek veikti atkārtoti pasūtījumi, lai gan esošajam daudzumam faktiski vajadzētu būt pietiekamam. Šim nolūkam var izmantot darbplūsmas funkciju, ar kuru uzņēmuma atbildīgie darbinieki var salīdzināt savu uzdevumu izpildi.
PaperOffice DMS var paātrināt būvniecības projektu, novērst nepareizus lēmumus un samazināt izmaksas. Varbūt uzņēmumiem, kas uzbūvēja BER un joprojām būvē Štutgarti21, vienkārši trūka pareizās programmatūras PaperOffice DMS.
FAQs
Beidzot, mēs atbildam uz vēl dažiem bieži uzdotiem jautājumiem par šo tematu. "Digitalizācija būvniecības nozarē un būvniecībā":
Kā darbinieki var piekļūt PaperOffice?
Decentralizētās un modernās programmu arhitektūras dēļ PaperOffice var izmantot gandrīz jebkurā ierīcē - no klasiskiem datoriem līdz viedtālruņiem / planšetdatoriem līdz televizoriem.
Kas notiek ar datiem, ja PaperOffice neeksistē?
Nenotiks, bet gan, lai jūs pārliecinātu: jūs varat eksportēt savus datus JEBKURĀ LAIKĀ, jo PaperOffice pamatā ir atvērta datu bāzes struktūra, jūs varat piekļūt saviem datiem jebkurā laikā.
Tēmu datu aizsardzība: Kur tiek glabāti visi dokumenti?
PaperOffice glabās visus dokumentus uzņēmumā ar augsta līmeņa šifrēšanu, padarot to neaizsargātu, piemēram, pret datu zādzībām un pārsniedzot visas GDPR un GOBD prasības.
Izvairieties no kļūdām: NEKAD nesaglabājiet datus trešās puses mākonī!
Vai PaperOffice var pielāgot tieši specifikācijām?
Jā, PaperOffice var 100% pielāgot paredzētajam lietojumam, lai nodrošinātu netraucētu integrāciju esošajos procesos un sistēmās. Pat programmas saskarni var pilnībā izstrādāt un brīvi pielāgot.
Secinājums
PaperOffice DMS atbalsta būvniecības nozari un piedāvā atbilstošas saskarnes ar citu programmatūru, API savienojumiem, un to var paplašināt jebkurā laikā atbilstoši jūsu vēlmēm. Programmatūru ir viegli iemācīties, un to var viegli integrēt ikdienas praksē, neradot prombūtni apmācības nolūkos.
PaperOffice DMS iesaka izmantot NAS (tīkla atbalstītu datu krātuvi) ar dublēšanas funkciju, lai svarīgi dati netiktu zaudēti vai izspiesti trešo pušu mākoņos.
Galu galā PaperOffice DMS pārsteidz ar ļoti labu cenas un veiktspējas attiecību un milzīgām zināšanām, izmantojot vairāk nekā 20 gadu praktisko pieredzi.